E-mailticketsysteem

Meer dan een gedeeld Postvak in, maar net zo eenvoudig.

BEKIJK OVERZICHT

Probeer het uit

Wat is een e-mailticketsysteem?

Een e-mailticketsysteem helpt u om e-mails van klanten om te zetten in tickets. Via dit systeem worden e-mails op één plek samengevoegd en georganiseerd, zodat er geen klachten van klanten onopgemerkt blijven. Het helpt u taken te automatiseren, workflow- en SLA-regels in te stellen en te controleren hoeveel e-mails binnenkomen en hoeveel antwoorden er worden gestuurd.

Wat hebt u nodig in een
e-mailsupportsysteem?

Een manier om ervoor te zorgen dat al uw tickets de aandacht krijgen die ze nodig hebben, op tijd.

Zet uw e-mails om in tickets

Door regels voor het doorsturen van e-mail in te stellen, kunt u ervoor zorgen dat alle e-mails van klanten automatisch worden omgezet in tickets in het helpdesksysteem. U kunt ook elke reactie die is verstuurd naar uw mailbox automatisch cc'en, zodat u altijd een kopie van de reactie bij de hand hebt.

Zet uw e-mails om in tickets - E-mailbeheer

Directe tickettoewijzing

Het kan een dagtaak zijn om alle tickets die op een dag binnenkomen te sorteren en ze handmatig toe te wijzen op basis van uw prioriteiten en vereisten. Dit kan leiden tot knelpunten, waardoor het toewijzen van tickets langer duurt. Software voor het maken van tickets zoals Zoho Desk automatiseert dit proces, zodat u tijd bespaart en snelle, nauwkeurige antwoorden kunt geven. U kiest precies hoe tickets door de software worden toegewezen, dus u hebt zelf de volledige controle.

Round-Robin

Dit is de eenvoudigste vorm van automatische tickettoewijzing. Hiermee worden tickets gelijkmatig verdeeld over al uw medewerkers op basis van de limiet die u hebt ingesteld.

Round-Robin - E-mailticketsysteem

Toewijzing op basis van criteria

U kunt er ook voor zorgen dat tickets worden afgehandeld door de meest geschikte medewerkers in uw team. U kunt bijvoorbeeld een regel instellen dat tickets uit socialmediakanalen alleen worden toegewezen aan de socialmedia-experts, zodat klanten de beste oplossingen krijgen binnen de kortst mogelijke tijd.

Automatisering van e-mailtickets

Intuïtieve sortering van tickets

Met behulp van ticketing software kunnen medewerkers zelf beslissen welke tickets het eerst moeten worden opgelost. Met automatische ticketweergaven zoals werkmodi in Zoho Desk kunt u tickets sorteren op basis van de deadline, prioriteit, ticketstatus en meer. Wanneer de klachten effectief worden georganiseerd, kunnen medewerkers sneller reageren op tickets en veel tijd besparen.

E-mailticketsysteem voor start-ups

Een manier om uw medewerkers sneller en nauwkeuriger antwoorden te laten sturen.

Suggesties voor automatische beantwoording

Uw supportmedewerkers ontvangen elke dag veelgestelde vragen. Het telkens typen van die antwoorden vertraagt uw team. Een e-mailticketsysteem zoals Zoho Desk haalt relevante artikelen uit uw kennisdatabase binnen en heeft al een antwoord voorbereid voordat uw medewerkers het ticket hebben gelezen. Het enige wat ze hoeven te doen is op Verzenden klikken. Dit garandeert consistent snellere en nauwkeurigere antwoorden. Meer informatie

Suggesties voor automatische beantwoording - E-mailbeheertool

Snelkoppelingen om tijd te besparen

Met Zoho Desk maken medewerkers gebruik van sjablonen en sneltoetsen om sneller herhaalde inhoud te typen. Met eenvoudige muisklikken kunnen ze veel sneller reageren op klanten en vergt elk ticket veel minder handmatige inspanning. 

Snelkoppelingen om tijd te besparen - E-mailbeheer software

Krijg meer context

Hoeveel snelkoppelingen ze ook hebben, het is moeilijk om het probleem van een klant zonder enige context op te lossen. Deze email-to-ticketing software biedt medewerkers alle eerdere interacties van de klanten met het bedrijf op één plek, waardoor medewerkers precies begrijpen wat de klanten nodig hebben en hoe ze hen kunnen helpen.

Meer context bij e-mailtickets

Eenvoudige samenwerking

Uw supportmedewerkers zijn vaak afhankelijk van andere teams om klanten te helpen met hun problemen. Een op e-mail gebaseerd ticketsysteem wordt geleverd met samenwerkingsfuncties waarmee uw medewerkers de problemen rechtstreeks binnen de ticket met andere teams kunnen communiceren, via persoonlijke opmerkingen en tags. Hierdoor is ook de kans op miscommunicatie en herhaling van informatie kleiner, omdat alle interacties op één plaats worden samengebracht. Meer informatie

Eenvoudige samenwerking met teams - Helpdesk voor e-mail

Werk mobiel.

Medewerkers kunnen klantenservice bieden zonder aan hun bureau te zijn gebonden, dankzij de moderne mobiele helpdesk-app van Zoho Desk. Ze kunnen tickets bekijken, beantwoorden, samenwerken met andere teams en opnieuw toewijzen vanuit de mobiele Zoho Desk-app.

De mobiele Zoho Desk-app voor e-mailtickets

Een manier om uw klantenservice te meten en te controleren.

Meetbare feedback

De klantenservicecyclus eindigt pas als uw medewerkers de feedback van de klant ontvangen. Zonder een ticketsysteem is het moeilijk om de niveaus van klanttevredenheid te meten. Met Zoho Desk kunnen medewerkers een feedbackwidget toevoegen aan hun antwoorden, zodat klanten hun service kunnen beoordelen. Managers kunnen deze scores uitgebreid meten, op basis van individuele medewerkers of op een breder niveau. Dit helpt medewerkers ook te begrijpen in welke gebieden ze sterk zijn en in welke gebieden ze moeten verbeteren.

Meetbare feedback over e-mailtickets

De prestaties van medewerkers meten en controleren

Met deze functie kunnen managers relevante informatie ophalen uit alle essentiële aspecten van de online helpdesk. Ze kunnen zaken volgen en analyseren zoals

  • De hoeveelheid tickets voor uw supportteam
  • Verwerkingstijd en oplossingspercentage van elke medewerker
  • Gemiddelde klantentevredenheid

Met dergelijke cijfers krijgen managers een snel overzicht van hoe de zaken ervoor staan en kunnen ze op het juiste moment de juiste beslissing nemen. Met Zoho Desk hebben managers de mogelijkheid om regelmatig rapporten naar hun Postvak in te sturen. Hiermee kunnen ze elke functie bijhouden, de gegevens controleren en op het juiste moment de juiste beslissingen nemen. Meer informatie

Prestatierapport over het beheer van e-mailtickets

SLA's instellen

Met SLA's kunt u de reactie- en oplossingstijd voor een ticket specificeren op basis van criteria zoals prioriteit, kanaal, deadline en klanttype. Contracten zorgen ervoor dat u zich aan de abonnementen voor klantenservice houdt die u voor de opgegeven periode overeen bent gekomen. Meer informatie

SLA's beheren met de helpdesk voor e-mailticketbeheer

Regel met workflows

Koppel regels, taken en waarschuwingen aan meerdere voorwaarden om ervoor te zorgen dat het werk soepel verloopt. Managers kunnen ook regels definiëren voor het automatisch escaleren van een klacht waarvan de deadline is verstreken, voor het ontvangen van directe waarschuwingen en het ticket ook opnieuw toewijzen aan een andere medewerker.

Regel met workflows voor e-mailtickets

Gegevenstabellen op zakformaat

Radar van Zoho Desk biedt u onderweg een uitgebreid overzicht van cruciale cijfers, zoals de oplossingstijd van tickets, de klantentevredenheid, het live verkeer en de statistieken van afzonderlijke medewerkers. Dit helpt om uitzonderingen en afwijkingen op tijd te onderscheppen. Meer informatie

Radar voor e-mailhelpdeskticketing

Een manier om uw klanten zichzelf te laten helpen.

Selfservice voor e-mailticketing

Uw klanten willen snelle manieren om vragen te stellen en nog snellere manieren om antwoorden te krijgen. De beste manier om dit te doen is om uw klanten zichzelf te helpen. Door een helpcentrum met een kennisdatabase op te zetten, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten gemakkelijk Help-artikelen en veelgestelde vragen kunnen vinden, zonder te hoeven wachten tot een medewerker antwoordt. Meer informatie.

Wanneer uw klanten geen antwoord kunnen vinden in uw lijst met artikelen, kunnen zij zich wenden tot andere klanten om problemen onderling te bespreken en op te lossen. Deze forums dienen ook als platforms voor uw bedrijf om belangrijke aankondigingen te plaatsen en met uw klanten te communiceren. Meer informatie.

Wat als u niet tevreden bent met de tool voor e-mailticketing die u hebt aangeschaft?

Er is veel keuze op het gebied van beheer van e-mailtickets en bijna elke oplossing biedt wel een gratis proefperiode. Als u een klein bedrijf hebt, kunt u zelfs gratis helpdesk software vinden die aan uw behoeften voldoet. Evalueer, vergelijk en kies het abonnement en de software die bij u past. Het is zeker de moeite waard.