取引データの照合と分類
銀行口座で銀行明細の取り込みを有効にしている場合、または銀行明細をZoho Booksにインポートしている場合は、Zoho Booksに追加された銀行取引を照合または分類できます。これらの銀行取引を照合または分類することで、Zoho Booksの組織内で作成された取引と一致していることを確認できます。これにより、銀行明細の照合を簡単に行えます。
取引の照合
取引の照合とは、銀行明細をZoho Booksの組織で作成された取引と照合する処理です。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーの［銀行］モジュールに移動します。
- 銀行口座を選択します。
- 表示されたページで、［未分類の取引］タブに移動します。
- 必要に応じて、最新の銀行明細の未分類の取引のみを絞り込むには、［表示基準］をクリックします。
ヒント：未分類の取引がZoho Booksアカウント内の取引と照合する条件を満たしている場合、その横に一致候補ありタグが表示されます。
- 取引の詳細を確認した後、銀行明細と取引を照合するには、［照合］をクリックします。
- 一致候補ありタグが付いていない未分類の取引の場合：
- 取引をクリックすると、表示されるペインに、その取引に最も一致する可能性の高い候補の一覧が表示されます。
- 一致候補の横にある［選択］をクリックします。複数の取引を選択することもできます。
- 選択した取引の金額が未分類の銀行取引の金額と一致したら、［照合］をクリックします。
ヒント：一致候補に多数の取引が表示される場合は、複数のページに分かれます。1ページあたりの取引数を設定できます。
未分類の取引が照合され、照合済みの取引を照合済みの取引セクションで確認できます。手順は次のとおりです。
- ［すべての取引］の横にあるドロップダウンをクリックし、［照合済み］を選択します。
ここに、照合済みのすべての取引が表示されます。
照合時の調整の追加
シナリオ：決済サービスを通じて支払いを行う場合、支払金額の一定割合が取引手数料として請求されます。このような支払いを受取請求書と照合しようとすると、金額が一致しません。このような場合は、取引手数料を新しい取引として記録できます。
取引の照合中に新しい取引を追加するには、次の手順を実行します。
新しい取引を追加する対象の取引の横にある［選択］をクリックします。
ペイン下部の［+ 新しい取引の作成］をクリックします。
- 表示されたペインで、次の詳細を入力します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| ［適用先］ | 調整を適用する取引の種類（入金または出金）を選択します。 |
| ［日付］ | この取引または調整が行われた日付を選択します。 |
| ［勘定科目］ | 金額の入金先または出金元の勘定科目を選択します。 |
| ［金額］ | 調整として追加する金額を入力します。金額の下に残高が表示されます。 |
| ［参照番号］ | 領収書（経費または入金）の参照番号です。 |
- ［保存］をクリックします。
新しい取引は選択した取引と一緒に表示され、未分類の取引と照合できます。新しい取引を削除するには、［取引の削除］をクリックします。
一致候補の一覧から取引を特定できない場合は、フィルターを適用して特定の取引を検索できます。手順は次のとおりです。
- 一致候補の横にある［フィルター］アイコンをクリックします。
- 表示された画面で、次の詳細を入力します。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| ［金額範囲］ | 探している取引の金額範囲を入力します。 |
| ［日付範囲］ | 取引が行われた日付範囲を指定します。 |
| ［仕入先／顧客］ | 取引が作成された対象の仕入先または顧客を選択します。 |
| ［種類］ | ドロップダウンリストから取引の種類を選択します。 |
| ［参照番号］ | 領収書（受取請求書、請求書など）の参照番号です。 |
- ［検索］をクリックします。
- フィルターで設定した条件を満たす取引が、一致候補セクションに表示されます。未分類の取引と照合するには、取引の横にある［選択］をクリックします。
ヒント。
- 選択した未分類の取引が入金の場合、入金を照合する際に絞り込み結果に出金も含めるには、フィルターで［出金を含める］オプションを選択します。
- 選択した未分類の取引が出金の場合、出金を照合する際に絞り込み結果に入金も含めるには、フィルターで［入金を含める］オプションを選択します。
入金と出金の照合
Zoho Booksでは、入金と出金を照合できます。次のシナリオを考えてみましょう。
シナリオ：PatriciaはJohnに商品を販売し、その見返りとしてJohnからサービスを受けます。PatriciaはJohnに販売した商品の請求書を作成し、Johnから受けたサービスの受取請求書を作成します。Patriciaが受け取る支払いは入金であり、Patriciaが行う支払いは出金です。たとえば、PatriciaがJohnに8,000の商品を販売し、その金額の請求書を送信したとします。同時に、PatriciaはJohnから3,000のサービスを受け、3,000の受取請求書があります。Johnは8,000の請求書に対してPatriciaに5,000を支払い、これが入金になります。これでPatriciaは、この取引を出金である3,000の受取請求書と照合できます。
入金と出金を照合するには、次の手順を実行します。
- 入金である未分類の取引を選択します。
- 表示されたペインで、一致候補の横にある［フィルター］アイコンをクリックします。
- 表示された画面で必要な詳細を入力し、［出金を含める］オプションを選択します。
- ［検索］をクリックします。
フィルター一覧に、すべての取引と出金が表示されます。
- 取引と照合する出金の横にある［選択］をクリックします。
- 選択した取引の金額が未分類の取引の金額と一致したら、［照合］をクリックします。
出金と入金の照合
同様に、出金と入金を照合できます。この機能は、次のようなシナリオで役立ちます。
シナリオ：CharlesはDamro Furnituresの見込み顧客です。Charlesは8,000の受取請求書を作成し、Damro Furnituresからオフィス家具を購入します。この購入に対して、Damro FurnituresはCharlesに500のキャッシュバックを提供します。Charlesはこのキャッシュバックを、入金であるその他の収益として記録します。銀行の明細行には、金額7,500の未分類の出金取引が表示されます。Charlesは、この出金を、入金である500の収益および8,000の受取請求書と照合できます。
出金と入金を照合するには、次の手順を実行します。
- 出金である未分類の取引を選択します。
- 表示されたペインで、一致候補の横にある［フィルター］アイコンをクリックします。
- 表示された画面で必要な詳細を入力し、［入金を含める］オプションを選択します。
- ［検索］をクリックします。
フィルター一覧に、すべての取引と入金が表示されます。
- 取引と照合する入金の横にある［選択］をクリックします。
- 選択した取引の金額が未分類の取引の金額と一致したら、［照合］をクリックします。
取引データの手動分類
未分類の取引にZoho Booksの組織内で一致する取引がない場合、または一覧に表示されている取引を選択したくない場合は、取引をすぐに作成して明細行に関連付けることができます。手順は次のとおりです。
- 左サイドバーの［銀行］モジュールに移動します。
- ダッシュボードを表示する銀行口座をクリックします。
- 表示されたページで、［未分類の取引］タブに移動します。
- 横に認識済みタグが付いている未分類の取引については、その横にある［分類］をクリックします。
- 表示されたペインでは、取引ルールに基づいて詳細が自動入力されます。詳細を確認し、［保存］をクリックします。
横に認識済みタグが付いていない未分類の取引については、その横にある［分類］をクリックします。
表示されたペインで必要な詳細を入力し、［保存］をクリックします。
取引が分類され、分類済みの取引セクションで確認できます。手順は次のとおりです。
- ［すべての取引］の横にあるドロップダウンをクリックし、［分類済み］を選択します。
ここで、分類済みのすべての取引を確認できます。
照合済み／分類済み明細の照合解除
明細行との取引の照合を解除するには、次の手順を実行します。
- ［すべての取引］タブに移動します。
- 取引を選択し、［照合解除］ボタンをクリックします。
明細行は未分類の状態に戻り、取引は手動追加の状態に戻ります。
取引の分類を解除するには、次の手順を実行します。
- ［すべての取引］タブに移動します。
- 取引を選択し、［分類解除］ボタンをクリックします。
明細行には未分類ラベルが再度表示され、取引はZoho Booksから削除されます。
複数の銀行明細の照合
複数の銀行明細を、1件以上のZoho Books取引と一度に照合できます。手順は次のとおりです。
- ［銀行］に移動し、未分類の取引がある銀行口座を選択します。
- 銀行明細とZoho Books取引の複数照合を有効にするには、［複数選択して照合］切り替えをクリックします。
- 照合する取引の横にある［選択］をクリックします。
- 統合された明細一覧がバナーに表示されます。このバナーでは、次の操作を実行できます。
- ［すべて表示／すべて非表示］をクリックして、すべての明細を表示または非表示にします。
- 取引の横にある［削除］アイコンをクリックして、各取引の選択を解除します。
- ［選択をクリア］をクリックして、選択したすべての取引の選択を解除します。
- 照合する明細を選択したら、［照合する取引を再取得するにはこちらをクリック］オプションをクリックします。最も一致する可能性の高い候補の一覧が表示されます。
- 照合するZoho Books取引の横にある［選択］をクリックして、取引を選択します。
- ［照合］をクリックします。
メモ：銀行明細の金額がZoho Books取引の金額と一致しない場合は、差額の新しい取引を作成して照合できます。
これらの銀行取引を手動で分類することもできます。手順は次のとおりです。
- 分類する銀行取引を選択します。
- ［手動で分類］タブに移動します。
- 必要な詳細を入力し、［照合］をクリックします。
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