วิธีเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ
แม้ว่าจะมีรูปแบบการสื่อสารที่หลากหลาย แต่อีเมลก็ยังถือว่าเป็นรูปแบบการสื่อสารที่น่าเชื่อถือและเป็นทางการที่สุด ต่างจากแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียหรือแอปพลิเคชันแชทอื่นๆ โดยอีเมลนั้นมีความเป็นสากล ทำให้อีเมลเป็นหนึ่งในเครื่องมือสื่อสารที่ใช้ในการทำงานมากที่สุด เนื่องจากองค์กรต่างๆ ปรับตัวเข้าสู่โหมดไฮบริดมากขึ้นเรื่อยๆ โดยที่พนักงานบางคนทำงานจากสำนักงานที่อยู่ห่างไกล และพนักงานบางคนทำงานจากที่บ้าน การสนทนาทางอีเมลจึงเพิ่มขึ้นหลายเท่า แม้ว่าการแชท ความคิดเห็นในซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นทีมอาจตรงประเด็นและไม่เป็นทางการเล็กน้อย แต่อีเมลบริษัทยังถือว่าเป็นทางการ ซึ่งเป็นหนึ่งในโหมดการสื่อสารแบบ asynchronous ที่สำคัญที่สุด โดยผู้รับสามารถรับอีเมล อ่าน ทำความเข้าใจ และตอบกลับอีเมลได้
อีเมลที่ร่างไว้อย่างดีและมีโครงสร้างที่เรียบร้อยช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจถึงสิ่งที่คุณพยายามจะสื่อและรายละเอียดที่พวกเขาจำเป็นต้องตอบกลับ แม้ว่าการเขียนอีเมลถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง แต่ก็สามารถพัฒนาให้สมบูรณ์แบบได้ด้วยการฝึกฝน แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการร่างอีเมลที่สมบูรณ์แบบ ซึ่งเป็นแนวทางที่ผู้รับไม่ควรพลาดในบรรดาฮีป มีดังต่อไปนี้:
1. ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคล และคุณได้รับอีเมลสองฉบับ ดังต่อไปนี้ -
จาก: cute_dog_lover@hmail.com &
จาก: email_sebastian@hmail.com
คุณมีแนวโน้มที่จะเปิดและอ่านอีเมลใดมากกว่า และคุณจะพิจารณาจ้างบุคคลใด แน่นอนว่าเป็นบุคคลที่สอง เนื่องจากตัวชี้วัดอื่นๆ ทั้งหมดเหมือนกัน ดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าคุณส่งอีเมลที่ไม่ใช่ส่วนตัวจากที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ ไม่ว่าคุณจะสมัครตำแหน่งใหม่ หรือเพียงติดต่อทีมสนับสนุนเพื่อสอบถามบางอย่าง ที่อยู่อีเมลที่คุณใช้จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับคุณ
ขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลตามโดเมนที่กำหนดเองในขณะที่ส่งการสื่อสารอย่างเป็นทางการหรือส่งอีเมลไปยังผู้ติดต่อทางธุรกิจของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่มี โปรดตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลของคุณเป็นแบบมืออาชีพ, โดยประกอบด้วยชื่อของคุณ หรือชื่อธุรกิจของคุณ
2. มีหัวข้อที่เรียบง่ายและชัดเจน
หัวข้ออีเมลคือสิ่งแรกที่ทุกคนอ่าน (หรือมองเห็น) ในอีเมล และมักเป็นปัจจัยหนึ่งที่มีอิทธิพลต่อผู้รับในการเปิด และอ่านอีเมล ไม่ว่าเนื้อหาข้างในคืออะไร ผู้อ่านส่วนใหญ่มักจะ 'ตัดสิน' อีเมลจาก 'หัวเรื่อง'
ในความเป็นจริง ผู้รับจำนวนมากตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ โดยพิจารณาจากหัวข้อ เมื่อพวกเขาได้รับอีเมลจากผู้ที่ไม่เคยติดต่อหรือคนแปลกหน้า เนื้อหาอีเมลที่ตรงประเด็น และความสัมพันธ์ทางธุรกิจส่วนใหญ่มักเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่ดี ซึ่งหัวเรื่องของคุณควรเป็นเนื้อหาสรุปเล็กๆ น้อยๆ ของอีเมล และยังสามารถตั้งความคาดหวังเกี่ยวกับคำกระตุ้นการตัดสินใจที่จำเป็นจากอีเมลได้อีกด้วย กล่าวโดยสรุป หัวข้อของคุณควรสามารถดึงความสนใจของผู้รับให้ได้มากพอที่จะคลิกเปิดอ่านอีเมล
ตัวอย่าง:
เรื่อง: รีพอร์ตรายได้รายไตรมาส | รวมถึงการวิเคราะห์
เรื่อง : การประชุมของเรา @ <อีเวนท์> | มาดูกัน!
เรื่อง: ขอให้คุณแสดงตนที่ <อีเวนท์>
3. เริ่มต้นด้วยคำทักทายเชิงบวก
เริ่มอีเมลด้วยข้อความเชิงบวก ให้คำทักทายที่เกี่ยวข้องสำหรับผู้รับ โดยขึ้นอยู่กับภูมิภาคที่พวกเขาอาศัยอยู่ ช่วงเวลาของปีที่พวกเขาได้รับอีเมลนี้ หรือเพียงแค่คำว่า 'สวัสดี...'
เมื่ออีเมลกลายเป็นลูปอีเมล หรือการสนทนาที่มีการตอบกลับจำนวนมาก คุณสามารถละทิ้งคำทักทายได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก คำทักทายจะให้ความรู้สึกเชิงบวกแก่ผู้อ่าน และคุณจะได้รับการตอบกลับด้วยน้ำเสียงเชิงบวกเช่นกัน
ตัวอย่าง:
ขอขอบคุณสำหรับข้อมูลเชิงลึกที่ดีเกี่ยวกับ <หัวข้อการสนทนา> ที่ <ชื่ออีเวนท์>
เรายินดีที่ได้พบคุณที่ <>
4. ระบุความเป็นมา
หากคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก ให้แนะนำตัวเองและระบุความเป็นมาของอีเมล คุณต้องระบุว่าคุณรู้จักผู้รับได้อย่างไร และเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลถึงบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงคนที่คุณพบในงานอีเวนท์ หรือส่งอีเมลถึงผู้ติดต่อที่เพื่อนแนะนำ อย่าลืมระบุชื่ออีเวนท์ หรือชื่อเพื่อนของคุณพร้อมกับรายละเอียดว่าคุณรู้จักผู้รับได้อย่างไร
ตัวอย่าง:
เรายินดีอย่างยิ่งที่ได้พูดคุยกับคุณเกี่ยวกับ <>
ฉันส่งอีเมลถึงคุณเพื่อ <>
ฉันติดต่อคุณเกี่ยวกับ <>
5. ระบุจุดประสงค์
นี่คือส่วนหลักของอีเมลที่คุณกล่าวถึงเนื้อหาหลักหรือวัตถุประสงค์ของอีเมล ตรวจสอบว่าคุณเขียนเนื้อหาอีเมลหลักด้วยประโยคสั้นๆ ที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะที่ไม่พึงประสงค์ หรือใช้คำศัพท์ทางเทคนิค/อุตสาหกรรมมากเกินไปในอีเมลฉบับแรก เมื่อคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับความรู้ของผู้รับในด้านเหล่านั้น หากคุณกำลังติดต่อโดยอิงจากการวิจัยหรือหากมีคนแนะนำผู้ติดต่อนี้ โปรดอย่าลืมแจ้งสิ่งนั้นในอีเมล ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจบริบทของอีเมลได้ดีขึ้น หากคุณมีเรื่องที่ต้องการพูดมากมาย ควรจะแจ้งเรื่องหลักและสำคัญในอีเมลฉบับแรกแล้วบันทึกส่วนที่เหลือไว้ทีหลังจะดีกว่า
อีเมลที่ยาวเกินไปอาจถูกมองข้าม และคุณอาจไม่ได้รับการตอบกลับที่จำเป็นมากนักจากบุคคลอื่น
6. มี CTA
อีเมลทุกฉบับถือเป็นงานสำหรับใครบางคน คุณอาจคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบพร้อมรายละเอียด หรือการดำเนินการบางอย่างจากผู้รับ ในบางกรณี ผู้รับอาจต้องเชื่อมต่อคุณกับบุคคลที่สามารถดำเนินการกับอีเมลได้ ไม่ว่าในกรณีใด ให้ระบุถึงการดำเนินการที่คาดหวังจากผู้รับอย่างชัดเจนในอีเมล ซึ่งควรอยู่ท้ายเนื้อหาหลักที่คุณระบุวัตถุประสงค์
ตัวอย่าง:
ตอบกลับอีเมลพร้อมรายละเอียดดังต่อไปนี้
เรามาพบกันเพื่อดื่มกาแฟ และพูดคุยกันเพิ่มเติมได้หรือไม่
แจ้งให้เราทราบถึงเวลาที่เหมาะสม และรายละเอียดการติดต่อ เพื่อกำหนดเวลาการโทรพูดคุย
7. เพิ่มหมายเหตุปิดท้าย
นอกเหนือจาก CTA แล้ว ให้เพิ่มหมายเหตุปิดท้ายเพื่อให้อีเมลของคุณสมบูรณ์แบบ โดยอาจจะใช้ประโยคง่ายๆ ที่ไม่รบเร้าเกินไป ดังตัวอย่างด้านล่าง
ตัวอย่าง:
'เราจะรอการตอบรับของคุณ เพื่อดำเนินการต่อไป'
'หวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ'
'โทรหาฉันได้ที่ ###### หากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม'
8. ใช้ลายเซ็นแบบมืออาชีพ
อย่าลืมเพิ่มลายเซ็นแบบมืออาชีพที่ท้ายอีเมลของคุณ ลายเซ็นของคุณช่วยให้คุณสร้างความน่าเชื่อถือ, ตำแหน่งของคุณ, แบรนด์ของคุณ ตลอดจนข้อมูลติดต่อที่จำเป็น
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนเป็นครั้งแรก ให้ใช้ลายเซ็นอีเมลที่ระบุชื่อนามสกุล, ตำแหน่งของคุณ และบริษัทหรือแบรนด์ที่คุณเกี่ยวข้อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวมเว็บไซต์ของบริษัทของคุณ และลิงก์ไปยังส่วนจัดการโซเชียลมีเดียได้ อย่างไรก็ตาม ลองตรวจสอบว่าคุณใช้ลายเซ็นธรรมดา เมื่ออีเมลกลายเป็นการสนทนาที่ยืดยาว หรือกำหนดค่าลายเซ็นที่เรียบง่ายกว่าสำหรับการตอบกลับ/ส่งต่อ
ลงชื่ออีเมลด้วยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ด้วยความเคารพอย่างสูง" หรือ "ด้วยความเคารพ"
หากคุณส่งอีเมลภายในองค์กร คุณสามารถระบุแผนก และตำแหน่งของคุณได้ แต่ข้ามเว็บไซต์ของบริษัทและโซเชียลมีเดียไป คุณสามารถบันทึกเทมเพลตลายเซ็นได้ 2 หรือ 3 แบบ และเลือกเทมเพลตที่เกี่ยวข้องในแต่ละอีเมลที่คุณส่ง
ตัวอย่าง:
ขอแสดงความนับถือ,
Rebecca Thomson,
ผู้จัดการฝ่ายการตลาด บริษัท,
Zylker Inc.
ขอแสดงความนับถือ,
Rebecca Thomson
โทรศัพท์: +1 234 234 2345
อีเมล: rebecca@zylker.com
เว็บไซต์: www.zylker.com
9. ดำเนินการตรวจสอบการสะกด/ไวยากรณ์/สติ
เมื่อคุณเขียนอีเมลเสร็จแล้ว ให้ลองอ่านอีเมลอีกครั้งจากมุมมองของผู้รับ และตรวจสอบว่าอีเมลนั้นถูกต้องครบถ้วน โดยเพิ่มไฟล์แนบหากจำเป็น, ใช้เครื่องมือช่วยตรวจสอบการ เพื่อตรวจสอบเนื้อหาในอีเมลอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นสิ่งที่แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญยังใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการช่วยตรวจสอบการสะกดคำ และการตรวจสอบความถูกต้องในอีเมล อย่างไรก็ตามคุณจะต้องตรวจสอบด้วยตนเองว่าคุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่เกิดจากคำที่มักสับสนหรือไม่ เพราะอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในอีเมลได้เช่นกัน สะกดคำ/ไวยากรณ์ เพื่อตรวจสอบเนื้อหาในอีเมลอย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นสิ่งที่แม้แต่ผู้เชี่ยวชาญยังใช้เครื่องมือเหล่านี้ในการช่วยตรวจสอบการสะกดคำ และการตรวจสอบความถูกต้องในอีเมล อย่างไรก็ตามคุณจะต้องตรวจสอบด้วยตนเองว่าคุณสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่เกิดจากคำที่มักสับสนหรือไม่ เพราะอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในอีเมลได้เช่นกัน. 
10. ใช้ CC/ Bcc อย่างชาญฉลาด
คุณสามารถรวมผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ในอีเมล cc/bcc to เพื่อให้พวกเขาอยู่ในลูปได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนที่ได้รับการแนะนำโดยเพื่อนทั่วไปคนอื่น เป็นการดีที่จะคัดลอกเพื่อนทั่วไปนั้นไว้ในสำเนาของอีเมล ขอบคุณเขา/เธอสำหรับการแนะนำตัว และส่งอีเมลต่อ
โดยทั่วไปแล้ว การสำเนาลับถึงใครบางคนโดยที่ผู้รับไม่รู้ตัวนั้นไม่ใช่แนวทางปฏิบัติที่ดี เว้นแต่คุณจะคิดว่าการสนทนาในอนาคตไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ในบางกรณี คุณอาจต้องเพิ่มที่อยู่อีเมลตามข้อกำหนดในสำเนาลับเพื่อเก็บอีเมลแยกกัน
11. จัดรูปแบบอีเมลของคุณให้สอดคล้องกัน
อีเมลที่มีรูปแบบไม่ดีไม่เพียงแต่ทำให้ผู้ส่งดูไม่ดีเท่านั้น แต่ยังส่งผลต่อความสามารถในการอ่านอีเมลอีกด้วย จึงควรตรวจสอบว่าอีเมลของคุณมีหน้าตาฟอนต์ และตระกูลฟอนต์ที่สอดคล้องกัน โดยใช้แบบอักษรที่เป็น 'มืออาชีพ' และ 'อ่านได้ง่าย' ซึ่งคุณสามารถใช้การจัดรูปแบบ 'ตัวหนา' หรือ 'ขีดเส้นใต้' เพื่อเน้นส่วนของเนื้อหาอีเมลได้ ในบริการอีเมลส่วนใหญ่มี 'โปรแกรมแก้ไขข้อความแบบ Rich Text' พร้อมตัวเลือกการจัดรูปแบบที่หลากหลาย ในบางกรณี การใช้ตารางในอีเมลสามารถช่วยลดเนื้อหาที่ไม่ต้องการจำนวนมากในอีเมลได้ 
เพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถเลือก 'ค่าที่ตั้งล่วงหน้า' สำหรับตระกูล และขนาดฟอนต์เริ่มต้น ซึ่งตรงกับการตั้งค่าลายเซ็นของคุณ ด้วยเหตุนี้คุณจึงมั่นใจได้ว่าอีเมลของคุณมีการจัดรูปแบบ และนำเสนอต่อผู้รับอย่างเรียบร้อย
12. ตั้งเวลาส่งอีเมล;
หากคุณเป็นคนชอบเที่ยวกลางคืน หรือทำงานร่วมกับผู้คนข้ามเขตเวลา ฟีเจอร์การตั้งเวลาส่งในอีเมลของคุณจะช่วยให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณไปถึงผู้รับในเวลาที่เหมาะสม และดึงดูดความสนใจของพวกเขา แม้ว่าผู้คนจะตื่นมาเมื่อได้รับอีเมลของตน แต่หลักๆ แล้วคือการสแกนว่ามีเรื่องด่วนหรือสำคัญเกินไปรออยู่หรือไม่ ซึ่งคนส่วนใหญ่ตอบกลับอีเมลหลังจากถึงโต๊ะทำงานเท่านั้น ดังนั้นการกำหนดเวลาอีเมลเพื่อเข้าถึงผู้รับในช่วงเวลาทำงานเร่งด่วนจึงช่วยเพิ่มโอกาสให้พวกเขาตอบกลับได้ทันที
ทำการบ้านเล็กๆ น้อยๆ เพื่อตรวจสอบเขตเวลาของผู้รับ เพื่อตรวจสอบเขตเวลาของผู้รับ และกำหนดเวลาให้ส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งตรงกับตำแหน่งและเขตเวลาของผู้รับ
13. ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการติดตามผล
แม้หลังจากทำงานหนักแล้ว ผู้รับอาจอ่านอีเมลแล้วพลาดหรือบางครั้งก็พลาดอ่านอีเมลของคุณ ดังนั้นให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับอีเมล เพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อไม่มีการตอบกลับจากผู้รับภายในหนึ่งหรือสองวันหลังจากส่งอีเมล
บางครั้งการส่งอีเมล follow-up เพื่อแจ้งเตือนผู้รับอาจสร้างผลลัพธ์ดีได้ ผู้คนจำนวนมากที่พลาดอีเมลฉบับแรก หรือตั้งใจละเลยอีเมลเหล่านี้ มักจะตอบกลับอีเมล follow-up ในบทสนทนาเดียวกันแทนที่จะส่งอีเมลฉบับใหม่ในหัวข้อเดียวกัน การใช้อีเมล follow-up อาจเรียบง่ายและตรงประเด็นมากกว่า 
ตัวอย่าง:
สวัสดี!
คุณได้รับอีเมลฉบับก่อนหน้าของฉันหรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อดำเนินการเรื่องนี้ต่อไป
การสื่อสารทางอีเมลถือเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างผู้ติดต่อและสร้างความสัมพันธ์ ซึ่งการเขียนอีเมลอาจเป็นเรื่องง่ายเมื่อคุณแน่ใจว่าจะเขียนให้เรียบง่าย ตรงประเด็น ตรงประเด็น และปฏิบัติตามกฎมารยาทในการใช้อีเมล.
บทความยอดนิยม