Cómo crear un correo electrónico empresarial gratis
Tabla de contenidos
Comunicación por correo electrónico empresarial
Cada empresa utiliza múltiples medios de comunicación, incluido el correo electrónico. Según el tipo de comunicación y el mensaje que se desea transmitir, se puede elegir el medio de comunicación. Aunque existen múltiples modos de comunicación disponibles, la fuente más confiable es el correo electrónico.
En el mundo de la comunicación empresarial, los correos electrónicos son inevitables, confiables y legales. Es importante enviar comunicaciones críticas para tu negocio únicamente por correo electrónico. No solo proporciona pruebas válidas para la comunicación, sino que también garantiza la seguridad y privacidad necesarias de la información crucial que se entrega.
Algunos correos electrónicos comerciales son uno-a-muchos y otros son uno-a-uno. De cualquier manera, es esencial que se envíen utilizando una dirección de correo electrónico profesional, que se base en tu dominio en lugar de una dirección de correo electrónico genérica. Este tipo de dirección de correo electrónico profesional adjunta a tu dominio agrega credibilidad al mensaje, genera confianza en la relación y ayuda a los clientes a reconocer mejor tu marca.
Conceptos básicos del correo electrónico empresarial
¿Qué es un dominio?
Si deseas ofrecer una presencia en Internet o en línea a tu empresa, el primer paso es conseguir tu propio dominio Un nombre de dominio generalmente se forma combinando el nombre de tu empresa/organización con un sufijo de Internet estándar llamado TLD (.com, .net, .info, etc.). Los nombres de dominio se parecen a tudominio.com o tuempresa.info. En general, un dominio no puede hacer nada por sí solo. Cuando registras un dominio, el registrador proporciona un administrador de DNS, que contiene detalles críticos como la dirección IP de tu sitio web, registros MX para enviar correo electrónico, etc.
En caso de que no poseas un dominio, puedes comprar un nuevo dominio a Zoho y crear tu propio correo electrónico empresarial.
¿Qué es un sitio web?
Un sitio web es un conjunto de páginas de Internet que brindan información o detalles sobre tu negocio. Deberás usar un administrador de DNS para asignar la dirección IP de tu proveedor de alojamiento web a tu dominio. Esto garantiza que cada vez que alguien escriba www.tudominio.com en el navegador, se mostrarán las páginas correctas del servidor web y los lectores podrán acceder a la información relevante de tu sitio web.
¿Qué es una dirección de correo electrónico empresarial?
Las direcciones de correo electrónico comerciales son aquellas que utilizan el nombre de dominio de tu empresa, como patricia@tuempresa.com. Dado que resuenan con tu negocio, tus clientes podrán identificarlo fácilmente. Por lo tanto, tener direcciones como estas ayuda a establecer una identidad de marca y mejorar la credibilidad ante tus clientes.
Para configurar el correo electrónico de tu dominio, utilizarás un Administrador de DNS para asignar tu dominio a tu proveedor de correo electrónico, actualizando los registros MX recomendados por tu proveedor de correo electrónico.
¿Por qué necesitas una dirección de correo electrónico comercial?
Aunque el motivo principal es ayudar a tus clientes a identificarte, hay muchos otros motivos que se pueden agregar a la lista. Una dirección de correo electrónico comercial te ayuda a:
Proyectar profesionalismo
Tener una dirección de correo electrónico que coincida con tu marca demuestra que eres serio y profesional con respecto a tu negocio. De esta manera, tus clientes también te tomarán en serio, ya que es más probable que elijan y confíen en un correo electrónico de una empresa con una dirección de correo electrónico profesional que en uno con una dirección genérica.
Muestra tu autenticidad y gana la confianza de tus clientes
Cuando tú o tus empleados envían correos electrónicos utilizando una dirección que incluye el nombre de tu empresa, tus clientes pueden saber con seguridad que el correo electrónico proviene de una fuente auténtica. Te identificarán incluso antes de abrir tu contenido. Esto les ayudará a generar confianza en tu marca y les dará la confianza para responder a tus correos electrónicos o comunicarse con tu equipo de soporte.
Promueve tu marca
Con el nombre de tu empresa en tu dirección de correo electrónico, estás promocionando tu marca con cada correo electrónico que envías. Así, el nombre de tu marca permanecerá en la memoria de tus clientes durante más tiempo.
Sé consistente
Cuando creas direcciones de correo electrónico individuales y grupales con tu dominio, te aseguras de que cada correo electrónico que se envíe tenga un formato estándar y mantenga la coherencia.
Evita que te envíen a spam
Cuando un cliente te reconoce por tu marca, es menos probable que marquen tus correos electrónicos como spam. Si utilizas cuentas de correo electrónico genéricas, es posible que tus correos electrónicos no reciban el reconocimiento que merecen y acaben marcados como spam.
Mejores prácticas al crear direcciones de correo electrónico comerciales
Hay algunas cosas que debes tener en cuenta al crear tu correo electrónico comercial, por ejemplo:
Encuentra un nombre de dominio que pueda relacionarse rápidamente con tu negocio y que los clientes puedan identificar fácilmente.
Es importante tener un formato estándar de direcciones de correo electrónico en toda tu organización. Por ejemplo, puedes elige una dirección de correo electrónico profesional con nombre.apellido@tuempresa.com como tu formato estándar para todos los empleados.
Crea direcciones de correo electrónico grupales como soporte@tuempresa.com por el nombre del departamento para poder administrar todos los correos electrónicos del departamento desde un solo lugar.
Asegúrate de proteger tu dirección de correo electrónico empresarial contra phishing y spam autenticando tu dominio con configuraciones SPF y DKIM.
¿Cómo elegir el mejor proveedor de servicios de correo electrónico?
Hay varios factores que se deben considerar al seleccionar un proveedor de servicios de correo electrónico. Algunos de los factores más importantes incluyen:
Fácil configuración
El primer aspecto que debes tener en cuenta en un proveedor de correo electrónico es si los pasos proporcionados para configurar tu dominio con ellos son simples y sin complicaciones. Incluso manteniendo el proceso simple, asegúrate de que tu proveedor de servicios no quiera que te saltes los pasos de autenticación necesarios.
Migración eficiente
Asegúrate de que el proveedor de servicios que elijas te permita migrar con eficacia todos tus correos electrónicos, contactos y otros datos de tu proveedor anterior. La migración no puede verse comprometida a ningún precio porque uno no puede permitirse la pérdida de datos.
Privado y seguro
Elige un servicio que garantice la seguridad y privacidad de tus datos. Debe haber múltiples capas de autenticación para tu cuenta y cifrado de extremo a extremo para tus mensajes. La información personal que hayas compartido con el servicio también debe mantenerse privada; el cumplimiento de la privacidad debe ser tu máxima prioridad.
Un dominio personalizado que coincida con tu negocio
Elige un servicio que te garantice la seguridad y privacidad de los datos. Debe haber varios niveles de autenticación para su cuenta y cifrado de extremo a extremo para sus mensajes. La información personal que hayas compartido con el servicio también debe mantenerse en privado: el cumplimiento de las normas de privacidad debe ser la máxima prioridad.
Panel de control robusto
Elige un proveedor de servicios con un panel de control que te permita tomar control de todas las configuraciones relacionadas con tu dominio, administrar usuarios y direcciones de grupos, configurar restricciones y políticas de spam y hacer más. El servicio también debería garantizarte un buen porcentaje de tiempo de actividad.
Colaboración y otras herramientas empresariales
Será mejor si el proveedor tiene medios para la colaboración interna del equipo y herramientas integradas como calendario, notas, gestión de contactos, etc.
¿Por qué elegir crear tu correo electrónico empresarial con Zoho?
Zoho Mail es una plataforma segura, privada y sin publicidad para alojar tu correo electrónico de dominio personalizado y te brinda lo mejor de todos los factores mencionados anteriormente. Zoho Mail tiene planes personalizables, con un plan gratuito para pequeñas empresas.
Las características del plan gratuito de Zoho Mail son las siguientes:
5 cuentas de usuario
5GB de almacenamiento por usuario
Archivos adjuntos de hasta 25MB
Alojamiento de correo electrónico para un solo dominio
Autenticación de dos factores
Selecciona el plan que se ajuste a tus necesidades y regístrate para obtener correo empresarial. También puedes apoyarte con nuestras guías de implementación para obtener una vista general de los primeros pasos.
Crear un correo empresarial con Zoho Mail si ya tienes un dominio propio:
Registrarme con un dominio propio
Después de que hayas elegido tu plan, se te pedirá que configures tu cuenta. Selecciona Registrarme con un dominio que ya tengo.
Ingresa tu dominio y da clic Agregar.
Ingresa los detalles de registro según se requiera. Da clic en Proceder.
Revisa si todos tus detalles fueron ingresados correctamente y da clic en Registrarme. Llena tu información en el formulario de registro.
Una vez que hayas agregado tu dominio, deberás verificarlo. Luego puedes agregar usuarios y crear cuentas de correo electrónico para ellos. Una vez hecho esto, configura los registros MX para que todos tus correos electrónicos se entreguen a tu cuenta de Zoho Mail. Si estás migrando desde otro proveedor, mueve tus correos electrónicos a Zoho Mail mediante protocolos POP o IMAP. Finalmente, completa las configuraciones de SPF y DKIM. Lee en detalle sobre estas configuraciones.
Si ya tienes una cuenta con Zoho, dirígete a Zoho Mail y haz clic en Habilitar alojamiento de correo electrónico en la parte superior de tu página y sigue los pasos para configurar tu dominio.
Si deseas comprar un nuevo dominio:
Si no tienes un dominio propio, puedes comprar uno mientras te registras. Selecciona "Comprar un nuevo dominio para mi negocio" e ingresa un nombre de dominio ideal para tu negocio y verifica su disponibilidad. Si está disponible, puedes registrarte en Zoho y comprar el dominio. Cuando registras un dominio con Zoho Mail, tu configuración de DNS estará preconfigurada para la entrega de correo electrónico. Lee en detalle sobre cómo comprar un nuevo dominio.
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