กลุ่มอีเมลหรือรายการการแจกจ่าย

รายการกลุ่มหรือรายการการแจกจ่ายคือที่อยู่อีเมลทั่วไป ซึ่งแชร์โดยผู้ใช้ชุดหนึ่งเพื่อวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง เมื่ออีเมลถูกส่งไปยังบัญชีของกลุ่ม สำเนาของอีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของสมาชิกทุกคนในกลุ่ม คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าใครสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มหรือปรับอีเมลให้สอดคล้องกันโดยใช้การตั้งค่าการควบคุมและสิทธิ์

ภาพรวมของกลุ่ม

กลุ่มคือชุดของผู้ใช้ที่มีที่อยู่อีเมลทั่วไป ตัวอย่างทั่วไปอาจเป็นสมาชิกของทีมบัญชีเงินเดือนขององค์กรที่ถูกเพิ่มลงในกลุ่มเดียวที่มีที่อยู่อีเมลที่เกี่ยวข้อง (เช่น payroll@domain.com) ผู้ดูแลสามารถตัดสินใจได้ว่าใครสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มหรือปรับอีเมลให้สอดคล้องกันโดยใช้การตั้งค่าการควบคุมและสิทธิ์ กลุ่มสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท:

• รายการการแจกจ่าย (DL)
• กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

รายการการแจกจ่าย

DL คือกลุ่มของผู้ใช้ที่มีที่อยู่อีเมลกลุ่มเดียว ผู้ใช้อาจอยู่ในกลุ่มหลายกลุ่ม ซึ่งแต่ละกลุ่มจะมีที่อยู่อีเมลทั่วไป สมาชิกกลุ่มสามารถโพสต์ข้อความของตนผ่าน Streams ได้หากเปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบสามารถตัดสินใจได้ว่า DL ใช้กับ Streams หรือไม่

นอกจากสมาชิกองค์กรแล้ว ยังสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของสมาชิกภายนอกลงใน DL ได้อีกด้วย เมื่ออีเมลถูกส่งไปยัง DL สำเนาของอีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของสมาชิกทุกคนในกลุ่ม

กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน

กล่องจดหมายที่ใช่ร่วมกันคือกลุ่มที่คล้ายกับรายการการแจกจ่าย (DL) ที่มีที่อยู่อีเมลทั่วไปที่ใช้ร่วมกันโดยชุดผู้ใช้ภายในองค์กรของคุณ ซึ่งจะไม่เหมือนกับ DL ตรงที่ไม่สามารถเพิ่มสมาชิกภายนอกลงในกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันได้และไม่สนับสนุนการสตรีม อีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกันจะไม่ปรากฏในกล่องจดหมายของผู้ใช้แต่ละคน จึงช่วยลดความซ้ำซ้อนของอีเมลได้

สิทธิ์การอนุญาตแบบกลุ่ม

Zoho Mail เสนอกลุ่มหลากหลายประเภทเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันขององค์กร กลุ่มหนึ่งสามารถมีสมาชิกและผู้ควบคุมได้หลายคน หลังจากได้รับการเพิ่มโดยผู้ดูแล Zoho Mail แล้ว ผู้ควบคุมของกลุ่มสามารถเพิ่มสมาชิกใหม่ได้

กลุ่มอีเมลสาธารณะ (B2B/B2C)

กลุ่มอีเมลสาธารณะเป็นที่อยู่อีเมลทั่วไปที่คนภายในหรือภายนอกองค์กรทุกคนสามารถเข้าถึงได้ เมื่อตั้งค่ากลุ่มเป็นทุกคน กลุ่มจะอนุญาตให้ทุกคนส่งอีเมลไปยังที่อยู่กลุ่มได้ กลุ่มประเภทนี้เหมาะสำหรับบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารภายนอกเช่น HR, PR, การตลาด, การสนับสนุน และอื่นๆ ที่ที่อยู่อีเมลของกลุ่มต้องเปิดเผยต่อภายนอกเพื่อให้ทุกคนสามารถติดต่อและสื่อสารกับองค์กรได้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบริษัทของคุณมีทีมขายที่ลูกค้าเป้าหมายของคุณส่งคำถามของพวกเขาเข้ามา คุณสามารถสร้างกลุ่มสาธารณะ sales@zylker.com และเพิ่มทีมลูกค้าทั้งหมดของคุณเป็นสมาชิกแทนการให้ที่อยู่อีเมลของบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้ ทีนี้สำเนาของอีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มจะถูกส่งต่อไปยังสมาชิกทั้งหมดของกลุ่ม

กลุ่มอีเมลขององค์กร (C2E / E2C)

กลุ่มองค์กรเหมาะสำหรับการสื่อสารภายในระหว่างพนักงานภายในองค์กรของคุณ เฉพาะผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร Zoho Mail ของคุณเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ได้ คุณสามารถใช้กลุ่มนี้สำหรับการทำงานต่างๆ เช่น การดูแลความสะอาด การจัดการบัญชีเงินเดือน หรือหน้าที่อื่นๆ ที่ต้องมีการส่งข้อมูลไปทั่วทั้งองค์กร

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณต้องการให้พนักงานของคุณสื่อสารกับทุกคนในทีม HR เพื่อให้จัดการการชดเชยได้ง่ายขึ้น คุณสามารถสร้างที่อยู่กลุ่มองค์กร redressal-hr@zylker.com เนื่องจากเป็นกลุ่มองค์กร เฉพาะอีเมลจากพนักงานของคุณเท่านั้นที่จะเข้าถึงกล่องจดหมายของสมาชิกกลุ่มได้

กลุ่มอีเมลแบบปิด/ส่วนตัว (G2G)

กลุ่มแบบปิดมีไว้เพื่อการสื่อสารภายในสมาชิกของกลุ่ม หากบุคคลหนึ่งไม่ได้เป็นสมาชิกของกลุ่ม (แม้ว่าพวกเขาจะเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร) พวกเขาจะไม่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มประเภทนี้ได้ กลุ่มเหล่านี้มีไว้สำหรับการสื่อสารภายในทีม เช่น การตั้งค่าการแจ้งเตือน การระดมความคิด ฯลฯ คุณยังสามารถเลือกที่จะควบคุม/ปฏิเสธอีเมลที่ส่งโดยผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของกลุ่มได้ด้วย

ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดของบริษัทของคุณอาจต้องการสื่อสารภายในตัวเองเพื่อจัดการปฏิทินบล็อกและอื่นๆ คุณสามารถสร้างกลุ่มส่วนตัว marketing@zylker.com และสื่อสารภายในทีมได้โดยไม่มีการรบกวนจากภายนอก

กลุ่มอีเมลที่มีการควบคุม/การจำกัด (C2E)

ถ้าคุณต้องการให้อีเมลที่ส่งไปยังกลุ่มถูกตรวจสอบโดยบุคคลหนึ่งก่อนที่จะถูกส่งไปถึงกลุ่มนั้น คุณสามารถสร้างกลุ่มที่มีการจำกัดได้ คุณสามารถปรับแต่งกลุ่มเหล่านี้เพื่อยอมรับอีเมลจากผู้ควบคุม/สมาชิกบางคนโดยตรง ในขณะที่อีเมลอื่นๆ ทั้งหมดจะได้รับการควบคุม ผู้ดูแล Zoho Mail และผู้ควบคุมกลุ่มสามารถตรวจสอบอีเมลที่ได้รับโดยกลุ่ม และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีเพียงอีเมลที่ถูกต้องเท่านั้นที่จะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของสมาชิก

คุณสามารถสร้างกลุ่มแบบกำหนดเองเพิ่มเติมได้ โดยมีสิทธิ์ในการส่งอีเมลในนามของที่อยู่อีเมลของกลุ่ม เพื่ออนุญาตให้สมาชิกบางรายส่งอีเมลได้โดยไม่ต้องควบคุม เพิ่มสมาชิกภายนอก และอื่นๆ ภายใต้การตั้งค่าขั้นสูงของกลุ่ม

การสร้างกลุ่ม

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่ Groups ในบานหน้าต่างด้านซ้ายและเลือก Distribution List
3. คลิก Create เพื่อเพิ่มกลุ่มใหม่ คุณจะถูกพาไปที่หน้า Add Group
   
4. ป้อนชื่อกลุ่มและที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการ คุณสามารถเพิ่มคำอธิบายและรูปประจำตัวได้ถ้าคุณเห็นว่าจำเป็น
5. หลังจากให้รายละเอียดที่จำเป็นแล้ว ให้เลือกชนิดของกลุ่มที่คุณต้องการสร้างโดยเลือก ผู้ที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มของคุณ
   • Everyone - กลุ่มสาธารณะ
     • ทุกคนสามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
     • อีเมลทั้งหมดจะถูกส่งไปยังสมาชิกกลุ่มทุกคน
   • Organization Members - กลุ่มองค์กร
     • เฉพาะสมาชิกขององค์กรเดียวกันเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
     • เมื่อมีผู้อื่นส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ คุณจะสามารถควบคุม/ตีกลับอีเมลไปยังผู้ส่งได้ โดยยึดตามตัวเลือกที่เลือกไว้ในส่วน Email Moderation
   • Group Members - กลุ่มส่วนตัว
     • เฉพาะสมาชิกกลุ่มเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้
     • เมื่อมีผู้อื่นส่งอีเมลไปยังกลุ่มนี้ คุณจะสามารถควบคุม/ตีกลับอีเมลไปยังผู้ส่งได้ โดยยึดตามตัวเลือกที่เลือกไว้ในส่วน Email Moderation
   • Only Moderators - กลุ่มที่มีการจำกัด
     • เฉพาะผู้ควบคุมกลุ่มเท่านั้นที่สามารถส่งอีเมลไปยังกลุ่มได้โดยตรง
     • เมื่อผู้อื่นส่งอีเมลมายังกลุ่มนี้ อีเมลจะได้รับการควบคุม อย่างไรก็ตาม คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ของสมาชิก/ผู้ควบคุมแต่ละรายด้วยตนเองได้จากส่วน Members หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ควบคุม ให้คลิกที่นี่
6. คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อเปิดหรือปิดใช้งาน Streams สำหรับกลุ่มของคุณได้
7. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Proceed
   
8. คุณจะไปที่หน้า เพิ่มสมาชิก คลิก + Add เพื่อเลือกสมาชิกในองค์กรของคุณที่จะเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม
   
9. เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิก Create

หน้าการยืนยันจะปรากฏขึ้นพร้อมข้อความ Group created successfully คุณสามารถดำเนินการต่อไปนี้ได้จากหน้านี้:

• คลิกไอคอนคัดลอกและแชร์ที่อยู่อีเมลของกลุ่ม
• คลิก Go to created group เพื่อแก้ไขรายละเอียดกลุ่ม
• คลิก Add more groups เพื่อสร้างกลุ่มใหม่

นําเข้าโดยใช้ไฟล์ CSV

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่ Groups และเลือก Distribution List ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
3. เลือกเมนูดรอปดาวน์ Import และเลือก Import using CSV file
   
4. เลือกโดเมนที่จะสร้างกลุ่ม และคลิก Choose File
5. อัปโหลดไฟล์ CSV จากอุปกรณ์ของคุณ กลุ่มทั้งหมดในไฟล์ CSV จะปรากฏขึ้น
6. เลือกกลุ่มจากรายการ และคลิก Proceed
   
7. ป้อนชื่อสำหรับการนำเข้า และคลิก Start
   

หน้าสถานะการนำเข้ากลุ่มจะปรากฏขึ้น คลิกไอคอนรีเฟรชเพื่ออัปเดตความคืบหน้าของการนำเข้า

นำเข้ากลุ่มจากบริการคลาวด์

หากกลุ่มขององค์กรของคุณถูกบันทึกในบริการคลาวด์ คุณสามารถนำเข้าไปยัง Zoho Mail ได้โดยตรง เลือกบริการคลาวด์ที่จัดเก็บกลุ่มของคุณ:

• Google Workspace
• Microsoft 365

นำเข้าจาก Google Workspace

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่ Groups และเลือก Distribution List ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
3. คลิก Import และเลือก Import from cloud services ประวัติการนำเข้ากลุ่ม (ถ้ามี) จะปรากฏขึ้น
   
4. เลือก Google Workspace จากรายการดรอปดาวน์ Add
5. ถ้าคุณไม่ได้รับรองความถูกต้องของบัญชี Zoho Mail ของคุณเพื่อเข้าใช้ Google Workspace ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
   1. ลงชื่อเข้าใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณและทำตามรายละเอียดการรับรองความถูกต้องที่ให้ไว้ใน ลิงก์หน้าวิธีใช้
   2. เมื่อการรับรองความถูกต้องเสร็จสิ้น ให้ใส่ที่อยู่อีเมลของผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace และที่อยู่อีเมลของบัญชีบริการในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง อัปโหลดไฟล์ที่ดาวน์โหลดลงในระบบของคุณในฟิลด์ product key file และคลิก Authenticate
      
6. ถ้าคุณได้รับรองความถูกต้องของบัญชี Google Workspace ของคุณด้วย Zoho Mail แล้ว ให้คลิกปุ่ม Add
7. แมปโดเมนใน Google Workspace กับโดเมนที่ตรวจสอบแล้วใน Zoho Mail และคลิก Proceed กลุ่มทั้งหมดที่สร้างด้วยโดเมนที่ตรวจสอบแล้วภายใต้บัญชี Google Workspace จะแสดงขึ้น
   
8. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการนำเข้า และคลิก Proceed
9. ระบุชื่อสำหรับการนำเข้า
10. หากจำเป็น ให้เลือกตัวเลือก Migrate email aliases along with group email address (ย้ายนามแฝงอีเมลพร้อมกับที่อยู่อีเมลของกลุ่ม) และคลิก Start
    

นำเข้ากลุ่มจาก Microsoft 365

ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อนำเข้ากลุ่มจากบัญชี Microsoft 365 ของคุณ:

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่ Groups และเลือก Distribution List ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
3. คลิก Import และเลือก Import from cloud services ประวัติการนำเข้ากลุ่ม (ถ้ามี) จะปรากฏขึ้น
   
4. เลือก Microsoft 365 จากรายการดรอปดาวน์ Import
5. คลิก Sign In และรับรองความถูกต้องด้วยข้อมูลประจำตัวของผู้ดูแล Microsoft 365 ของคุณ
6. ถ้าคุณได้รับรองความถูกต้องของบัญชี Microsoft 365 ของคุณด้วย Zoho แล้ว ให้คลิก Add
   
7. แมปโดเมนในโดเมนที่โฮสต์โดย Microsoft 365 กับโดเมนที่ตรวจสอบแล้วใน Zoho Mail และคลิก Proceed กลุ่มทั้งหมดที่สร้างด้วยโดเมนที่ตรวจสอบแล้วจะปรากฏที่นี่
8. เลือกกลุ่มที่คุณต้องการนำเข้าและคลิก Proceed
   
9. ป้อนชื่อสำหรับการนำเข้า และคลิก Start
   

ถ้าจำเป็น คุณสามารถเลือกย้ายที่อยู่นามแฝงของกลุ่มของคุณได้โดยการเลือกตัวเลือก Migrate email aliases along with group email address

การส่งออกกลุ่ม

1. เข้าสู่ระบบ คอนโซลผู้ดูแล Zoho Mail
2. ไปที่ Groups และเลือก Distribution List ในบานหน้าต่างด้านซ้าย
3. เลือกเมนูดรอปดาวน์ Export และเลือก Export all groups
4. ตามค่าเริ่มต้น รายละเอียดกลุ่ม เช่น ชื่อ คำอธิบาย ที่อยู่อีเมล ที่อยู่นามแฝง ระดับการเข้าถึง จำนวนสมาชิกทั้งหมด และอื่นๆ จะถูกส่งออก แต่จะไม่มีที่อยู่อีเมลของสมาชิกกลุ่มของคุณรวมอยู่ด้วย
   • คุณสามารถส่งออกกลุ่มกับสมาชิกของคุณได้โดยการเลือกตัวเลือก Export with members เมื่อคุณส่งออกพร้อมสมาชิก คุณสามารถส่งออกเป็นไฟล์หลายไฟล์ที่มีรายละเอียดของกลุ่มแต่ละรายการ (ZIP) หรือส่งออกเป็นไฟล์เดียวที่มีรายละเอียดของกลุ่มทั้งหมด (CSV)
   • คุณยังสามารถเข้ารหัสไฟล์ดาวน์โหลดของคุณได้โดยการเลือกตัวเลือก Encrypt with password และป้อนรหัสผ่านที่คุณต้องการใช้สำหรับการเข้ารหัส
5. หลังจากเลือกตัวเลือกที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก Export
   
6. หรือคุณสามารถเลือกกลุ่มที่ต้องการและเลือกตัวเลือก Export selected groups จากเมนูด้านบน

เมื่อเสร็จสิ้น การส่งออกของคุณจะถูกกำหนดเวลา เมื่อเสร็จสมบูรณ์แล้ว คุณจะได้รับอีเมลที่มีลิงก์ดาวน์โหลดไฟล์ที่ส่งออก

ตัวเลือกอื่นๆ

กรองกลุ่ม

คุณสามารถกรองรายการอีเมลได้จากหน้ากลุ่ม คลิกตัวเลือก Filter จากเมนูด้านบนเพื่อจำกัดรายการกลุ่มให้แคบลงโดยยึดตาม:

• คำเชิญที่รอดำเนินการ (ใช้ได้เฉพาะเมื่อเพิ่มบัญชีอีเมลภายนอกเท่านั้น)
• กลุ่มที่ไม่ได้ใช้งาน
• กลุ่มที่รอการควบคุม
• กลุ่มที่ไม่ใช่จดหมาย
• กลุ่มที่ถูกบล็อก
• โดเมน

ลบกลุ่ม

คุณสามารถลบกลุ่มเดียวหรือหลายกลุ่มได้จากหน้ารายการกลุ่ม เมื่อต้องการลบกลุ่มเดียว ให้วางเมาส์เหนือกลุ่มที่คุณต้องการลบ แล้วคลิกไอคอน ลบ

คุณสามารถลบกลุ่มหลายกลุ่มได้โดยการเลือกกลุ่มเหล่านั้น แล้วคลิกปุ่ม Delete จากเมนูด้านบน

บล็อก / ยกเลิกการบล็อกกลุ่ม

คุณสามารถบล็อกสิทธิ์ขาเข้าและขาออกของกลุ่มได้โดยการเลือกกลุ่มเหล่านั้น แล้วคลิก Block ในทำนองเดียวกัน ให้เลือกกลุ่มที่มีสิทธิ์ที่ถูกบล็อก (คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกตัวกรอง "Blocked") จากรายการ แล้วคลิก Unblock จากเมนูด้านบนเพื่ออนุญาตอีเมลขาเข้าและขาออกสำหรับกลุ่ม

จัดการคอลัมน์

1. คุณสามารถปรับแต่งคอลัมน์ที่แสดงในส่วน Groups ได้โดยใช้ตัวเลือก Manage columns ตามค่าเริ่มต้น คอลัมน์ต่อไปนี้จะไม่สามารถลบออกจากการแสดงผลได้:
   • Name & Email (ชื่อและอีเมล)
   • More actions (การดำเนินการเพิ่มเติม)
     
2. เมื่อต้องการกำหนดเอง ให้คลิกที่ไอคอน Manage column ที่มุมบนขวา และเลือกหรือยกเลิกการเลือกคอลัมน์จากรายการ
   • Access Level (ระดับการเข้าถึง)
   • Member Count (จำนวนสมาชิก)
   • Moderation (การควบคุม)
   • Block status (สถานะบล็อก)

การตั้งค่ากลุ่มอีเมล

คุณสามารถดู จัดการ และแก้ไขการกำหนดลักษณะอื่นๆ ของกลุ่มของคุณได้จากหน้าการตั้งค่า โปรดดูหน้าวิธีใช้การตั้งค่ากลุ่มสำหรับคำแนะนำโดยละเอียด