Setiap usahawan dan pemilik perniagaan di Malaysia pasti bersetuju bahawa masa ialah aset paling penting dan bernilai. Sama ada menguruskan kontraktor, projek IT, agensi pemasaran, pembuatan atau perkhidmatan, kejayaan bisnes banyak bergantung pada keupayaan menyiapkan projek tepat pada masanya, kos kekal dalam lingkungan bajet dan dengan kualiti projek yang dijanjikan.
Namun realitinya, ramai syarikat tempatan masih bergelut dengan projek yang sering tertangguh dan lewat disiapkan yang berlarutan berminggu malah berbulan-bulan lamanya untuk siap. Masalah ini bukan sekadar isu teknikal, tetapi ia merupakan masalah pengurusan perniagaan yang serius yang boleh membawa kepada kerugian yang besar dari segi kewangan, risiko dikenakan Liquidated Ascertained Damages (LAD), serta merosakkan reputasi dan nama syarikat yang dibina bertahun lamanya.
Persoalannya, mengapa masih biarkan perkara ini menjadi kebiasaan dalam konteks bisnes di Malaysia, dan apakah langkah yang boleh diambil untuk menghentikannya?
Punca Projek Sering Tertangguh?
Kelewatan dan projek tertangguh tidak akan berlaku secara tiba-tiba. Ia biasanya berpunca daripada gabungan amalan kerja yang tidak tersusun, komunikasi pelbagai pihak secara dalaman yang lemah atau sistem pengurusan projek yang tidak membantu melancarkan operasi harian.
Perancangan yang Tidak Teratur
Rata-rata ramai pengurus projek atau pemilik bisnes menetapkan jadual kerja berdasarkan anggaran sahaja tanpa merujuk pada data sebenar. Malah mereka tidak mengambil kira faktor luaran seperti cuti umum berturut-turut, tempoh kelulusan pihak berkuasa yang panjang, kekangan urusan logistik atau proses import barang projek dan kapasiti sebenar pekerja.
Akibatnya, projek terkejar-kejar sejak hari pertama dengan isu yang melambatkan tugasan. Bila satu tugasan terlewat, kesannya berantai kepada seluruh jadual. Sebagai contoh, jika tugas B hanya boleh bermula selepas tugas A siap, tempoh masa tugas B akan terkesan dan menjadi semakin pendek. Jika ini berlaku berulang kali, projek akan mengalami kelewatan dan tidak siap mengikut jadual yang dijanjikan. Tambahan pula, biasanya segala tempoh setiap tugasan tidak direkodkan untuk rujukan.Masalah Aliran Tunai yang Mengganggu Operasi
Cash flow ialah antara punca utama kelewatan projek bagi SME di Malaysia. Masalah pelanggan yang lewat membuat pembayaran menyebabkan kewangan syarikat terganggu dan terkesan untuk membeli bahan, membayar subkontraktor atau gaji serta kerja lebih masa pekerja.
Tanpa dana mencukupi, projek akan terganggu dan berisiko terhenti dan tertangguh. Bila projek dijalankan tanpa sistem yang mampu merekodkan kos projek dari masa ke masa akan menyebabkan kos meningkat dan tidak terkawal.Tugasan Projek yang Berubah-ubah
Bagi projek yang memerlukan perubahan, penggantian atau tambahan semasa ia sedang berjalan, keadaan akan menjadi lebih rumit. Contohnya, apabila ada pelanggan meminta tambahan alatan, design baru atau penukaran bahan yang memerlukan kos besar dan menjejaskan tempoh projek untuk siap.
Tanpa penggunaan sistem untuk merekod, menilai dan meluluskan permintaan, segala perubahan dalam pengurusan projek akan jadi sangat terbeban. Keadaan ini menyebabkan kos melonjak melebihi bajet, memberi tekanan kepada semua pekerja dan menjejaskan kualiti projek.Komunikasi Tidak Tersusun dan Penyimpanan Fail Berasingan
Masalah komunikasi dalaman ialah punca paling umum yang pemilik bisnes terlepas pandang. Syarikat yang masih bergantung pada penggunaan e-mel, WhatsApp dan spreadsheet secara berasingan akan mengalami komunikasi yang terpisah tanpa rekod jelas. Contohnya seperti keputusan-keputusan penting yang kadang kala hanya dibincangkan dalam WhatsApp tetapi tidak dimaklumkan kepada semua pihak terlibat seperti pengurus projek. Fail projek tidak disimpan pada satu lokasi yang sama, dokumen versi lama bercampur dengan dokumen baru dan tiada pemilik tugasan atau dokumen yang jelas. Jadi, bila projek tertangguh, tiada siapa boleh dipersalahkan kerana tiada individu yang bertanggungjawab direkodkan dalam sistem.
Kelewatan Projek Menyebabkan Kerugian dan Risiko Kepada Bisnes
Projek tertangguh dan lewat siap akan memberi impak negatif yang sangat besar kepada nama dan masa depan syarikat. Margin keuntungan pula akan menurun kerana syarikat perlu menanggung kos operasi harian yang lebih panjang dari jangka masa projek. Risiko denda kontrak seperti LAD pula boleh menelan ribuan ringgit sehari dalam sektor pembinaan atau pembekalan. Yang paling kritikal ialah reputasi syarikat semakin jatuh menyebabkan pelanggan hilang kepercayaan dan peluang untuk dapatkan projek baharu menjadi semakin sukar.
Bagaimana Zoho Project Mampu Atasi Masalah Pengurusan Projek Anda?
Dengan tekanan pasaran yang semakin tinggi, kaedah manual seperti penggunaan Excel, buku nota, WhatsApp atau e-mel secara berasingan tidak lagi mencukupi. Perniagaan anda memerlukan satu sistem Project Management yang membolehkan anda merancangan projek, memberi tugasan, berkomunikasi dengan semua yang terlibat, memantau status terkini projek dan mangawal bajet dalam satu platform. Platform ini direka oleh Zoho khusus untuk mengatasi masalah anda dalam pengurusan projek iaitu Zoho Projects.
Apa itu Zoho Projects?
Zoho Projects ialah perisian pengurusan projek atau Project Managemet System berasaskan awan(cloud-based) yang membantu perniagaan mengurus keseluruhan kitaran projek dari perancangan awal sehingga penyerahan akhir projek. Ia dalam masa yang sama membantu memastikan semua pihak yang terlibat di dalam projek sentiasa fokus pada tugasan dengan pengurusan projek yang terurus dan sistematik.
Kelebihan Menggunakan Zoho Projects?
1. Penyelarasan Jadual dan Kebergantungan Tugasan
Dengan ciri Gantt chart yang interaktif dan lengkap secara dalam talian, memudahkan anda merancang, memantau dan melaksanaan projek dengan baik. Dalam Zoho Projects, anda boleh menetapkan dan menjadual semula tugasan dengan mudah menggunakan fungsi drag & drop. Penggunaan platform ini membolehkan anda melihat keseluruhan time-line projek dalam satu paparan yang jelas. Jika satu tugasan mengalami kelewatan, sistem akan segera menunjukkan kesannya terhadap tugasan lain, ia membantu anda mengenal pasti risiko awal sebelum jadual projek terganggu lebih jauh. Ini membolehkan pengurus projek membuat penyelarasan segera dengan mengatur semula tugasan untuk memastikan perancangan projek berjalan lebih realistik. Melalui visualisasi secara real-time ini, dapat mengelakkan kesilapan dan membolehkan anda buat perancangan lebih awal.
2. Tanggungjawab Setiap Pasukan Lebih Jelas
Selain itu, Zoho Project juga dilengkapi dengan ciri pengurusan tugasan yang terperinci, setiap tugas dalam projek tertera nama pemilik, deadline, priority level dan progress status yang jelas. Ini memastikan semua ahli pasukan yang terlibat di dalam projek tahu apa yang perlu dilakukan dan bila tugasan perlu disiapkan. Sistem ini mampu mengelakkan salah faham seperti situasi “saya ingat ini tugasan orang lain". Dengan ketelusan ini, disiplin kerja akan meningkat dan aliran kerja menjadi lebih lancar tanpa perlu bergantung pada arahan secara lisan.
3. Kawalan Kos & Tenaga Kerja yang Terperinci
Dengan ciri Timesheet dalam Zoho Projects, setiap ahli pasukan boleh merekod tempoh masa bekerja pada tugasan mereka dengan tepat, sama ada secara manual atau menggunakan timer automatik. Manakala pengurus atau ketua projek pula boleh melihat laporan masa bekerja pekerja yang terlibat berdasarkan individu, tugasan atau projek untuk menilai produktiviti mereka.
Dan dengan menggunakan integrasi bersama Zoho Books, data tempoh masa yang direkod ini boleh membantu pengurus atau ketua projek untuk tahu kos bayaran pekerja serta kos projek dan ia boleh dibuat perbandingan dengan bajet projek secara keseluruhan bagi memantau pergerakan kewangan secara real-time. Selain itu, Zoho Projects turut menyediakan paparan resource utilization yang membantu ketua projek mengenal pasti pekerja yang terlebih beban kerja dan boleh mengatur semula tugasan dengan lebih seimbang bagi mengelakkan pekerja burnout. Semua fungsi ini dapat memastikan kawalan kos dan tenaga dipantau dengan terperinci, secara tidak lansung ia memberikan anda gambaran jelas tentang masa, tenaga dan keseluruhan kos yang dibelanjakan sepanjang projek berjalan.
4. Aliran Kerja Pasukan Lebih Konsisten
Task automation dengan features Blueprint di dalam Zoho Projects membolehkan anda menetapkan flow atau proses kerja yang lebih teratur dan wajib dipatuhi oleh individu terlibat didalam projek. Melalui fungsi ini, setiap tugasan hanya boleh bergerak ke status atau step seterusnya apabila syarat tertentu telah dilengkapkan. Contohnya dokumen hanya boleh dihantar selepas disemak dan diluluskan oleh tiga individu yang ditetapkan. Ini bagi memastikan setiap tugasan penting tidak terlepas tanpa pengesahan, dalam masa yang sama mengurangkan kesilapan manusia dan mengekalkan fokus kerja sepanjang projek. Automasi ini juga membantu mendisiplinkan semua sepanjang operasi dan memastikan semua pekerja mematuhi prosedur standard walaupun bekerja dari lokasi berbeza atau menguruskan projek berskala besar. Ia akan menjadikan aliran kerja lebih konsisten dan teratur tanpa kebergantungan pada arahan secara lisan atau manual.
5. Komunikasi Lebih Teratur Dalam Satu Platform
Fungsi seperti Project Forums, Task Comments dan File Management dalam Zoho Projects dapat memastikan semua maklumat berkaitan projek disimpan dalam satu platform yang sama. Setiap keputusan, fail penting dan perbincangan di dalam fungsi ini direkod terus pada tugasan yang berkaitan dan proses rujukan menjadi lebih mudah tanpa perlu mencari maklumat di platform berbeza-beza seperti di dalam WhatsApp, e-mel atau folder berasingan. Apabila semua komunikasi dalaman disatukan di satu tempat, semua pekerja terlibat dapat berkolaborasi dengan lebih teratur dan responsif walaupun bekerja dari lokasi yang berbeza. Ini mempercepatkan proses komunikasi kerana setiap ahli pasukan sentiasa mempunyai akses kepada maklumat yang tepat serta versi dokumen yang paling terkini dari satu sumber yang sama.
Secara kesimpulannya, projek yang tertangguh dan lambat siap bukan lagi perkara yang boleh dianggap normal dalam dunia perniagaan hari ini. Dengan persaingan yang semakin sengit, perniagaan perlu beralih kepada sistem pengurusan projek yang tersusun, dengan data driven dan mudah dipantau.
Zoho Projects membantu anda menyusun perancangan projek, meningkatkan tanggungjawab setiap pihak yang terlibat, mengawal kos projek dengan lebih tepat dan memastikan projek disiapkan tepat pada waktunya. Jika anda inginkan perubahan dalam pengurusan projek dan membina reputasi yang lebih kukuh, Zoho Projects mampu menjadi penyelesaian terbaik untuk membawa pengurusan operasi projek anda ke tahap seterusnya.
Jika anda ingin melihat bagaimana Zoho Projects boleh transform pengurusan projek anda dengan lebih cekap, klik Zoho Projects sekarang!
Comments