フィードを使用した協働作業

Zoho CRMフィードを使用した協働作業

共同作業はビジネスにおける重要な要素です。商談を成立させる、割引価格について交渉する、または予定を調整する必要がある場合、目標を達成するために、チームで協力する必要があります。このため、チームとの明確なコミュニケーションを支援するツールは、共同作業に最適です。ディスカッションに積極的に参加し、アイデアを共有できるプラットフォームは、非常に有用であり時間の節約にも貢献します。

Zoho CRMの[フィード]機能はこのようなプラットフォームを提供します。ここでは、チームメンバーと意見を率直に共有し、問題点について話し合うことができ、意思決定プロセスを迅速化します。また、データの更新者やデータに加えられた変更など、フォローしている重要なデータの更新情報も確認できます。

Zoho CRMアカウントのフィード機能では、次のことが可能になります。

  • メッセージをフィードに投稿して、組織内のすべてのユーザーと共有する。
  • メッセージをグループに投稿して、グループのメンバーと共有する。
  • ステータスメッセージでユーザー、役職、またはグループにメンションする。
  • 非公開ダイレクトメッセージを同僚に送信する。
  • ステータスメッセージにコメントし、非公開メッセージに返信する。
  • 自動フォロールールを作成して、データを自動的にフォローする。
  • 投稿したメッセージに文書を添付する。
  • 自分のデータやフォローしているデータにおいてメンションや変更があった場合に通知を受信する。

利用条件

必要な権限:ユーザー設定で[フィード]タブが非表示になっていない場合、このタブにアクセスできます。

 

フィードについて

すべてのステータスメッセージ、メンション、コメント、ダイレクトメッセージ、担当しているデータに加えられた変更、データへのメモの追加、データの削除などが一覧表示されます。

フィードはタブや時間に基づき抽出できます。

ステータスメッセージで、他のユーザー、グループ、または役職にメンションできます。メンションされたグループまたは役職に関連付けられているユーザーは、自分の[フィード]でメッセージを表示できます。

自分にとって重要なデータをフォローできます。担当しているデータは自動的にフォローされます。[フォロー]ボタンを使用してデータを手動でフォロー、または自動フォロールールを作成して他のデータをフォローできます。

次の場合に、Zoho CRMで通知を受信できます。

  • コメントやメッセージで自分がメンションされた場合。メンションがあった場合のみ、メール通知が送信されます。
  • 担当するデータに変更があった場合。
  • フォローしているデータに変更があった場合。

組織内の他のユーザーや特定のグループとファイルを共有できます。ユーザーにダイレクトメッセージを送信することもできます。

データの更新に追加されたコメントは、データのメモとして追加されます。また、データに追加されたメモは、フィードでコメントとして表示されます。

フィードのデータ更新では、概要表示を一目ですぐに確認できます。

注:

  • 担当しているデータは自動的にフォローされます。また[フォロー]ボタンを使用してデータを手動でフォロー、または自動フォロールールを作成して他のデータをフォローできます。
  • ステータスメッセージは32,000文字以内にする必要があります。
  • ファイルは次の2つの場所にアップロードできます。
    • ステータスメッセージを投稿するとき - 一度に最大5つのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20 MB以下である必要があります。各ファイルのサイズは4 MB以下にする必要があります。
    • ステータスメッセージにコメントを投稿するとき - 最大5つのファイルをアップロードできます。ファイルの合計サイズは20 MB以下である必要があります。
  • フィードでは自分のメッセージを削除できます。
  • あるユーザーがメッセージ/コメントで自分にメンションした場合や、自分が所属しているグループにメンションした場合、通知メールが届き、さらにZoho CRMアカウントにも通知されます。

 グループの作成

マーケティンググループや複数の営業グループ、チームリーダーとマネージャーのグループなど、多数の非公開グループに属している場合があります。組織においては、このような環境で共同作業や情報共有をどのようにすれば簡単に行えるかがよく問題となります。フィードにグループを作成することで、その問題を解決できます。グループ内で行われるディスカッションや、グループ内で共有されるファイル、ステータスメッセージなどには、グループのユーザーがアクセスできます。メッセージでグループにメンションする、またはグループに非公開メッセージを送ることもできます。

注:

  • グループを作成できるのは、グループ管理権限がある場合のみです。

[フィード]タブからグループを作成する

  1. [フィード]タブで、[グループの作成]アイコンをクリックしてください。
  2. [新しいグループ]ページで、次の操作を行ってください。
    • グループの[グループ名][詳細]を指定してください。
    • [グループのメンバー]セクションで、グループのメンバーを選択してください。新しいグループのメンバーとして、ユーザー、役職、役職と部下、異なるグループを選択できます。
  3. [保存]をクリックしてください。
    グループをクリックすると、グループのフィードと、そのグループに関連付けられたメンバーを表示できます。

フィードの設定の変更

フィードは、タブに重要なデータを表示させ続けるための優れた方法です。ただし、あらゆる種類の更新で[フィード]セクションの情報が多すぎると思われる場合は、更新を受け取るタブを選択できます。たとえば、[商談][取引先]の更新のみを表示し、[見込み客]は表示させないようにするには、[フィードの設定]で[見込み客]のチェックボックスをオフにしてください。これにより、[見込み客]タブに関連するすべてのフィードがブロックされます。 

[フィードの設定]は管理者が設定し、CRM組織アカウントのすべてのユーザーに適用できます。

フィード設定を変更するには

  1. [フィード]タブで、[フィードの設定]をクリックしてください。
  2. 更新を受け取るタブを選択してください。
  3. [保存]をクリックしてください。

 自動フォロールールの追加

自動フォロールールは、その名前の通り、重要なデータを自動的にフォローできるよう支援します。データが自動フォロールールで指定された条件を満たす場合、そのデータを自動的にフォローしてください。フォローするデータに加えられた変更は、Zoho CRMの[フィード]タブに表示されます。これにより、これらの重要なデータの活動と更新を継続的に追跡することができます。

次のシナリオを考えてみましょう。あなたは会社の営業部門を率いており、$1,000を超える販売機会を持つすべての重要な商談の更新情報を受け取りたいと考えています。チームに重要なデータの更新情報を個別に送ってもらうように頼む代わりに、自動フォロールールを使用してデータを自動的にフォローし、[フィード]タブ内で更新情報を取得できます。このようにすると、メモが追加されたり、データに詳細が追加されたり、他の活動がデータに関連付けられたりするたびに、必要な情報が得られます。

自動フォロールールを作成するには

  1. [フィード]タブで、[作成]リンクをクリックしてください。
  2. [新しい自動フォローのルールの作成]ページで、次の操作を行ってください。
    • 自動フォロールールの[名前]を入力してください。
    • 一覧から[タブ]を選択してください。
    • フォローするデータの条件を指定してください。
    • 次のチェックボックスを1つ以上オンにしてください。このオプションにアクセスできるのは、管理者権限を持つユーザーのみです。
      • [データの担当者の上位の役職] - データ担当者よりも上位の役職のユーザーが、条件を満たすデータを自動的にフォローしてください。
      • [データの作成者] - データを作成したユーザーが、自動的にデータをフォローしてください。
      • [その他] - データをフォローする個々のユーザーを指定できます。役職、グループ、またはテリトリーを指定することもできます。
  3. [作成]をクリックしてください。

自動フォロールールを編集または削除するには

  1. [フィード]タブで、[管理]リンクをクリックしてください。
    すべての自動フォロールールが一覧表示されます。これらのルールは[自分が作成][自分に共有]の2つの見出しのもとで並べ替えられます。
  2. ルールを編集するには[編集]リンクをクリックし、リンクを削除するには[削除]リンクをクリックしてください。

注:

  • 自動フォロールールは、カスタムタブを含むすべてのタブに対して作成できます。
  • タブごとに最大5つの自動フォロールールを作成できます。
  • 自分で作成した自動フォロールールのみが使用可能です。
  • フィードでは、フォローしているデータに対する変更を取得できます。これらのアクションには、データの作成、データの編集と削除、メモの追加が含まれます。

 更新がないデータの表示

[フィード]スライダーは日数を示し、1~180の間で日数を設定してください。このスライダーで選択した数に基づいて、これを超えた日数の間更新されなかったデータが一覧表示されます。これにより、最大6か月の間、動きがなかったすべての重要な見込み客を継続的に追跡できます。

:過去5日間、活動または更新がないデータを表示したい場合を考えます。[フィード]スライダーを5に設定する必要があります。5日を超えた日数の間更新されていないデータが一覧表示されます。

更新がないデータを表示するには

  1. [フィード]タブをクリックしてください。
  2. [フィード]タブで、[休眠データ]リンクをクリックしてください。
  3. [フィード]スライダーを目的の日数まで動かしてください。
    スライダーは1~180日の間で設定できます。テキストボックスに1~180の間の数値を入力して、Enterキーを押すこともできます。

 フォローしているデータの表示

担当するすべてのデータが自動的にフォローされます。手動でフォローしたデータ、または自動フォロールールに基づいてフォローしているデータが、[自分がフォロー中]セクションに一覧表示されます。

フォローしているデータを表示するには

  1. [フィード]タブをクリックしてください。
  2. [フィード]タブで、[自分がフォロー中]リンクをクリックしてください。
  3. 一覧から、[すべて]または特定のタブを選択してください。
    フォローしているデータが一覧表示されます。

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メールお問い合わせ窓口: support@zohocrm.com