Seu e-mail gratuito pode gerar custos que você nem magina
Ninguém começa um pequeno negócio pensando em infraestrutura de e-mail. Você começa com o que tem, e o e-mail gratuito atende a todos os requisitos no início. Afinal, quando você está controlando cada despesa, grátis é um bom preço.
Além disso, o e-mail pessoal é familiar, você o utiliza há anos. Não há curva de aprendizado e você sabe onde estão todos os botões - sem precisar comprar um domínio, configurar registros ou cadastrar usuários.
A plataforma cuida do básico: envia mensagens, recebe mensagens, tem um filtro de Spam decente. Não é nada sofisticado, mas é suficiente para fase inicial.
Normalmente, essas plataformas parecem confiáveis, têm o apoio de grandes nomes da tecnologia, e, para projetos pequenos, isso pode parecer suficiente. Mas aqui está o problema: esses serviços são projetados para uso pessoal.
Logo, suas políticas de privacidade, suporte e dados são voltadas para usuários individuais, não para organizações em crescimento. E essa diferença fica óbvia no momento em que seu trabalho começa a crescer.
Os riscos do e-mail gratuito que afetam seu crescimento
À medida que suas responsabilidades aumentam, as limitações de uma conta de e-mail pessoal se tornam mais difíceis de ignorar. Vamos analisar as áreas em que o e-mail gratuito prejudica o seu negócio.
Credibilidade e imagem profissional em jogo
A questão mais visível é como seu endereço de e-mail aparece para os clientes. Por exemplo, ao receber mensagens de empresas com esses dois e-mails, qual delas você escolheria?
“contato@nomedaempresa.com “
“seunome.empresa.2024@freemail.com”
Uma parece estar estabelecida, enquanto a outra parece ser um projeto paralelo ou até uma ameaça.
Ou seja, a qualidade do trabalho não mudou, os preços são os mesmos, mas o endereço de e-mail cria uma lacuna de percepção que você agora está tentando superar. Ele pode demonstrar que você está falando sério - ou não.
Segurança de dados vulnerável e falta de controle
Os serviços de e-mail pessoais são projetados para compartilhamento entre pessoas. Eles não foram criados para o tipo de informação que circula numa empresa. A segurança existe, sem dúvida, mas está calibrada para riscos pessoais, não para riscos empresariais.
Por exemplo: a maioria dos serviços de e-mail gratuitos criptografa os dados em trânsito. Isso significa a criptografia na conexão entre seu dispositivo e os servidores. Mas a criptografia em repouso, onde seus e-mails são armazenados nos servidores, costuma ser limitada ou inexistente.
Isso significa que, se alguém obtiver acesso aos servidores ou se houver uma violação de segurança, seus dados ficarão vulneráveis a:
Phishing direcionado.
Ataques de comprometimento de e-mail comercial (BEC).
Anexos maliciosos disfarçados de faturas.
Ameaças de dia zero (Zero-Day) que evoluem rapidamente.
Limitações de armazenamento, gestão de senhas e produtividade
Se você contratar um prestador de serviços, estagiário ou freelancer, uma conta gratuita te obriga a fazer escolhas ruins:
Compartilhar a senha (péssima ideia).
Conceder acesso de recuperação (também não é uma boa ideia).
Esperar que eles não salvem os dados (nunca funciona).
E, quando eles saem da empresa, a conta tecnicamente pertence a eles, se foram eles que a criaram. Você não pode revogar o acesso. Ou seja, o freelancer sai... E leva a caixa de entrada da empresa (e o armazenamento dela) com ele.
E, se essa pessoa decidir não cooperar, anos de comunicação com clientes, contratos e conhecimento institucional podem ir embora.
Suporte técnico inexistente em momentos críticos
Serviços gratuitos não garantem disponibilidade do suporte. Não há acordo de nível de serviço (SLA), tempo de resposta garantido em caso de emergência ou um profissional para quem você possa ligar no caso de um problema urgente.
Se o serviço ficar indisponível, você espera. Em caso de problema, você segue o procedimento deles e torce para que o problema seja resolvido. Você não tem poder de negociação, não tem prioridade e não tem garantia de nada.
O que um e-mail empresarial realmente oferece?
O e-mail gratuito, geralmente, oferece apenas uma senha e uma caixa de entrada. O e-mail comercial oferece um amplo sistema de segurança, produtividade e colaboração.
Construção de uma marca confiável (seuemail@suaempresa.com)
Uma marca confiável deixou de ser um "diferencial". Os clientes a exigem. Então, se o seu provedor não atender aos padrões necessários para a sua empresa, você será desqualificado antes mesmo de apresentar sua proposta.
Por isso, a plataforma correta te ajuda a gerar confiança desde que o cliente bate os olhos no seu endereço de e-mail - profissional e confiável, com domínio personalizado, que raramente vai para pasta de Spam.
As soluções de e-mail empresarial oferecem:
Envio de domínio verificado.
Protocolos adequados de autenticação de e-mail.
Gestão de reputação para que seu domínio permaneça confiável.
Verificações de saída que impedem que seu domínio seja usado para Spam.
E mais.
Segurança e controle centralizado dos dados da empresa
Bons provedores possuem padrões de segurança avançados e criptografia que protege o conteúdo dos seus e-mails, impedindo que outras pessoas o leiam durante a transmissão e em repouso. Isso inclui também as verificações de:
Spam, URLs e links maliciosos.
Domínios falsificados.
Malware oculto em anexos.
Tentativas de login suspeitas.
Confira a importância de um email criptografado
Ferramentas de colaboração que impulsionam a equipe
O e-mail, por si só, não é suficiente para equipes modernas. Afinal, a colaboração se torna difícil apenas com um e-mail básico. Por isso, provedores de e-mail oferecem mais:
Caixa de correio compartilhada para que as equipes acessem conversas comuns num só lugar.
Acesso delegado à caixa de entrada (sem compartilhamento de senhas).
Calendários compartilhados, chats e chamadas comerciais seguras.
Anotações, tarefas, contatos.
E mais.
Essas ferramentas mantém a colaboração fluindo sem problemas. Além disso, as integrações com outras plataformas são facilitadas: o e-mail precisa "conversar" com outros aplicativos que você usa, como visualizar os dados de CRM de um lead.
Conformidade e governança para o seu negócio
À medida que sua empresa cresce, você passa a lidar com dados de clientes, informações de fornecedores, arquivos financeiros, contratos e mais. O uso de e-mail gratuito não garante a conformidade com as leis que você precisa.
Um sistema de e-mail comercial adequado ajuda você a operar dentro dos seguintes limites:
RGPD na UE.
HIPAA para comunicações relacionadas à saúde.
Normas SOC 2 e ISO.
Requisitos locais de residência de dados.
Zoho Mail: mais que um e-mail, um centro de produtividade
O Zoho Mail vai muito além do envio e recebimento de mensagens. Ele foi desenvolvido para ser um verdadeiro centro de produtividade corporativa, onde comunicação, colaboração e organização acontecem de forma integrada e segura.
Em vez de ser apenas uma caixa de entrada sobrecarregada, o Zoho Mail centraliza conversas, tarefas e informações essenciais para o dia a dia das equipes, tornando-se um verdadeiro investimento para a produtividade da sua empresa.
Com recursos avançados como Streams, o e-mail deixa de ser um canal isolado e passa a funcionar como uma rede colaborativa. É possível comentar mensagens, mencionar colegas, transformar e-mails em discussões organizadas e mais.
Faça diversas integrações, conecte-se com ferramentas de negócios de terceiros, crie integrações personalizadas com APIs, e aproveite os aplicativos do seu ecossistema empresarial.
Conheça o e-Discovery e entenda a tecnologia presente no Zoho Mail!
No Zoho Mail, seus e-mails não são analisados para fins publicitários, os dados não serão vendidos a terceiros, e não haverão anúncios direcionados com base nas suas comunicações comerciais. Suas informações permanecem suas.
A plataforma irá se adaptar à maneira como você realmente trabalha, incluindo desktop, mobile, acesso offline e mais - com total flexibilidade e pelo melhor preço.
Conclusão
O Zoho Mail faz parte da suite de produtividade Zoho Workplace. Nela, você terá, além do Zoho Mail, mais 7 aplicativos:
Acesse arquivos na nuvem no Zoho WorkDrive;
Crie ou edite documentos, planilhas e apresentações no Pacote Office;
Agende reuniões e webinars no Zoho Meeting;
Mande mensagens instantâneas no Zoho Cliq;
Tenha uma intranet social corporativa no Connect, e mais.
Tudo sem alternar entre múltiplas ferramentas ou abas, o que gera um fluxo de trabalho mais fluido e seguro: com painel administrativo, criptografia, autenticação multifator, proteção contra spam e phishing, eDiscovery e mais - algo que muitos concorrentes reservam apenas para versões premium.
Combine planos flexíveis para que diferentes membros da equipe obtenham o que realmente precisam, sem pagar por recursos que não usarão.
Pronto para explorar suas opções? Conheça o Zoho Workplace!
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