Envoi d'e-mails

Envoi d'e-mails

L'une des fonctions les plus élémentaires d'un service de messagerie est l'envoi d'e-mails. Zoho Mail fournit des éditeurs reconnaissant le format RTF (format de texte enrichi) pour envoyer des e-mails correctement mis en forme. Les destinataires de l'e-mail peuvent être sélectionnés à partir de la liste des contacts.

Zoho Mail est spécifiquement conçu pour les entreprises et, par conséquent, permet l'envoi d'e-mails professionnels, mais aussi de correspondance standard. Cependant, conformément à la politique édictée, Zoho Mail ne peut pas être utilisé pour envoyer des e-mails en masse ou des e-mails de marketing à des expéditeurs inconnus.

Fenêtre de rédaction/Éditeur des e-mails

Cliquez sur le bouton New Mail (Nouveau message) dans le volet de gauche pour ouvrir la fenêtre de rédaction Zoho Mail, avec les options de mise en forme RTF (format de texte enrichi). La fenêtre de rédaction s'ouvre dans un onglet. Depuis les paramètres, vous pouvez choisir l'éditeur en ligne ou la nouvelle fenêtre pour répondre aux messages ou les transférer. Les paramètres par défaut de la fenêtre de rédaction peuvent être personnalisés depuis les paramètres de rédaction. 

La fenêtre de rédaction inclut les éléments suivants :

  • From (De) : l'adresse d'expédition peut être sélectionnée dans la liste déroulante qui contient l'adresse e-mail principale de votre compte, vos alias de messagerie et les adresses e-mail externes configurées. Le nom d'affichage correspondant s'affichera également en regard de l'adresse e-mail sélectionnée. Reportez-vous ici pour obtenir des instructions afin de configurer l'adresse e-mail externe comme adresse d'expédition. 
  • To (À) : indiquez ici les destinataires directs de l'e-mail. Les adresses e-mail de l'organisation seront disponibles depuis la fonction de remplissage automatique. Cliquez sur l'étiquette To (À) afin d'ouvrir le carnet d'adresses et choisissez une adresse e-mail dans le carnet d'adresses. 
  • Cc (Carbon Copy) [Cc (copie carbone)] : spécifiez les destinataires à qui l'e-mail doit être copié. Si vous ajoutez une adresse e-mail en Cc, les autres destinataires pourront la voir. 
  • Bcc: (Blind Carbon Copy) [Cci (copie carbone invisible)] : indiquez les destinataires à qui l'e-mail doit être copié, sans exposer les adresses e-mail aux différentes personnes. Les autres destinataires ne pourront pas voir les adresses e-mail spécifiées en Cci. 
  • Subject (Objet) : titre ou bref résumé du contenu de l'e-mail. 

Contenu de l'e-mail - E-mail avec mise en forme RTF (format de texte enrichi)

Zoho Mail met à disposition un éditeur WYSIWYG (What You See Is What You Get), qui fournit des options pour envoyer un e-mail avec une mise en forme enrichie, contenant des images, des tableaux, des liens hypertexte et même des smileys. Les options de mise en forme vous permettent de personnaliser la mise en page et votre e-mail. Le correcteur orthographique intégré vous aide à vérifier l'orthographe dans vos e-mails sortants, dans plusieurs langues. Vous pouvez choisir l'encodage de l'e-mail sortant. Il est recommandé d'utiliser l'encodage UTF-8 pour les e-mails sortants, car il permet d'encoder tous les caractères en Unicode.

  • Gras
  • Italique
  • Souligné
  • Barré
  • Options pour le type de police
  • Options pour la taille de police
  • Options pour la couleur de police
  • Couleur d'arrière-plan du texte (texte en surbrillance)
  • Options d'alignement
  • Options de liste
  • Retrait du texte et des listes
  • Interligne
  • Exposant
  • Indice
  • Orientation du texte
  • Guillemets
  • Supprimer la mise en forme
  • Reproduction de la mise en forme

En plus des options de mise en forme disponibles, vous pouvez également insérer les éléments suivants dans vos e-mails :

  • Liens hypertexte - Redirige une partie sélectionnée du texte vers l'URL ou l'adresse e-mail associée.
  • Images - Insère des images depuis l'espace de stockage sur disque ou directement depuis le Web.
  • HTML - Fournit des options pour saisir du contenu au format HTML, qui se reflètera dans la fenêtre de rédaction.
  • Tableaux - Insère des tableaux en fonction des personnalisations indiquées. 
  • Séparateurs horizontaux - Insère une ligne horizontale entre le texte.
  • Smiley - Insère les smileys sélectionnés à partir de la liste des options.

Vérification de l'orthographe et langue de la fenêtre de rédaction

Zoho Mail dispose d'un vérificateur d'orthographe intégré pour corriger vos fautes dès que vous le souhaitez. Après avoir rédigé votre e-mail, cliquez sur l'icône Check spelling (Vérifier l'orthographe). Les mots mal orthographiés présents dans vos e-mails seront mis en évidence. Cliquez sur les mots mis en évidence pour afficher une liste des mots possibles dont l'orthographe est très similaire. Vous pouvez également ajouter un mot au dictionnaire personnalisé pour qu'il ne soit plus signalé lors de la prochaine vérification orthographique.

Si vous cliquez sur la liste déroulante en regard de l'icône Check spelling (Vérifier l'orthographe), une liste des langues disponibles s'affiche. Il s'agit de la langue qui sera prise en compte pour la vérification orthographique de votre e-mail. Il ne s'agit pas de la langue dans laquelle vous pouvez rédiger l'e-mail. Par exemple, si vous avez choisi l'anglais (US) dans la liste des langues de la fenêtre de rédaction, le contenu de l'e-mail sera vérifié par rapport à un dictionnaire anglo-américain, et des suggestions orthographiques seront indiquées dans cette langue.

La langue dans laquelle votre e-mail est rédigé dépend du clavier que vous utilisez, et non pas des paramètres de Zoho Mail. 

E-mail en texte brut

Un e-mail en texte brut contient uniquement le contenu de l'e-mail, sans aucune mise en forme (gras, italique, etc.). Vous pouvez choisir l'option Plain Text (Texte brut) pour envoyer un e-mail sans aucune mise en forme. Cliquez sur la liste déroulante dans le coin droit de la fenêtre de rédaction, puis choisissez le mode Plain text (Texte brut).

Le système vous demandera une confirmation pour convertir le texte enrichi en texte brut. Après confirmation, la barre d'outils de mise en forme sera masquée et seule l'icône de vérification orthographique s'affichera. Toute mise en forme effectuée au niveau du contenu sera perdue. Le message sera envoyé en texte brut. Si vous sélectionnez du texte brut pour rédiger un e-mail, toutes les images insérées et toute la mise en forme choisie pour les signatures seront supprimées lors de l'envoi du message.

Pour revenir au mode Rich Text (Texte enrichi), cliquez sur la même liste déroulante et sélectionnez Rich Text mode (Mode Texte enrichi). Vous êtes maintenant en mesure de mettre en forme le texte que vous avez saisi, d'insérer des tableaux, etc. Bien que vous rétablissiez le mode Rich Text (Texte enrichi), la mise en forme précédente n'est pas restaurée.

Options de rédaction

Pendant la rédaction d'un e-mail, vous pouvez également définir certaines préférences dans la fenêtre de rédaction avant d'envoyer le message. Vous pouvez définir la priorité de l'e-mail, insérer une signature ou un modèle, changer le format de l'encodage et demander au destinataire des accusés de réception.

 

Priorité

Vous pouvez définir la priorité de l'e-mail sur High (Haute)/Medium (Moyenne)/Low (Faible). Ainsi, le destinataire pourra classer les messages dont il doit s'occuper immédiatement et les hiérarchiser en conséquence. Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l'icône Options en haut de la fenêtre et choisissez la priorité requise dans la liste. 

L'icône indique qu'il s'agit d'une priorité High (Haute) et l'icône indique une priorité Low (Faible).

Les e-mails pour lesquels la priorité Medium (Moyenne) est définie ne sont pas indiqués par une icône.

Insérer un modèle ou une signature

Vous disposez peut-être de quelques modèles enregistrés dont vous pouvez avoir besoin de temps à autre. Vous pouvez insérer ces modèles ou l'une de vos signatures directement depuis la fenêtre de rédaction. Cliquez sur l'icône Options en haut de la fenêtre de rédaction. Les modèles/signatures que vous avez ajoutés à votre compte sont répertoriés. Choisissez l'option requise pour l'ajouter à l'e-mail que vous rédigez. 

Encodage

Si vous souhaitez qu'un e-mail spécifique soit envoyé avec un encodage différent, vous pouvez choisir l'option requise dans le menu Options. Ce choix s'appliquera seulement à l'e-mail en cours. Le format d'encodage sélectionné dans les paramètres s'appliquera aux autres e-mails. Pour en savoir plus sur les options d'encodage, cliquez ici.

Demander un accusé de réception

Lorsque vous envoyez certains e-mails, vous avez peut-être besoin d'un accusé de réception pour savoir si le destinataire a lu le message. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Ask Receipt (Demander un accusé de réception). Dans le menu Options, sélectionnez Ask Receipt (Demander un accusé de réception).

En fonction des paramètres Read Receipt (Confirmation de lecture) du destinataire, vous saurez si l'e-mail a été lu ou non. 

Si le destinataire envoie une confirmation de lecture, une nouvelle conversation est créée dans l'e-mail. Cliquez sur l'icône Preview whole conversation (Aperçu de toute la conversation) pour afficher l'heure à laquelle votre e-mail a été lu.

Procédez comme suit pour choisir le comportement par défaut qui s'applique lorsqu'un e-mail vous demande une confirmation de lecture.

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres).
  3. Accédez à Mail View Options (Options d'affichage des messages).
  4. Recherchez le paramètre Read Receipt (Confirmation de lecture.
    • Sélectionnez l'option Always Send (Toujours envoyer) pour toujours envoyer un accusé de réception confirmant la lecture à l'expéditeur.
    • Sélectionnez l'option Never Send (Ne jamais envoyer) pour ne jamais envoyer d'accusé de réception confirmant la lecture à l'expéditeur.
    • Sélectionnez l'option Ask me (Me demander) pour me demander confirmation avant d'envoyer un accusé de réception confirmant la lecture à l'expéditeur.

Remarque :

Vous pouvez définir d'autres préférences pour la rédaction de vos e-mails depuis la page Compose Settings (Paramètres de rédaction).

Annuler l'envoi

Vous pouvez annuler l'envoi d'un e-mail en activant le paramètre Undo Send (Annuler l'envoi).

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres).
  3. Accédez aux Options de rédaction.
  4. Sous Undo Send (Annuler l'envoi), définissez la durée pendant laquelle vous souhaitez que l'option Undo (Annuler) s'affiche après l'envoi d'un e-mail.

Une fois ce paramètre activé, vous pourrez afficher l'option Undo Send (Annuler l'envoi) lors de l'envoi d'e-mails. Si vous cliquez sur le bouton d'envoi d'un e-mail, vous pourrez voir l'option Undo Send (Annuler l'envoi) sous la forme d'une bannière pendant la durée définie. Si vous cliquez sur Undo (Annuler) dans la bannière, l'e-mail ne sera pas envoyé. Ce message sera enregistré comme brouillon pour que vous puissiez le modifier et le renvoyer si nécessaire. 

Modifier comme nouvel e-mail

Parfois, vous aurez peut-être besoin d'envoyer un e-mail à deux clients ou plus, mais en apportant certains changements dans le corps du message. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l'option Edit as new(Modifier comme nouvel e-mail). Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez envoyer à un autre destinataire en apportant des modifications, cliquez sur l'icône More option (Plus d'options) et sélectionnez Edit as new (Modifier comme nouvel e-mail) depuis la liste. Le même e-mail s'ouvre dans la fenêtre de rédaction des e-mails. Vous pouvez maintenant apporter les modifications requises avant d'envoyer l'e-mail.

Remplissage automatique/Carnet d'adresses dans la fenêtre de rédaction

Remplir automatiquement les contacts 

Lorsque vous rédigez un e-mail, si vous commencez à saisir le nom du destinataire ou l'adresse e-mail dans les champs To (À)/Cc/Bcc (Cci), tous les contacts correspondants (contacts Mail et contacts CRM) sont répertoriés dans la liste déroulante de remplissage automatique. Vous pouvez choisir les contacts pertinents depuis cette liste. Les adresses e-mail de vos contacts personnels, de groupe ou de l'organisation sont répertoriées dans cette liste déroulante de remplissage automatique. Dans la liste déroulante, les contacts CRM sont signalés par l'icône .

De même, si vous commencez à saisir le nom d'une catégorie spécifique, vous pouvez choisir parmi les catégories correspondantes dans la liste déroulante de remplissage automatique. Tous les contacts associés à cette catégorie seront automatiquement ajoutés en tant que destinataires.

Carnet d'adresses

Ajout de destinataires dans la fenêtre de rédaction

Pour afficher et sélectionner les contacts du carnet d'adresses, cliquez sur les liens To (À)/Cc/Bcc (Cci) dans les champs respectifs. La fenêtre contextuelle « Address Book » (Carnet d'adresses) s'affiche avec les coordonnées de vos contacts. Vous pouvez sélectionner directement les destinataires depuis les contacts répertoriés ou utiliser l'option « Search contact » (Rechercher un contact) pour rechercher et sélectionner les destinataires correspondants dans le carnet d'adresses. Cliquez sur les contacts concernés pour les ajouter en tant que destinataires. 

En utilisant la liste déroulante située dans le coin supérieur gauche de la fenêtre « Address book » (Carnet d'adresses), vous pouvez choisir d'afficher tous les contacts (« All Contacts (Tous les contacts) ») ou seulement les contacts associés à la catégoriePersonal (Personnel) ou Organization Contacts (Contacts de l'organisation). Vous pouvez sélectionner les contacts requis depuis la liste choisie ou cocher la case « Select All (Tout sélectionner) » pour ajouter tous les contacts de cette catégorie en tant que destinataires.

Les contacts sélectionnés s'afficheront en dessous du carnet d'adresses. Vous pouvez les masquer, si nécessaire. Enfin, sélectionnez l'option Insert (Insérer) pour insérer les contacts sélectionnés dans le champ correspondant.  

Suggestions de contact

Les suggestions de contact s'affichent lorsque le même groupe de destinataires est répété dans différents e-mails. Si vous ajoutez plus de deux destinataires dans le champ « TO » (À) d'un e-mail sortant, une barre de suggestion de contacts s'affichera la prochaine fois que vous rédigerez un e-mail destiné à deux de ces contacts. Cette barre affiche les contacts qui sont souvent ajoutés comme destinataires avec les autres contacts saisis. Vous pouvez cliquer sur les contacts successivement pour les ajouter en tant que destinataires ou cliquer sur l'option Add All (Tout ajouter) pour inclure toutes les suggestions en tant que destinataires.

Vous pouvez également afficher vos contacts CRM depuis le carnet d'adresses et les ajouter en tant que destinataires. Cliquez sur la liste déroulante « All Contacts (Tous les contacts) » et faites défiler vers le bas. Cliquez sur l'option CRM. Vous pouvez rechercher vos contacts CRM ici. 

Création de catégories

Vous pouvez créer des catégories de contacts directement depuis le carnet d'adresses. Ainsi, vous pouvez facilement ajouter un groupe de contacts en tant que destinataires. 

  1. Ouvrez le carnet d'adresses depuis la fenêtre de rédaction. 
  2. Sélectionner au minimum 4 contacts de votre liste.
  3. Cliquez sur l'option Create category (Créer une catégorie) qui apparaît en dessous de la liste sélectionnée.
  4. Saisissez le nom souhaité pour la catégorie et cliquez sur la coche qui se trouve à côté.

Une catégorie de contacts avec les détails saisis est maintenant créée.

@mentionner des contacts

Lorsque vous rédigez un e-mail, @mentionnez directement les utilisateurs dans le contenu de l'e-mail afin de les ajouter automatiquement à la liste des destinataires. Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail ou @mentionner les utilisateurs dans les réponses ou les transferts pour les ajouter automatiquement à la liste des destinataires. 

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