Um fluxograma de processo é útil para capacitar colaboradores, padronizar processos e aumentar o desempenho da equipe. Por isso, ele é usado para que todos entendam bem cada detalhe da operação.
Não se preocupe, fazer essa representação gráfica não é difícil, e pode te ajudar a gerar ótimos insights para ajustes e otimizações. Então, se você sente falta de representar os processos graficamente para a sua equipe, está no lugar certo!
Siga a leitura para entender o conceito de fluxograma de processo, o passo a passo de como fazer e mais: entenda como o Zoho Show é a ferramenta ideal para te ajudar!
O que é um fluxograma de processo?
O fluxograma de processo é basicamente uma ferramenta que representa, por meio de materiais visuais, os processos de uma empresa. Ele é composto por símbolos, formas geométricas, setas e informações escritas conectadas de forma sequencial e lógica.
A ferramenta é capaz de documentar operações para que seja possível indicar os responsáveis e a forma de execução da demanda.
Depois que o fluxograma de processo é feito e as operações ganham visibilidade, é mais fácil enxergar erros, desvios, desperdícios e gargalos. Assim, a equipe ganha visão para praticar ajustes e otimizações.
Para que serve o fluxograma de processo?
O fluxograma documenta e comunica o processo. Ele descreve as etapas necessárias para concluir uma tarefa, servindo como uma documentação interna e contínua, focada na implementação.
As etapas inter-relacionadas são escritas e registradas para evitar falhas, retrabalhos e outros problemas, otimizando a forma com a qual aquelas operações essenciais para a empresa são feitas. É um guia para os colaboradores e a gestão.
Por tantas vantagens, o fluxograma de processo é útil em vários setores e funções:
- Treinamentos;
- Operações empresariais ou de fabricação;
- Demonstrar a hierarquia;
- Mapeamentos industriais;
- Orientações para a produção;
- Análises de saídas e entradas;
- Descrição dos fluxos de recursos;
- Comparações entre processos modificados;
E mais.
É uma ferramenta simples de ser aplicada, podendo, com as suas informações, entregar mais velocidade ao processo de treinamento da equipe e à própria operação.
Depois de ajustes, o fluxograma também pode ser usado para comparar versões anteriores das modificadas e padronizar as etapas. Assim, ele também ajuda a reduzir custos e evitar desperdícios e dores de cabeça.
E mais: além de facilitar treinamentos, o fluxograma de processo ajuda educadores na criação de planos de aulas, projetos e cursos inteiros. A ferramenta é aplicada, por exemplo, em cadeias alimentares e para indicar etapas de experimentos na física.
Símbolos usados no fluxograma
Os fluxogramas são grandes orientadores do passo a passo do processo. Para isso, precisam usar símbolos indicadores de mensagens.
Existe um padrão ANSI para o fluxograma, mas, mesmo assim, ainda há muitas variações nos símbolos. São exemplos de alguns:
1. Início ou fim
Semelhante a uma cápsula posicionada na horizontal, marca entradas e saídas, início e término do processo. É comum que o início seja a chegada do insumo e, no fim, a entrega dos resultados.
2. Decisão
O símbolo de decisão é um losango. Ele indica os momentos de tomada de decisão que irão guiar os próximos passos, como quando o cliente decide a forma de pagamento (à vista, parcelado…) ou a forma de entrega da compra (retirada na loja física, delivery, pickup point…).
3. Processo
Um retângulo horizontal que indica as etapas necessárias para a entrega. É implementado em uma sequência lógica para demonstrar a execução.
4. Subprocesso
Um subprocesso é uma representação de uma série de etapas que formam um processo inserido em uma operação maior. Ele simplifica a visualização dos processos mais complexos, permitindo maior detalhamento.
5. Operação manual
Um trapézio invertido, indica uma atividade manual, como a necessidade de apertar um botão de um equipamento.
6. Conector
Um conector é representado por um círculo e liga pontos mais distantes dentro do processo. Sem o conector, é possível que informações não tão próximas ficassem confusas.
7. Documento
O retângulo com a parte inferior “ondulada” indica que um documento foi formado no processo. Quando há a sobreposição do símbolo, há a indicação de que são produzidos vários documentos.
8. Fluxo de linha
O fluxo de linha é representado por uma seta. Este símbolo mostra como as etapas estão conectadas em sequência lógica.
Tipos de fluxograma de processo
Os fluxogramas têm classificações diferentes a depender da sua aplicação. Entenda alguns tipos:
Diagrama de blocos
Uma ilustração de um sistema cujas partes são representadas por blocos. É genérico, serve para qualquer tarefa, mas é muito usado para projetar sistemas.
Fluxograma de Processo (PFD)
O diagrama ilustra o fluxo geral de atividades na produção. É versátil e bastante usado.
Diagrama de fluxo de documentos/trabalho
Exibe o fluxo de documentos entre áreas e processos. Os fluxogramas de documentos devem ser lidos da esquerda para a direita e podem ser divididos em colunas.
Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM)
Mapeia o fluxo de material, informações e tempo em múltiplos processos. Por isso, é bastante usado em setores industriais, indicando como o valor flui pelas etapas.
Fluxograma de raia
Descreve como departamentos, processos ou funcionários interagem, catalogando como as atividades funcionam entre equipes diferentes.
Fluxogramas de dados (DFD)
Uma representação gráfica do fluxo informações no sistema, como transmissões, armazenamentos e coleta de dados.
Notação e Modelo de Processo de Negócios (BPMN)
O BPMN modela várias etapas de ponta a ponta, em sequência detalhada, para melhorar a eficiência.
Fluxograma de tomada de decisão
Traz as opções de possíveis decisões a serem tomadas para um bom resultado.
Como fazer um fluxograma de processo?
Confira agora as etapas para criar o seu fluxograma de processo:
Defina o objetivo e faça o escopo
O fluxograma precisa cumprir um objetivo bem definido, bastante claro para o seu criador desde o primeiro momento, pois ele proporciona a compreensão clara de um processo com finalidade. Depois, parta para o escopo, identificando o início e o fim do processo.
Identifique as etapas
Se for preciso, consulte os seus colaboradores antes dessa fase. Escute como funcionam os processos e liste as etapas, cada uma representando uma atividade. Use os símbolos que leu anteriormente para representar cada ação.
Reúna as etapas
Use linhas ou setas para conectar as etapas de acordo com a sequência lógica do processo, de forma clara.
Adicione as decisões
Se o processo envolver decisões, use formas de losango para representá-las.
Inclua conectores e setas
Use conectores para unir partes do fluxograma que estão em locais diferentes, mas estão relacionadas, e as setas para indicar direções.
Adicione descrições
Descreva as atividades com informações concisas e todos os dados necessários para a maior eficiência.
Cuide do layout
Organize as formas, use cores e elementos para destacar e diferenciar.
Monitore, teste e atualize
Mantenha revisões e monitoramento do fluxograma para garantir que todas as etapas estejam corretas. Faça testes seguindo o fluxo e atualize os processos sempre que for necessário.
Conclusão
Tudo certo para criar um fluxograma de processo para as suas operações? As vantagens são inúmeras: fácil visualização de fluxos, treinamento da equipe, padronização das etapas do processo, redução de erros e, claro, de dores de cabeça.
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