Firme documentos desde donde sea con Zoho Sign y Zoho One

firme documentos a distancia con Zoho Sign

Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es la firma de contratos y documentos.

Afortunadamente, Zoho One incluye Sign, una aplicación para firmar documentos de manera remota y totalmente segura. En esta nota le contamos más de esta aplicación y de cómo puede usarla para cerrar tratos de CRM y para realizar contrataciones de personal.

firme documentos a distancia con Zoho Sign

¿Cuáles son las ventajas de Zoho Sign?

1. Se integra con sus aplicaciones

Zoho Sign se integra con las aplicaciones que usa día a día. Puede enviar documentos para ser firmados desde Dropbox, Google Drive, Office 365 o Zoho WorkDrive. Además podrá firmar documentos directamente desde su correo electrónico, como Gmail, Outlook y Zoho Mail.

Por supuesto, Zoho Sign está integrado con las distintas aplicaciones de Zoho, como Books, CRM y Recruit, entre otras. Mire todas las integraciones de Zoho Sign.

2. Personalice el envío

Zoho Sign le permite definir una fecha límite para que los documentos sean firmados y definir el orden en que deben hacerse las firmas. De esta manera se asegura de mantener todo en orden, aún si debe enviar el documento a varias personas.

También puede configurar notificaciones para cuando ya se haya firmado el documento y recordatorios para que ninguno de los interesados pase por alto el documento.

3. Añada documentos fácilmente

Cree plantillas personalizadas desde su aplicación de documentos preferida y úselas cuando las necesite. De esta forma usted ahorra tiempo y hace sus procesos más eficientes. Simplemente arrastre y suelte los campos como Nombre, Fechas y Firma sobre el documento.

4. Seguridad de alto nivel

  • Zoho Sign cuenta con cifrado de nivel bancario para proteger todos sus documentos.
  • Configure permisos en función del rol del usuario, para que solo tengan a los documentos necesarios.
  • Proteja sus documentos son códigos de autenticación, enviados directamente el correo de los destinatarios.
  • Use la función de auditoría para dar seguimiento a cada paso del proceso de firma y asegurar su legalidad.

One y Zoho Sign: Dos casos de uso

Por supuesto, Zoho Sign ofrece más ventajas cuando funciona en conjunto con Zoho One. Aquí dos ejemplos de cómo puede usarlo para hacer sus procesos más eficientes:

Use Sign para firmar tratos de CRM

Una vez haya usado herramientas como Zoho Campaigns o Meeting para captar nuevos clientes y de usar CRM para contactarlos, llega un momento crítico: cerrar el trato y firmar el contrato.

Regularmente tendría que enviar los documentos al cliente por paquetería y gastar mucho dinero. Pero con si cuenta con Zoho One, puede hacerlo directamente desde CRM.

Para comenzar, instale la Extensión de Zoho Sign para Zoho CRM.

1. Creación de plantillas

  1. Ingrese a la configuración de Zoho CRM. De click en Plantillas, bajo el menú de personalización.configuración plantillas zoho crm
  2. Seleccione la opción Combinación de Correo y dé clcik en el botón Plantilla Nueva.plantilla para Zoho Sign en Zoho CRM
  3. Seleccione un módulo, dé un nombre y descripción a su plantilla, y haga click en el botón Crear.configure una plantilla para Zoho Sign en Zoho CRM
  4. Una vez hecho esto se abrirá una nueva pestaña de Zoho Writer. Aquí deberá ingresar el texto de su contrato para crear la plantilla.
  5. Coloque el cursor donde desee insertar los datos de su cliente (nombre, apellido, etc.) y dé click en los campos que desea añadir. De esta forma se llenarán en automático, con los datos de cada cliente, cuando use la plantilla.agregar campos de fusión a plantilla de zoho sign
  6. Una vez haya insertado todos los campos, dé click en Guardar configuración.guaradr plantilla de zoho sign para crm

2. Envíe sus plantillas

  1. Ingrese al módulo correspondiente (en el ejemplo usamos el módulo de contactos), abra el registro al que desea enviar el contrato y dé click en el botón Enviar con Zoho Sign.enviar documento a firmar con zoho sign
  2. Seleccione la plantilla que desea usar o suba un archivo desde su computadora. Se abrirá una ventana emergente, ahí de click en Crear.
  3. Seleccione el orden en que debe firmarse y dé click en Siguiente (Next).configurar plantilla de zoho signconfigurar plantilla de zoho sign
  4. Edite el nombre del Documento y dé click en Continuar.edite el nombre del cocumento en zoho sign
  5. Arrastre los campos que debe rellenar el firmante y dé click en enviar.
    agregar campos a plantilla de zoho sign
  6. Confirme el correo y dé click en Confirmar.confirmar correo en plantilla de zoho sign

¡Todo listo! ¿La mejor parte? Una vez haya creado su plantilla, puede enviar contratos al instante a todos sus clientes, ya sea que firmen contrato por primera vez o lo estén renovando.

Use Sign para contrataciones de personal

Con el trabajo híbrido y a distancia siendo cada vez más común, es importante contar con herramientas que permitan gestionar el proceso de reclutamiento y selección de principio a fin, como las incluídas en Zoho One.

Puede comenzar usando Zoho Recruit para publicar vacantes y gestionar a los candidatos, y Zoho meeting para realizar entrevistas por videoconferencia. Una vez elija al candidato adecuado, llega la hora de firmar su contrato con Zoho Sign.

El proceso de creación de plantillas es igual al proceso seguido en CRM.

De igual forma, lo primero es instalar la Extensión de Zoho Sign para Zoho Recruit. Una vez haya creado su plantilla, estará listo para enviar sus contratos.

Envío de contratos con Zoho Sign y Zoho Recruit

  1. Ingrese al módulo correspondiente (En el ejemplo usamos el módulo de Candidatos), abra el registro al que desea enviar el contrato y dé click en el botón Enviar con Zoho Sign.
    enviar contrato de con zoho sign y zoho recruit
  2. Seleccione la plantilla que desea usar o suba un documento de su computadora. Edite los datos como la descripción del documento, seleccione el orden de las firmas y dé click en Siguiente (Next).editar detalles de plantilla de zoho sign
  3. Arrastre los campos que debe rellenar el firmante y dé click en enviar.
    agregar campos a plantilla de zoho sign
  4. Confirme el correo y dé click en Confirmar.
    confirmar correo en plantilla de zoho sign 2

¡Listo! Enviar contratos a sus candidatos es muy simple. Inclusive puede automatizar el envío para hacerlo aún más rápido. Pero dejaremos eso para otra nota.

Listo para usar Zoho Sign

Zoho Sign le ahorra tiempo y dinero al permitirle firmar documentos a distancia, usar plantillas y automatizar envíos, y se ve potenciado al usarlo con las aplicaciones incluidas en Zoho One. Por lo que es una gran opción para facilitar el trabajo en su empresa.

Pruebe Zoho One gratis por 30 días y experimente de primera mano las ventajas de estas funciones.

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