ตัวเตือนความจำอีเมลและการติดตาม

ตัวเตือนความจำอีเมลและการติดตาม

ตัวเตือนความจำอีเมล 

อีเมลส่วนใหญ่ที่เราส่งมักจะต้องมีการติดตามหรือการเตือนความจำ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตอบกลับจากคนอื่น หรือบางครั้งก็ไม่คำนึงถึงการตอบกลับ  

คุณสามารถใช้ตัวเลือกตัวเตือนความจำของ Zoho Mail เพื่อเพิ่มตัวเตือนความจำไปยังอีเมลของคุณ คุณสามารถเฝ้าดูอีเมลเมื่อคุณเขียนอีเมลนั้นและรับการเตือนในภายหลังตามตัวเลือกที่เลือกไว้ คุณสามารถติดตามรายการงานที่อิงกับอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวเตือนความจำ คุณสามารถเพิ่มตัวเตือนความจำไปยังอีเมลที่คุณได้รับได้ด้วย  

ขั้นตอนเฝ้าดูอีเมลที่คุณเขียน:  (ตัวเตือนความจำสำหรับอีเมล์ขาออก)

  1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail
  2. คลิกที่ 'เขียน' เพื่อเปิดตัวแก้ไข
  3. ร่างอีเมลตามปกติ
  4. เพิ่มไฟล์แนบ ถ้ามี
  5. คลิกไอคอน นาฬิกา เพื่อเฝ้าดูอีเมล
  6. ตัวเลือกที่มีให้ในป็อปอัปตัวเตือนความจำมีดังนี้ 
    1. ทุกครั้งที่ตอบกลับ - เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับการตอบกลับอีเมล คุณจะได้รับการแจ้งเตือน  (ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยังผู้มีแนวโน้มหลายคนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือแอปใหม่ คุณต้องการรับการแจ้งเตือนทุกครั้งที่ผู้มีแนวโน้มตอบกลับอีเมลของคุณ)
    2. หากไม่มีใครตอบกลับจนกว่า - คุณสามารถกำหนดวันที่ขีดเส้นตาย และเมื่อไม่มีใครตอบกลับอีเมล คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาที่คุณเลือก (ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยังผู้ขายเพื่อขอใบเสนอราคา เมื่อผ่านไปหนึ่งสัปดาห์และคุณยังไม่ได้รับคำตอบ คุณอาจต้องการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลนั้นๆ)
    3. ตอบกลับหรือไม่ก็ตาม - คุณสามารถตั้งเวลาที่คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมล ไม่ว่าจะได้รับการตอบกลับหรือไม่ก็ตาม (ตัวอย่าง: คุณกำลังวางแผนที่จะเข้าร่วมสตาร์ทอัพและได้ถามเพื่อนของคุณบางคนว่าสนใจร่วมเดินทางไปกับคุณหรือไม่ ไม่ว่าจะได้รับการตอบกลับหรือไม่ก็ตาม คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลนี้ เพื่อวางแผนการเดินทางและจองตั๋ว)
  7. โดยค่าเริ่มต้นคุณจะได้รับการเตือนผ่านการแจ้งเตือน นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกที่จะได้รับการเตือนผ่านอีเมลในรูปแบบของอีเมลแจ้งเตือน 

หมายเหตุ:

เมื่อคุณส่งอีเมลที่มีวลีที่อาจต้องใช้ตัวเตือนความจำอีเมล คุณจะมีตัวเลือกให้เพิ่มตัวเตือนความจำ หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่าตัวเตือนความจำสำหรับอีเมลไว้แล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้เพิ่มตัวเตือนความจำสำหรับเวลา/วันที่ที่ระบุ วลีตัวอย่าง: คุณสามารถพบฉันได้ในวันพรุ่งนี้เวลา 15.00 น. การประชุมจะมีขึ้นในวันพฤหัสบดี เป็นต้น

ขั้นตอนเพิ่มตัวเตือนความจำสำหรับอีเมล์ขาเข้า

  1. เข้าสู่ระบบ www.zoho.com/mail
  2. เลือกอีเมลที่คุณต้องการเพิ่มตัวเตือนความจำ
  3. เลือกเมนูแบบเลื่อนลง 'ตัวเลือกเพิ่มเติม' ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง
  4. เลือก 'ตั้งค่าตัวเตือนความจำ'
  5. ตัวเลือกที่มีในป็อปอัปตัวเตือนความจำมีดังนี้ 
    1. ทุกครั้งที่ตอบกลับ - เมื่อใดก็ตามที่มีการตอบกลับอื่นๆ สำหรับอีเมลนั้น คุณจะได้รับการแจ้งเตือน  (ตัวอย่าง: ทีมของคุณได้รับอีเมลจากลูกค้าที่ขอข้อเสนอการออกแบบ คุณได้มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีมของคุณ แต่ต้องการได้รับแจ้งทุกครั้งที่มีการติดต่อกันทางอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี)
    2. หากไม่มีใครตอบกลับจนกว่า - คุณสามารถกำหนดวันที่ขีดเส้นตาย และเมื่อไม่มีใครตอบกลับอีเมล คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาที่คุณเลือก (ตัวอย่าง: คุณได้รับอีเมลจากผู้มีแนวโน้มที่ขอใบเสนอราคา คุณได้ส่งต่อไปยังทีมขายและต้องการได้รับการเตือน ถ้าใบเสนอราคาไม่ได้ถูกส่งไปจนกระทั่งวันที่ระบุ)
    3. ตอบกลับหรือไม่ก็ตาม - คุณสามารถตั้งเวลาที่คุณต้องการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมล ไม่ว่าจะได้รับการตอบกลับหรือไม่ก็ตาม (ตัวอย่าง: คุณได้รับใบแจ้งยอดบัตรเครดิตทางอีเมล คุณต้องการได้รับการเตือนในวันใดวันหนึ่งเกี่ยวกับอีเมล เพื่อชำระเงินค้างชำระ)
  6. โดยค่าเริ่มต้นคุณจะได้รับการเตือนผ่านการแจ้งเตือน คุณสามารถเลือกที่จะได้รับการเตือนผ่านอีเมลในรูปแบบของอีเมลแจ้งเตือนได้เช่นกัน 

เช่นเดียวกับอีเมลขาออก คุณสามารถตั้งค่าอีเมลติดตามให้กับผู้รับอื่นๆ ได้ แม้กระทั่งอีเมลที่คุณได้รับ 

การปิดตัวเตือนความจำอีเมล

เมื่อคุณเลือกที่จะรับแจ้งผ่านการแจ้งเตือน คุณจะได้รับการแจ้งเตือนแยกต่างหากสำหรับทุกๆ ตัวเตือนความจำ หากคุณไม่ต้องการให้ศูนย์แจ้งเตือนของคุณเต็มไปด้วยตัวเตือนความจำอีเมล คุณสามารถเลือกที่จะปิดได้ คุณสามารถปิดการแจ้งเตือนได้โดยคลิกที่ ปิด ทางด้านขวาของการแจ้งเตือนที่ได้รับ

 

การทำเช่นนี้จะช่วยเคลียร์พื้นที่รายการแจ้งเตือนสำหรับการแจ้งเตือนที่สำคัญอื่นๆ

การเลื่อนตัวเตือนความจำอีเมล

คุณสามารถเลื่อนการแจ้งเตือนของตัวเตือนความจำอีเมลที่คุณได้รับออกไปเป็นระยะเวลาที่เลือกได้ คุณสามารถเลื่อนตัวเตือนความจำโดยการเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ภายใต้ เลื่อนจนกระทั่ง:

  • 10 นาที - ตัวเตือนความจำจะปรากฏขึ้นอีกครั้งหลังผ่านไป 10 นาที
  • 1 ชั่วโมง - ตัวเตือนความจำจะปรากฏขึ้นอีกครั้งหลังผ่านไป 10 นาที
  • พรุ่งนี้ 10.00 น. - คุณจะได้รับการเตือนอีกครั้งในวันถัดไปเวลา 10.00 น
  • วันจันทร์ของสัปดาห์หน้า 10.00 น - ตัวเตือนความจำจะปรากฏขึ้นอีกครั้งในวันจันทร์หน้าเวลา 10.00 น
  • กำหนดวันและเวลาเอง - เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ คุณสามารถเลือกวันที่และเวลาที่คุณต้องการได้รับการเตือนอีกครั้งเองได้

เตือนผู้รับ - ติดตามผู้รับ

คุณสามารถเลือกกล่องทำเครื่องหมาย 'เตือนผู้รับด้วย' เพื่อส่งอีเมลไปยังผู้อื่นที่ได้รับอีเมลนั้นๆ ในกรณีนี้พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเช่นกัน คุณสามารถปรับแต่งเนื้อหาของอีเมลและระบุเนื้อหาที่ต้องการในตัวแก้ไขด้านล่างนี้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณติดตามอีเมลได้โดยอัตโนมัติ โดยใช้หนึ่งในตัวเลือกด้านล่างนี้ ตัวเลือก 'เตือนผู้รับด้วย' ไม่สามารถใช้การได้เมื่อใช้ตัวเลือกตัวเตือนความจำ 'ทุกครั้งที่ตอบกลับ'   

(ตัวอย่าง: คุณส่งอีเมลไปยังผู้ขายเพื่อขอใบเสนอราคา เมื่อผ่านไปหนึ่งสัปดาห์และคุณยังไม่ได้รับคำตอบ คุณอาจต้องการได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับอีเมลนั้นๆ คุณสามารถส่งอีเมลติดตามเพื่อขอใบเสนอราคา เนื่องจากคุณต้องการใบเสนอราคาเดี๋ยวนี้)

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com