Cómo escribir un correo electrónico eficaz
Aunque existen múltiples modos de comunicación, el correo electrónico sigue considerándose el modo de comunicación más confiable y formal. A diferencia de las plataformas de redes sociales o las aplicaciones de chat, el correo electrónico es universal. Esto hace que el correo electrónico sea una de las herramientas de comunicación preferidas para el trabajo. A medida que cada vez más organizaciones se adaptan al modo híbrido, donde algunos empleados trabajan desde oficinas remotas distribuidas y algunos de los empleados trabajan desde sus hogares, las conversaciones por correo electrónico se han multiplicado. Mientras que el chat y los comentarios en el software de colaboración en equipo pueden ser directos y un poco informales, el correo electrónico empresarial todavía se considera formal y elaborado. Es uno de los modos de comunicación asincrónicos más importantes. Los destinatarios pueden recibir el correo electrónico, leerlo, comprenderlo y luego responder.
Un correo electrónico bien redactado con una estructura ordenada le brinda al lector una comprensión de lo que estás tratando de transmitir y los detalles con los que debe responder. Si bien escribir un correo electrónico es un arte, se puede perfeccionar con la práctica. Algunas de las mejores prácticas para redactar un correo electrónico perfecto, aquel que el destinatario no pierde entre el montón, se enumeran a continuación:
- Utiliza una dirección de correo electrónico profesional
- Mantén el asunto simple y claro
- Comienza con un tono positivo
- Indica los antecedentes
- Expón el propósito del correo en un solo punto
- Haz un llamado a la acción (CTA, por sus siglas en inglés)
- Agrega comentarios finales
- Utiliza firmas profesionales
- Haz una revisión ortográfica, gramatical y de cordura
- Utiliza las funciones CC/CCO con prudencia
- Dale a tu correo un formato coherente
- Agenda tu correo electrónico
- Configura recordatorios para seguimiento
1. Utiliza una dirección de correo electrónico profesional
Imagina que eres un gerente de contratación y recibes los dos correos electrónicos siguientes:
De: amante_de_perritos_lindos@hmail.com
De: correo electrónico_sebastian@hmail.com
¿Qué correo electrónico es más probable que abras y leas y a qué persona considerarías contratar? Obviamente a la segunda persona, suponiendo que todos los demás parámetros son los mismos. Asegúrate de enviar correos electrónicos profesionales desde una dirección de correo electrónico profesional. Ya sea que estés solicitando un nuevo puesto o simplemente contactando a un equipo de soporte para obtener respuestas a tus preguntas, la dirección de correo electrónico que utilices te ayudará a ganar la confianza de un nuevo destinatario.
Se recomienda encarecidamente utilizar una dirección de correo electrónico basada en un dominio personalizado al enviar comunicados oficiales o enviar correos electrónicos a tus contactos comerciales. Sin embargo, si no tienes uno, asegúrate de que tu dirección de correo electrónico sea profesional, con tu nombre o con el nombre de tu empresa.
2. Mantén el asunto simple y claro
El asunto del correo electrónico es lo primero que alguien lee en cualquier correo electrónico y, a menudo, es uno de los factores que influyen en el destinatario para abrir y leer los correos electrónicos. Independientemente de lo que se diga, la mayoría de los lectores juzgan el correo electrónico por su Asunto.
De hecho, muchos destinatarios deciden si abren un correo electrónico, o no, según el asunto. Es más difícil que abran o que confíen en un correo electrónico cuando lo reciben por parte de direcciones o empresas que no conocen. Buena parte de las relaciones comerciales exitosas han comenzado con excelentes líneas de asunto.
En conclusión, el asunto debe ser un resumen mínimo del correo electrónico y también puede establecer una expectativa sobre el llamado a la acción (CTA) necesario en el correo electrónico, recordando que el asunto debe atraer la atención del destinatario lo suficiente como para que este abra el correo.
Ejemplos:
Asunto: Informe trimestral de ingresos | Incluye análisis
Asunto: Nuestro encuentro @ <evento> | ¡Pongámonos al día!
Asunto: Solicita tu presencia en <evento>
3. Comienza con un tono positivo
Inicia el correo electrónico con una nota positiva. Proporciona un saludo relevante para el destinatario, según la región de donde proviene, la época del año en que recibe este correo o simplemente un "Buenos días te deseamos...".
Cuando el correo electrónico se convierte en un hilo o en conversaciones con muchas respuestas de ida y vuelta, es posible omitir el saludo. Sin embargo, cuando envías un correo electrónico a alguien por primera vez, el saludo le da una vibra positiva al lector y puedes estar seguro de que recibirás una respuesta en un tono igualmente positivo.
Ejemplos:
Gracias por los excelentes conocimientos sobre <tema de discusión> en <nombre del evento>.
Fue un placer conocerte en <>.
4. Indica los antecedentes
Si le envías un correo electrónico a alguien por primera vez, preséntate y menciona los antecedentes del correo. Indicar cómo conoces al destinatario y por qué le envías un correo electrónico. Por ejemplo, cuando envías un correo electrónico a alguien que conociste en un evento o a un contacto presentado por un amigo, asegúrate de mencionar el nombre del evento o el nombre de tu amigo junto con los detalles sobre cómo conoces al destinatario.
Ejemplos:
Fue genial hablar contigo sobre <>.
Te envío un correo electrónico para que siga <> adelante.
Me comunico con usted sobre <>.
5. Expón el propósito del correo en un solo punto
Esta es la parte principal del correo electrónico donde mencionas el contenido principal o el propósito del correo. Asegúrate de escribir el contenido principal en oraciones cortas y claras. Evita la jerga no deseada o términos demasiado técnicos o específicos en el primer correo electrónico, particularmente cuando no estés seguro del nivel de conocimiento del destinatario en esas áreas.
Si te estás comunicando basado en una investigación de mercado o si alguien te puso en contacto con el destinatario, asegúrate de mencionar esto en el correo. Esto ayudará al lector a comprender mejor el contexto. Si tienes mucho que decir, sería mejor comunicar los elementos principales e importantes en el primer correo electrónico y guardar el resto para más adelante.
Es posible que se omitan correos electrónicos demasiado largos y es posible que no obtengas la respuesta que tanto necesitas de la otra persona.
6. Haz un llamado a la acción (CTA, por sus siglas en inglés)
Cada correo electrónico es esencialmente una lista de tareas para alguien. A partir de este, se espera una respuesta con algunos detalles o una acción por parte del destinatario. En algunos casos, es posible que el destinatario deba contactarte con la persona responsable de llevar a cabo las acciones solicitadas. En cualquier caso, menciona claramente en el correo la acción que se espera del destinatario. Esto debe estar inmediatamente después del punto principal del correo electrónico, donde indicaste el propósito del mismo.
Ejemplos:
Responder al correo electrónico con los siguientes detalles.
¿Podemos reunirnos para tomar un café y discutir más?
Déjame saber un horario adecuado y detalles de contacto para programar una llamada al respecto.
7. Agrega comentarios finales
Además del CTA, agrega comentarios finales para darle ese toque final a tu correo electrónico. Utiliza oraciones simples como en el ejemplo a continuación, sin ser demasiado insistente.
Ejemplos:
"Espero tu respuesta positiva para continuar con el proceso".
"Esperamos trabajar con usted en esto".
"No dudes en llamarme al ###### si necesitas más detalles".
8. Utiliza firmas profesionales
No olvides agregar una firma profesional al final de tu correo electrónico. Tu firma te ayuda a afianzar autenticidad, tu función y tu marca, junto con la información de contacto requerida.
Cuando envíes un correo electrónico a alguien por primera vez, utiliza una firma de correo electrónico que especifique tu nombre completo, tu función y la empresa o marca con la que está asociado. Además, puedes incluir el sitio web de tu empresa y enlaces a redes sociales. Sin embargo, asegúrate de utilizar firmas simples cuando el correo electrónico se convierta en una conversación larga, o configura una firma más simple para respuestas/reenvíos.
Firma el correo electrónico con un "Atentamente", "Saludos" o "Saludos cordiales".
Si vas a enviar un correo electrónico interno, puedes incluir tu departamento y función, pero omite el sitio web de la empresa y las redes sociales. Puedes guardar 2 o 3 plantillas de firma e incluir las relevantes en los correos electrónicos que envíes.
Ejemplos:
Saludos,
Rebecca Thomson,
directora de marketing,
Zylker Inc.
Atentamente,
Rebecca Thomson
Teléfono: +1 234 234 2345
Correo electrónico: rebecca@zylker.com
Sitio web: www.zylker.com
9. Haz una revisión ortográfica, gramatical y de cordura
Una vez que hayas terminado de escribir tu correo electrónico, léelo nuevamente desde la perspectiva del destinatario y asegúrate de que tenga sentido y coherencia. Agrega archivos adjuntos de ser necesario. Realiza una revisión ortográfica/gramatical para asegurarte de que el correo electrónico esté propiamente escrito. Quizás te sorprendas de cómo incluso los expertos se benefician de realizar revisiones ortográficas y de coherencia en sus correos electrónicos. Asegúrate de detectar y corregir errores en palabras comúnmente confusas, así como errores de dedo, que también pueden ser vergonzosos en un correo electrónico profesional.
10. Utiliza las funciones CC/CCO con prudencia
Empecemos por definir estos conceptos.
CC o Copia de carbón: Permite enviar copias de un correo a otros destinatarios además de los principales a los que va dirigido. Es una copia pública, por lo que tanto el destinatario principal como los usuarios puestos en copia podrán ver a quién más se le envía el correo.
CCO o Copia de carbón oculta: Permite enviar copias de un correo a otros destinatarios además de los principales a los que va dirigido. Es una copia privada, por lo que ni el destinatario principal ni los usuarios puestos en copia podrán ver a quién más se le envía el correo.
Es posible incluir otros contactos relevantes en el correo electrónico CC/CCO para tenerlos informados. Por ejemplo, cuando envías un correo electrónico a alguien que ha sido presentado por un conocido en común, es bueno copiar a ese amigo común en el CC del correo electrónico, agradecerle por la presentación y continuar con el correo electrónico.
En general, no es una buena práctica enviar una CCO a alguien sin que el destinatario principal lo sepa, a menos que consideres que las conversaciones futuras son irrelevantes para esa persona. En algunos casos, es posible que debas agregar una dirección de correo electrónico de cumplimiento en CCO para archivar los correos electrónicos por separado.
11. Dale a tu correo un formato coherente
Un correo electrónico con un mal formato no sólo hace ver poco profesional a quien lo envía, sino que también afecta la legibilidad. Asegúrate de que tu correo electrónico tenga una fuente y una familia de fuentes consistentes. Utiliza una fuente profesional y legible. Puedes utilizar 'Negrita' o 'Subrayado' para resaltar partes del contenido del correo electrónico, aunque te recomendamos hacerlo con prudencia.
La mayoría de los servicios de correo electrónico ofrecen editores de texto enriquecido con múltiples opciones de formato. En algunos casos, el uso de tablas en los correos electrónicos puede ayudar a reducir una gran cantidad de contenido inflado no deseado. 
Recuerda que puedes elegir "ajustes preestablecidos” para la fuente, asegúrate de que coincidan con la configuración de tu firma. De esta manera, puedes estar seguro de que tus correos electrónicos estarán perfectamente formateados y presentados a los destinatarios.
12. Agenda tu correo electrónico
Si eres una persona nocturna o trabajas con personas en distintas zonas horarias, la función de agendar envíos de tu proveedor de correo electrónico se asegurará de que tu correo llegue a los destinatarios en el momento adecuado y capte su atención. Aunque algunas personas acostumbran revisar su bandeja de entrada al despertar, lo hacen principalmente para escanear si hay algo urgente o demasiado importante esperándolos. La mayoría de las personas responden a los correos electrónicos más tarde, cuando llegan a sus mesas de trabajo.
Por lo tanto, agendar el envío de un correo electrónico para que este llegue al destinatario durante sus horas más productivas aumenta las posibilidades de que te respondan de inmediato.
13. Configura recordatorios para seguimiento
Incluso después de todo tu arduo trabajo, es posible que el destinatario haya leído el correo electrónico y este se pierda en su pila de pendientes o, a veces, incluso lo haya olvidado. Por lo tanto, configurar recordatorios para los correos electrónicos es una buena práctica para que seas notificado cuando no haya respuesta del destinatario dentro de uno o dos días después de enviar el correo electrónico.
Un correo electrónico de seguimiento genuino, que busque recordar al destinatario de tu solicitud, puede hacer maravillas. Muchas personas que pierden el primer correo o lo ignoran intencionalmente, a menudo responden al correo de seguimiento en la misma conversación en lugar de un nuevo correo sobre el mismo tema. Te aconsejamos que el correo de seguimiento sea sencillo y directo.
Ejemplo:
¡Hola!
¿Tuviste la oportunidad de leer mi correo electrónico anterior? Por favor, avíseme si necesita más información para seguir continuar.
La comunicación por correo electrónico es esencial para establecer contactos y construir relaciones. Escribir un correo electrónico puede ser muy sencillo si te aseguras de mantenerlo simple, directo y seguir las reglas elementales de etiqueta del correo electrónico..
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