Por que o ZohoDesk é necessário?
Uma caixa de entrada de e-mail é tão simples, mas vem com seu conjunto de problemas. É uma confusão de e-mails vindos de todos os clientes, exigindo esforço para descobrir aqueles que precisam de atenção imediata. É impossível medir o progresso de verdade, nem se pode acompanhar as interações anteriores com o cliente de um canal diferente. É daí que vem a necessidade do Zoho Desk, o sistema de ticketing por e-mail favorito do setor. É uma solução simples, econômica e que ajuda a ser muito mais eficiente.
Assista ao vídeoO que é um sistema de ticketing por e-mail?
Um sistema de emissão de bilhetes por e-mail ajuda a converter e-mails de clientes em tíquetes e compila e organiza os e-mails em apenas um local, para que nenhuma reclamação do cliente passe despercebida. O sistema ajuda a automatizar tarefas, configurar regras de workflow e SLA e monitorar quantos e-mails chegam e quantas respostas saem.
O que esperar de um sistema de suporte para e-mail?
Uma maneira de garantir que todos os seus tíquetes tenham a atenção de que precisam em tempo hábil.
Converta seus e-mails em tíquetes
Ao configurar regras de encaminhamento de e-mail, é possível garantir que todos os e-mails de clientes sejam convertidos automaticamente em tíquetes no sistema de suporte técnico. Também é possível encaminhar cópias de todas as respostas enviadas à sua caixa de correio para que uma cópia das respostas esteja sempre ao seu alcance.
Classificações intuitiva de tíquetes
O software de ticketing ajuda os agentes de suporte a decidir quais tíquetes serão resolvidos primeiro. Visualizações automáticas de tíquetes, como Modos de trabalho no Zoho Desk ajudam a classificar tíquetes com base no prazo, na prioridade, no status do tíquete e muito mais. Com as reclamações organizadas com eficiência, os agentes podem responder aos tíquetes mais rapidamente e economizar muito tempo.
Atribuição imediata de tíquetes
O software de gerenciamento de e-mail, como o Zoho Desk, automatiza o processo para economizar tempo e garantir que as respostas certas sejam atribuídas aos agentes certos. Você escolhe exatamente como o software atribui tíquetes para que tudo esteja sob seu controle.
Atribuição com base em critérios
Por exemplo, configure uma regra para atribuir tíquetes de mídias sociais somente aos especialistas em mídia social, de modo que os clientes tenham as melhores soluções no menor tempo possível.
Round-robin
O round-robin é a forma mais simples de atribuição automática de tíquetes. Ele distribui os tíquetes de modo uniforme para todos os seus agentes com base nos limites que você definir.
Uma maneira de fazer com que seus agentes enviem respostas mais rápidas e precisas
Complemente o seu esforços de atendimento ao cliente com uma poderosa solução de tíquetes por e-mail. Veja como um sistema de tíquetes por e-mail é melhor do que um software de gerenciamento de e-mail.
- Sugestões automáticas
- Atalhos para economizar tempo
- Receba mais contexto
- Fácil colaboração
- Adote a mobilidade
Sugestões automáticas
Seus agentes de suporte recebem perguntas comuns todos os dias. A digitação dessas respostas sempre atrasa a equipe. Um sistema de ticketings por e-mail, como o Zoho Desk, extrai artigos relevantes de sua base de dados de conhecimento e prepara uma resposta mesmo antes de seus agentes lerem o tíquete. Tudo o que precisam fazer é clicar em "Enviar". Isso garante respostas mais rápidas e precisas de forma sistemática.
Atalhos para economizar tempo
Com o Zoho Desk, os agentes usam modelos e atalhos de teclado para reduzir o tempo gasto digitando conteúdo repetitivo. Com simples cliques, eles podem responder aos clientes muito mais rapidamente e reduzir o esforço manual necessário em cada tíquete.
Receba mais contexto
Não importa quantos atalhos eles tenham, é difícil resolver o problema de um cliente sem contexto. Este software de e-mail para ticketing oferece aos agentes todas as interações anteriores dos clientes com a empresa em apenas um lugar, o que ajuda a entender exatamente o que os clientes precisam e como ajudá-los.
Fácil colaboração
Em geral, seus agentes de suporte dependem de outras equipes para ajudar os clientes com seus problemas. Um sistema de ticketing baseado em e-mail vem com recursos colaborativos que permitem aos seus agentes comunicarem os problemas com outras equipes diretamente no tíquete por meio de comentários privados e marcação. Isso também reduz a falta de comunicação e a repetição de informações, pois todas as interações são reunidas em um só lugar.
Adote a mobilidade
Os agentes podem prestar atendimento ao cliente sem ficarem presos à mesa com o moderno aplicativo de suporte técnico móvel do Zoho Desk. Eles podem visualizar, responder, colaborar com outras equipes e atribuir tíquetes novamente a partir do aplicativo Zoho Desk para dispositivos móveis.
Uma maneira de medir e monitorar seu atendimento ao cliente
Pode significar uma sobrecarga diária classificar a pilha de tíquetes do dia e atribuí-los manualmente com base em suas prioridades e requisitos. Isso pode levar a gargalos, deixando os tíquetes sem atribuição por mais tempo. Uma maneira de garantir que todos os seus tíquetes tenham a atenção de que precisam em tempo hábil.
Feedback quantificável
O ciclo de atendimento ao cliente não termina até que seus agentes recebam o feedback do cliente. Sem um sistema de ticketing, é difícil quantificar os níveis de satisfação do cliente. Com o Zoho Desk, os agentes podem anexar um widget de feedback a suas respostas, permitindo que os clientes avaliem seu atendimento. Os gerentes podem mensurar essas classificações de forma abrangente, com base em agentes individuais ou em um nível mais amplo. Isso também ajuda os agentes a entenderem em quais áreas são fortes e em quais precisam se aprimorar.
Mensure e monitore o desempenho do agente
carregar tíquetes de sua equipe de suporte
tempo de retorno e taxa de resolução de cada agente
níveis médios de satisfação do cliente
O Zoho Desk permite aos gerentes programarem relatórios para sua caixa de entrada regularmente, de modo que seja possível monitorar cada função, analisar dados e tomar as decisões corretas no momento certo.
Configure SLAs
Com SLAs, é possível especificar o tempo de resposta e resolução de um tíquete conforme determinados critérios, como prioridade, canal, prazo e tipo de cliente. E os contratos asseguram que você siga os planos de suporte ao cliente contratados pelo período especificado.
Crie regras com fluxos de trabalho
Associe regras, tarefas e alertas a várias condições para garantir que o trabalho seja realizado sem problemas. Os gerentes também podem definir regras para encaminhar automaticamente uma reclamação que estiver fora do prazo, obter alertas instantâneos e também atribuir novamente o tíquete a um agente diferente.
Gráficos de dados que cabem no bolso
O Radar do Zoho Desk oferece uma visão abrangente de métricas críticas, como tempo de resolução de tíquetes, satisfação do cliente, tráfego ao vivo e estatísticas de agentes individuais em qualquer lugar. Isso ajuda a detectar exceções e anomalias a tempo.
- Feedback quantificável
- Mensure e monitore
- Configure SLAs
- Crie regras com fluxos de trabalho
- Gráficos de dados que cabem no bolso
Uma maneira de ajudar seus clientes a ajudarem a si mesmos
Seus clientes querem maneiras rápidas de fazer perguntas e maneiras ainda mais rápidas de encontrar respostas. A melhor maneira de fazer isso é ajudar seus clientes a se ajudarem. Ao configurar uma Central de ajuda com uma base de dados de conhecimento, é possível facilitar a localização de artigos de ajuda e perguntas frequentes para seus clientes, sem esperar que um agente responda.
Quando seus clientes não conseguem encontrar respostas em sua lista de artigos, podem recorrer a outros clientes para discutir e resolver problemas entre si. Esses fóruns também servem como plataformas para que sua empresa publique anúncios importantes e interaja com sua base de clientes.
E se você acabar não gostando da ferramenta de ticketing por e-mail depois de adquiri-la?
Há uma série de opções quando se trata de software de gerenciamento de tíquetes por e-mail, e quase todas elas vêm com um período de avaliação gratuita. Se você administra uma pequena empresa, pode até mesmo encontrar software de suporte técnico gratuito que atenda a suas necessidades. Avalie-as, compare-as e escolha o plano de preços e software adequados. Isso definitivamente vale a pena.
O Zoho Desk é a solução perfeita para o gerenciamento de tíquetes por e-mail
Comece uma nova etapa com o Zoho Desk.
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