Conheça a ferramenta ideal para organizar processos

Conheça a ferramenta ideal para organizar processos - zoho

Se você ainda não sabe como organizar processos de maneira fácil, aqui te apresentaremos a ferramenta ideal!

Organizar processos é a segunda função-chave da gestão , depois do planejamento, que coordena os esforços humanos, organiza os recursos e incorpora os dois de tal forma que ajuda na realização dos objetivos. Envolve decidir as formas e meios com os quais os planos podem ser implementados.

Implica definir cargos e relações de trabalho, atribuir diferentes tarefas associadas aos planos, ordenar e alocar recursos, desenhar uma estrutura que distinga funções, responsabilidades e autoridades, programar atividades, de forma a manter a lisura e eficácia nas operações.

Organizar processos: características

Organizar processos tem as seguintes características:

● Divisão do Trabalho: O trabalho é atribuído ao funcionário especializado nesse trabalho.

● Coordenação: Diferentes membros da organização recebem tarefas diferentes para executar quando todas as tarefas são colocadas em conjunto de forma lógica e sequencial, resultando nos objetivos, portanto, a coordenação é necessária.

● Objetivos : Os objetivos precisam ser definidos especificamente.

● Estrutura Autoridade-Responsabilidade: Para uma estrutura de responsabilidade autoridade eficaz, é especificado o cargo de cada gerente e executivo, de acordo com o grau de autoridade e responsabilidade a eles atribuídos no desempenho das funções.

● Comunicação: As técnicas, o fluxo e a importância da comunicação devem ser conhecidos por todos os membros.

Processo para organizar processos

Organizar é a função central que une todas as atividades e recursos em uma sequência sistemática e lógica. Ele engloba uma série de etapas que são perseguidas para atingir os objetivos organizacionais. Agora, vamos discutir essas etapas em detalhes:

  1. Identificação e divisão do trabalho: O processo de organização começa com a identificação do trabalho e sua divisão conforme os planos. Basicamente, o trabalho é classificado em diferentes atividades gerenciáveis, para evitar redundâncias, e o compartilhamento do trabalho é incentivado.

  2. Departamentalização: Depois de classificar o trabalho em diferentes atividades, as atividades de natureza semelhante são agrupadas. Este processo é chamado de departamentalização que facilita a especialização e forma a base para a criação de departamentos.

  3. Atribuição da tarefa: Após a formação dos departamentos, os funcionários são colocados em diferentes departamentos sob um gerente, chamado de gerente departamental. A partir daí, os funcionários são atribuídos aos cargos de acordo com suas habilidades, qualificações e competências. Para a eficácia do desempenho, o gerente deve garantir que haja uma correspondência adequada entre o cargo e o titular, ou seja, a pessoa certa deve ser colocada no cargo certo.

  4. Estabelecimento da hierarquia organizacional: A distribuição do trabalho não é tudo, os funcionários devem estar cientes de quem devem reportar e quem pode dar-lhes ordens. Assim, as relações de trabalho precisam ser estabelecidas de forma clara, o que auxilia na criação de uma estrutura hierárquica da organização.

  5. Fornecimento de recursos para os membros: Disposição e distribuição de recursos como dinheiro, materiais, suprimentos e máquinas, etc. que são importantes para realizar as operações diárias da organização.

  6. Coordenação de esforços e programação de atividades: A etapa final deste processo é a coordenação de esforços e programação das atividades de forma lógica e sistemática para que os objetivos comuns possam ser alcançados de forma eficaz.

Importância de organizar

A organização é parte integrante da gestão, pois facilita o bom funcionamento da empresa. A importância de organizar processos é a seguinte:

● Vantagem da Especialização: Organizar processos auxilia na classificação dos cargos de forma sistemática entre a força de trabalho, o que auxilia na redução da carga de trabalho, bem como na melhoria da produtividade. Isso porque a organização terá o benefício da especialização em que os trabalhadores realizarão trabalhos específicos de forma regular, de acordo com sua competência.

● Descreve as relações de trabalho: A definição de relações de trabalho descreve o fluxo de comunicação e determina a relação superior-subordinado. Isso remove a confusão e o caos, na obtenção de ordens e instruções.

● Utilização eficaz dos recursos: A função de organização garante a melhor utilização possível dos recursos, sejam eles humanos, materiais, financeiros ou técnicos. Isso ocorre porque os trabalhos são atribuídos aos funcionários, o que evita sobreposição e duplicação de trabalho.

● Adaptação à mudança: O processo de organização ajuda a organização a sobreviver e se adaptar às mudanças, fazendo mudanças substanciais nas estratégias, hierarquia, relacionamentos, etc.

● Desenvolvimento de pessoal: Organizar processos estimula a criatividade dos executivos. A delegação de autoridade reduz sua carga de trabalho e eles ganham tempo para identificar novos métodos para realizar o trabalho. Também lhes permite explorar novas áreas para o seu crescimento e desenvolvimento.

Em poucas palavras, com a organização, o gerente traz ordem da desordem, remove a confusão em relação ao trabalho e à responsabilidade e cria um ambiente ideal onde todos os membros da organização podem trabalhar em conjunto.

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