لماذا تحتاج إلى ZohoDesk
بسيط مثل علبة وارد البريد الإلكتروني، لكنه يأتي مع مجموعة من المشاكل. إنها مجموعة ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني ترد إليك من جميع عملائك وتجعلك في حيرة لتقرر أي منها يحتاج إلى اهتمامك الفوري. لا يمكنك قياس التقدم بالفعل، ولا يمكنك تتبّع تفاعلاتك السابقة مع العملاء من قناة مختلفة. لهذا السبب أنت بحاجة إلى Zoho Desk، نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني المفضل في المجال. إنه حلّ بسيط وفعال من حيث التكلفة، ويساعدك على العمل بكفاءة أكبر.
شاهد مقطع الفيديوما هو نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني؟
يساعدك نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني في تحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعملاء إلى تذاكر، ويقوم بجمعها وتنظيمها في مكان واحد لئلا يتم تفويت أي شكوى من العميل. إنه يساعدك في أتمتة المهام، وإعداد عمليات سير العمل وقواعد اتفاقية مستوى خدمة (SLA)، ويراقب عدد رسائل البريد الإلكتروني الواردة وعدد الردود المُرسلة.
ما الذي يجب عليك البحث عنه في برنامج الدعم عبر البريد الإلكتروني؟
وسيلة للتأكد من حصول كل التذاكر على الاهتمام الذي تحتاج إليه في الوقت المناسب.
تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تذاكر
عند إعداد قواعد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك التأكد من تحويل كل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العملاء إلى تذاكر تلقائيًا في نظام مكتب المساعدة. يمكنك أيضًا إرسال نسخ (cc) تلقائيًا في كل رد يتم إرساله إلى صندوق بريدك، لتكون دائمًا نسخة الرد في متناول يديك.
سهولة عمليات فرز التذاكر
يساعد برنامج إصدار التذاكر الوكلاء في تحديد التذاكر التي ينبغي حلّها أولاً. تساعد طرق العرض التلقائية للتذاكر مثل أوضاع العمل في Zoho Desk في فرز التذاكر استنادًا إلى الوقت المستحق والأولوية وحالة التذكرة والكثير غير ذلك. ومع تنظيم الشكاوى بفعالية، يستطيع الوكلاء الرد على التذاكر بسرعة وتوفير الكثير من الوقت.
التعيين الفوري للتذاكر
يقوم برنامج إدارة البريد الإلكتروني مثل Zoho Desk بأتمتة العمليات لتوفير الوقت وضمان تعيين الوكلاء المناسبين وإرسال الردود الدقيقة. ويمكنك اختيار طريقة تعيين التذاكر ليكون كل شيء تحت سيطرتك.
التعيين استنادًا إلى المعايير
مثلاً، يمكنك إعداد قاعدة لتعيين التذاكر من وسائل التواصل الاجتماعي حصريًا إلى خبراء في مجال التواصل الاجتماعي، ليحصل العملاء على أفضل الحلول في وقت قصير.
طريقة "راوند روبن"
إنها الطريقة الأبسط لتعيين التذاكر تلقائيًا، فهي توزّع التذاكر بالتساوي على كل وكلائك بالاستناد إلى الحد الذي تعيّنه.
إنها طريقة يمكن لوكلائك من خلالها إرسال الردود بصورة أسرع وأدق
قم بتكملة جهودك في خدمة العملاء مع الحلول الفعالة لإصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني. إليك ما يجعل أنظمة إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني أفضل من برامج إدارة البريد الإلكتروني.
- الاقتراحات التلقائية
- الاختصارات لتوفير الوقت
- الحصول على المزيد من السياق
- سهولة التعاون
- الانتقال إلى الأجهزة المحمولة
الاقتراحات التلقائية
يستقبل وكلاء الدعم أسئلة متداولة كل يوم. وتؤدي كتابة إجابات عن هذه الأسئلة في كل مرة إلى إبطاء فريقك. يُحضر نظام إصدار تذاكر عبر البريد الإلكتروني مثل Zoho Desk المقالات ذات الصلة من قاعدة معلوماتك ويجهز الإجابة حتى قبل قراءة وكلائك التذكرة، كل ما عليهم فعله هو الضغط على زر الإرسال. يضمن هذا ردودًا متسقة أسرع وأدق.
الاختصارات لتوفير الوقت
مع Zoho Desk، يستطيع الوكلاء استخدام القوالب واختصارات لوحة المفاتيح لخفض الوقت المستغرق في كتابة المحتوى المتكرر. ويمكنهم بنقرات بسيطة الرد على العملاء بصورة أسرع وتقليل الجهد اليدوي المطلوب لكل تذكرة.
الحصول على المزيد من السياق
بصرف النظر عن عدد الاختصارات التي لديهم، من الصعب حل مشكلة العميل من دون سياق. يوفّر برنامج تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تذاكر هذا الوكلاء جميع تفاعلات العملاء السابقة مع الشركة في مكان واحد، ما يساعد الوكلاء في فهم ما يحتاج إليه العملاء بدقة وكيفية مساعدتهم.
سهولة التعاون
غالبًا ما يعتمد وكلاء الدعم على الفِرق الأخرى لمساعدة العملاء في مشاكلهم. يأتي نظام إصدار التذاكر المستند إلى البريد الإلكتروني مزوّدًا بميزات تعاونية تسمح لوكلائك بإبلاغ الفِرق الأخرى بالمشاكل من داخل التذكرة مباشرة عبر التعليقات الخاصة والعلامات. وهذا من شأنه أيضًا الحد من التواصل الخاطئ وتكرار المعلومات، حيث يتم جمع كل التفاعلات معًا في مكان واحد.
الانتقال إلى الأجهزة المحمولة
يمكن للوكلاء تقديم خدمة عملاء من دون التقيّد بالمكتب بفضل تطبيق مكتب المساعدة الحديث للأجهزة المحمولة الخاص بـ Zoho Desk. يمكنهم العرض والرد والتعاون مع الفِرق الأخرى وإعادة تعيين التذاكر من تطبيق Zoho Desk للأجهزة المحمولة.
طريقة لقياس خدمة العملاء ومراقبتها
يمكن أن يمثل فرز الكميات الضخمة من التذاكر وتعيينها يدويًا حسب الأولويات والمتطلبات عبئًا يوميًا. وقد يؤدي هذا إلى تشكّل عوائق وعدم تعيين التذاكر لمدة طويلة. وسيلة للتأكد من حصول كل التذاكر على الاهتمام الذي تحتاج إليه في الوقت المناسب.
التعليقات قابلة للقياس
لا تنتهي دورة خدمة العملاء حتى يتلقى وكلاؤك تعليقات العميل. ومن دون نظام لإصدار التذاكر، من الصعب قياس مستوى رضا العملاء. مع Zoho Desk، يستطيع الوكلاء إرفاق عنصر واجهة مستخدم خاص بالتعليقات مع ردودهم، ما يتيح للعملاء تقييم الخدمة. يمكن للمدراء قياس هذه التقييمات بصورة شاملة استنادًا إلى كل وكيل على حدة أو على مستوى أوسع. وهذا من شأنه أيضًا أن يساعد الوكلاء في فهم مواطن قوتهم والجوانب التي يحتاجون إلى تحسينها.
قياس أداء الوكلاء ومراقبته
عدد التذاكر لفريق الدعم
وقت الاستجابة ومعدل الحل لكل وكيل
متوسط مستويات رضا العملاء
يساعد Zoho Desk أيضًا المدراء في جدولة التقارير إلى علبة الوارد لديهم بانتظام، بحيث يمكنهم تتبّع كل وظيفة ومراجعة البيانات واتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
إعداد اتفاقيات مستوى الخدمة
باستخدام اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، يمكنك تحديد وقت الاستجابة والحل للتذكرة استنادًا إلى المعايير، مثل الأولوية والقناة والوقت المستحق ونوع العميل. تضمن العقود التزامك بخطط دعم العملاء التي وافقت عليها لفترة زمنية محددة.
العمل وفقًا لمهام سير العمل
اربط القواعد والمهام والتنبيهات بشروط متعددة لضمان أداء العمل بسلاسة. يستطيع المدراء أيضًا تحديد قواعد حتى يتم تلقائيًا تصعيد أي شكوى تجاوزت وقت استحقاقها واستلام تنبيهات فورية وإعادة تعيين التذكرة إلى وكيل مختلف أيضًا.
مخططات بيانات بحجم الجيب
يمنحك تطبيق Radar من Zoho Desk نظرة شاملة على المقاييس المهمة، مثل وقت حل التذكرة، ورضا العملاء، وحركة المرور المباشرة، وإحصاءات الوكلاء الفردية، أثناء التنقل. يساعد هذا في اكتشاف الاستثناءات والانحرافات في الوقت المناسب.
- تعليقات قابلة للقياس
- القياس والمراقبة
- إعداد اتفاقيات مستوى الخدمة
- العمل وفقًا لمهام سير العمل
- مخططات بيانات بحجم الجيب
طريقة لمساعدة العملاء في حل مشاكلهم بأنفسهم
يريد عملاؤك طرقًا سريعة لطرح الأسئلة وطرقًا أسرع للحصول على الإجابات. وتكمن الطريقة المثلى لتحقيق هذا في مساعدة عملائك على حل مشاكلهم بأنفسهم. من خلال إعداد مكتب مساعدة مزوّد بقاعدة معلومات، يمكنك إنشاء مقالات مساعدة وأسئلة متداولة يسهل على عملائك إيجادها من دون انتظار رد الوكيل.
عندما يتعذر على عملائك العثور على الإجابات في قائمة المقالات، فقد يتوجهون إلى عملاء آخرين لمناقشة المشاكل وحلها في ما بينهم. يمكن أن تعمل هذه المنتديات كمنصات تنشر عليها شركتك الإعلانات المهمة وتتفاعل من خلالها مع قاعدة عملائك.
ماذا لو لم تُعجب بأداة إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني بعد شرائها؟
هناك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها عندما يتعلق الأمر بإدارة التذاكر عبر البريد الإلكتروني، وكلها تقريبًا ذات فترة تجريبية مجانية. إذا كنت تدير شركة صغيرة، فقد تجد برنامج مكتب مساعدة مجانيًا يمكن أن يناسب احتياجاتك. قيّم هذه البرامج وقارن في ما بينها واختر البرنامج والخطة ذات السعر الأنسب لك. هذا يستحق العناء بالتأكيد.
Zoho Desk هو الحل الأمثل لإدارة التذاكر عبر البريد الإلكتروني
اطوِ صفحة جديدة مع Zoho Desk.
ابدأ الاستخدام