Artikel Teratas
Bagaimana cara membuat email bisnis gratis
Komunikasi Email Bisnis
Setiap bisnis menggunakan beragam sarana komunikasi, termasuk email. Berdasarkan jenis komunikasi dan pesan yang perlu disampaikan, bisnis dapat memilih sarana komunikasi yang paling sesuai. Meskipun tersedia berbagai mode komunikasi, email tetap menjadi pilihan yang paling tepercaya dan andal.
Dalam dunia komunikasi bisnis, email bersifat tak terhindarkan, tepercaya, dan legal. Sebaiknya Anda mengirimkan komunikasi bisnis yang bersifat penting hanya melalui email. Dengan mode ini, Anda memiliki bukti komunikasi yang valid sekaligus menjamin keamanan dan privasi informasi penting yang dikirimkan.
Sebagian komunikasi email bisnis bersifat one-to-many dan sisanya bersifat one-on-one. Apa pun sifat komunikasinya, email tersebut wajib dikirimkan dari alamat email profesional dengan domain bisnis Anda, bukan domain email yang umum di pasaran. Alamat email profesional dengan domain bisnis Anda menjamin kredibilitas pesan, membangun kepercayaan pelanggan, dan membantu pelanggan lebih mengenali bisnis Anda.
Pengetahuan Dasar Email Bisnis
Apa itu domain?
Jika ingin memperluas eksistensi bisnis di dunia maya, maka langkah pertama yang wajib diambil adalah membuat domain bisnis. Nama domain biasanya dibuat dengan menggabungkan nama bisnis/organisasi Anda dengan akhiran internet standar yang disebut TLD (.com, .net, .info, dan lainnya). Nama domain dapat berupa yourdomain.com atau yourcompany.info. Secara garis besar, domain tidak bisa berfungsi sendiri. Saat Anda mendaftarkan domain, registrar domain menyediakan DNS Manager yang menyimpan detail penting seperti Alamat IP website Anda, MX record untuk mengirimkan email Anda, dan lain sebagainya.
Jika belum memiliki domain sendiri, Anda dapat membeli domain baru dari Zoho dan kemudian membuat email bisnis.
Apa itu situs web?
Situs web adalah sekumpulan halaman internet yang menyediakan informasi atau detail tentang bisnis Anda. Anda akan menggunakan DNS manajer Anda untuk memetakan alamat IP penyedia Webhosting Anda ke domain Anda. Pemetaan ini penting untuk memastikan jika seseorang mengetikkan www.yourdomain.com dalam browser, mereka akan sampai di halaman website bisnis Anda dan memiliki akses ke informasi yang dibutuhkan.
Apa itu alamat email bisnis?
Alamat email bisnis adalah alamat yang menggunakan nama domain perusahaan Anda, seperti patricia@yourcompany.com. Karena domain email bisnis menampilkan nama bisnis Anda, pelanggan akan dapat mengenalinya dengan mudah. Oleh sebab itu, alamat email seperti ini memantapkan identitas bisnis dan meningkatkan kredibilitas dengan pelanggan Anda.
Untuk membuat email dengan domain bisnis, Anda akan menggunakan DNS Manager guna memetakan domain ke penyedia email, dengan memperbarui MX yang direkomendasikan oleh penyedia email.
Mengapa alamat email bisnis penting bagi Anda?
Meskipun alasan utamanya adalah untuk mempermudah pelanggan mengenali bisnis, ada segudang manfaat lain yang tak kalah penting. Alamat email bisnis membantu Anda:
Mengukuhkan profesionalisme Anda
Alamat email yang sesuai dengan brand Anda menunjukkan keseriusan dan profesionalisme bisnis. Dengan ini, pelanggan juga akan lebih menyegani brand. Besar kemungkinan pelanggan akan memilih dan mempercayai email yang dikirimkan dari alamat email dengan domain yang sesuai dengan brand, bukan email dengan domain generik.
Tunjukkan kesungguhan dan menangkan kepercayaan pelanggan
Saat Anda atau karyawan mengirimkan email dari alamat email berdomain khusus, pelanggan akan yakin bahwa email tersebut berasal dari sumber yang sah. Mereka akan mengidentifikasi Anda bahkan sebelum membuka konten. Hal ini membantu membangun kepercayaan pelanggan dan meyakinkan mereka untuk membalas email atau menghubungi tim dukungan Anda.
Mempromosikan merek Anda
Dengan nama perusahaan di alamat email, Anda mempromosikan merek Anda di setiap email yang Anda kirim. Dengan ini, bisnis Anda tidak mudah terlupakan.
Menjadi konsisten
Alamat email individu dan grup yang dibuat dengan domain Anda memastikan bahwa setiap email yang dikirimkan memiliki format standar dan menjamin konsistensi.
Mencegah terdeteksi sebagai spam
Jika pelanggan mengenali brand Anda, kecil kemungkinan email yang Anda kirimkan akan ditandai sebagai spam. Sebaliknya, jika Anda menggunakan email dengan domain generik, besar kemungkinan email tersebut akan ditandai sebagai spam.
Praktik terbaik saat membuat alamat email bisnis
Ada beberapa hal yang harus diingat ketika Anda membuat email bisnis. Beberapa hal tersebut adalah
Temukan nama domain yang bisa segera terkait dengan bisnis Anda dan mudah diidentifikasi oleh pelanggan.
Penting bagi Anda untuk memiliki format alamat email standar di seluruh organisasi Anda. Misalnya, Anda bisa membuat alamat email profesional dalam format first-name.last-name@yourcompany.com sebagai standar untuk semua karyawan.
Buat alamat email grup seperti support@yourcompany.com berdasarkan nama departemen sehingga semua email departemen dapat dikelola dari satu tempat.&
Pastikan alamat email bisnis Anda terlindungi dari phishing dan spam dengan mengautentikasi domain menggunakan konfigurasi SPF dan DKIM.
Bagaimana cara memilih penyedia layanan email terbaik?
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat Anda memilih penyedia layanan email. Beberapa faktor terpenting meliputi:
Mudah disiapkan
Aspek pertama yang dicari dalam penyedia email adalah apakah langkah-langkah yang disediakan untuk menyiapkan domain Anda dengan mereka sederhana dan tidak rumit. Meskipun prosesnya tetap sederhana, pastikan penyedia layanan Anda tidak melewati langkah-langkah autentikasi yang diperlukan.
Migrasi yang efisien
Pastikan penyedia layanan yang Anda pilih memungkinkan Anda melakukan migrasi dengan efisien pada semua email, kontak, dan data Anda lainnya dari penyedia sebelumnya. Migrasi merupakan harga mati karena keamanan data adalah segalanya.
Aman dan pribadi
Pilih layanan yang menjamin keamanan dan privasi data Anda. Harus ada beberapa lapisan autentikasi untuk akun dan enkripsi menyeluruh untuk pesan Anda. Informasi pribadi yang telah Anda bagikan dengan layanan juga harus dirahasiakan—kepatuhan terhadap privasi harus menjadi prioritas tertinggi.
Domain kustom yang cocok dengan bisnis Anda
Domain email Anda harus relevan dengan bisnis Anda, jadi pastikan bahwa layanan email yang Anda pilih memungkinkan Anda menyediakan domain preferensi Anda dan memungkinkan Anda menggunakannya jika tersedia. Alamat email dengan domain khusus membantu pelanggan mengenali brand Anda dengan mudah dan membangun kepercayaan.
Panel kontrol andal
Pilih penyedia layanan dengan panel kontrol yang andal, sehingga Anda dapat mengontrol semua pengaturan terkait domain, mengelola alamat pengguna dan grup, mengatur pembatasan dan kebijakan spam, dan lainnya. Penyedia layanan juga harus memastikan persentase waktu kerja yang baik bagi Anda.
Kolaborasi dan alat bisnis lainnya
Akan lebih baik jika penyedia layanan memiliki sarana untuk kolaborasi tim internal dan alat bawaan seperti kalender, catatan, manajemen kontak, dll.
Alasan membuat email bisnis dengan Zoho
Zoho Mail adalah platform aman, pribadi, dan bebas iklan untuk menghosting email dengan domain kustom Anda dan memberi Anda yang terbaik dari semua faktor yang disebutkan di atas. Zoho Mail memiliki paket yang dapat dikustomisasi, dan bahkan menawarkan paket gratis untuk perusahaan kecil.
Fitur-fitur dalam paket gratis Zoho Mail adalah sebagai berikut:
5 akun pengguna
Penyimpanan 5 GB/pengguna
Lampiran email hingga 25 MB
Hosting email untuk satu domain
Autentikasi dua faktor
Pilih paket sesuai kebutuhan Anda dan buat email bisnis. Anda juga dapat melihat panduan penerapan kami untuk mendapatkan gambaran umum mengenai langkah-langkah yang diperlukan.
Membuat alamat email bisnis dengan Zoho Mail
Jika Anda sudah memiliki domain Anda sendiri:
Setelah memilih paket Anda, Anda akan diminta untuk mengatur akun. Pilih Sign up with a domain I already own (Daftar dengan domain saya).
Masukkan domain Anda, lalu klik Add (Tambah).
Masukkan detail pendaftaran yang dibutuhkan. Klik Proceed (Lanjutkan).
Periksa apakah semua detail Anda dimasukkan dengan benar, klik Sign Up (Daftar), lalu isi informasi Anda di formulir pendaftaran.
Setelah menambahkan domain, Anda harus memverifikasi domain Anda. Anda kemudian dapat menambahkan pengguna dan membuat akun email untuk mereka. Setelah itu, atur MX record agar semua email Anda dikirimkan ke akun Zoho Mail Anda. Jika Anda bermigrasi dari penyedia lain, pindahkan email Anda ke Zoho Mail melalui protokol POP atau IMAP. Terakhir, selesaikan konfigurasi SPF dan DKIM. Baca selengkapnya tentang pengaturan ini.
Jika Anda sudah memiliki akun di Zoho, buka Zoho Mail dan klik Aktifkan Hosting Email dari bagian atas halaman Anda dan ikuti langkah-langkah di atas untuk menyiapkan domain Anda.
Jika Anda ingin membeli domain baru:
Jika Anda tidak memiliki domain Anda sendiri, Anda bisa membelinya saat mendaftar. Pilih "Buy a new domain for my business" dan masukkan nama domain yang diinginkan, lalu periksa ketersediaannya. Jika domain tersedia, segera daftar ke Zoho dan beli domain. Saat Anda mendaftarkan domain dengan Zoho Mail, pengaturan DNS Anda akan dikonfigurasi sejak awal untuk pengiriman email. Baca selengkapnya tentang membeli domain baru.