Senden von E-Mails

Senden von E-Mails

Eine der wichtigsten Funktionen eines E-Mail-Diensts ist das Senden von E-Mails. Zoho Mail bietet RTF-Editoren zum Senden von wunschgemäß formatierten E-Mails. Die Empfänger der E-Mail können aus den Kontakten ausgewählt werden.

Zoho Mail ist explizit für Unternehmen konzipiert und somit auf das Senden von geschäftlichen E-Mails und normaler Korrespondenz ausgelegt. Jedoch kann Zoho Mail gemäß der Richtlinie nicht zum Senden von Massen-E-Mails oder Marketing-E-Mails an unbekannte Empfänger verwendet werden.

E-Mail-Composer/Editor

Klicken Sie im linken Fensterbereich auf die Schaltfläche New Mail (Neue E-Mail), um den Zoho Mail-Composer mit RTF-Formatierungsoptionen zu öffnen. Der Composer wird auf einer neuen Registerkarte geöffnet. In den Einstellungen können Sie auswählen, dass Sie E-Mails entweder im Inline-Editor oder einem neuen Fenster beantworten/weiterleiten. Die Standardeinstellungen zum Verfassen können über die "Compose Settings" (Einstellungen zum Verfassen) angepasst werden. 

Der Composer umfasst:

  • From (Von): Die Absenderadresse können Sie aus der Dropdown-Liste auswählen, die die Haupt-E-Mail-Adresse Ihres Kontos, Ihre E-Mail-Alias-Adressen sowie die konfigurierten externen E-Mail-Adressen enthält. Der entsprechende Anzeigename wird neben der ausgewählten E-Mail-Adresse angezeigt. Hier finden Sie Anweisungen, wie Sie externe E-Mail-Adressen als Absenderadresse konfigurieren. 
  • To (An): Geben Sie hier die direkten Empfänger der E-Mail an. Die E-Mail-Adressen des Unternehmens sind über die Funktion zum automatischen Ausfüllen verfügbar. Klicken Sie auf "To" (An), um das Adressbuch zu öffnen und eine E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch auszuwählen. 
  • Cc (Carbon Copy): Legen Sie die Empfänger fest, denen eine Kopie der E-Mail zugestellt werden soll. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse unter "Cc" hinzufügen, ist die Adresse für andere Empfänger sichtbar. 
  • Bcc: (Blind Carbon Copy): Geben Sie Empfänger an, denen eine Kopie der E-Mail zugestellt werden soll, ohne dass die E-Mail-Adresse für andere sichtbar ist. Die anderen Empfänger sehen nicht, dass E-Mail-Adressen unter "Bcc" hinzugefügt wurden. 
  • Subject (Betreff): Titel oder kurze Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail 

E-Mail-Inhalt – RTF-formatierte E-Mails

Zoho Mail stellt einen WYSIWYG-Editor (What You See Is What You Get) mit Optionen bereit, mit denen Sie RTF-formatierte E-Mails mit Bildern, Tabellen, Hyperlinks und sogar Smileys senden können. Mit den Formatierungsoptionen können Sie das Layout und Ihre E-Mail personalisieren. Mit der integrierten Rechtschreibprüfung können Sie Ihre ausgehenden E-Mails in mehreren Sprachen auf Rechtschreibfehler prüfen. Sie können die Codierung für ausgehende E-Mails auswählen. Es wird empfohlen, für ausgehende E-Mails UTF-8 zu verwenden, da damit sämtliche Zeichen in Unicode codiert werden können.

  • Fett
  • Kursiv
  • Unterstrichen
  • Durchgestrichen
  • Schriftartoptionen
  • Schriftgrößeoptionen
  • Schriftfarbeoptionen
  • Hintergrundfarbe für Text (Text markieren)
  • Ausrichtungsoptionen
  • Listenoptionen
  • Einrückung für Text und Listen
  • Zeilenabstand
  • Hochgestellt
  • Tiefgestellt
  • Textrichtung
  • Anführungszeichen
  • Formatierung entfernen
  • Format übertragen

Neben den verfügbaren Formatierungsoptionen können Sie auch die folgenden Elemente in Ihre E-Mails einfügen:

  • Hyperlinks: Durch Klicken auf den markierten Teil des Texts wird der Benutzer zur verknüpften URL oder E-Mail-Adresse weitergeleitet.
  • Bilder: Damit können Bilder entweder von der Festplatte oder direkt aus dem Web eingefügt werden.
  • HTML: Bietet Optionen zum Einfügen von Inhalten im HTML-Format mit entsprechender Darstellung im Composer-Fenster.
  • Tabellen: Ermöglicht das Einfügen von Tabellen entsprechend den verfügbaren Anpassungsmöglichkeiten. 
  • Horizontale Trennlinien: Ermöglicht das Einfügen einer horizontalen Linie zwischen Textelementen.
  • Smiley: Ermöglicht das Einfügen von Smileys, die aus der Liste der Optionen ausgewählt werden.

Rechtschreibprüfung und Composer-Sprache

Zoho Mail verfügt über eine integrierte Rechtschreibprüfungsfunktion, mit der Rechtschreibfehler während der Eingabe korrigiert werden können. Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf das Symbol Check spelling (Rechtschreibprüfung). Falsch geschriebene Wörter im E-Mail-Inhalt werden hervorgehoben. Klicken Sie auf die markierten Wörter, um eine Liste möglicher Wörter mit der am ehesten übereinstimmenden Schreibweise anzuzeigen. Sie können auch ein Wort Ihrem benutzerdefinierten Wörterbuch hinzufügen, sodass es beim nächsten Mal, wenn Sie eine Rechtschreibprüfung für eine E-Mail durchführen, nicht mehr markiert wird.

Wenn Sie auf die Dropdown-Liste neben dem Rechtschreibprüfungs-Symbol klicken, wird eine Liste mit Sprachen angezeigt, aus der Sie eine auswählen können. Dabei handelt es sich in erster Linie um die Sprache, in der die Rechtschreibprüfung für die Inhalte Ihrer E-Mail durchgeführt wird. Die Einstellung bezieht sich nicht auf die Sprache, in der Sie die E-Mail verfassen. Wenn Sie in der Composer-Sprachliste beispielsweise "English (US)" ausgewählt haben, wird der Inhalt von E-Mails anhand eines Wörterbuchs für US-amerikanisches Englisch überprüft, und es werden relevante Rechtschreibvorschläge gemacht.

Die Sprache, in der Ihre E-Mail verfasst wird, hängt hingegen von der verwendeten Tastatur und nicht von den Einstellungen in Zoho Mail ab. 

Nur-Text-E-Mail

Eine Nur-Text-E-Mail enthält nur den Inhalte ohne jegliche Formatierung wie Fettdruck, Kursivdruck usw. Sie können die Option "Plain Text" (Nur Text) auswählen, um eine E-Mail ohne Formatierung zu senden. Klicken Sie oben rechts im Composer auf das Dropdown-Menü, und wählen Sie Plain text mode (Nur-Text-Modus) aus.

Sie werden aufgefordert, den Wechsel von "Rich Text" zu "Plain text" (Nur Text) zu bestätigen. Nach der Bestätigung wird die Symbolleiste mit den Formatierungsoptionen ausgeblendet, es wird nur noch das Symbol der Rechtschreibprüfung angezeigt. Alle Formatierungen der Inhalte gehen verloren. Die Nachricht wird als Nur-Text-Nachricht gesendet. Wenn Sie zum Verfassen von E-Mails "Plain Text" (Nur-Text) verwenden, werden beim Senden der E-Mail auch alle eingefügten Bilder und alle an Signaturen vorgenommenen Formatierungen entfernt.

Um in den Rich-Text-Modus zurückzukehren, klicken Sie auf dasselbe Dropdown-Menü und wählen Rich Text mode (Rich-Text-Modus). Nun können Sie den Text formatieren, den Sie eingefügt haben, Tabellen einfügen usw. Aber auch wenn Sie wieder in den Rich-Text-Modus zurückkehren, werden die vorherigen Formatierungen nicht wiederhergestellt.

Optionen zum Verfassen

Beim Verfassen einer E-Mail können Sie ferner im Composer-Fenster bestimmte Voreinstellungen festlegen, bevor Sie die E-Mail senden. Sie können die Priorität der E-Mail festlegen, eine Signatur/Vorlage einfügen, das Codierungsformat ändern und Lesebestätigungen von Empfängern anfordern.

 

Priorität

Sie können die E-Mail-Priorität auf Hoch/Mittel/Niedrig einstellen. Dies hilft dem Empfänger, E-Mails einzustufen, die sofort bearbeitet werden müssen, und entsprechende Prioritäten für die E-Mails festzulegen. Klicken Sie im Composer-Fenster oben auf das Symbol Options (Optionen), und wählen Sie die gewünschte Priorität aus der Liste aus. 

Das Symbol  kennzeichnet die Priorität High (Hoch) und das Symbol  die Priorität Low (Niedrig).

E-Mails mit der Priorität Medium (Mittel) werden nicht mit einem Symbol gekennzeichnet.

Vorlage/Signatur einfügen

Möglicherweise haben Sie einige gespeicherte Vorlagen, die Sie von Zeit zu Zeit benötigen. Sie können solche Vorlagen oder eine Ihrer Signaturen direkt im Composer-Fenster einfügen. Klicken Sie oben im Composer-Fenster auf das Symbol Options. Die Ihrem Konto hinzugefügten Vorlagen/Signaturen werden aufgelistet. Wählen Sie die gewünschte Option aus. Sie wird der E-Mail hinzugefügt, die Sie gerade verfassen. 

Codierung

Wenn eine bestimmte E-Mail mit einer anderen Codierung gesendet werden soll, können Sie die gewünschte Option aus dem Menü Options (Optionen) auswählen. Diese Option wird dann nur auf die aktuelle E-Mail angewendet. Das in den Einstellungen ausgewählte Codierungsformat wird auf alle anderen E-Mails angewendet. Weitere Informationen zu Codierungsoptionen finden Sie hier.

Lesebestätigung anfordern

Wenn Sie bestimmte E-Mails senden, benötigen Sie gegebenenfalls eine Bestätigung, damit Sie wissen, ob der Empfänger die E-Mail gelesen hat. In solchen Fällen können Sie die Funktion Ask Receipt (Lesebestätigung anfordern) verwenden. Wählen Sie Ask Receipt (Lesebestätigung anfordern) im Menü Options (Optionen).

Je nach Einstellung für "Read Receipt" (Lesebestätigung) des Empfängers werden Sie darüber informiert, ob die E-Mail gelesen wurde oder nicht. 

Wenn der Empfänger eine Lesebestätigung sendet, wird in der betreffenden E-Mail eine neue Unterhaltung erstellt. Klicken Sie auf das Symbol Preview whole conversation (Vorschau der ganzen Unterhaltung anzeigen), um die Uhrzeit anzuzeigen, zu der Ihre E-Mail gelesen wurde.

Mit den folgenden Schritten können Sie das Standardverhalten für E-Mails auswählen, von denen eine Lesebestätigung angefordert wird.

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Settings (Einstellungen) .
  3. Navigieren Sie zu Mail View Options (E-Mail-Anzeigeoptionen).
  4. Suchen Sie nach Read Receipt (Lesebestätigung).
    • Wählen Sie Always Send (Immer senden) aus, um immer eine Lesebestätigung an den Absender zu senden.
    • Wählen Sie Never Send (Nie senden) aus, um niemals eine Lesebestätigung an den Absender zu senden.
    • Wenn Sie Ask me (Nachfragen) auswählen, werden Sie vor dem Senden aufgefordert, die Lesebestätigung an den Absender zu bestätigen.

Hinweis:

Auf der Seite Compose Settings (Einstellungen zum Verfassen) können Sie weitere Voreinstellungen für den E-Mail-Composer festlegen.

Senden rückgängig machen

Sie können das Senden einer E-Mail rückgängig machen, indem Sie die Einstellung Undo Send (Senden rückgängig machen) aktivieren.

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Settings (Einstellungen) .
  3. Navigieren Sie zu Compose Options (Optionen zum Verfassen).
  4. Legen Sie unter Undo Send (Senden rückgängig machen) fest, wie lange die Option zum Rückgängigmachen nach dem Senden einer E-Mail angezeigt werden soll.

Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird beim Senden von E-Mails die Option "Undo Send" (Senden rückgängig machen) eingeblendet. Nach dem Klicken auf die Option zum Senden einer E-Mail wird "Undo Send"(Senden rückgängig machen) als Banner über dem festgelegten Zeitraum angezeigt. Wenn Sie in diesem Banner auf Undo (Rückgängig machen) klicken, wird die E-Mail nicht gesendet. Diese E-Mail wird als Entwurf gespeichert, den Sie bearbeiten und bei Bedarf erneut senden können. 

Als neu bearbeiten

In bestimmten Fällen möchten Sie eine E-Mail möglicherweise an zwei oder mehr Kunden senden, dabei aber bestimmte Änderungen am Inhalt der E-Mail vornehmen. In solchen Fällen können Sie die Option Edit as new (Als neu bearbeiten) verwenden. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie mit Bearbeitungen an einen neuen Empfänger senden möchten, klicken Sie auf die Option More (Mehr), und wählen Sie in der Liste Edit as new (Als neu bearbeiten) aus. Dieselbe E-Mail wird jetzt im E-Mail-Composer-Fenster geöffnet. Sie können jetzt die notwendigen Änderungen vornehmen und die E-Mail senden.

Automatisches Ausfüllen/Adressbuch im Composer-Fenster

Kontakte automatisch ausfüllen 

Wenn Sie eine E-Mail verfassen und beginnen, den Namen oder die E-Mail-Adresse des Empfängers in den Feldern To/Cc/Bcc (An/Cc/Bcc) einzugeben, werden alle übereinstimmenden Kontakte (E-Mail- und CRM-Kontakte) in der Dropdown-Liste "Autofill" (Automatisch ausfüllen) aufgelistet. Sie können die entsprechenden Kontakte aus der Liste auswählen. In dieser Dropdown-Liste werden die E-Mail-Adressen Ihrer persönlichen Kontakte bzw. der Kontakte der Gruppe/des Unternehmens aufgelistet. Die CRM-Kontakte in der Dropdown-Liste "Autofill" (Automatisch ausfüllen) sind am nebenstehenden CRM-Symbol erkennbar.

Analog können Sie bei Eingabe des Namens einer Kategorie eine Kategorie aus den entsprechenden Einträgen auswählen, die in der Dropdown-Liste "Autofill" (Automatisch ausfüllen) aufgelistet werden. Alle dieser Kategorie zugeordneten Kontakte werden automatisch als Empfänger hinzugefügt.

Adressbuch

Hinzufügen von Empfängern im Composer-Fenster

Wenn Sie Kontakte aus dem Adressbuch anzeigen und auswählen möchten, klicken Sie in den entsprechenden Feldern auf die Links "To" (An)/"Cc"/"Bcc'". Dann wird das Adressbuch mit Ihren Kontaktdaten angezeigt. Sie können direkt einen Eintrag aus den aufgelisteten Kontakten auswählen oder die Option "Search contact" (Nach Kontakt suchen) verwenden, um die entsprechenden Empfänger im Adressbuch zu suchen und auszuwählen. Klicken Sie auf die relevanten Kontakte, um sie als Empfänger hinzuzufügen. 

Mit der Dropdown-Liste oben links im Adressbuch können Sie All Contacts (Alle Kontakte) oder die Kontakte anzeigen, die der KategoriePersonal Contacts (Private Kontakte) oder Organization Contacts (Unternehmenskontakte) zugeordnet sind. Sie können die gewünschten Kontakte aus der gewählten Liste auswählen oder das Kontrollkästchen Select All (Alle auswählen) aktivieren, um alle Kontakte der Kategorie als Empfänger hinzuzufügen.

Die ausgewählten Kontakte werden unter dem Adressbuch angezeigt. Sie können sie bei Bedarf von hier entfernen. Klicken Sie abschließend auf Insert (Einfügen) , um die ausgewählten Kontakte in das entsprechende Feld einzufügen.  

Kontaktvorschläge

Kontaktvorschläge werden eingeblendet, wenn dieselbe Gruppe von Empfängern in mehreren E-Mails wiederholt wird. Wenn Sie im Feld "TO" (An) einer ausgehenden E-Mail mehr als zwei Empfänger hinzufügen, wird beim nächsten Mal, wenn Sie eine E-Mail an einen dieser Kontakte verfassen, eine Leiste für Kontaktvorschläge angezeigt. Diese Leiste enthält die Kontakte, die häufig zusammen mit den eingegebenen Kontakten per E-Mail kontaktiert werden. Klicken Sie auf einzelne Kontakte, um sie als Empfänger hinzuzufügen, oder klicken Sie auf Add All (Alle hinzufügen), um alle Vorschläge als Empfänger aufzunehmen.

Ferner können Sie Ihre CRM-Kontakte aus dem Adressbuch anzeigen und diese als Empfänger hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü All Contacts (Alle Kontakte), und scrollen Sie nach unten. Klicken Sie auf die Option CRM. Hier können Sie nach Ihren CRM-Kontakten suchen. 

Erstellen von Kategorien

Sie können direkt im Adressbuch Kontaktkategorien erstellen. Auf diese Weise können Sie ganz einfach eine Gruppe von Kontakten als Empfänger hinzufügen. 

  1. Öffnen Sie im Composer-Fenster das Adressbuch
  2. Wählen Sie aus der Liste mindestens 4 Kontakte aus.
  3. Klicken Sie unter der ausgewählten Liste auf die Option Create category (Kategorie erstellen).
  4. Geben Sie den gewünschten Namen für die Kategorie ein, und klicken Sie auf das Häkchen daneben.

Daraufhin wird eine Kontaktkategorie mit den eingegebenen Details erstellt.

@Erwähnungen von Kontakten

Fügen Sie beim Verfassen einer E-Mail direkte @Erwähnungen der Benutzer im Inhalt der E-Mail ein, sodass sie automatisch der Empfängerliste hinzugefügt werden. Sie können entweder eine neue E-Mail verfassen oder in Antworten oder Weiterleitungen @Erwähnungen der Benutzer hinzufügen, um diese automatisch in die Liste der Empfänger aufzunehmen. 

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Schreib uns: support@zohomail.com