Resumo

• O gerenciamento de fluxo de trabalho ajuda a automatizar seus processos de vendas, marketing e suporte. Isso inclui o seguinte:
  • Regras de fluxo de trabalho - um conjunto de regras executadas quando determinadas condições especificadas são atendidas.
  • Alertas de fluxo de trabalho - notificações de e-mail automáticas são enviadas no acionamento de uma regra de fluxo de trabalho.
  • Tarefas do fluxo de trabalho - tarefas atribuídas aos usuários quando as regras de fluxo de trabalho são acionadas.
  • Atualizações de campo de fluxo de trabalho - atualização automática de valores de campos especificados quando as regras de fluxo de trabalho são acionadas.
  • Funções personalizadas -  desenvolva um conjunto de scripts do Deluge para receber a resposta de outros aplicativos e atualizar os módulos do CRM quando os critérios do fluxo de trabalho são atendidos.
• Ao criar uma regra de fluxo de trabalho, especifique os detalhes a seguir:
  • Detalhes básicos - detalhes sobre o tipo de registro ao qual a regra se aplica, o nome da regra, a descrição e a opção para ativar a regra.
  • Critérios de execução - critérios que especificam o tipo de registros que devem acionar a regra. Ou seja, registros que são criados, modificados, criados & modificados ou registros para os quais determinados campos são atualizados.
  • Critérios da regra - critérios que um registro deve atender para acionar a regra.
  • Ações instantâneas - alertas, tarefas e atualizações de campo que serão acionados imediatamente quando a regra for executada.
  • Ações baseadas em tempo - alertas, tarefas e atualizações de campo que são acionados com base em um período definido.
• Uma ação em uma regra de fluxo de trabalho pode incluir alertas de fluxo de trabalho, tarefas do fluxo de trabalho e atualizações do fluxo de trabalho para um determinado tipo de registro, como Oportunidades, Contatos e Potenciais.
• Há dois tipos de ações em uma regra de fluxo de trabalho:
  • Ações instantâneas - alertas, tarefas e atualizações de campo que serão acionados imediatamente quando a regra for executada.
  • Ações baseadas em tempo - alertas, tarefas e atualizações de campo que são acionados com base em um período de execução definido.
• Alertas de fluxo de trabalho são notificações de e-mail que podem ser enviadas para:
  • Clientes - usando os campos de e-mail no módulo
  • Usuários dentro da conta do CRM - selecionando Grupos, Funções, Funções & Subordinados
  • Proprietários do registro e criadores do registro - marcando as respectivas caixas de seleção
  • Outros destinatários - especificando o endereço de e-mail na caixa Destinatários Adicionais.
• As tarefas de fluxo de trabalho podem ser atribuídas ao usuário em sua organização. Você pode usar Lembrar Destinatário para avisar o proprietário do registro (por e-mail ou pop-up) da tarefa.
• Atualizações de campo de fluxo de trabalho podem ser usadas para atualizar automaticamente certos valores do campo nos registros quando a regra associada é acionada.

Lista de verificação

Antes de usar regras de fluxo de trabalho, consulte a seguinte lista de verificação:

Notas importantes

Limites por dia

Instâncias quando as ações baseadas no tempo serão reprogramadas

Instâncias quando as ações baseadas no tempo NÃO serão reprogramadas ou excluídas

Observações importantes:

• Ao usar regras de fluxo de trabalho, todos os alertas e tarefas não serão necessariamente listados. Se a regra for para Oportunidades, somente atualizações de campo, tarefas e alertas criados para oportunidades estarão disponíveis para associação.
• Você pode criar um máximo de 5 ações baseadas em tempo para uma regra de fluxo de trabalho.
• Cada ação baseada em tempo pode ter um máximo de 5 alertas, 5 tarefas e 3 atualizações de campo.
• Se a opção Desativar E-mail estiver ativada, os e-mails não serão enviados para os clientes.
• Para o recurso Gerenciamento de Fluxo de Trabalho, o fuso horário da organização será considerado no cálculo de um dia. Na ausência do fuso horário definido, será considerado o fuso horário do superadministrador
• Ações baseadas em tempo não são baseadas em minutos. Pode haver um atraso de alguns minutos para que as ações baseadas em tempo sejam acionadas.
• Quando atingir o limite alertas de e-mail para o dia, nenhum e-mail restante para esse dia será enviado.
• Se o tempo de execução calculado for um momento no passado, então, a ação será acionada imediatamente. Pode haver um atraso de alguns minutos para que as ações baseadas em tempo sejam acionadas.

Observações sobre limites por dia:

• (Nº. de usuários * 100) ou 5000, o que for menor, será adotado como o limite máximo por dia para e-mails enviados usando alertas de fluxo de trabalho.
• (Nº. de usuários * 50) ou 1000, o que for menor, será adotado como o limite máximo por dia para a execução de ações com base em tempo (incluindo alertas, tarefas e atualizações de campo).
• Um máximo de 300 ações serão acionadas a cada hora. Se houver mais de 300 ações por hora, as ações restantes serão executadas na próxima hora.
• O  superadministrador da conta de CRM será notificado se o limite de alertas de e-mail do fluxo de trabalho for excedido para o dia.
• Os limites por dia (por exemplo, limite de e-mail) são calculados com base em PST.

Instâncias quando as ações baseadas no tempo serão reprogramadas:

• O critério de execução da regra é Editar ou Criar ou Editar. Quando os critérios da regra de um registro forem atendidos, as ações instantâneas serão acionadas e as ações baseadas em tempo serão programadas para o registro.
  Se um usuário editar o registro e os critérios de regra não forem atendidos, as ações baseadas em tempo anteriores serão excluídas. Se o registro for editado novamente e os critérios forem atendidos, as ações baseadas em tempo serão reprogramadas.
• Para as ações baseadas em tempo, o tempo de execução também pode ser baseado no campo personalizado Data & Hora. Quando os critérios da regra de um registro forem atendidos, as ações instantâneas serão acionadas e as ações baseadas em tempo serão programadas para o registro.
  Se um usuário editar o registro para alterar o valor do campo de data & hora, as ações baseadas em tempo serão reprogramadas de acordo com o novo valor de data & hora.

Instâncias quando as ações baseadas no tempo não serão reprogramadas ou excluídas:

1. O critério de execução da regra é Editar ou Criar ou Editar. Quando os critérios da regra de um registro forem atendidos, as ações instantâneas serão acionadas e as ações baseadas em tempo serão programadas para o registro.
   Se um usuário editar o registro, mas os critérios de regra não forem atendidos, as ações baseadas em tempo não serão programadas novamente.
2. Quando uma oportunidade é convertida, nenhuma das ações baseadas em tempo para o registro serão excluídas.
3. Quando é feito o downgrade da edição Enterprise para a edição gratuita, todas as ações baseadas em tempo que estão programadas para o registro serão excluídas.
4. Quando os registros são excluídos, todas as ações baseadas em tempo para o registro também serão excluídas. Se o os registros excluídos não forem restaurados, as ações baseadas em tempo não serão reprogramadas.