案件管理とは。Excelやツールで複雑な案件管理を簡単にする方法

案件管理とは

案件管理とは、案件を獲得してから受注（契約）に至るまでの一連のプロセスを管理することです。営業担当者が、いつ誰（顧客）と会い、どのような会話をしたのか、次にどのようなアクションを取る予定なのかを管理します。案件管理を行うと、チーム全体の案件の進捗が可視化されるため、情報共有や適切なフォローアップを行えます。案件管理によって蓄積されたデータを活用することで、改善点や課題を見つけやすくなります。これにより、成約に向けた戦略やアプローチを、データに基づいて立てることができます。

案件管理はなぜ重要なのか

1. 営業活動の可視化と情報共有の推進

案件の詳細情報（顧客情報、進捗状況、担当者の行動履歴）を一元管理することで、チーム全体がリアルタイムで状況を把握でき、作業の重複や漏れを防止できます。また、成果を上げている担当者のルーティンや提案資料を共有することで、チーム全体のパフォーマンス向上にも寄与します。

2. 売上予測の精度向上

案件ごとの進捗状況や予想受注金額を詳細に分析することで、売上予測の精度が向上し、営業マネージャーによる迅速な対応や、より緻密な経営戦略の策定に貢献します。

3. 営業プロセスの標準化と効率化

案件管理を活用することで、営業サイクルの標準化が実現し、無駄な作業を削減できます。また、ツールの導入により業務の自動化が進み、営業担当者の負担が軽減され、生産性の向上につながります。

4. 受注率の改善

顧客のニーズや関心度を詳細に記録することで、各案件に最適なアプローチが可能となり、見込み客への対応遅延や漏れを防止し、受注の確度を高めることができます。

案件管理の基本項目

主な案件管理の項目について、以下の表にまとめました。

企業によっては、業種・業界固有の要件などがあるため、追加したり省略したりする項目もあります。例えば製造業の案件管理では、仕様や納期に関する項目が必要なケースや、場合によっては受注から納品するまでの工程までを管理する必要もあるかもしれません。
重要なのは、案件管理を成約率の向上や営業活動の改善に役立てることです。これを軸に、何を管理すべきかどうかを検討します。

案件管理の難しさ

1. 個人依存で属人的になりやすい

しっかりと運用体制を整備しないと営業担当者の個人スキルや記憶に依存した管理体制になりやすく、情報共有の不足を招き、担当者の異動や休暇時に案件が滞る原因となります。また、属人的な運用から脱却できないとチーム全体の視野が狭まり、ベストプラクティスの共有がスムーズにおこなれなくなる傾向があります。こうした課題は、特にスタートアップや小規模企業において顕著に見られます。

2. データの一貫性の確保とリアルタイム更新の難しさ

個人の入力負荷が高いままだと案件情報（顧客詳細、進捗状況、予想売上）の更新が遅れやすく、売上予測の精度が低下します。Excelなどのツールを使用する場合でも、複数人での同時編集が難しく、バージョン管理が煩雑になったりデータの欠損が発生したりといった問題がついて回ります。大量のデータを扱いすぎると、分析作業の負担が増し本来のコア業務に専念しづらくなることも課題です。

案件管理の方法

案件管理に用いる代表的なツールは、米Microsoft製「エクセル」（Excel）と「SFAなどの案件管理に特化したツール」です。

エクセルを使った案件管理

一般的な案件管理といえば、エクセルを使った方法です。案件を管理する上で把握しておきたい情報を一覧化できます。ビジネスにおいて馴染みのあるツールであるため、誰でも操作しやすいというメリットもあります。

ファイルの扱い方は企業によって異なりますが、社内サーバーなどに格納されている共通ファイルをチーム全員で共同編集するのが一般的です。

エクセルを使った案件管理の様式には特に決まりはありませんが、情報の見やすさを意識しつつ、管理が必要な項目を漏れなく盛り込む点には留意しましょう。案件管理用のシートを新しく作成する際は、有料/無料で公開されているテンプレートを使う、または参考にするといいでしょう

エクセルならではの便利な機能を活用すると、より管理しやすくなります。
例えば、条件付き書式を使うと、あらかじめ指定した条件を満たすセルの書式を変更できます。完了予定日を超過している案件を赤字でマークしたり、対応の優先度に応じて色分けしたりするといいでしょう。
その他にも、リンク機能を利用して関連するファイルや共有フォルダなどにすぐにアクセスもできます。
一見扱いやすいエクセルですが、「複数の人が同時に編集することはできない」「外出時は確認作業が難しい」「データが増え、ファイルが重くなり破損する」などの制限があります。
管理する案件数が少ない場合や、数名程度の少人数で運用する場合に、エクセルを使った案件管理はおすすめです。

エクセルの項目例

エクセルで案件管理の項目を作成するときは、データの抽出や分類、集計することを念頭に置いて作成することが重要です。例えば、企業名で検索したら、その企業名に紐づいた案件名や担当者を確認することができるようにすると使い勝手が良くなります。選択方式にしたり、表記ルールを決めておくことで、抽出時の負担が少なくなるので非常に便利です。

具体的に、下記にエクセルにおける案件管理項目の例を紹介します。エクセルで案件管理を行うという方は、テンプレートとして活用するのもおすすめです。

エクセルでの対応履歴の残し方

エクセルで営業対応履歴を残す場合は、その案件を今後どのように対応すべきかがわかるように記載項目を設定することが重要です。また、対応履歴は営業担当者が登録しやすいように配慮しなければなりません。

登録しづらい記載項目を設定したり、記載項目が多すぎたりすると、営業担当者が使いづらくなります。登録への負担を感じることで、営業担当者によっては対応履歴の記載を怠る人も出てくる可能性があります。対応履歴は、素早く情報共有されることがもっとも重要になるため、営業担当者の負担を考慮して記載項目を設定するのがおすすめです。

エクセル（Excel）での案件管理の限界

エクセルは、日本の企業で幅広く使われているため、操作に慣れている人が多いです。また、はじめからエクセルが使える環境の企業は、追加で費用を支払う必要がないため、安く済ませられる点もメリットです。しかし、しかし、効率的に案件管理を行いたい場合、エクセルでは限界を感じることが多いでしょう。

１. 表記揺れや上書きのリスク

1つ目は、表記揺れや上書きのリスクが生じることです。

案件管理は複数のメンバーによって行われるため、さまざまな人がエクセルに直接登録をします。これにより、表記揺れが発生しやすいです。入力ルールを設けたとしても人間が手動で入力し、ロックを丁寧にかけない限り編集もできてしまうため、完璧に表記揺れがないようにすることは難しいでしょう。
また、ファイルをコピーできてしまうので、どれが最新版か分からなくなるリスクがあります。これを防ぐために「共有ブック」機能をオンにして1つのファイルを複数のメンバーで編集することもできますが、この機能をオンにすると、入力規則を新たに追加できなくなるなど別の問題が起きてしまいます。

２. 提案資料や見積書との管理が分断

2つ目は、提案資料や見積書などをまとめて管理できない点です。

エクセルはあくまでもデータを整理したり、分析したりするソフトです。そのため、案件管理に必要な情報をすべてエクセルの中に含めることはできません。
例えば、提案資料はパワーポイントで作成し、見積書は専用フォーマットのエクセルで作成、それを共有フォルダ内にそれぞれ保存という状況が発生します。エクセルでは、これらと案件管理を連携させることができないため、業務が非効率になる可能性が高いです。

３. 分析の手間

3つ目は、分析に手間がかかる点です。

エクセルで案件管理を行うと、ファイルの中で扱うデータが膨大になります。膨大なデータを扱う場合、CPUやメモリが消費してしまうため、フリーズや強制終了の原因になります。分析するためには、データを蓄積させることが重要ですが、エクセルではこの理由により膨大なデータを蓄積させることが難しいです。

また、案件管理では、担当者ごとの成約率や売上見込みの算出などを分析することも重要です。エクセルでこの分析を行う場合、計算式を入れたり、グラフを挿入したりしなければならないため、手間がかかります。

SFAなどの案件管理に特化したツールを使った管理

エクセルの他に、近年はSFA（営業支援システム）などの案件管理に特化したITツールを使って案件を管理する企業が増えています。一般的にSFAなどのITツールは、分析機能が充実しており、Webブラウザ上で情報の閲覧・編集ができるため、外出先でも操作しやすいといった特長があります。

案件管理に用いられている主なITツールは、以下の2つです。

• SFA（営業支援システム）*1
• CRM（顧客管理システム）*2

利用ツールによって機能は異なりますが、案件管理に限っていえば、案件の「基本情報」（相手先企業や金額、進捗状況など）と、案件に対する「活動情報」（タスクや打ち合わせなど）を記録できます。データを蓄積することで、それを基にしたレポートの自動作成や、各データの推移をグラフなどのダッシュボード形式で可視化することもできます。

下記は、CRM/SFAツールの案件画面の一例です。エクセルなどの表計算ソフトとは異なり、蓄積データを見やすく表示していることが分かります。

（参考：Zoho CRM の案件一覧画面）

ただ、CRM/SFAツールは利便性と引き換えに、エクセルとは異なり導入・運用コストがかかります。操作に慣れるまでは、一定期間必要な場合もあります。導入ツールを選定する際は、使用したい機能があるかや、社員が使いこなせるかといった点を考慮しながら、利用を検討しましょう。

案件管理の導入5ステップ

案件管理を「とりあえずExcelで始める」企業は多いですが、目的や運用ルールを設計せずに始めると、すぐに形骸化します。ここでは、案件管理を確実に定着させるための5ステップを紹介します。

Step 1:現状診断

まず、現在の営業プロセスの課題を洗い出します。

• 案件情報はどこに管理されているか（個人のメモ、メール、Excel、口頭のみ、など）
• 案件の進捗を把握するのにどれくらい時間がかかるか
• 失注の理由は記録されているか。パターンは見えているか
• 営業マネージャーは各担当者の案件を即座に把握できるか
• 引き継ぎ時に情報が失われていないか

これらの質問に「No」が多いほど、案件管理の導入効果は大きくなります。

Step 2:管理項目の設計

何を記録すべきかを決めます。前述の「案件管理の基本項目」をベースに、自社の業種や営業スタイルに合わせて項目をカスタマイズします。

設計のポイント：

• 項目は最初は少なめに（10〜15項目が目安）。多すぎると入力負荷が高く、更新が止まる
• 選択式にできる項目は全て選択式にする（受注確度、案件ステージ、獲得経路など）
• 自由記述欄は「次のアクション」と「備考」の2つに絞る
• 業種固有の項目は後述の「業種別カスタマイズ例」を参考に追加

Step 3:ツール選定

管理項目とチーム規模が決まったら、ツールを選定します。次のセクション「案件管理ツール・システムの比較」で4カテゴリを詳しく比較しています。

選定基準：

1. チーム規模（1〜3名ならExcel、5名以上ならSFA/CRM）
2. 予算（無料で始めたいならExcel/スプレッドシート、投資可能ならSFA/CRM）
3. 既存ツールとの連携（メール、カレンダー、会計システムとの連携が必要か）
4. モバイル対応（外出先からの更新が必要か）
5. レポート機能（売上予測やパイプライン分析が必要か）

Step 4:運用ルールの策定

ツールを導入しただけでは定着しません。運用ルールを明文化して全員に共有することが重要です。

Step 5:改善サイクルの運用

案件管理は「導入して終わり」ではなく、継続的に改善するものです。PDCAサイクルを回して、運用を最適化しましょう。

• 月次：入力率・更新率をチェック。入力されていない項目は廃止を検討
• 四半期：受注率・失注パターンを分析。管理項目の追加・削除を検討
• 半期：ツールの適合性を再評価。チーム拡大に伴い、SFA/CRMへの移行を検討

案件管理ツール・システムの比較

案件管理に使えるツールは大きく4つのカテゴリに分かれます。それぞれの特徴を理解し、自社のチーム規模と予算に合ったツールを選びましょう。

4カテゴリの全体比較表

Excel(エクセル)

最適な場面：1〜3名の小規模チーム。案件数が月30件以下。まずは低コストで始めたい場合。

メリット：導入コストゼロ、操作に慣れた社員が多い、自由にフォーマットを設計可能

デメリット：同時編集困難、データ量増加で動作が重くなる、外出先からの更新が難しい、属人化しやすい

Googleスプレッドシート

最適な場面：3〜5名のチーム。リモートワーク中心。無料で始めたいがリアルタイム共有は必要な場合。

メリット：無料、リアルタイム同時編集、Googleカレンダー・Gmail連携、GAS（Google Apps Script）で自動化可能

デメリット：売上予測やパイプライン管理は手動、大量データでの分析は限界あり、高度なレポート機能なし

SFA(営業支援ツール)

最適な場面：5〜30名の営業チーム。パイプライン管理と売上予測が必要。営業プロセスの標準化を目指す場合。

メリット：案件のステージ管理が自動化、売上予測・レポートが自動生成、営業担当者の活動追跡が可能

デメリット：月額コストが発生、導入時のトレーニング工数、営業以外の部門（CS、マーケ）との連携が弱いツールもある

CRM(顧客関係管理)

最適な場面：10名以上のチーム。案件管理だけでなく、リード管理・顧客サポート・マーケティングまで一元管理したい場合。

メリット：案件・顧客・リード・サポートを一元管理、部門横断のデータ連携、高度なカスタマイズ・ワークフロー自動化

デメリット：導入・設定に時間がかかる場合あり、全機能を使いこなすまでの学習期間が必要

リード管理の詳細は、営業のリード管理の完全ガイドのレッスンも参考にしてください。

チーム規模別おすすめツール

Excelで案件管理テンプレートを作る

Excelで案件管理を始める場合、ここで紹介するテンプレート構造をそのまま使うことができます。列構造、関数、条件付き書式、ピボットテーブルまで、すぐに運用できる形で解説します。

テンプレートの列構造

案件管理で使うExcel関数

条件付き書式の設定3パターン

条件付き書式を活用すると、案件の状態が一目で分かるようになります。

ピボットテーブルで集計する

案件データが蓄積されたら、ピボットテーブルで集計・分析を行います。

おすすめのピボットテーブル3つ：

1. 担当者別×ステージ別の案件数：行に「担当者」、列に「案件ステージ」、値に「案件番号のカウント」
2. 月別の受注見込み金額：行に「完了予定日（月でグループ化）」、値に「受注見込み金額の合計」
3. 獲得経路別の受注率：行に「獲得経路」、値に「受注数÷案件数」で計算フィールドを追加

Excelでの集計・分析をさらに深めたい方は、Excelダッシュボードの作り方やExcel マクロ（VBA）の使い方のレッスンも参考にしてください。

業種別 案件管理のカスタマイズ例

案件管理の基本項目は業種を問わず共通ですが、業種固有の管理項目を追加することで、実務により即した運用が可能になります。ここでは4つの代表的な業種で、追加すべき管理項目のカスタマイズ例を紹介します。

IT受託開発

特徴：案件ごとに要件定義・見積・開発・テスト・納品のフェーズがあり、長期間にわたる案件が多い。

製造業

特徴：見積→試作→量産という流れがあり、仕様・納期・ロット数の管理が重要。

不動産

特徴：物件情報と顧客情報の紐付けが重要。1顧客が複数物件を比較検討し、内覧→申込→契約の流れで進む。

広告代理店

特徴：クライアントの予算サイクルに合わせた提案が必要。月額契約が多く、LTV（顧客生涯価値）の視点が重要。

このセクションのまとめ

案件管理は、ツールを導入するだけでは成果が出ません。導入ステップの設計、自社に合ったツール選定、Excelテンプレートの具体的な構築、業種に応じたカスタマイズが揃って初めて、受注率の向上と営業効率化が実現します。

このセクションのポイント：

• 案件管理の導入は5ステップ（現状診断→項目設計→ツール選定→運用ルール→改善サイクル）で進める
• チーム規模で最適なツールが変わる。1〜3名ならExcel、5名以上ならSFA/CRMを検討
• Excelテンプレートは13列構成が基本。関数・条件付き書式・ピボットテーブルで運用を効率化
• 業種固有の管理項目を5〜6項目追加してカスタマイズ。合計19列以内に収める
• 月次でデータの入力率を確認し、使われていない項目は削除する勇気を持つ

案件管理ツールを使うメリット

１. 記載方法にルールを設けられる

案件管理ツールは、記載方法を定義する機能が搭載されているツールが多いです。例えば、顧客名や商品名は選択肢から選ぶようにしたり、案件開始日・終了日には日付、案件の確度も進捗に応じて定義したりすることができます。これにより、チームで案件管理をする場合でも表記揺れや認識のずれが発生しづらいです。

２. 情報が散らばることを防げる

案件管理ツールを使うと、ツール上の連絡先に対して、ツールで作った請求書を添付し、さらにツールからメールを送る、といったことができます。それを全ての営業担当者が案件管理ツール上で行うため、情報がいろいろなファイルやフォルダに散らばることを防ぐことができます。

３. 案件の進捗を可視化できる

案件管理ツールは、ツールに入力された情報を使って、案件の進捗を可視化できるようになります。例えば、商談に進む案件数が前月に比べて少ない、という状況をグラフで表示できるため、架電を増やしたり担当者を補強したりといった打ち手を素早く実行できます。

４. タスク管理に使い対応漏れを防げる

案件管理ツールにはタスク管理機能があるため、全ての案件情報とひも付け、やるべきことをツール表示させておくことができます。担当案件が増えていたとしても、タスク管理を活用することで、次にやるべきことが明確になり、対応漏れを防ぐことができます。タスクの期限を通知することもできます。

５. チームコミュニケーションを活性化できる

案件管理ツールは、複数人で同時にアクセスできる仕組みになっています。例えば、同じ業界をチームで担当している際は、進行中の別の案件の提案資料を参考にすることができますし、タスクが集中しているメンバーの状況を把握してフォローすることもできます。案件を媒介にしてチームのコミュニケーションを活性化できます。

６. 売上向上の機会を発見できる

案件管理ツールのデータを活用すると、売上アップの機会発見にもつながります。例えば、購入履歴を分析して顧客の傾向を把握することで、興味関心のある新しい商品を紹介したり、ニーズを満たすプランの紹介ができたりします。結果的に、クロスセルやアップセルの機会につながるため、売上向上を期待することができるでしょう。

案件管理ツールの選び方

1. 自社に必要な機能がそろっているか

1つ目のポイントは、自社に必要な機能が搭載されている案件管理ツールを選ぶことです。

案件管理ツールによって搭載されている機能は異なります。そのため、各ツールを比較して自社に最適な機能が搭載されているものを選択しなければなりません。
また、機能数と使い勝手は必ずしも比例しません。機能が豊富に備わっているツールは、機能が不足することはありませんが、高額だったり、使い方が複雑だったりします。あくまでも自社が使う機能が揃っており、使わない機能がたくさんないかを確認することが重要です。

２. 使いやすいか

2つ目のポイントは、使いやすいかどうかです。

案件管理ツールは、導入した後に適切に運用されるかどうかによって導入効果が変わります。例えば、導入しても社員からまったく使われない場合、費用に見合った効果は得られません。
営業担当者に使いこなしてもらうためには、さまざまな方法がありますが、使いやすい製品を選択することもひとつの方法です。クラウド型案件管理ツールの場合は、無料トライアルできるツールも多く存在するため、実際に使用する営業担当者に使い勝手を評価してもらうと、導入したものの使われない、といったリスクを軽減できます。

３. 外出先でも使えるか

3つ目のポイントは、外出先でも使えるかどうかです。

スマホに対応している、もしくはアプリも用意された案件管理ツールを選ぶことで、業務効率が大幅に改善します。例えば、営業先や移動中にデータの登録・更新を行えるため、案件情報をPCで入力するためだけに帰社する必要はありません。
また、外出先でも使える案件管理ツールは、BCP対策やテレワークの推進、業務効率化、DXなどにもつながります。そのため、スマホに対応した製品を選択するのがおすすめです。

４. セキュリティは十分か

4つ目のポイントは、セキュリティです。

案件管理ツールは、大量の顧客データを扱います。もし、セキュリティ対策が不十分な案件管理ツールを導入したら、情報漏洩などの重大なセキュリティインシデントにつながるため、企業は信用を失うことになるでしょう。そのため、セキュリティが十分に担保されている製品を選ぶのがおすすめです。
案件管理ツールのセキュリティ対策が万全かどうかを確認するためには、どのような認証証明を受けているのかをチェックします。例えば、ISO / IEC 27001などを取得している製品は、ISOの高い国際基準に準拠していることが証明されているため、安心して選択することができるでしょう。また、アクセス制限やデータの暗号化などの対策が施されているかも重視すべきポイントです。

５. カスタマイズしやすいか

5つ目のポイントは、カスタマイズ性に優れているかどうかです。

項目の削除や追加など、柔軟にカスタマイズできる案件管理ツールを選択することで、自社の案件管理フローに合わせた運用を行えます。結果的に使いやすいツールを運用することができるため、カスタマイズのしやすさも重要な選定ポイントです。

６. 手頃なコストか

6つ目のポイントは、コストです。

案件管理ツールによって初期費用やランニングコストなど、かかる費用が変化します。
はじめから高額な製品を導入する企業もいますが、そもそも案件管理は売上を伸ばすものです。それぞれの企業に見合っていない金額の案件管理ツールを選択すると、それが足枷になる可能性もあります。そのため、必ず予算以内で導入できる案件管理ツールを選択するのがおすすめです。

*1 関連用語 - 「SFA（営業支援システム）」

*2 関連用語「CRM（顧客管理システム）」