工数の記録の顧客による承認

顧客による承認の機能により、記録された工数の記録を検証し、顧客からの承認を得ることができます。このプロセスにより、顧客のために作業した時間が顧客に認識されます。承認された工数の記録は、後で顧客に対して請求書を発行できます。

目次

• 顧客による承認を理解する
• 顧客による承認の有効化
• 顧客による承認の作成

顧客による承認を理解する

実際のシナリオを通じて、顧客による承認の概念を理解してみましょう。

顧客による承認の有効化

• Zoho Booksアカウントにサインインしてください。
• ページの右上隅にある［設定］に移動してください。
• ［各種設定］の下の［工数表］を選択してください。
• ［顧客による工数の承認を有効にする］のチェックボックスをオンにしてください。

顧客ポータルでプロジェクトと工数表をまだ有効にしていない場合、ポップアップが表示され、有効にするように求められます。

• ［顧客ポータルでプロジェクトと工数表を有効にする］のチェックボックスをオンにし、［保存して有効にする］をクリックして、顧客が顧客ポータルから顧客による承認を表示できるようにしてください。

顧客による承認の作成

顧客による承認を有効にした後、［工数の記録］に移動し、［顧客による承認］を選択することで表示できます。

顧客による承認は、有効にしたプロジェクトのみで利用できます。

プロジェクトの顧客による承認を有効にするには：

• 新しいプロジェクトを作成するか、既存のプロジェクトを編集する際に、［顧客によるこのプロジェクトの工数の承認を有効にする］ボックスにチェックを入れます。

顧客による承認を作成する方法は2つあります。

1 顧客による承認モジュールからの作成

• 左側のサイドバーで［工数の記録］モジュールに移動してください。
• ［顧客による承認］を選択してください。
• ページの右上にある［+ 顧客による新しい承認］をクリックしてください。

2. 工数の記録モジュールからの作成

• 左側のサイドバーで［工数の記録］モジュールに移動してください。
• ［工数表］を選択してください。
• 承認が必要な工数記録を選択してください。
• ページ上部の［顧客による承認用に送信］ボタンをクリックしてください。

上記のいずれかの方法を選択したら、以下の詳細を入力する必要があります。

• ［顧客名］のドロップダウンから顧客を選択してください。
• 承認名項目に承認者の名前を入力してください。
• プロジェクトのドロップダウンから工数ーを含めたいプロジェクトを選択してください。
• 顧客による承認の詳細（ある場合）を詳細欄に追加してください。
• 特定の日付までに顧客に工数を承認してもらいたい場合は、期限日項目で期限日を選択してください。
• 工数表の下に、顧客に送信する工数を選択してください。
• ［保存して送信］をクリックして承認を保存して提出してください。次に、ポップアップ内の［承認用に送信する］をクリックしてください。
• 後で保存して送信する場合は、［保存］をクリックしてください。

顧客による承認の操作

［顧客による承認］タブには、提出、承認、または拒否することができるすべての顧客による承認が一覧表示されます。

目次

• 顧客による承認の承認
• 顧客による承認の却下

顧客による承認の承認

顧客による承認を承認する方法は3つあります。

1. 顧客ポータルからの承認

• 顧客は、顧客ポータルの［工数表］タブから顧客による承認を表示できます
• ここから、右上の［承認］ボタンをクリックして工数を承認できます。

工数が承認されると、Zoho Books内に通知が届きます。

2. ［工数表］モジュールからの承認

• 左側のサイドバーの［工数の記録］タブから［工数表］モジュールに移動してください。
• 承認が必要な工数記録を選択してください。
• 承認するには、上部の［承認済みに設定］ボタンをクリックしてください。

3. ［顧客による承認］モジュールからの承認

• 左側のサイドバーの［工数の記録］タブから［顧客による承認］モジュールに移動してください。
• 承認したい工数を選択し、［詳細を表示する］ドロップダウンをクリックしてください。
• ［承認済みに設定］を選択してください。

• 次のポップアップで［はい］をクリックして工数を承認してください。

顧客による承認の却下

顧客による承認は、同様に3つの方法で却下できます。

1. 顧客ポータルからの却下

• 顧客は、顧客ポータルの［工数表］タブから顧客による承認を表示できます
• ここから、右上の［却下］ボタンをクリックして工数記録を却下できます。

• その後、顧客には承認を却下する理由を入力するように求められます。

顧客が工数を却下すると、その理由とともに却下された工数記録についてZoho Books内に通知が届きます。

• 却下の理由は、顧客による承認ページの［コメントと履歴］セクションで確認できます。また、そこからコメントの追加や削除も行えます。

2. ［工数表］モジュールからの却下

顧客は、請求書を顧客ポータルから却下する代わりに、承認しないことを直接伝える場合があります。そのような場合、手動で却下として設定することができます。手順は以下のとおりです。

• 左側のサイドバーの［工数の記録］タブから［工数表］モジュールに移動してください。
• 却下として設定する必要のある工数を選択してください。
• ［詳細を表示する］ドロップダウンをクリックし、［却下済みに設定］を選択してください。

3. ［顧客による承認］モジュールからの却下

• 左側のサイドバーの［工数の記録］タブから［顧客による承認］モジュールに移動してください。
• 却下として設定する必要のある工数記録を選択してください。
• ［詳細を表示する］ドロップダウンをクリックし、［却下済みに設定］を選択してください。

顧客による承認のその他の操作

顧客による承認で実行できるいくつかの操作を見てみましょう。

目次

• 顧客による承認の編集、印刷、ダウンロード、削除
• 顧客による承認のフィルター
• 顧客による承認の無効化

顧客による承認の編集、印刷、ダウンロード、削除

以下は、顧客による承認に対して実行できる操作のリストです。

• 印刷 - 顧客による承認を印刷するには、印刷アイコンをクリックしてください。
• PDF - 顧客による承認をPDFとしてダウンロードするには、PDFアイコンをクリックしてください。
• 編集 - 顧客による承認を編集するには、右上隅の編集アイコンをクリックしてください。
• 削除 - 顧客による承認を完全に削除するには、［詳細を表示する］ドロップダウンをクリックし、［削除］を選択してください。

顧客による承認のフィルター

顧客による承認をフィルタリングして一覧表示するためのフィルターセットが用意されています。

顧客による承認は、そのステータスと顧客名に基づいて一覧表示できます。ステータスは［ステータス］ドロップダウンから選択し、顧客名は［顧客を選択］ドロップダウンから選択してください。以下は、Zoho Booksで顧客による承認のために利用可能なステータスフィルターの一覧です。

• すべて
• 承認済み
• 差し戻し
• 送信保留中
• 承認待ち
• 承認期限切れ

これらのフィルターは、顧客も顧客ポータルから使用できます。