วิธีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพคืออะไร?
ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพคือที่อยู่อีเมลที่คุณใช้เป็นหลักในการติดต่อสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน โดยผู้รับอีเมลจะสังเกตเห็นที่อยู่อีเมลเป็นอันดับแรก ซึ่งถือเป็นข้อมูลประจำตัวของทั้งบุคคล และบริษัท
ด้วยทุกสิ่งที่เกิดขึ้นทางออนไลน์และในระบบคลาวด์ ทุกคนมีบัญชีอีเมลของตัวเอง และใช้ที่อยู่อีเมลของเราในการสื่อสารทั้งหมด นอกจากนี้ ที่อยู่อีเมลของเรายังกลายเป็นอัตลักษณ์ออนไลน์ และเป็นฐานสำหรับบริการส่วนบุคคลและที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดที่เราใช้ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่เราจะต้องมีบัญชีอีเมลที่แตกต่างกันหรืออย่างน้อยที่สุด ที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ในการสื่อสารส่วนบุคคล และทางทำงาน โดยที่อยู่อีเมลบริษัทของเราควรใช้สำหรับการสื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงาน และความสัมพันธ์ทางวิชาชีพเท่านั้น.
ที่อยู่อีเมลบริษัทคือที่อยู่อีเมลที่คุณใช้สื่อสารกับผู้ร่วมธุรกิจ เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และพาร์ทเนอร์ของคุณเป็นหลัก เฉพาะในกรณีที่ที่อยู่อีเมลบริษัทมีโดเมนที่กำหนดเองที่คุณได้ลงทะเบียนสำหรับธุรกิจของคุณ ที่อยู่อีเมลนั้นก็จะเป็นที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ ซึ่งที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพคือที่อยู่อีเมลที่ใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ โดยอ้างอิงตามโดเมนที่คุณกำหนดเอง กล่าวอีกนัยหนึ่ง ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพคือที่อยู่อีเมลที่มีชื่อธุรกิจของคุณอยู่ในรูปแบบของชื่อโดเมน.
ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพมีประโยชน์อย่างไร?
เมื่อคุณ สร้างบัญชีอีเมล์จากผู้ให้บริการอีเมลยอดนิยมที่มีโดเมนทั่วไป คุณสามารถเลือกชื่อเก๋ๆ หรือแม้แต่ตัวย่อแปลกๆ สำหรับที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงการสื่อสารทางธุรกิจ ที่อยู่อีเมลของคุณและที่อยู่อีเมลของพนักงานไม่ควรเป็นที่อยู่อีเมลทั่วไป.ปฏิบัติตามกฎของมารยาทการใช้อีเมลนอกจากจะมีที่อยู่อีเมลที่เป็นมืออาชีพแล้ว ยังช่วย การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพแสดงความเป็นมืออาชีพและส่งเสริมชื่อเสียงของบริษัทคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณควรอ้างอิงตามโดเมนของคุณ และมีความเป็นมืออาชีพ ซึ่งที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพช่วยให้คุณได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:
- การสร้างแบรนด์
- สร้างความไว้วางใจ
- มีตัวตนอยู่จริง
- ความน่าเชื่อถือ
- จดจำได่ง่าย
- การส่งมอบ และชื่อเสียงที่ดีขึ้น
วิธีการตั้งค่าที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ (+ตัวอย่าง)
เพื่อรักษาความสอดคล้องในขณะที่สร้างบัญชีอีเมล และเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ คุณต้องวางแผนและกำหนดรูปแบบที่คุณต้องการใช้สำหรับที่อยู่อีเมล.
ตัวอย่างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
รูปแบบที่อยู่อีเมลที่ได้รับความนิยม และใช้กันมากที่สุด มีดังนี้:
firstname.secondname@domain.com
ตัวอย่าง:peter.parker@zylker.com
นี่เป็นหนึ่งในรูปแบบอีเมลที่นิยมใช้กันทั่วโลก ซึ่งที่อยู่อีเมลประเภทนี้ฟังดูเป็นมืออาชีพเนื่องจากเกี่ยวข้องกับทั้งชื่อและนามสกุล ในองค์กร แม้ว่าจะมีบุคคลหลายคนที่มีชื่อเดียวกัน ความเป็นไปได้ในการใช้นามสกุลเดียวกันก็น้อยกว่ามาก และทำให้การเชื่อมต่อผู้ใช้และที่อยู่อีเมลมีความคลุมเครือน้อยลง รูปแบบนี้เหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด แม้แต่ในกรณีของสตาร์ทอัพหรือธุรกิจขนาดเล็กก็จะช่วยในการวางแผนระยะยาว และช่วยลดปัญหาหากองค์กรเติบโตขึ้นหลายเท่า.
firstname.initial@domain.com
ตัวอย่าง:peter.p@zylker.com
นี่เป็นอีกหนึ่งรูปแบบยอดนิยมที่องค์กรต่างๆ ทั่วโลกนิยมใช้ องค์กรของคุณควรใช้รูปแบบที่อยู่อีเมลนี้เนื่องจากเป็นรูปแบบส่วนบุคคล และจดจำได้ง่าย เพราะเป็นรูปแบบที่สั้น และเกี่ยวข้องกับชื่อของผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม อาจมีข้อขัดแย้งเมื่อบุคคลมีนามสกุลที่ขึ้นต้นด้วยอักษรย่อเดียวกัน ซึ่งแอดมินส่วนใหญ่ชอบรูปแบบนี้ และใช้อักษรย่อตัวแรก หรือสองตัวแรกของนามสกุลเพื่อลดปัญหาการใช้ชื่ออีเมลซ้ำกัน.
ตัวอย่าง: peter.pk@zylker.com,
peter.pa@zylker.com เมื่อมี Peter Parkers สองคนในองค์กรเดียวกัน
firstname@domain.com
ตัวอย่าง: peter@zylker.com
ลูกค้าและผู้ติดต่อทางธุรกิจจะสามารถระบุบุคคลที่ส่งอีเมล และเชื่อมต่อกับพวกเขาได้อย่างง่ายดาย เหมาะอย่างยิ่งสำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็กที่มีผู้ใช้ไม่เกิน 10 คน อย่างไรก็ตาม เมื่อธุรกิจ/องค์กรเติบโตขึ้น ก็อาจเกิดปัญหากับชื่อผู้ใช้ได้ และความสับสนนี้จะซับซ้อนยิ่งขึ้นเมื่อทั้งสองมีตำแหน่งเดียวกันในการพบปะกับลูกค้า นอกจากนี้ยังทำให้เกิดความสับสนในอีเมลภายในองค์กร เมื่อมีบุคคลหลายคนที่มีชื่อเดียวกัน อย่างไรก็ตาม รูปแบบนี้ได้รับความนิยมอย่างสูง เนื่องจากที่อยู่อีเมลนั้นจดจำได้ง่าย
ในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่ แทนที่จะกำหนดที่อยู่อีเมลในรูปแบบนี้ให้กับผู้ใช้ทั้งหมด คุณสามารถกำหนดที่อยู่อีเมลในรูปแบบนี้เป็นนามแฝงให้กับบุคคลสำคัญในองค์กรได้ การมีที่อยู่อีเมลเป็นนามแฝงจะช่วยให้พวกเขามีที่อยู่อีเมลหลักเป็นส่วนตัว และด้วยเหตุนี้จึงสามารถแยกแยะอีเมลภายในองค์กร และอีเมลสำคัญจากอีเมลขยะที่พวกเขาได้รับได้อย่างง่ายดาย
จะสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ สำหรับผู้ใช้ทุกคนที่ใช้ Zoho Mail ได้อย่างไร
หากต้องการสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพด้วยโดเมนของคุณ คุณต้องตั้งค่าโดเมนกับ Zoho ก่อน เมื่อคุณยืนยันโดเมนของคุณด้วย Zoho Mail เสร็จแล้ว คุณจะต้องเพิ่มผู้ใช้เพื่อสร้างบัญชีอีเมลของพวกเขา ในกรณีที่คุณยังไม่มีโดเมน คุณสามารถซื้อโดเมนจากZoho ได้. โดเมนที่ลงทะเบียนผ่าน Zoho ได้รับการตั้งค่าอย่างสมบูรณ์แล้วและสามารถใช้งานได้ทันที คุณสามารถเริ่มเพิ่มผู้ใช้ได้โดยตรง.
Zoho Mail รองรับหลายวิธีในการสร้าง และเลือกที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพสำหรับผู้ใช้งาน
- คุณสามารถเ พิ่มผู้ใช้ที ละคนโดยระบุชื่อ นามสกุล และที่อยู่อีเมลที่จะสร้างให้พวกเขา พร้อมกับรหัสผ่านที่ใช้ในการเข้าสู่ระบบ ซึ่งวิธีนี้จะเหมาะสมกว่าในกรณีที่คุณต้องการสร้างที่อยู่อีเมลน้อยกว่า 10 บัญชี
- อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะสร้างบัญชีผู้ใช้มากกว่า 5 บัญชี ขอแนะนำให้ใช้ 'นำเข้าจาก CSV' เพื่อสร้างผู้ใช้จากรายละเอียดที่อัปโหลดจากไฟล์ CSV
- คุณสามารถใช้ตัวเลือก 'นำเข้า' เพื่ อนำเข้าผู้ใช้จ าก CRM หรือ Zoho Services อื่นๆ หรือนำเข้าโดยตรงจาก GSuite.
ที่อยู่อีเมลแบบกลุ่ม:ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพตามฟังก์ชัน/วัตถุประสงค์
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่มักถูกมองข้ามเมื่อสร้างที่อยู่อีเมลคือที่อยู่อีเมลตามวัตถุประสงค์ เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น เราขอแนะนำให้ใช้ที่อยู่อีเมลทั่วไปหรือตามวัตถุประสงค์ เช่น contact@domain.com, support@domain.com, info@domain.com ฯลฯ ซึ่งเหมาะสมกับวัตถุประสงค์เฉพาะ เพื่อให้แน่ใจว่าแม้ว่าพนักงานจะลาออกจากองค์กรแล้ว ที่อยู่อีเมลสำหรับวัตถุประสงค์ที่สำคัญ เช่น contact@ จะยังคงใช้งานได้ ในระยะเริ่มต้นขององค์กร ความรับผิดชอบในการบริการ, การขาย ฯลฯ ยังอยู่ในระดับบุคคล และการสื่อสารเกิดขึ้นจากลูกค้าหรือลูกค้าเป้าหมายถึงบุคคลโดยตรง อย่างไรก็ตาม เพื่อให้การสื่อสารมีมาตรฐานและเป็นมืออาชีพมากขึ้น ควรตรวจสอบว่าที่อยู่อีเมลดังกล่าวเป็นที่อยู่แบบกลุ่มทั่วไปที่มีทีมงานจัดการแทนที่จะเป็นรายบุคคลจะดีกว่า
แนวทางปฏิบัติทั่วไปสำหรับอีเมลแบบกลุ่ม:
เพื่อให้มีแนวทางการสื่อสารแบบมืออาชีพ ขอแนะนำให้มีบัญชีอีเมลทั่วไปตามกลุ่มการทำงานต่างๆ ในองค์กร ตามลักษณะงานของพวกเขา ต่อไปนี้คือบัญชีอีเมลทั่วไปมาตรฐานที่ทุกองค์กรใช้สำหรับฟังก์ชันต่างๆ ขององค์กร
สาธารณะ - บัญชีอีเมลสำหรับกลุ่มบุคคลภายนอก:
โดยทั่วไปแล้วที่อยู่อีเมลสำหรับบุคคลภายนอก หรือสาธารณะจะใช้เพื่อให้ตัวเลือกสำหรับผู้ติดต่อภายนอกขององค์กรเพื่อสื่อสารกับแผนกต่างๆ ขององค์กร เมื่อตั้งค่าบัญชีเหล่านี้ แอดมินควรตรวจสอบว่าบัญชีอีเมลแบบกลุ่มมีสิทธิ์รับอีเมลจากบัญชีภายนอกองค์กร นอกจากนี้ อีเมลที่ส่งถึงกลุ่มควรได้รับการถ่ายทอดไปยังทีมที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม
ตัวอย่าง:
- support@domain.com
- sales@domain.com
- info@domain.com
- careers@domain.com
- enquiries@domain.com
- news@domain.com
องค์กร - บัญชีอีเมลแบบกลุ่มภายในองค์กร:
ที่อยู่อีเมลขององค์กร หรือแบบกลุ่มภายในองค์กรใช้สำหรับพนักงานภายในองค์กรเพื่อเข้าถึงกลุ่มภายในองค์กร และฟังก์ชันภายในสำหรับพนักงาน ซึ่งบัญชีเหล่านี้สามารถตั้งค่าเพื่อรับอีเมลจากพนักงานภายในองค์กรเท่านั้น.
Examples:
- payroll@domain.com
- hrqueries@domain.com
- systemadmin@domain.com
- employee-care@domain.com
จะสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพสำหรับบัญชีทั่วไป หรือลิสต์รายการทั้งหมดโดยใช้ Zoho Mail ได้อย่างไร
หากต้องการสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพด้วยโดเมนของคุณสำหรับบัญชีทั่วไปหรือลิสต์รายชื่อทั้งหมดสำหรับโดเมนของคุณ คุณต้องสร้างกลุ่มอีเมลที่สามารถเข้าถึงได้แบบสาธารณะ ดูคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับการสร้าง และจัดการบัญชีอีเมลแบบกลุ่มด้วยที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพใน Zoho Mail ได้ที่นี่.
ต่อไปนี้เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่สุด เมื่อสร้างบัญชีแบบกลุ่มตามโดเมนใน Zoho Mail:
- คุณสามารถเพิ่มสมาชิกได้หลายคน และมอบหมายผู้ดูแลได้หลายคนสำหรับแต่ละกลุ่ม
- ผู้ดูแลจะมีสิทธิ์อนุญาต และสามารถเพิ่มผู้ใช้เพิ่มเติมในกลุ่ม หรือเปลี่ยนการตั้งค่าของกลุ่มนั้นได้ นอกจากนี้ผู้ดูแลยังสามารถคัดกรองอีเมลที่ส่งถึงกลุ่ม และอนุมัติ หรือปฏิเสธได้
- ผู้ใช้งานสามารถส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่ของกลุ่ม โดยแอดมินสามารถขยายฟีเจอร์นี้ให้กับสมาชิกทั้งกลุ่ม หรือเฉพาะสมาชิกบางรายเท่านั้น
- เมื่อผู้ใช้งานส่งอีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลของกลุ่ม ที่อยู่อีเมลส่วนบุคคลของผู้ใช้จะไม่ถูกเปิดเผยต่อผู้รับ
- แอดมินสามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์ 'Streams' สำหรับกลุ่ม ซึ่งสมาชิกภายในกลุ่มสามารถทำงานร่วมกัน และสื่อสารภายในกลุ่มได้จากกล่องจดหมายของพวกเขาได้โดยตรง
บทความยอดนิยม