การตั้งค่าการเขียนอีเมล

คุณสามารถปรับแต่งค่าตั้งตนของการเขียนอีเมลได้โดยใช้การตั้งค่าการเขียน สามารถตั้งค่าเริ่มต้นของแบบอักษร การเข้ารหัส ลักษณะการตอบกลับและอื่นๆ ได้

ไปที่ Settings และเลือก Composeเพื่อกำหนดค่าในการเขียนอีเมล

​​​

ลักษณะการตอบกลับ/ ส่งต่อ

มุมมองตัวแก้ไขการตอบกลับ

เมื่อคุณตอบกลับ/ส่งต่ออีเมล ผู้เขียนอีเมลนั้นตามการกำหนดค่าของคุณ คุณสามารถเลือกเปิดตัวเขียนข้อความในหน้าต่างใหม่ หรือแท็บใหม่ หรือเขียนข้อความแบบอินไลน์ได้จากการตั้งค่าการเขียนข้อความ

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ภายใต้ Open Compose In จะมีตัวเลือกต่อไปนี้:
   • เลือก Inline เพื่อตอบกลับ/ส่งต่อข้อความเป็นอินไลน์
   • เลือก New Tab เพื่อเปิดหน้าต่างการเขียนข้อความในแท็บใหม่
   • เลือก New Window เพื่อเปิดหน้าต่างการเขียนอีเมลในหน้าต่างใหม่
     

ถ้าคุณเลือกตัวเลือกเขียนข้อความแบบอินไลน์ Zoho Mail จะเปิดเครื่องมือเขียนข้อความภายในแท็บเดียวกันด้านล่างอีเมลเดิม

ที่อยู่ที่ส่งเมื่อตอบกลับ

เมื่อคุณตอบกลับ/ส่งต่ออีเมล คุณสามารถเลือกที่อยู่อีเมลที่จะใช้ตอบกลับได้

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ภายใต้ส่วน For replies, send using ให้เลือกจากตัวเลือกต่อไปนี้
   • Same email address to which the email was sent to- การตอบกลับอีเมลใดๆ จะถูกส่งจากที่อยู่ที่อีเมลนั้นส่งไป
   • Default From address - การตอบกลับอีเมลใดๆ จะถูกส่งจากที่อยู่ที่คุณตั้งไว้เป็นที่อยู่อีเมลเริ่มต้น
     

โหมดตัวแก้ไข

คุณสามารถเลือกประเภทของตัวแก้ไขที่คุณต้องการตั้งค่าเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับตัวเขียนอีเมลของคุณ

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ภายใต้ส่วน Editor mode คุณจะพบการตั้งค่าสำหรับอีเมลใหม่และการตอบกลับ/ ส่งต่อ
   • สำหรับอีเมลใหม่
     • Rich Text - หากคุณต้องการให้ตัวเขียนอีเมลเริ่มต้นรวมตัวเลือกการจัดรูปแบบไว้ด้วย
     • Plain text - หากคุณไม่ต้องการตัวเลือกการจัดรูปแบบในตัวเขียนอีเมลเริ่มต้น
   • สำหรับการตอบกลับ/ ส่งต่อ
     • Rich Text - หากคุณต้องการให้ตัวเขียนอีเมลเริ่มต้นรวมตัวเลือกการจัดรูปแบบไว้ด้วย
     • Plain text - หากคุณไม่ต้องการตัวเลือกการจัดรูปแบบในตัวเขียนอีเมลเริ่มต้น
     • Use format in original email - รูปแบบของอีเมลที่คุณกำลังตอบกลับ/ส่งต่อจะถูกตั้งค่าเป็นรูปแบบตัวเขียนเริ่มต้น

ยกเลิกการส่ง

หลังจากคลิกส่งในอีเมล คุณสามารถหยุดการส่งได้โดยใช้ตัวเลือก Undo Send

1. ลงชื่อเข้าใช้ Zoho Mail
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ใต้ส่วน Undo Send ให้ตั้งค่าระยะเวลาที่คุณต้องการให้แสดงตัวเลือกยกเลิกหลังจากการส่งอีเมล
   

ทิศทางของข้อความ

คุณสามารถกำหนดทิศทางการพิมพ์ในการเขียนอีเมลของคุณได้จากการตั้งค่าเครื่องมือเขียน

1. ลงชื่อเข้าใช้ Zoho Mail
2. คลิกไอคอนการตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ภายใต้ส่วน Text direction ให้เลือกระหว่าง LTR (ซ้ายไปขวา) และ RTL (ขวาไปซ้าย)
   

การตั้งค่าแบบอักษรเริ่มต้น

คุณสามารถตั้งค่าแบบอักษรสำหรับข้อความขาออกของคุณได้จากการตั้งค่าการเขียน

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ค้นหาการตั้งค่า Font Options
5. เลือกการตั้งค่าที่ต้องการต่อไปนี้:
   • Font family - แบบอักษรเริ่มต้นที่ใช้ในหน้าต่างแก้ไขการเขียน คุณสามารถเลือกจากแบบอักษรที่ให้มาหรือสร้างแบบอักษรของคุณเองได้ ป้อนชื่อแบบอักษรในกล่องแบบอักษรของระบบแล้วกด Enter เพื่อสร้างแบบอักษรที่กำหนดเอง
     
   • Font size – ขนาดตัวอักษรเริ่มต้นในการเขียน ใส่ขนาดตัวอักษรที่ต้องการในกล่องขนาดตัวอักษรที่กำหนดเองที่ท้ายช่องข้อมูลขนาดตัวอักษร จากนั้นกด Enter เพื่อสร้างขนาดตัวอักษรที่กำหนดเอง อีกทั้งยังรองรับจำนวนจุดลอยตัวสำหรับขนาดตัวอักษรอีกด้วย
     
   • Font color - สีเริ่มต้นของตัวอักษรที่ใช้ในขณะเขียนอีเมล
     

ตัวอย่างของรูปแบบและขนาดตัวอักษรที่เลือกไว้จะแสดงอยู่ด้านล่างตัวเลือกแบบอักษร

การใช้แบบอักษรของระบบเป็นแบบอักษรเริ่มต้น

คุณสามารถเลือกแบบอักษรของระบบเป็นแบบอักษรเริ่มต้นเพื่อเลือกแบบอักษรบางรายการซึ่งไม่มีอยู่ในตัวเลือกได้ ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเลือกแบบอักษรของระบบ

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ค้นหา Font Properties Settings
5. เลือก System Font และพิมพ์แบบอักษรที่คุณต้องการ
6. เลือกแบบอักษรที่เพิ่มเข้าไปใหม่
   
7. ในป๊อปอัปการยืนยัน ให้คลิก OK เพื่อกำหนดให้แบบอักษรที่กำหนดเองเป็นแบบอักษรเริ่มต้นสำหรับอีเมลขาออก

เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลจะแสดงอย่างถูกต้อง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการติดตั้งแบบอักษรของระบบไว้ในระบบของคุณแล้ว
• เมื่อคุณพิมพ์ชื่อแบบอักษร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพิมพ์ถูกต้อง ชื่อแบบอักษรจะต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่และเล็ก
• ผู้รับควรมีแบบอักษรเดียวกันติดตั้งอยู่ในระบบ เพื่อให้สามารถดูอีเมลได้อย่างถูกต้อง มิฉะนั้นเนื้อหาจะแสดงในแบบอักษรเริ่มต้นที่เลือกไว้สำหรับเบราเซอร์
• คุณสามารถเลือก ‘แบบอักษรที่กำหนดเอง’ เป็นแบบอักษรเริ่มต้นสำหรับอีเมลขาออกได้

การเข้ารหัสตั้งต้น

การตั้งค่าการเข้ารหัสนั้นเป็นหลักเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับปลายทางจะสามารถอ่านข้อความอีเมลได้ ตามค่าเริ่มต้น ระบบจะเลือกการเข้ารหัส UTF-8 และอีเมลที่ส่งพร้อมอักขระที่ไม่ใช่ ASCII จะปรากฏโดยปราศจากข้อผิดพลาดใดๆ ที่ผู้รับปลายทาง คุณอาจเลือกตัวเลือกการเข้ารหัสอื่นๆ จากรายการโดยขึ้นอยู่กับภาษาที่คุณใช้เขียนอีเมล

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ไปที่ส่วน Default Encoding
   
5. เลือกการเข้ารหัสที่คุณต้องการจากดรอปดาวน์

เพิ่มผู้รับไปยังผู้ติดต่อโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณเขียนอีเมล ผู้รับที่ไม่ได้อยู่ในสมุดราชื่อติดต่อของคุณจะถูกเพิ่มตามค่าเริ่มต้น คุณยังสามารถเลือกที่จะไม่เพิ่มผู้รับเหล่านี้ลงในผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติได้ด้วย

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. เลือก/ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย Automatically add recipients to Contacts
   

ใช้/เลิกใช้การหน่วงเวลาที่กล่องจดหมายขาออก

ตัวเลือกการหน่วงเวลาที่กล่องจดหมายออกช่วยให้คุณสามารถกำหนดการหน่วงเวลาอีเมลไว้ล่วงหน้าได้ แม้หลังจากที่คุณกดปุ่มส่ง คุณสามารถตั้งค่าระยะการหน่วงเวลาได้ตั้งแต่ 1 นาทีถึง 120 นาที อีเมลทั้งหมดที่คุณส่งสามารถแก้ไขหรือลบออกจากกล่องจดหมายออกได้ในกรณีที่คุณเปลี่ยนใจก่อนเวลาที่ระบุนั้นผ่านไปแล้ว อีเมลในกล่องขาออกจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์แบบร่างใน Zoho Mail

การหน่วงเวลากล่องจดหมายออกเป็นอีกวิธีหนึ่งในการยกเลิกการส่งหลังจากกดปุ่มส่งแล้ว แม้ว่ากล่องจดหมายขาออกจะเปิดใช้งานอยู่ คุณสามารถใช้ตัวเลือกส่งทันที (Ctrl+Shift+Enter)/ (Command+Shift+Enter​) ได้ด้วยการคลิกที่เมนูดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจากปุ่มส่งในหน้าต่างเขียนอีเมลเพื่อหลีกเลี่ยงการหน่วงเวลาและส่งอีเมลทันที

คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกส่งในภายหลังเพื่อจัดกำหนดการส่งอีเมลของคุณในเวลาที่ระบุได้อีกด้วย อีเมลที่วางกำหนดการไว้เหล่านี้จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์กล่องจดหมายขาออก

ขั้นตอนในการเปิดใช้งาน/เลิกใช้กล่องจดหมายขาออก:

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. ค้นหาส่วน Outbox delay
   • ยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย หากคุณต้องการส่งอีเมลโดยไม่หน่วงเวลา
   • ทำเครื่องหมาย หากคุณต้องการส่งอีเมลของคุณหลังจากระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ในตัวเลือกนี้ คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลาหน่วงเป็นนาทีหรือวินาทีที่คุณต้องการให้อีเมลหน่วงเวลาได้
     

รีเฟรชเว็บเมลของคุณเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล ถ้าเปิดใช้งานกล่องจดหมายขาออก อีเมลจะถูกย้ายไปยังกล่องจดหมายขาออกเมื่อคุณคลิก ส่ง ข้อความจะถูกส่งหลังจากผ่านช่วงเวลาหน่วงที่ระบุ หรือเมื่อคุณคลิก ส่งทันที ในกล่องจดหมายขาออก ในกรณีที่คุณตั้งเวลาอีเมลโดยใช้ตัวเลือกส่งภายหลัง อีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์กล่องขาออกและส่งตามเวลาที่กำหนด

คุณสามารถส่งอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายขาออกได้โดยเลือกอีเมลและเลือก 'ส่งทันที' จากแถบเมนูด้านบน อีเมลที่มีการหน่วงเวลาจะถูกส่งไปยังผู้รับหลังจากสิ้นสุดช่วงการหน่วงเวลาที่เลือกไว้ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ออนไลน์ นอกจากอีเมลปกติแล้ว อีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะถูกจัดเก็บไว้ในกล่องขาออกด้วย

การตั้งค่าช่องการเขียนข้อความ

คุณสามารถเลือกช่องข้อมูลที่คุณต้องการให้ปรากฏในหน้าต่างเขียนอีเมลของคุณได้ คุณสามารถแสดงหรือซ่อนช่อง CC หรือ BCC ได้

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. คุณสามารถเลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อแสดงหรือซ่อนช่องได้
   • Show CC in Compose - เลือกเพื่อแสดงช่อง CC ในหน้าต่างการเขียน
   • Show BCC in Compose - เลือกเพื่อแสดงช่อง BCC ในหน้าต่างการเขียน
     

การแจ้งเตือนการติดตามอัตโนมัติ

บางครั้ง อีเมลที่คุณส่งอาจมีเวลาประชุมหรือคำอย่างเช่น 'ด่วนที่สุด' ทำให้เป็นอีเมลที่มีลำดับความสำคัญสูงและต้องมีการติดตามผล เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับการเตือน ให้เปิดใช้งานตัวเลือก Remind to Follow up when sending emails ในการตั้งค่า เมื่อเปิดใช้งานตัวเลือกนี้จะทำให้เกิดการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติให้ติดตามผลอีเมลตามคำหลักที่เลือก วืธีการเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง

1. เข้าสู่ระบบ Zoho Mail
2. คลิกไอคอน การตั้งค่า
3. ไปที่การตั้งค่า Mail > Compose
4. เลื่อนลงและค้นหาตัวเลือก Remind to follow up when sending emails
   ​
5. เลือกตัวเลือกนี้ และอีเมลที่มีคำหลักที่เลือกจะกระตุ้นให้มีการแจ้งเตือนการติดตามโดยอัตโนมัติ