لماذا تحتاج إلى ZohoDesk
بسيط مثل علبة وارد البريد الإلكتروني، ولكن يعاني من المشكلات نفسها. إنها مجموعة ضخمة من رسائل البريد الإلكتروني ترد إليك من جميع عملائك، تجعلك في حيرة لتقرر أي منها يحتاج إلى اهتمامك الفوري. لا يمكنك قياس التقدم بالفعل، ولا يمكنك تتبُّع تفاعلاتك السابقة مع العملاء من قناة مختلفة. لهذا السبب أنت بحاجة إلى Zoho Desk — نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني المفضل في المجال’ إنه حل متكامل ولا تقتصر مزاياه على البساطة وانخفاض التكلفة، ويساعدك على العمل بكفاءة أكثر.
مشاهدة الفيديوما هو نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني؟
يساعدك نظام إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني في تحويل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعملاء إلى تذاكر، ويقوم بتجميعها وتنظيمها في مكان واحد حتى لا تمر شكوى العميل من دون أن يلاحظها أحد. وهو يساعدك في أتمتة المهام، وإعداد عمليات سير العمل وقواعد اتفاقية مستوى خدمة (SLA)، ويراقب عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي وعدد الردود المرسلة.
ما الذي يجدر بك البحث عنه في برنامج الدعم عبر البريد الإلكتروني؟
وسيلة للتأكد من حصول جميع التذاكر على الاهتمام الذي تحتاج إليه في الوقت المناسب.
تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تذاكر
عند إعداد قواعد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك التأكد من تحويل جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العملاء إلى تذاكر تلقائيًا في نظام مكتب المساعدة. يمكنك أيضًا إرسال نسخ (cc) تلقائيًا في كل رد يتم إرساله إلى صندوق بريدك، لتكون دائمًا نسخة الرد في متناول يديك.
سهولة عمليات فرز التذاكر
يساعد برنامج إصدار التذاكر الوكلاء على تحديد التذاكر التي ينبغي حلها أولاً. تساعد طرق العرض التلقائية للتذاكر مثل أوضاع العمل في Zoho Desk على فرز التذاكر استنادًا إلى الوقت المستحق والأولوية وحالة التذكرة وغيرها. ومع تنظيم الشكاوى بفعالية، يستطيع الوكلاء الرد على التذاكر بسرعة وتوفير الكثير من الوقت.
تعيين فوري للتذاكر
تقوم برامج إدارة البريد الإلكتروني مثل Zoho Desk بأتمتة العمليات لتوفير الوقت وضمان تعيين الوكلاء المناسبين، وإرسال ردود دقيقة. ويمكنك اختيار طريقة تعيين البرنامج للتذاكر، ومن ثمَّ فإن كل شيء يخضع لسيطرتك.
التعيين استنادًا إلى المعايير
مثلاً، يمكنك إعداد قاعدة لتعيين التذاكر من وسائل التواصل الاجتماعي حصريًا إلى خبراء في مجال التواصل الاجتماعي، ليحصل العملاء على أفضل الحلول في وقت قصير.
طريقة "راوند روبن"
هي الشكل الأبسط لتعيين التذاكر تلقائيًا. بهذه الطريقة، يتم توزيع التذاكر بالتساوي على كل وكلائك بالاستناد إلى الحد الذي تعيّنه.
وسيلة يمكن لوكلائك من خلالها إرسال الردود بصورة أسرع وأكثر دقة
قم بتكملة جهودك في خدمة العملاء مع الحلول القوية لإصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني. إليك ما يجعل أنظمة إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني أفضل من برامج إدارة البريد الإلكتروني.
- اقتراحات تلقائية
- اختصارات لتوفير الوقت
- الحصول على المزيد من السياق
- سهولة التعاون
- التحول إلى الأجهزة المحمولة
اقتراحات تلقائية
يستقبل وكلاء الدعم لديك أسئلة شائعة كل يوم. وكتابة إجابات هذه الأسئلة في كل مرة يبطئ فريقك. يُحضر نظام إصدار تذاكر عبر البريد الإلكتروني مثل Zoho Desk المقالات ذات الصلة من قاعدة معلوماتك ويجهز الإجابة قبل أن يقرأ وكلاؤك التذكرة — وكل ما عليهم فعله هو الضغط على زر الإرسال. وهذا من شأنه أن يضمن ردودًا متسقة أسرع وأكثر دقة.
اختصارات لتوفير الوقت
مع Zoho Desk، يستطيع الوكلاء استخدام القوالب واختصارات لوحة المفاتيح لتخفيض الوقت المستغرق في كتابة المحتوى المتكرر. ويمكنهم بنقرات بسيطة الرد على العملاء بصورة أسرع، وتقليل الجهد اليدوي المطلوب لكل تذكرة.
الحصول على المزيد من السياق
بصرف النظر عن عدد الاختصارات التي لديهم، من الصعب حل مشكلة العميل من دون سياق. يمنح هذا البرنامج لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى تذاكر الوكلاء جميع تفاعلات العملاء السابقة مع الشركة في مكان واحد، ما يساعد الوكلاء على فهم ما يحتاجه العملاء بدقة وكيفية مساعدتهم.
سهولة التعاون
غالبًا ما يعتمد وكلاء الدعم لديك على الفِرق الأخرى لمساعدة العملاء في مشكلاتهم. يأتي نظام إصدار التذاكر المستند إلى البريد الإلكتروني مزوّدًا بميزات تعاونية تسمح لوكلائك بإبلاغ المشكلات إلى الفِرق الأخرى من داخل التذكرة مباشرة عبر تعليقات وعلامات خاصة. وهذا من شأنه أيضًا الحد من التواصل الخاطئ وتكرار المعلومات، حيث يتم إحضار جميع التفاعلات معًا في مكان واحد.
التحول إلى الأجهزة المحمولة
بوسع الوكلاء تقديم خدمة عملاء من دون الحاجة إلى التقيد بالمكتب من خلال تطبيق مكتب المساعدة للأجهزة المحمولة الخاص بـ Zoho Desk. حيث يمكنهم العرض والرد والتعاون مع الفِرق الأخرى وإعادة تعيين التذاكر من تطبيق Zoho Desk للأجهزة المحمولة.
وسيلة لقياس خدمة العملاء ومراقبتها
يمكن أن يمثل فرز كميات التذاكر الضخمة وتعيينها يدويًا حسب الأولويات والمتطلبات عبئًا يوميًا. وقد يؤدي هذا إلى وجود عوائق، وعدم تعيين التذاكر لمدة طويلة. وسيلة للتأكد من حصول جميع التذاكر على الاهتمام الذي تحتاج إليه في الوقت المناسب.
تعليقات قابلة للقياس
لا تنتهي دورة خدمة العملاء حتى يستقبل وكلاؤك تعليقات العميل. ومن دون نظام لإصدار التذاكر، من الصعب قياس مستوى رضا العملاء. ومع Zoho Desk، يستطيع الوكلاء إرفاق عنصر واجهة مستخدم خاص بالتعليقات مع ردودهم، ما يتيح للعملاء تقييم الخدمة. ويمكن للمدراء قياس هذه التقييمات بصورة شاملة، استنادًا إلى كل وكيل على حدة أو على مستوى أوسع. وهذا من شأنه أيضًا أن يساعد الوكلاء على فهم مواطن قوتهم والجوانب التي يحتاجون إلى تحسينها.
قياس أداء الوكلاء ومراقبته
عدد التذاكر لفريق الدعم
وقت الاستجابة ومعدل الحل لكل وكيل
متوسط مستويات سعادة العملاء
كما يساعد Zoho Desk المدراء على جدولة تقارير إلى علبة الوارد لديهم بانتظام، بحيث يمكنهم تتبُّع كل وظيفة ومراجعة البيانات واتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
إعداد اتفاقيات مستوى الخدمة
باستخدام اتفاقيات مستوى الخدمة (SLA)، يمكنك تحديد وقت الاستجابة والحل للتذكرة استنادًا إلى المعايير، مثل الأولوية والقناة والوقت المستحق ونوع العميل. وتضمن العقود التزامك بخطط دعم العملاء التي وافقت عليها لفترة زمنية محددة.
العمل وفقًا لمهام سير العمل
اربط القواعد والمهام والتنبيهات بشروط متعددة لضمان أداء العمل بسلاسة. يستطيع المدراء أيضًا تحديد قواعد حتى يتم تلقائيًا تصعيد أي شكوى تجاوزت وقت استحقاقها، ولاستلام تنبيهات فورية، وأيضًا لإعادة تعيين التذكرة إلى وكيل مختلف.
مخططات بيانات بحجم الجيب
يمنحك تطبيق Radar من Zoho Desk نظرة شاملة على المقاييس المهمة مثل وقت حل التذكرة، وسعادة العملاء، وحركة المرور المباشرة، وإحصاءات الوكلاء الفردية، في أثناء التنقل. وهذا يساعد على اكتشاف الاستثناءات والانحرافات في الوقت المناسب.
- تعليقات قابلة للقياس
- القياس والمراقبة
- إعداد اتفاقيات مستوى الخدمة
- العمل وفقًا لمهام سير العمل
- مخططات بيانات بحجم الجيب
وسيلة لمساعدة عملائك على حل مشكلاتهم بأنفسهم
يريد عملاؤك وسائل سريعة لطرح الأسئلة ووسائل أسرع للحصول على الإجابات. وتكمن الطريقة المثلى لتحقيق هذا في مساعدة عملائك على حل مشكلاتهم بأنفسهم. من خلال إعداد مكتب مساعدة مزوّد بقاعدة معلومات، يمكنك إنشاء مقالات مساعدة وأسئلة شائعة يسهل على عملائك إيجادها.
عندما لا يستطيع عملاؤك العثور على الإجابات في قائمة المقالات، فقد يتوجهون إلى عملاء آخرين لمناقشة المشكلات وحلها في ما بينهم. ويمكن أن تعمل هذه المنتديات كمنصات تنشر عليها شركتك الإعلانات المهمة وتتفاعل من خلالها مع قاعدة عملائك.
ماذا لو انتهى بك الأمر إلى عدم الإعجاب بأداة إصدار التذاكر عبر البريد الإلكتروني بعد شرائها؟
هناك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها عندما يتعلق الأمر بإدارة التذاكر عبر البريد الإلكتروني، وكلها تقريبًا ذات فترة تجريبية مجانية. إذا كنت تدير شركة صغيرة، فقد تجد برنامج مكتب مساعدة مجانيًا يمكن أن يناسب احتياجاتك. قيّم هذه البرامج وقارن بينها واختر البرنامج والخطة ذات السعر الأنسب لك. بالتأكيد هذا يستحق الجهد.
Zoho Desk هو الحل الأمثل لإدارة التذاكر عبر البريد الإلكتروني
اطوِ صفحة جديدة مع Zoho Desk.
بدء الاستخدام