顧客ポータル

Zoho Booksの顧客ポータルは、顧客がすべての取引を表示、管理できる専用の場所です。見積書の承認や請求書の支払いなどの操作を1か所で行えるため、顧客自身でより柔軟に対応できます。

顧客ポータルを設定すると、次のことができます。

• 見積書について顧客とやり取りし、承認を得る。
• 顧客が請求書を確認した日時を確認する。
• 顧客がすべての請求書を1か所から支払えるようにする。
• 請求書を作成する前に、工数を承認用に送信する。
• 顧客からビジネスに関するレビューを受け取る。
• コメントを通じて顧客とリアルタイムにやり取り、相談する。

顧客に対する顧客ポータルの有効化

顧客ポータルは、組織で初期設定により利用できます。ポータルにアクセスするためのURLは、［設定］で表示または変更できます。顧客が顧客ポータルにアクセスできるようにするには、Zoho Booksで連絡先担当者ごとにポータルを個別に設定する必要があります。

顧客のポータルアクセスを設定するには：

• ［売上］に移動し、［顧客］を選択します。
• アクセスを付与する顧客を選択します。

顧客へのポータルアクセスは、次の3つの方法で有効にできます。

1. 顧客の詳細ページの右上にある［詳細］をクリックし、ドロップダウンから［顧客ポータルを設定］を選択します。
または

2. ［その他の詳細］セクションの［ポータルのステータス］にカーソルを合わせ、［歯車］アイコンをクリックします。
または

3. 顧客名の下にある［ポータルに招待］をクリックします。

• ポップアップで、ポータルアクセスを付与する顧客または連絡先担当者を選択します。
• ［保存］をクリックすると、Zoho Booksから顧客にポータルへの招待メールが送信されます。このメールの内容は、必要に応じてカスタマイズできます。

顧客ポータルへの登録

ポータルにアクセスするには、顧客が次の操作を行う必要があります。

• 送信された招待メールを開きます。
• ［招待を承諾］をクリックします。ポータルの登録ページに移動します。
• パスワードを入力し、［更新］をクリックします。

顧客はポータルのホームページに移動し、そこから見積書の承認または却下、請求書の支払い、ドキュメントのアップロードなどを行えます。

顧客ポータルの機能

顧客向けに作成した取引は、顧客ポータルに表示されます。顧客が各モジュールで実行できるさまざまな操作を見てみましょう。

ホーム

ホームまたはダッシュボードは、顧客が顧客ポータルにログインしたときに最初に表示される画面です。自社と顧客との間で発生した取引の概要が表示されます。顧客はダッシュボードで次の詳細を確認できます。

• 未払い請求書：顧客が未払いの請求書について自社に支払う必要がある合計金額です。顧客は［今すぐ支払う］をクリックして、この全額を支払えます。
• 利用可能なクレジット：自社が顧客に対して支払う必要がある合計金額です。これには、その顧客に対して作成した返金やクレジットノートが含まれます。
• 未払いの前受金請求書：顧客が前受金請求書について自社に支払う必要がある合計金額です。
• 利用可能な前受金：返金または請求書への充当に使用できる前受金の合計金額です。
• 最終支払い：顧客が最近行った支払いの金額と日付です。
• 見積書：顧客が承認する必要がある見積書の件数です。クリックすると、未処理の見積書がすべて表示されます。
• 工数表：顧客が承認する必要がある工数表の件数です。クリックすると、保留中の承認がすべて表示されます。

上記の詳細に加えて、ホームページには顧客のアカウント情報、連絡先担当者、自社組織の連絡先情報も表示されます。

見積書の承認

販売する商品やサービスの価格について、顧客に見積書を送信して交渉できます。顧客ポータルでは、顧客は［見積書］セクションで、自社から受け取った見積書の一覧を表示できます。見積書をクリックすると、その詳細を確認できます。また、一覧の上にあるドロップダウンメニューをクリックすると、特定の種類の見積書に絞り込んで表示できます。

価格と条件に問題がなければ、顧客は見積書を承認できます。手順は次のとおりです。

• 左サイドバーの［見積書］をクリックします。
• 承認が必要な見積書を選択します。
• ［承認］ボタンをクリックします。

顧客が内容に同意できず、よりよい提案を希望する場合は、［却下］ボタンをクリックして見積書を却下できます。コメントを通じて自社と交渉することもできます。その後、自社のZoho Books組織からコメントに返信し（コメントをポータルに表示するには、［ポータルに表示］設定を有効にします）、却下された見積書を編集してより良い提案にし、再度承認を依頼できます。

請求書の支払い

顧客は、顧客ポータルの［請求書］セクションで、すべての請求書と前受金請求書の一覧を表示できます。請求書をクリックすると、その詳細を確認できます。請求書が未払いの場合は、［今すぐ支払う］をクリックしてすぐに支払うことができます。顧客は、一覧の上にあるドロップダウンをクリックして、特定の種類の請求書に絞り込んで表示したり、請求書を並べ替えたりできます。

顧客が請求書の［今すぐ支払う］をクリックすると、支払いページが開きます。その請求書で一部支払いを有効にしている場合（請求書の作成画面で設定）、顧客は今回支払う金額を入力できます。有効にしていない場合は、請求書の全額を支払う必要があります。

顧客は希望する支払い方法を選択して支払いを行えます（利用できる支払い方法は、設定済みの決済ゲートウェイによって異なります）。顧客向けに請求書を作成する際に、さまざまな決済ゲートウェイのオプションを提供できます。

カード決済

クレジットカード／デビットカードで支払いを行う場合、顧客はカード番号、CVV、有効期限、請求先住所、国を入力して支払いを行えます。カードを保存し、今後の請求書の支払い時に使用することもできます。

ACH決済

顧客がACH決済を行えるようにするには、顧客の作成画面の［その他の詳細］セクションで、［この顧客が銀行口座経由で支払うことを許可］設定を有効にする必要があります。顧客は［今後の取引にこの口座を使用する］設定を選択して、今後の取引のために銀行口座の詳細を保存できます。

支払いの確認

顧客ポータルの［支払い］セクションでは、顧客が自社のビジネスに対して行ったすべての支払いを確認できます。これには、オンライン決済と、Zoho Booksで顧客向けに記録したオフラインの支払いの両方が含まれます。顧客は一覧を絞り込んで請求書の支払いのみを表示したり、日付または金額で支払いを並べ替えたりできます。

特定の支払いをクリックすると、支払い領収書を表示し、その支払いが行われた請求書または前受金請求書の詳細も確認できます。顧客は［PDFのダウンロード］または［印刷］ボタンをクリックして、領収書のコピーを保存できます。

受注書の表示

販売する商品の内容や価格を顧客に確認してもらうために受注書を作成している場合、顧客はポータルの［受注書］でそれを表示できます。特定の受注書の詳細を確認するには、受注書番号をクリックします。顧客は注文の詳細に加えて、処理済みの受注書に関連付けられている請求書の詳細も確認できます。

工数表の管理

プロジェクト

顧客は、顧客ポータルの［プロジェクト］セクションで、自分の有効なプロジェクトの一覧を表示できます。

特定のプロジェクトの詳細を確認するには、プロジェクト名をクリックします。選択したプロジェクトについて、次の詳細を確認できます。

• ［タスク］：このプロジェクトに対して作成したすべての請求対象タスクが、対応する記録時間、請求済み時間、未請求時間とともに一覧表示されます。
• ［工数］：このプロジェクトに対して記録したすべての請求対象の工数表の入力内容が、記録時間と請求ステータスとともに一覧表示されます。
• ［コメント］：顧客はこのスペースを使用して、このプロジェクトについて自社とやり取りできます。ここに追加されたコメントは、Zoho Books組織内のプロジェクトの［コメント］セクションに表示されます。

工数表

プロジェクトに費やした正確な時間を顧客に知らせるため（正確に請求できるようにするため）、工数表を顧客に承認してもらうことができます。そのためには、Zoho Booksで顧客承認を作成する必要があります。

顧客は、顧客ポータルの［工数表］セクションで、自社から送信されたすべての工数表の承認依頼を表示できます。承認ステータスに基づいて承認依頼を絞り込んで表示することもできます。

顧客は特定の承認依頼をクリックして詳細を表示できます。工数に問題がなければ、［承認］ボタンをクリックして送信された承認依頼を承認できます。問題がある場合は、［却下］して理由を入力できます。コメントを通じて自社とやり取りすることもできます。

取引明細書の作成

取引明細書は、特定の期間に自社と顧客との間で発生したすべての取引を一覧表示するドキュメントです。この明細書により、顧客はその期間に発生した売上について自社に支払うべき合計金額を確認できます。

顧客は顧客ポータルでこの明細書を作成し、未払い残高を確認できます。手順は次のとおりです。

• 顧客ポータルの［明細書］セクションに移動します。
• 左上の［日付範囲］を選択します。
• ［実行］をクリックして明細書を作成します。
• ［PDFのダウンロード］または［印刷］ボタンをクリックして、明細書のコピーを保存します。

ドキュメントの共有

顧客ポータルの見積書、請求書、受注書は、印刷、PDFとしてダウンロード、顧客の他の連絡先への転送が可能です。

通知の受信

顧客ポータルを使用すると、顧客が自社の取引を表示したかどうかを簡単に確認できます。顧客がポータルで見積書または請求書を表示すると、Zoho Books組織内の該当する見積書または請求書に「表示済み」アイコンが表示され、通知されます。

顧客が次の操作を行うと、Zoho Booksのメインのメールアドレスに通知メールが送信されます。

• 見積書を承認または却下した場合。
• 見積書、請求書、または工数表にコメントを追加した場合。
• 請求書の支払いを行った場合。
• 詳細情報を更新した場合。

顧客情報

• アカウント詳細の更新
• カード詳細の編集
• パスワードの変更

アカウント詳細の更新

顧客の個人情報や会社情報が変更された場合、顧客ポータルで更新できます。手順は次のとおりです。

• 顧客ポータルのホームページに移動します。
• 自分の詳細まで下にスクロールし、［さらに表示］をクリックします。

• 更新するセクションの横にある［編集］アイコンをクリックし、詳細を入力して［保存］をクリックします。

カード詳細の編集

次の場合、顧客は顧客ポータルでカード詳細を表示できます。

• Zoho Booksで顧客のカード詳細を追加している場合。
• 顧客に支払い情報を依頼し、顧客がカード詳細を追加している場合。
• 顧客がポータルで以前に支払いを行った際に、カード詳細を保存している場合。

顧客はいつでもカード詳細を編集できます。手順は次のとおりです。

• 顧客ポータルのホームページに移動します。
• カード詳細セクションまで下にスクロールし、詳細を変更するカードの横にある［編集］をクリックします。
• 詳細を入力し、［保存］をクリックします。

パスワードの変更

取引を保護するため、顧客は顧客ポータルのパスワードを定期的に変更できます。手順は次のとおりです。

• 左サイドバーで名前の横にあるドロップダウンをクリックし、［パスワードの変更］を選択します。
• ［現在のパスワード］を入力し、パスワード要件を満たす［新しいパスワード］を入力します。
• ［パスワードの確認］項目にパスワードを再入力し、［確認］をクリックします。

その他の操作

• メールの送信
• レビューの投稿
• ログアウト

メールの送信

顧客は、Zoho Booksに登録されているメールアドレス宛てにメールを送信することで、ポータルから直接連絡できます。手順は次のとおりです。

• 顧客ポータルのホームページに移動します。
• ページの下部に、ビジネスの詳細が表示されます。
• ［メールの送信］ボタンをクリックし、件名とメッセージを入力します。
• ［送信］をクリックします。

レビューの投稿

顧客にレビューの投稿を依頼することで、ビジネスに対する顧客の満足度を把握できます。肯定的なレビューはマーケティングや宣伝に活用でき、建設的な批判から改善点を見つけることもできます。顧客がレビューを投稿する手順は次のとおりです。

• 顧客ポータルのホームページに移動します。
• ページの下部に、ビジネスの詳細が表示されます。
• ［レビュー］ボタンをクリックします。
• メッセージを入力し、［レビューを送信］をクリックします。

ログアウト

顧客ポータルからログアウトするには、顧客は左サイドバーの［ログアウト］をクリックします。

顧客の顧客ポータルの無効化

特定の顧客との取引を停止した場合、Zoho Booksからその顧客の顧客ポータルへのアクセスを無効にできます。手順は次のとおりです。

• ［売上］→［顧客］に移動します。
• アクセスを無効にする顧客を選択します。
• • その他の詳細セクションで、ポータルステータスの横にある［歯車］アイコンをクリックします。
• ポータルアクセスの設定ページで、ポータルアクセスを無効にする顧客の選択を解除し、［保存］をクリックします。

トラブルシューティング

顧客が顧客ポータルから支払いを行う際に、次のエラーが発生する場合があります。