Envío de correos electrónicos

Una de las funciones más básicas de un servicio de correo electrónico es el envío de correos electrónicos. Zoho Mail proporciona editores con formato de texto enriquecido para enviar correos electrónicos en el formato correcto. Se pueden seleccionar los destinatarios del correo electrónico desde los contactos.

Zoho Mail está explícitamente diseñado para las empresas, por lo que ayuda en el envío de correos electrónicos empresariales y normales. Sin embargo, en conformidad con la política, Zoho Mail no se puede utilizar para enviar correos electrónicos masivos o correos electrónicos de marketing a remitentes desconocidos.

Redactor/editor de correo electrónico

Haga clic en el botón New Mail (Correo nuevo) en el panel izquierdo para abrir el redactor de Zoho Mail con opciones de formato de texto enriquecido. El redactor se abre en una pestaña. Puede elegir el editor insertado o la nueva opción de ventana para responder/reenviar correos electrónicos desde la configuración. La configuración predeterminada para el redactor se puede personalizar en la configuración de redacción. 

El redactor incluye lo siguiente:

• From (De): La dirección del remitente puede seleccionarse desde el menú desplegable, el cual contiene la dirección de correo electrónico principal de su cuenta, su alias de correo electrónico y las direcciones de correo externas configuradas. También se mostrará el nombre de visualización correspondiente junto a la dirección de correo electrónico seleccionada. Consulte aquí para obtener instrucciones para configurar direcciones de correo electrónico externas como dirección del remitente. 
• To (Para): Especifique aquí los destinatarios directos del correo electrónico. Las direcciones de correo electrónico de la organización estarán disponibles desde el llenado automático. Haga clic en la etiqueta "To" (Para) para abrir la libreta de direcciones y seleccione una dirección de correo electrónico desde la libreta de direcciones. 
• Cc (Carbon Copy) (Cc [Con copia a]): Especifique los destinatarios a los que se debe copiar el correo electrónico. Cuando agrega una dirección de correo electrónico a Cc, los otros destinatarios podrán ver las direcciones. 
• Bcc: (Blind Carbon Copy) (Cco [Con copia oculta a]): Especifique los destinatarios a los se debe copiar el correo electrónico, sin que otros puedan ver las direcciones de correo electrónico. Los demás destinatarios no sabrán acerca de las direcciones de correo electrónico en Bcc. 
• Subject (Asunto): Título o un breve resumen del contenido del correo electrónico 

Contenido del correo: correo con formato enriquecido

Zoho Mail proporciona un editor de tipo WYSIWYG (sigla para "Lo que ves es lo que obtienes"), el cual proporciona opciones para enviar un correo electrónico con formato enriquecido con imágenes, tablas, hipervínculos e incluso emoticones. Las opciones de formato le permiten personalizar el diseño y el correo electrónico. El corrector ortográfico integrado le permite realizar una revisión ortográfica en sus correos electrónicos salientes en varios idiomas. Puede elegir la codificación del correo electrónico saliente. Es recomendable que utilice UTF-8 para los correos electrónicos salientes, puesto que permite codificar todos los caracteres Unicode.

• Negrita
• Cursiva
• Subrayado
• Tachado
• Opciones de tipo de fuente
• Opciones de tamaño de fuente
• Opciones de color de fuente
• Color de fondo del texto (texto resaltado)
• Opciones de alineación
• Opciones de lista
• Sangría para texto y listas
• Interlineado
• Superíndice
• Subíndice
• Dirección del texto
• Cotización
• Quitar formato
• Copiar formato

Además de las opciones de formato disponibles, también puede insertar lo siguiente en su correo electrónico:

• Hipervínculos: dirige una parte seleccionada del texto a la URL o dirección de correo electrónico vinculada.
• Imágenes: inserta imágenes desde el almacenamiento en disco o directamente desde la web.
• HTML: proporciona opciones para ingresar contenido en formato HTML, el cual se reflejará en la ventana de redacción.
• Tablas: inserta tablas según las personalizaciones proporcionadas. 
• Separadores horizontales: inserta una línea horizontal entre el texto.
• Emoticón: inserta los emoticones seleccionados desde la lista de opciones.

Revisión ortográfica e idioma del redactor

Zoho Mail tiene un corrector ortográfico incorporado para corregir sus errores ortográficos al instante. Después de redactar el correo electrónico, haga clic en el ícono Check spelling (Revisar ortografía). Se destacarán las palabras mal escritas en el contenido del correo. Haga clic en las palabras resaltadas para ver una lista de posibles palabras con la ortografía que más se aproxime. También puede agregar una palabra al diccionario personalizado, a fin de que no quede marcada la próxima vez que revise la ortografía de un correo electrónico.

Si hace clic en el menú desplegable junto al ícono Check spelling, verá una lista con los idiomas que puede elegir. Esto significa fundamentalmente el idioma en el cual se verificará el contenido del correo electrónico durante una revisión ortográfica. No se refiere a la lengua en la que puede redactar el correo electrónico. Por ejemplo, si eligió English (US) (Inglés [US]) en la lista de idiomas del redactor, el contenido del correo electrónico se verificará con un diccionario de inglés americano y se proporcionarán las sugerencias de ortografía correspondientes.

El idioma en el cual redacta el correo electrónico depende del teclado que utiliza y no de alguna configuración de Zoho Mail. 

Correo con texto sin formato

Un correo electrónico con texto sin formato contiene solo el contenido del correo electrónico, sin ningún tipo de formato como negrita, cursiva, etc. Puede elegir la opción Plain Text (Texto sin formato) para enviar un correo electrónico sin ningún formato. Haga clic en el menú desplegable en la esquina derecha del redactor y elija Plain text mode (Modo de texto sin formato).

El sistema solicitará confirmación para convertir un texto enriquecido en texto sin formato. Después de confirmar, la barra de herramientas de formato estará oculta y solo verá el ícono de comprobación ortográfica. Cualquier formato aplicado al contenido se perderá. El mensaje se enviará como un mensaje de texto sin formato. Cuando selecciona Plain Text durante la redacción de un correo electrónico, las imágenes insertadas y todas las opciones de formato aplicadas en las firmas también se eliminarán cuando envíe el correo.

Para volver al modo de texto enriquecido, haga clic en el mismo menú desplegable y elija Rich Text mode (Modo de texto enriquecido). Ahora podrá formatear el texto que ha insertado, insertar tablas, etc. El formato anterior no se restaurará, incluso si vuelve al modo de texto enriquecido.

Opciones de redacción

Cuando redacta un correo electrónico, también puede establecer ciertas preferencias en la ventana de redacción antes de enviar el correo electrónico. Puede establecer la prioridad para el correo electrónico, insertar una firma/plantilla, cambiar el formato de codificación y solicitar acuses de recibo al destinatario final.

Prioridad

Puede configurar la prioridad del correo electrónico a High/Medium/Low (Alta/Media/Baja). Esto ayudará al destinatario a clasificar esos correos electrónicos que se deben atender inmediatamente y darles prioridad según corresponda. En la ventana Redactar, haga clic en el ícono Options (Opciones) en la parte superior de la ventana y seleccione la prioridad necesaria en la lista. 

El ícono  indica una alta prioridad y el ícono  muestra una baja prioridad.

Los correos electrónicos con prioridad media no se indican con un ícono.

Insertar plantilla/firma

Es posible que tenga algunas plantillas guardadas que podrían ser necesarias de vez en cuando. Puede insertar estas plantillas o una de sus firmas directamente desde la ventana de redacción. Haga clic en el ícono Options (Opciones) en la parte superior de la ventana de redacción. Se detallan las plantillas/firmas que haya agregado a su cuenta. Seleccione la opción que desee y esta se agregará al correo electrónico que está redactando. 

Codificación

Si desea enviar un determinado correo electrónico con una codificación diferente, puede elegir la opción deseada en el menú Options (Opciones). Esto se aplicará solo al correo electrónico actual. El formato de codificación seleccionado en la configuración solo se aplicará a los otros correos electrónicos. Para saber más acerca de las opciones de codificación, haga clic aquí.

Solicitar acuse de recibo

Cuando envía ciertos correos electrónicos, es posible que necesite una confirmación para saber si el destinatario leyó el correo electrónico. En tales casos, puede utilizar la función Ask Receipt (Solicitar acuse de recibo). En el menú Options (Opciones), seleccione Ask Receipt (Solicitar acuse de recibo).

Según la configuración de confirmación de lectura del destinatario, se le notificará si se leyó o no el correo electrónico. 

Si el destinatario envía una confirmación de lectura, se crea una nueva conversación en el correo electrónico correspondiente. Haga clic en el ícono Preview whole conversation (Vista previa de toda la conversación) para ver la hora en la que se leyó el correo electrónico.

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Puede elegir el comportamiento predeterminado del correo electrónico que le solicita una "confirmación de lectura" siguiendo los pasos que se indican a continuación.

1. Inicie sesión en Zoho Mail
2. Haga clic en el ícono Settings(Configuración).
3. Vaya a Mail View Options (Opciones de vista de correo).
4. Busque Read Receipt (Confirmación de lectura).
   • Seleccione Always Send (Enviar Siempre) para enviar siempre una confirmación de lectura al remitente.
   • Seleccione Never Send (No enviar nunca) para no enviar nunca una confirmación de lectura al remitente.
   • Seleccione Ask me (Preguntarme) para pedir confirmación antes de enviar una confirmación de lectura al remitente.

Deshacer envío

Puede deshacer el envío de un correo electrónico habilitando la configuración Undo Send (Deshacer envío)

1. Inicie sesión en Zoho Mail
2. Haga clic en el ícono Settings(Configuración).
3. Vaya a Compose Options (Opciones de redacción).
4. En Undo Send (Deshacer envío), establezca el período durante el cual desea que aparezca la opción Undo (Deshacer) después enviar un correo electrónico.

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Cuando la configuración está activada, podrá ver la opción Undo Send (Deshacer envío) mientras envía correos electrónicos. Cuando hace clic para enviar un correo electrónico, podrá ver la opción Undo Send como un banner durante el período seleccionado. Una vez que haga clic en Undo (Deshacer) en el banner, el correo electrónico no se enviará. Este correo electrónico se guardará como borrador para editarlo y volverlo a enviar si fuera necesario. 

Editar como nuevo

En determinadas circunstancias, es posible que desee enviar un correo electrónico a dos o más clientes, pero con ciertos cambios en el contenido del correo electrónico. En tales casos, puede utilizar la opción Edit as new (Editar como nuevo). Abra el correo electrónico que desea enviar con modificaciones a un nuevo destinatario, haga clic en el ícono More option (Más opciones) y seleccione Edit as new (Editar como nuevo) en la lista. Se abrirá el mismo correo electrónico en la ventana del redactor de correo electrónico. Ahora puede realizar las ediciones necesarias y enviar el correo electrónico.

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Completar automáticamente/Libreta de direcciones en redactor

Completar automáticamente contactos 

Cuando redacte un correo electrónico, si comienza a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico del destinatario en los campos To/Cc/Bcc (A/Cc/Cco), todos los contactos coincidentes (contactos de correo y contactos de CRM) se detallan en el menú desplegable Autofill (Completar automáticamente). Puede seleccionar los contactos correspondientes desde la lista. Las direcciones de correo electrónico de sus contactos personales, de grupo y de organización aparecerán en este menú desplegable Autofill. Los contactos de CRM en el menú desplegable Autofill están marcados con el ícono de CRM al lado.

Del mismo modo, si comienza a escribir un nombre de categoría en particular, puede seleccionar entre las categorías coincidentes que aparecen en la lista desplegable Autofill. Todos los contactos asociados a esa categoría se agregarán automáticamente como destinatarios.

Libreta de direcciones

Agregar destinatario al redactor

Además, para ver y seleccionar los contactos desde la libreta de direcciones, haga clic en los enlaces A/Cc/Cco en los campos respectivos. La "Libreta de direcciones" aparece con sus detalles de contacto. Puede seleccionar directamente desde los contactos en la lista, o bien utilice la opción "Search contact" (Buscar contacto) para buscar y seleccionar los destinatarios correspondientes desde la libreta de direcciones. Haga clic en los contactos correspondientes para agregarlos como destinatarios. 

Mediante el menú desplegable en la esquina superior izquierda de la "Libreta de direcciones", puede elegir ver "All Contacts" (Todos los contactos) o los contactos asociados a alguna de las categorías de contactos Personales u Organización. Puede seleccionar los contactos que desee de la lista elegida o utilizar la casilla "Select All" (Seleccionar todos) para agregar todos los contactos de esa categoría como destinatarios.

Los contactos seleccionados aparecerán debajo de la libreta de direcciones. Puede eliminarlos desde aquí si fuera necesario. Por último, seleccione la opción Insert (Insertar) para insertar los contactos seleccionados en el campo correspondiente.  

Sugerencias de contacto

Se brindan sugerencias de contacto cuando se repite el mismo conjunto de destinatarios en varios correos electrónicos. Si agrega más de dos destinatarios en el campo "TO" (Para) de un correo electrónico saliente, la próxima vez que redacte un correo electrónico con dos de alguno de esos contactos, aparecerá una barra de sugerencias de contactos. Esta barra muestra los contactos a los que suele enviarse un correo electrónico junto con los contactos ingresados. Puede hacer clic en los contactos individuales para agregarlos como destinatarios o hacer clic en la opción Add All (Agregar todos) para incluir todas las sugerencias como destinatarios.

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También puede ver sus contactos de CRM desde la libreta de direcciones y agregarlos como destinatarios. Haga clic en el menú desplegable "All Contacts" (Todos los contactos) y desplácese hasta la parte inferior. Haga clic en la opción CRM. Aquí puede buscar sus contactos de CRM. 

Crear una categoría

Puede crear categorías de contactos directamente desde la libreta de direcciones. De esta manera, puede agregar fácilmente un grupo de contactos como destinatarios. 

1. Abra la libreta de direcciones desde la ventana de redacción. 
2. Seleccione un mínimo de 4 contactos de la lista.
3. Haga clic en la opción Create category (Crear categoría) que aparece debajo de la lista seleccionada.
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4. Ingrese el nombre que desea para la categoría y haga clic en la marca de verificación al lado.

Se crea una categoría de contactos con los detalles ingresados.

Mencionar contactos con @

Cuando redacte un correo electrónico, puede mencionar con @ directamente a los usuarios en el contenido del correo electrónico para agregarlos automáticamente a la lista de destinatarios. Puede redactar un correo electrónico nuevo o puede mencionar con @ a los usuarios en las respuestas o los reenvíos para agregarlos automáticamente a la lista de destinatarios.