Waarom hebt u ZohoDesk nodig
Een Postvak in mag dan heel eenvoudig zijn, het heeft ook nadelen. Het is een overvloed van e-mails van al uw klanten, waardoor u maar moet zien te ontdekken welke mails direct aandacht vragen. U kunt de vooruitgang niet echt meten, en u kunt uw eerdere interacties met de klant via een ander kanaal ook niet bijhouden. Daarom hebt u Zoho Desk nodig, het favoriete e-mailticketsysteem in de branche. Het is een oplossing die niet alleen eenvoudig is, maar ook nog eens rendabel, en het helpt u veel efficiënter te werken.
Bekijk videoWat is een e-mailticketsysteem?
Een e-mailticketsysteem helpt u om e-mails van klanten om te zetten in tickets. Het systeem stelt ze samen en organiseert ze op één plek, zodat er geen klachten van klanten onopgemerkt blijven. Het helpt u taken te automatiseren, workflow- en SLA-regels in te stellen en te controleren hoeveel e-mails er binnenkomen en hoeveel reacties er uitgaan.
Waar moet u op letten in een e-mailsupportsysteem?
Een manier om ervoor te zorgen dat al uw tickets de aandacht krijgen die ze nodig hebben, op tijd.
Zet uw e-mails om in tickets
Door regels voor het doorsturen van e-mail in te stellen, kunt u ervoor zorgen dat alle e-mails van klanten automatisch worden omgezet in tickets in het helpdesksysteem. U kunt ook elke reactie die is verstuurd naar uw mailbox automatisch cc'en, zodat u altijd een kopie van de reactie bij de hand hebt.
Intuïtieve sortering van tickets
Met behulp van ticketing software kunnen medewerkers zelf beslissen welke tickets het eerst moeten worden opgelost. Met automatische ticketweergaven zoals werkmodi in Zoho Desk kunt u tickets sorteren op basis van de deadline, prioriteit, ticketstatus en meer. Wanneer de klachten effectief worden georganiseerd, kunnen medewerkers sneller reageren op tickets en veel tijd besparen.
Directe tickettoewijzing
Software voor e-mailbeheer zoals Zoho Desk automatiseert het proces om tijd te besparen en ervoor te zorgen dat de e-mail aan de juiste medewerkers worden toegewezen en nauwkeurig beantwoord worden. U kiest precies hoe tickets door de software worden toegewezen, dus u hebt zelf de volledige controle.
Toewijzing op basis van criteria
U kunt bijvoorbeeld een regel instellen dat tickets uit socialmediakanalen alleen worden toegewezen aan de socialmedia-experts, zodat klanten snel de beste oplossingen krijgen.
Round-Robin
Dit is de eenvoudigste vorm van automatische tickettoewijzing. Hiermee worden tickets gelijkmatig verdeeld over al uw medewerkers op basis van de limiet die u hebt ingesteld.
Een manier om uw medewerkers sneller en nauwkeuriger antwoorden te laten sturen
Vul uw klantenservice-inspanningen aan met krachtige e-mailticketoplossing. Hieronder ziet u hoe een e-mailticketsysteem beter is dan e-mailbeheersoftware.
- Automatische suggesties
- Snelkoppelingen om tijd te besparen
- Krijg meer context
- Eenvoudige samenwerking
- Werk mobiel
Automatische suggesties
Uw supportmedewerkers ontvangen elke dag veelgestelde vragen. Het telkens typen van die antwoorden vertraagt uw team. Een e-mailticketsysteem zoals Zoho Desk haalt relevante artikelen uit uw kennisdatabase binnen en heeft al een antwoord voorbereid voordat uw medewerkers het ticket hebben gelezen. Het enige wat ze hoeven te doen is op Verzenden klikken. Dit garandeert consistent snellere en nauwkeurigere antwoorden.
Snelkoppelingen om tijd te besparen
Met Zoho Desk maken medewerkers gebruik van sjablonen en sneltoetsen om sneller herhaalde inhoud te typen. Met eenvoudige muisklikken kunnen ze veel sneller reageren op klanten en vergt elk ticket veel minder handmatige inspanning.
Krijg meer context
Hoeveel snelkoppelingen ze ook hebben, het is moeilijk om het probleem van een klant zonder enige context op te lossen. Deze email-to-ticketing software biedt medewerkers alle eerdere interacties van de klanten met het bedrijf op één plek, waardoor medewerkers precies begrijpen wat de klanten nodig hebben en hoe ze hen kunnen helpen.
Eenvoudige samenwerking
Uw supportmedewerkers zijn vaak afhankelijk van andere teams om klanten te helpen met hun problemen. Een op e-mail gebaseerd ticketsysteem wordt geleverd met samenwerkingsfuncties waarmee uw medewerkers de problemen rechtstreeks binnen de ticket met andere teams kunnen communiceren, via persoonlijke opmerkingen en tags. Hierdoor is ook de kans op miscommunicatie en herhaling van informatie kleiner, omdat alle interacties op één plaats worden samengebracht.
Werk mobiel
Medewerkers kunnen klantenservice bieden zonder aan hun bureau te zijn gebonden, dankzij de moderne mobiele helpdesk-app van Zoho Desk. Ze kunnen tickets bekijken, beantwoorden, samenwerken met andere teams en opnieuw toewijzen vanuit de mobiele Zoho Desk-app.
Een manier om uw klantenservice te meten en te controleren
Het kan een dagtaak zijn om alle tickets die op een dag binnenkomen te sorteren en ze handmatig toe te wijzen op basis van uw prioriteiten en vereisten. Dit kan leiden tot knelpunten, waardoor het toewijzen van tickets langer duurt. Een manier om ervoor te zorgen dat al uw tickets de aandacht krijgen die ze nodig hebben, op tijd.
Meetbare feedback
De klantenservicecyclus eindigt pas als uw medewerkers de feedback van de klant ontvangen. Zonder een ticketsysteem is het moeilijk om de niveaus van klanttevredenheid te meten. Met Zoho Desk kunnen medewerkers een feedbackwidget toevoegen aan hun antwoorden, zodat klanten hun service kunnen beoordelen. Managers kunnen deze scores uitgebreid meten, op basis van individuele medewerkers of op een breder niveau. Dit helpt medewerkers ook te begrijpen in welke gebieden ze sterk zijn en in welke gebieden ze moeten verbeteren.
De prestaties van medewerkers meten en controleren
De hoeveelheid tickets voor uw supportteam
Verwerkingstijd en oplossingspercentage van elke medewerker
Gemiddelde klantentevredenheid
Met Zoho Desk hebben managers de mogelijkheid om regelmatig rapporten naar hun Postvak in te sturen. Hiermee kunnen ze elke functie bijhouden, de gegevens controleren en op het juiste moment de juiste beslissingen nemen.
SLA's instellen
Met SLA's kunt u de reactie- en oplossingstijd voor een ticket specificeren op basis van criteria zoals prioriteit, kanaal, deadline en klanttype. Contracten zorgen ervoor dat u zich aan de abonnementen voor klantenservice houdt die u voor de opgegeven periode overeen bent gekomen.
Regel met workflows
Koppel regels, taken en waarschuwingen aan meerdere voorwaarden om ervoor te zorgen dat het werk soepel verloopt. Managers kunnen ook regels definiëren voor het automatisch escaleren van een klacht waarvan de deadline is verstreken, voor het ontvangen van directe waarschuwingen en het ticket ook opnieuw toewijzen aan een andere medewerker.
Gegevenstabellen op zakformaat
Radar van Zoho Desk biedt u onderweg een uitgebreid overzicht van cruciale cijfers, zoals de oplossingstijd van tickets, de klantentevredenheid, het live verkeer en de statistieken van afzonderlijke medewerkers. Dit helpt om uitzonderingen en afwijkingen op tijd te onderscheppen.
- Meetbare feedback
- Meten en controleren
- SLA's instellen
- Regel met workflows
- Gegevenstabellen op zakformaat
Een manier om uw klanten zichzelf te laten helpen
Uw klanten willen snelle manieren om vragen te stellen en nog snellere manieren om antwoorden te krijgen. De beste manier om dit te doen is om uw klanten zichzelf te helpen. Door een helpcentrum met een kennisdatabase op te zetten, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten gemakkelijk Help-artikelen en veelgestelde vragen kunnen vinden, zonder te hoeven wachten tot een medewerker antwoordt.
Wanneer uw klanten geen antwoord kunnen vinden in uw lijst met artikelen, kunnen zij zich wenden tot andere klanten om problemen onderling te bespreken en op te lossen. Deze forums dienen ook als platforms voor uw bedrijf om belangrijke aankondigingen te plaatsen en met uw klanten te communiceren.
Wat als u niet tevreden bent met de tool voor e-mailticketing die u hebt aangeschaft?
Er is veel keuze op het gebied van beheer van e-mailtickets en bijna elke oplossing biedt wel een gratis proefperiode. Als u een klein bedrijf hebt, kunt u zelfs gratis helpdesk software vinden die aan uw behoeften voldoet. Evalueer, vergelijk en kies het abonnement en de software die bij u past. Het is zeker de moeite waard.
Zoho Desk is de perfecte oplossing voor e-mailticketbeheer
Sla een nieuwe weg in met Zoho Desk.
AAN DE SLAG