Mengapa Anda perlu ZohoDesk
Kotak masuk yang simpel pun ada kekurangannya. Ketika email pelanggan menumpuk, Anda bisa jadi kewalahan menentukan email mana yang harus segera ditangani. Progres tindak lanjut atau interaksi lama dengan pelanggan dari saluran yang berbeda pun sulit dilacak. Itulah sebabnya Anda perlu Zoho Desk—sistem pembuatan tiket email terpopuler di industri. Zoho Desk bukan hanya solusi paling simpel dan ekonomis, tetapi juga dapat menyederhakan pekerjaan Anda.
Tonton VideoApa yang dimaksud dengan sistem pembuatan tiket email?
Sistem pembuatan tiket email membantu Anda mengonversi email pelanggan menjadi tiket, serta mengumpulkan dan menyimpannya di satu tempat sehingga tidak ada keluhan pelanggan yang terlewatkan. Anda pun dapat menggunakan sistem ini untuk mengotomatiskan tugas, menyiapkan alur kerja dan aturan SLA, serta memantau jumlah email yang masuk dan keluar.
Fitur apa yang harus dimiliki oleh sistem dukungan email?
Cara untuk memastikan semua tiket masuk bisa segera ditanggapi.
Konversikan email menjadi tiket
Dengan menyiapkan aturan penerusan email, semua email pelanggan akan otomatis dikonversi menjadi tiket di sistem layanan bantuan. Setiap tanggapan yang dikirim ke kotak masuk dapat diatur agar otomatis di-cc ke alamat email Anda. Sangat praktis karena salinannya akan selalu dikirim ke alamat email Anda.
Pengelompokan tiket yang intuitif
Perangkat lunak pembuatan tiket membantu agen pendukung menentukan tiket yang harus diprioritaskan. Tampilan tiket otomatis, misalnya Mode Kerja di Zoho Desk membantu mengelompokkan tiket berdasarkan tenggat, prioritas, status tiket, dan lainnya. Jika keluhan dikelompokkan dengan baik, agen bisa merespons tiket dengan efektif dan efisien.
Penentuan tiket yang cepat
Software manajemen email seperti Zoho Desk mengotomatiskan proses untuk menghemat waktu dan memastikan penugasan ke agen yang tepat, serta respons yang akurat. Atur sendiri metode penugasan tiket di software ini. Semuanya ditangan Anda.
Penentuan berdasarkan kriteria
Misalnya, Anda dapat membuat aturan agar tiket yang masuk dari media sosial hanya akan ditangani oleh tim media sosial sehingga pelanggan akan mendapatkan solusi terbaik sesegera mungkin.
Round Robin
Round Robin adalah cara termudah untuk menentukan tiket secara otomatis. Metode ini mendistribusikan tiket secara merata ke semua agen berdasarkan batas yang Anda atur.
Cara membuat agen lebih cepat mengirim tanggapan yang akurat
Sempurnakan proses layanan pelanggan Anda dengan solusi pembuatan tiket email yang andal. Berikut adalah alasan sistem pembuatan tiket email lebih baik dari software manajemen email.
- Saran otomatis
- Pintasan agar praktis
- Dapatkan konteks lengkap
- Kolaborasi mudah
- Gunakan Seluler
Saran otomatis
Agen dukungan Anda menerima pertanyaan umum setiap hari. Kinerja tim akan terhambat jika mereka harus berulang kali mengetik jawabannya. Sistem pembuatan tiket email seperti Zoho Desk mengambil artikel yang relevan dari Basis Pengetahuan Anda, lalu menyiapkan jawabannya. Bahkan sebelum agen Anda membaca tiket. Mereka hanya perlu mengirimkannya. Berkat proses inilah, pelanggan bisa langsung menerima tanggapan yang akurat.
Pintasan agar praktis
Dengan Zoho Desk, agen dapat menggunakan template dan pintasan keyboard agar mereka tidak perlu berulang kali mengetik kata-kata yang sama. Hanya dengan beberapa klik, mereka dapat langsung merespons pelanggan dan memproses tiket dengan lebih cepat.
Dapatkan konteks lengkap
Meskipun tahu banyak pintasan, agen pasti kewalahan mengatasi masalah pelanggan jika mereka tidak punya info yang lengkap. Software pembuatan tiket yang mengonversi email menjadi tiket ini menampilkan semua interaksi lawas dengan pelanggan kepada agen di satu tempat. Fitur ini memudahkan agen memahami kebutuhan pelanggan dan cara membantu mereka.
Kolaborasi mudah
Agen dukungan Anda sering kali mengandalkan tim lain untuk membantu pelanggan mengatasi masalah mereka. Sistem pembuatan tiket berbasis email dilengkapi fitur kolaboratif sehingga agen Anda bisa menyampaikan masalah yang ada kepada tim lain. Langsung melalui komentar pribadi dan tag. Tidak akan ada lagi kesalahpahaman dan pengulangan informasi karena semua interaksi tersedia di satu tempat.
Gunakan Seluler
Agen dapat menyediakan layanan pelanggan di mana saja menggunakan aplikasi layanan bantuan seluler modern dari Zoho Desk. Mereka bisa melihat, membalas, berkolaborasi dengan tim lain, dan mengubah penentuan tiket dari aplikasi seluler Zoho Desk.
Cara mengukur dan memantau layanan pelanggan Anda
Mengelompokkan dan menentukan segudang tiket secara manual berdasarkan prioritas dan syaratnya merupakan tugas harian yang merepotkan. Metode manual ini bisa menghambat proses karena banyak tiket yang tidak tertangani. Cara untuk memastikan semua tiket masuk bisa segera ditanggapi.
Umpan balik yang terukur
Siklus layanan pelanggan akan berakhir setelah agen menerima umpan balik dari pelanggan. Tanpa sistem pembuatan tiket, sulit mengukur tingkat kepuasan pelanggan. Dengan Zoho Desk, agen dapat melampirkan widget umpan balik ke balasan mereka sehingga pelanggan bisa menilai layanan yang mereka berikan. Manajer dapat mengukur peringkat ini secara komprehensif, berdasarkan setiap agen atau aspek yang lebih luas. Dengan begitu, agen bisa mengetahui kelebihan dan kekurangan mereka.
Ukur dan pantau kinerja agen
Jumlah tiket yang ditangani tim dukungan Anda
Durasi proses penyelesaian dan kecepatan penyelesaian masalah dari tiap agen
Rata-rata tingkat kepuasan pelanggan
Zoho Desk juga membantu manajer menjadwalkan laporan ke kotak masuk secara berkala. Tujuannya adalah agar Anda bisa melacak setiap fungsi, meninjau data, dan mengambil keputusan yang tepat saat dibutuhkan.
Susun SLA
Dengan SLA, Anda dapat menentukan respons serta waktu resolusi tiket berdasarkan kriteria, misalnya prioritas, saluran, tenggat, dan jenis pelanggan. Kontrak memastikan Anda mematuhi rencana dukungan pelanggan yang telah Anda setujui untuk jangka waktu tertentu.
Aturan dengan Alur Kerja
Kaitkan aturan, tugas, dan peringatan dengan beberapa syarat demi kelancaran kerja. Manajer juga dapat menentukan aturan agar otomatis mengeskalasi keluhan yang sudah melewati tenggat, mendapatkan peringatan instan, dan juga mengalihkan penanganan tiket ke agen lain.
Bagan data praktis
Radar dari Zoho Desk menyajikan informasi lengkap seputar berbagai metrik penting, seperti waktu resolusi tiket, kepuasan pelanggan, live traffic, dan statistik setiap agen, di mana saja. Anda bisa menggunakan aplikasi ini untuk mendeteksi pengecualian dan anomali pada waktu yang tepat.
- Umpan balik yang terukur
- Ukur dan pantau
- Susun SLA
- Aturan dengan Alur Kerja
- Bagan data praktis
Cara membantu pelanggan dengan layanan mandiri
Pelanggan Anda mendambakan proses yang praktis untuk mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawabannya. Cara jitunya adalah dengan membantu melalui layanan mandiri. Menggunakan Pusat Bantuan yang dilengkapi dengan Basis Pengetahuan, Anda bisa membuat artikel bantuan dan Pertanyaan Umum yang mudah ditemukan pelanggan. Tanpa perlu menunggu balasan dari agen.
Ketika pelanggan tidak dapat menemukan jawaban dari daftar artikel Anda, mereka dapat berdiskusi dengan pelanggan lain untuk menemukan solusinya. Forum ini juga berfungsi sebagai platform bagi perusahaan Anda untuk memposting pengumuman penting dan berinteraksi dengan basis pelanggan Anda.
Jika Anda tidak puas dengan alat pembuatan tiket email setelah membeli, apa langkah selanjutnya?
Manajemen tiket dari email ini menghadirkan banyak opsi. Umumnya, fitur ini juga menawarkan masa uji coba gratis. Jika Anda adalah pengusaha skala kecil, mungkin ada perangkat lunak layanan bantuan gratis yang bisa menjawab segala kebutuhan Anda. Evaluasi, bandingkan, dan pilih harga paket dan perangkat lunak yang sesuai. Coba dahulu. Anda tidak akan kecewa.
Zoho Desk adalah solusi sempurna untuk Manajemen Tiket Email
Mulai lembaran baru dengan Zoho Desk.
MULAI