إيقاف فوضى الانشغال بمهام عديدة. بدء إثارة تفاعل المرشحين! برنامج تعيين شامل عبر الإنترنت.

في الأسواق سريعة التطورات كما في الوقت الحاضر، أصبح التعيين منطويًا على كم أكبر من التحديات. وبما أن سوق العمل أصبح أكثر اشتعالاً بالمنافسة بفضل تنوع المهارات، يجب أن يكون مسؤولو التعيين أكثر انتقائية في اختيار المرشح المناسب، ومن ثمَّ يحتاجون إلى مزيد من الوقت لإثارة تفاعل المرشحين. لقد أدت التطورات الجديدة في التقنية إلى إدخال تغييرات جذرية على عملية التعيين من تلك المرتبطة بالمعاملات إلى أخرى ترتبط بإثارة تفاعل المرشحين.

إن نظام تعقب مقدم الطلب/برنامج تعيين مناسب يمكن أن يساعد مسؤول التعيين في قضاء وقت أقل في عملية التعيين، ووقت أكبر في إثارة تفاعل المرشح: وهذا هو مفتاح النجاح.

نظام التعيين التقليدي

تقليديًّا، كانت المؤسسات تحتفظ بقواعد بيانات برامج متعددة ومجزأة لتخزين تفاصيل التعيين، مثل معلومات المرشح، وتفاصيل العملاء، والوظائف الشاغرة، وتفاصيل جهات الاتصال، وغير ذلك. وبمرور الوقت، واجه مسؤولو التعيين عقبات كبيرة في تحديث المعلومات بشكل دائم.

وإن حلاً مهمته إتاحة التشغيل التلقائي لهذه المهمة من شأنه أن يساعد مسؤولي التعيين في توفير الوقت المهدر في هذه العملية اليدوية.

ماذا كان السبب؟

كان المورّدون تقليديًا يقدمون أدوات تعمل داخل المنشأة، وكان التركيز فيها منصبًّا على وظيفة معينة. على سبيل المثال، في قطاع التعيين، هناك العديد من الأنشطة، مثل البحث عن المرشحين في مصادر التوظيف، وتتبعهم، وتوظيفهم، وتأهيلهم للوظائف، وإدارة العملاء، وغير ذلك. وقد ركزت المنتجات التي قدمها المورّدون على واحدة فقط من الوظائف المذكورة أعلاه ولم تقدم حلاً متكاملاً كاملاً. أدى هذا إلى استمرار استخدام أدوات منفصلة.

في ما يلي بعض المشاكل في مجال التعيين الناشئة من استخدام هذه الأدوات التقليدية:

مع استخدام أدوات التعيين التقليدية، تم إهدار معظم الطاقة والموارد على الأدوات بدلاً من إنفاقها على التفاعل مع العملاء والمرشحين.

المشاكل المرتبطة بهذه الأدوات التقليدية

تؤدي الزيادة في النفقات وإطالة أمد الأنظمة القديمة إلى تعزيز الحاجة إلى التقنيات التي يمكنها تحسين كفاءة التعيين بشكل كبير.

التقنية ونموذج Saas

بحلول عام 2000، بدأت المؤسسات في استخدام الإنترنت مصدرًا للتعيين. بدأ المورّدون تقديم التعيين بنموذج البرنامج كخدمة عبر الإنترنت، والتي يُطلق عليها بطريقة أخرى اسم Saas أو الحوسبة السحابية. كانت برامج التوظيف التي تعتمد على نموذج Saas تركز في المقام الأول على مسؤولي التعيين بغرض تحسين عملية التعيين.

مزايا استخدام نموذج Saas لعملية التعيين:

حتى بعد تبني الحوسبة السحابية، طور المورّدون المنتجات التي تركّز على وظيفة واحدة فقط. أدى هذا من جديد إلى فوضى انشغال مسؤولي التعيين بالتعامل مع أدوات متعددة عبر الإنترنت لإتمام مهمة يومية.

بعض الأدوات المختلفة والمتاحة عبر الإنترنت والتي كان مسؤولو التعيين يستخدمونها:

مواقع الوظائف:

كانت الطرق التقليدية لجذب المرشحين ذات تكاليف باهظة. وكانت مواقع الوظائف حينئذٍ تُستخدم لنشر الوظائف عبر الإنترنت والبحث عن مرشحين في جميع أنحاء العالم.

قاعدة بيانات المرشحين في ملف بتنسيق XLS:

يصادف مسؤولو التعيين عددًا من السير الذاتية يوميًّا. في وقت سابق، كانت تفاصيل المرشح يتم حفظها يدويًّا في ملف بتنسيق XLS. لكن هذه كانت عملية مهدرة للوقت. وكانت أي أداة من شأنها أن تتخطى هذه العقبة وسيلة رائعة لتوفير الوقت.​

البريد الإلكتروني:

التواصل الفعال عامل رئيسي لنشاط التعيين. وكان برنامج Outlook وبرامج البريد الأخرى قد تم استحداثها حيث أصبح التواصل بالبريد الإلكتروني الوسيلة الأكثر استخدامًا في التواصل وحل محل المكالمات الهاتفية التقليدية مع المرشحين.

التقويم:

استخدم مسؤولو التعيين التقاويم لإدارة تحديد مواعيد المقابلات، والتذكيرات، والمناسبات، والمواعيد.

أداة إدارة علاقات العملاء (CRM)

وسوف تؤدي إدارة العملاء والمرشحين بفاعلية إلى نتيجة إيجابية لكلٍّ من الجهتين، حتى إذا لم يتكلل الأمر بالحصول على الوظيفة. إن الإدارة الجيدة للمرشحين يمكن أن تؤدي إلى جذب عملاء جدد. تُستخدم أداة إدارة علاقات العملاء (CRM) لإدارة العلاقات مع العملاء والمرشحين بفاعلية أكبر. لم يكن أحد ليتوقع في وقت سابق كيف ستغير التقنية واستخدام البريد الإلكتروني من طريقة أداء مسؤولي التعيين لمهام عملهم اليوم. وبدلاً من إرسال كميات هائلة من رسائل البريد الإلكتروني في وقت واحد، يقتصر الأمر على نقرة واحدة اليوم لتتمكّن من الوصول إلى عدد هائل من المرشحين.

بالرغم من أن هذه الأدوات لها فوائد تختص بها، فإنها لم تكن سوى أدوات مستقلة/منفصلة تعيش في جزر منفصلة. لم يكن هناك تكامل في ما بين هذه الأدوات ولم يكن بعضها يفهم لغة بعض.

وبينما قدم نموذج SaaS فرصةً أفضل للتكامل مع الأدوات المختلفة، حتى عندئذ كان التكامل الذي توفر بجهد كثير من المورّدين سطحيًّا للغاية. اثنتان منهم فحسب توسعا للوفاء بالاحتياجات عن طريق إنشاء وحدات نمطية مصغرة داخل المنتج. هذه التوسعات جعلت نظام تعقب مقدم الطلب يبدو فائق الإمكانات، لكنه ضعيف الإمكانات في وظائف أخرى، مثل البريد والتقويم ومحرر المستندات وغير ذلك.​

ولهذا، فحل واحد يضم كل هذه الوظائف مدمجةً سوف يحسّن كفاءة التعيين.

كيف يحل Zoho Recruit مشكلة استخدام أدوات منفصلة في التعيين:

Zoho Recruit يخلصك من الحاجة إلى الأدوات المنفصلة عن طريق توفير نظام تعقب مقدم طلب مدمج يدعم نموذج Saas. يضفي سير العمل تلقائي التشغيل سلاسة على عملية التعيين بأكملها. وهذا يجعل عملية التعيين لديك أقل استهلاكًا للوقت وأكثر سهولة وكفاءة.

الفوائد الرئيسية لاستخدام Zoho Recruit: