Escritório online – Seu escritório sempre com você

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Com tantas inovações acontecendo, a ideia de um escritório online pode gerar algumas dúvidas. Neste artigo vamos esclarecer o que é um escritório online e quais as vantagens que ele pode trazer para sua carreira.

Em primeiro lugar, precisamos falar sobre equívocos sobre escritórios online. Quem pensa que vai tornar seu ambiente de trabalho totalmente digital está errado. Engana-se quem pensa que é apenas um serviço na internet.

De fato, o escritório online combina esses dois elementos de forma funcional, ágil e integrada. Isoladamente, essas funções mencionadas são chamadas de escritório digital e serviços de rede.

Escritório Online: o que é?

Basicamente, um escritório online é um escritório que não requer nenhum equipamento físico além de um computador conectado a uma plataforma digital. Ou seja, não importa em que área você trabalhe, todas as suas ferramentas de trabalho são armazenadas em um servidor ou computador com conexão com Internet que todos em seu escritório podem acessar de qualquer lugar.

Assim, para digitalizar seu escritório, você precisa disponibilizar na nuvem as informações e os processos dos clientes, juntamente com os documentos e referências envolvidos nos casos em que trabalham, para toda a sua equipe, cada uma delas em diferentes partes do mundo.

Dificuldades das empresas que não utilizam ferramenta de escritório online

1. Realizar cópia dos arquivos em diversos dispositivos

Essa é uma das ações mais comuns que empresas ou funcionários realizam por iniciativa própria. No entanto, nessa prática, há um sério risco de que dados confidenciais da empresa possam ser expostos ou danificados.

Veja abaixo os principais riscos de não investir em um escritório online:

Nem todos os dispositivos são seguros

Muitas vezes, os computadores nas casas dos funcionários são dispositivos que não atendem aos padrões e boas práticas de segurança de TI. Os dispositivos geralmente não possuem software antivírus, possuem sistemas operacionais ilegais e podem até estar contaminados com vírus ou malware.

Empresa fica exposta para vazamento de dados

A transferência física de dados entre dispositivos é afetada por todas as vulnerabilidades acima. Portanto, perda de dados, roubo ou vazamento é uma possibilidade real para quem não investe em um escritório online.

O trabalho com a equipe é mais difícil

Além de não poder acessar os dados, não há como editar arquivos de forma colaborativa. Isso dificulta o desenvolvimento do trabalho em equipe e a comunicação, aumenta o tempo de entrega das atividades e aumenta o potencial de erros e duplicidade.

2. Utilização de ferramentas comuns para comunicação interna

O WhatsApp sempre foi a principal ferramenta de comunicação entre funcionários e equipes. Com ele, podem ser criados grupos para cada departamento e equipe para personalizar as comunicações de forma bem básica. No entanto, o WhatsApp não foi pensado como uma solução de comunicação empresarial, por isso existem limitações como:

Históricos perdidos e descentralização das informações

O WhatsApp facilita a comunicação, mas não possui um registro organizado, centralizado e detalhado das interações e arquivos trocados. Com isso, é comum que conversas e documentos se percam em um turbilhão de notícias, dificultando o bom andamento do trabalho.

Não ter um ambiente digital preparado para reuniões

O WhatsApp permite videoconferência para até quatro pessoas. Isso impede que equipes maiores possam interagir em tempo real para simplificar o trabalho em equipe e a tomada de decisões coletivas. Existem outras ferramentas que podem ajudar a quebrar um galho, mas podem não suportar uma quantidade maior de usuários conectados.

Você não tem a possibilidade de gravar as reuniões

O WhatsApp não grava reuniões e videochamadas, portanto, nenhuma outra consulta pode ser feita. Esse é outro fator que pode dificultar muito o desenvolvimento de eventos pós-conferência.

3. Sem um escritório online você não tem acesso a e-mail profissional de qualidade

Empresas que utilizam sistemas de webmail de provedores locais como Locaweb, KingHost, Terra, etc. têm tido grande dificuldade em operar em home offices e escritório online. Sendo assim, diferenciamos alguns dos problemas mais comuns com webmail padrão de provedores locais:

E-mails com qualidade pejudicada

O design e a visualização são muito ruins e muito diferentes do que os colaboradores estão acostumados em seus softwares de gerenciamento de e-mail, como Outlook ou GSuite. Isso pode causar dificuldades devido a mudanças repentinas no sistema.

Caixa de entrada com pouco espaço

Essa é uma das principais fontes de reclamações dos usuários. O tamanho padrão da caixa de entrada de um provedor local pode ser muito menor do que o software de gerenciamento de e-mail usado na sede corporativa.

Portanto, o fluxo de e-mail pode ser interrompido após todo o espaço disponível ser usado. Além disso, as caixas de entrada podem não fornecer um histórico completo de e-mails trocados, dificultando o acompanhamento de atribuições e negociações mais longas.

Comprometimento da segurança digital

Webmail de provedores locais tem apenas filtros antispam básicos. Como resultado, as contas são mais vulneráveis ​​a e-mails indesejados do que as soluções da Microsoft ou do Google.

Use o Zoho Workplace como escritório online

Agora que listamos as principais ações urgentes que a maioria das pequenas e médias empresas realizam, é hora de dar dicas.

A crise do coronavírus Covid-19 pegou quase todos de surpresa. Como resultado, a grande maioria das empresas de todos os portes se viram forçadas a executar sistemas de trabalho remoto durante a noite, sem análise e sem planejamento de qualquer tipo.

Como resultado, muitas das soluções de contingência empregadas não são as mais adequadas. Por isso, com o Zoho Workplace você resolve todas essas questões com apenas um sistema. Como vamos fazer isso?

Temos um verdadeiro escritório online! Você pode acessar de qualquer lugar de qualquer dispositivo, com a segurança dos arquivos salvos em nuvem, sem problemas de vazamento de dados, e todo o histórico fica armazenado para qualquer pessoa da equipe acessar. Além disso, o Zoho Workplace disponibiliza ferramentas de comunicação interna, para que toda equipe esteja na mesma página, além de um sistema de videoconferência para todas as reuniões necessárias.

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