חברת 'ידע' מייעלת את תהליך העברת הטכנולוגיה עם Zoho CRM

אודות החברה

ידע חברה למחקר ופיתוח בע"מ' (YEDA) היא הזרוע המסחרית של מכון ויצמן למדע. החברה, שמשרדיה ממוקמים בקמפוס של המכון ברחובות, הוקמה בשנת 1959 והייתה חברת מסחור הטכנולוגיה הראשונה בישראל. 'ידע' אחראית על זיהוי והערכת הפוטנציאל המסחרי של פרויקטים, מחקרים ותגליות מדעיות של חוקרי המכון ומנהלת את התהליך הדרוש כדי להפוך תגליות אלו לנכסי קניין רוחני הניתן למסחור ויישום. במהלך למעלה משישה עשורים של פעילות, חברת 'ידע' הייתה מעורבת ברישום של יותר מ-3,500 משפחות פטנטים בתחומי התרופות, האגרוטק, מדעי החיים ותחומים נוספים, תוך תיעול ההכנסות חזרה למחקר ולחינוך המדעי במכון ויצמן.

האתגר

ניהול קניין רוחני (IP) כולל מספר תהליכים מרכזיים, ביניהם הערכת ההמצאות והתגליות של המכון ותיאום בין גורמים רלוונטיים ובעלי עניין. 'ידע' ניהלה את התהליכים האלה באמצעות פלטפורמה מבוססת Magic וגיליונות אלקטרוניים. למרות שהיה אמין ויעיל, הפתרון המדובר תפקד בעיקר כמאגר נתונים סטטי.

החברה חיפשה פתרון תוכנה עם יכולות נוספות שיאפשרו לייעל את תהליכי העבודה הפנימיים שלה. מערכת מאוחדת שתשפר את יכולות השיווק, תספק ניתוחי נתונים ותובנות בזמן אמת על תהליכי המסחור ועל התקשורת בין החוקרים לחברות, תתחבר ישירות לאתר החברה, ותצמצם את הזמן המושקע בהזנת נתונים ידנית.

הפתרון

ידע חברה למחקר ופיתוח בע"מ' פנתה ל-Cloud CRM Systems - פרטנרית מקומית של Zoho המתמחה בפיתוח והטמעה של מערכות מבוססות Zoho בארגונים מתחומים מגוונים וגדלים שונים. בתום תהליך הערכה, נמצא כי 'ידע' זקוקה לפתרון שיכול לתמוך בתהליכי עבודה מורכבים ובקשרים מרובי משתתפים בין חוקרים, פטנטים ושותפים מסחריים לאורך כל שלבי תהליך המסחור.

בהתבסס על ההערכה זו, הציעה Cloud CRM להשתמש ביכולות השיווק של Zoho CRM כמו ניהול אנשי קשר, חשבונות, עסקאות ומוצרים - ולשלב אותן עם מודולים ייעודיים לתחום העברת הטכנולוגיה. פלטפורמה שתקרא Technology Transfer Ultimate (TTU) בהמשך הדרך.

ממאגר נתונים סטטי למערכת מבוססת Zoho

פלטפורמת ניהול קשרי הלקוחות של Zoho כללה מספר יכולות שהפכו אותה לתשתית מתאימה לפיתוח של TTU. הגמישות של הפלטפורמה אפשרה ל-Cloud CRM Systems לבצע התאמות והרחבות לפי הצורך כדי לאפשר אינטגרציה מלאה בין כל המודולים שנוספו למערכת. הפתרון כלל גם חיבורים לשירותים קיימים, פנימיים וחיצוניים, כמו מערכות הנהלת חשבונות ואחסון בענן.

לאחר שהתשתית הותקנה, נוספו למערכת מוצרי Zoho נוספים כדי לייעל את תהליכי העבודה של 'ידע'. Zoho Forms, כלי בעל יכולות מתקדמות לבניית טפסים מקוונים, שימש לאיסוף דיווחי גילוי המצאה (invention disclosures) מהחוקרים, וכן לאיסוף פרטי קשר מצד גורמים המתעניינים בפעילויות השונות של 'ידע'. לניהול חוזים ומסמכים שולב Zoho Sign, פתרון חתימה אלקטרונית שהוטמע באופן מלא במערכת, והפך את ניהול המסמכים לפשוט ויעיל. על מנת ליצור מסגרת מסודרת ומובנית לניהול פרויקטים, הוטמעה פלטפורמת Zoho Projects ששיפרה את התיאום בין הצוותים ואפשרה להגדיר אוטומציות לתהליכי העבודה בארגון.

לחיזוק יכולות השיווק של חברת 'ידע', Zoho Analytics, פלטפורמת ניתוח נתונים ובינה עסקית בתמיכת AI סיפקה דוחות נתונים ויזואליים ותובנות על הפעילות השיווקית, ובעזרת Zoho Marketing Automation ניהלה 'ידע' את שליחת חומרי שיווק ומעקב אחר פניות ללקוחות ושותפים פוטנציאליים.

יתרונות והחזר השקעה (ROI)

לחברת 'ידע' הייתה דרושה מערכת שתשלב בין יכולות מתקדמות לניהול קניין רוחני לבין פונקציות CRM מודרניות. בשילוב ההבנה המקצועית של החברה במסחור ידע והניסיון של Cloud CRM Systems, השתמשו השתיים בפלטפורמה הגמישה של Zoho CRM כדי לפתח מערכת המותאמת במיוחד לתחום העברת הטכנולוגיה. התוצאה הייתה מערכת מאוחדת ודינמית, הכוללת אוטומציות לתהליכי ליבה של ניהול קניין רוחני ורישוי, וצמצום של 20%–50% מזמן הקלדת הנתונים. יתרון משמעותי נוסף היה הפחתה של עד 50% בעלות הכוללת של הבעלות על המערכת, הודות למודל תמחור לפי משתמש ולמוצרים אשר היו כלולים כחלק מהמערכת.