อีเมล (จดหมายอิเล็กทรอนิกส์)
อีเมลคืออะไร?
อีเมลหรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการส่งข้อความ/อีเมลที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์/โทรศัพท์จากผู้ใช้หนึ่งรายไปยังผู้ใช้ตั้งแต่หนึ่งรายขึ้นไปผ่านทางอินเทอร์เน็ต โดยอีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารข้ามเขตเวลาที่แตกต่างกันได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส ด้วยเหตุนี้จึงถือเป็นวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสำหรับวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเชิงธุรกิจ
ประวัติความเป็นมาของอีเมล
มีการใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์มาอย่างยาวนานก่อนที่อินเทอร์เน็ตจะถือกำเนิด ในช่วงแรกๆ (ย้อนกลับไปในปี 1965) ได้มีการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ชื่อ MAILBOX เพื่อแบ่งปันจดหมายในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งผู้ใช้หลายคนใช้คอมพิวเตอร์เครื่องเดียวในการส่งและอ่านอีเมล
ในปี พ.ศ. 2512 ARPANET (เครือข่ายหน่วยงานโครงการวิจัยขั้นสูง) ถูกนำมาใช้เพื่อแบ่งปันจดหมายอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เครือข่ายทั่วไปที่เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์จำนวนมากระหว่างแผนกต่างๆ
ต่อมาในปี พ.ศ. 2514 เรย์ ทอมลินสัน ระบุวิธีการส่งข้อความระหว่างผู้ใช้บนโฮสต์ที่แตกต่างกันโดยใช้สัญลักษณ์ @ กับเซิร์ฟเวอร์ปลายทาง อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ยังอยู่ภายในองค์กรที่ใช้เครือข่ายร่วมกัน
จนถึงจุดหนึ่ง องค์กรต่างๆ ต้องการสื่อสารกับผู้คนบนเครือข่ายอื่น ความจำเป็นในการสื่อสารระหว่างองค์กรหนึ่งไปยังอีกองค์กรหนึ่งนำไปสู่การประดิษฐ์อินเทอร์เน็ต
คุณต้องมีอะไรบ้างในการส่ง/รับอีเมล?
ในการส่งอีเมล สิ่งที่คุณต้องมีคือที่อยู่อีเมลที่ถูกต้อง คอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานได้ และที่อยู่อีเมลปลายทาง
ที่อยู่อีเมลคืออะไร?
โดยทั่วไปที่อยู่อีเมลจะเป็นชื่อผู้ใช้หรือตัวเลขและตัวอักษรผสมกันที่ใช้ระบุบัญชีอีเมล ที่อยู่อีเมลสามารถกำหนดให้กับผู้ใช้ได้เพียงคนเดียวเท่านั้น โดยที่อยู่อีเมลทุกรายการจะประกอบด้วย 3 ส่วน ได้แก่ ส่วนพื้นฐาน, สัญลักษณ์ @ symbol, and the และโดเมน.
ตัวอย่างเช่น ในที่อยู่อีเมล user@domain.com, userคือส่วนพื้นฐาน และ domain.comคือส่วนพื้นฐาน และ.
ประเภทของที่อยู่อีเมล
อีเมลสามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเชิงธุรกิจได้ และที่อยู่อีเมลจะแตกต่างกันไปตามการใช้งาน โดยที่อยู่อีเมลสำหรับมืออาชีพสามารถแบ่งออกเป็นสองประเภท:
- ที่อยู่อีเมลของผู้ใช้ - นี่คือที่อยู่อีเมลของผู้ใช้/สมาชิกในองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น, user@domainname.com.
- ที่อยู่อีเมลแบบกลุ่ม - นี่คือที่อยู่อีเมลทั่วไปที่ใช้ร่วมกันระหว่างสมาชิกหลายคนในองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดขององค์กรอาจมีผู้ใช้จำนวนมาก และการส่งอีเมลถึงทีมสามารถทำได้โดยการสร้างที่อยู่อีเมลกลุ่ม เช่น marketing@domainname.com
หนึ่งสามารถ สร้างบัญชีอีเมลโดยโดยการสมัครกับผู้ให้บริการอีเมลที่ให้บริการทั้งอีเมลส่วนตัวและอีเมลธุรกิจ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการตั้งค่าบัญชีอีเมลมืออาชีพสำหรับองค์กรของคุณ คุณควร ซื้อโดเมน และเปิดใช้งานการโฮสต์อีเมล์สำหรับโดเมนนั้น.
ใครคือโฮสต์อีเมล
โฮสต์อีเมลคือบุคคลหรือบริษัทที่ตั้งค่าบัญชีอีเมลขององค์กรของคุณด้วยโดเมนที่คุณกำหนดเอง โฮสต์อีเมลจะสร้างบัญชีผู้ใช้ทั้งหมดขององค์กรด้วยที่อยู่อีเมลที่กำหนดเองตามชื่อโดเมนของคุณและกำหนดค่านโยบายอีเมลขององค์กร ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างของโฮสต์อีเมล:
Rebecca ดำเนินธุรกิจและมีโดเมน Zylker.com เธอโฮสต์โดเมนขององค์กรของเธอด้วย Zoho Mail และสร้างที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเอง เช่น ในกรณีนี้ Rebecca เป็นแอดมินขั้นสูง และ Zoho Mail เป็นโฮสต์อีเมลสำหรับองค์กรของเธอ
การใช้อีเมลคืออะไร?
ผู้ใช้ส่วนบุคคลส่งอีเมลเพื่อแบ่งปันข้อความกับเพื่อนและครอบครัว ในขณะที่องค์กรใช้อีเมลด้วยเหตุผลหลายประการ สมาชิกขององค์กรส่งอีเมลภายในทีมหรือกับลูกค้าเพื่อแบ่งปันและหารือเกี่ยวกับแง่มุมต่างๆ ของงานในแต่ละวัน ไม่ว่าจะเป็นการแชร์การอัปเดตผลิตภัณฑ์ล่าสุดหรือการส่งอีเมลต้อนรับ ซึ่งการเขียนด้วยลายมืออาจอ่านยาก และใช้เวลานาน นี่คือการใช้อีเมลเชิงธุรกิจอย่างแท้จริง โดยอีเมลมีความรวดเร็วปานสายฟ้า และเป็นโหมดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดจากบุคคลหนึ่งไปยังผู้รับหลายรายทั่วโลก บ่อยครั้งที่ธุรกิจส่งอีเมลจำนวนมากถึงลูกค้า ซึ่งอีเมลจำนวนมากที่ส่งจากองค์กร มีดังต่อไปนี้:
- อีเมลต้อนรับ - ส่งถึงบุคคลหรือองค์กรที่ยังไม่คุ้นเคยกับองค์กร/ผลิตภัณฑ์
- Newsletters - อีเมลที่ส่งเป็นประจำไปยังรายชื่อผู้ใช้ที่สมัครรับข่าวสารผลิตภัณฑ์/บริการ
- อีเมลส่งเสริมการขาย - มักจะส่งถึงผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้าปัจจุบันเกี่ยวกับข้อเสนอต่างๆ
- อีเมลธุรกรรม - อีเมลที่เกี่ยวข้องกับการซื้อที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ เช่น ใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมที่ผู้ใช้ดำเนินการ
ส่วนประกอบของอีเมล
อีเมลประกอบด้วยองค์ประกอบด้านล่าง:
- Message envelope - message envelope,หรือที่เรียกว่าข้อมูลเมต้าของอีเมล ประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์ผู้ส่งและเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ ประกอบด้วยที่อยู่อีเมลของผู้ส่งและผู้รับซึ่งเซิร์ฟเวอร์อีเมลตัดสินใจว่าจะส่งอีเมลไปที่ใด
ส่วนหัวของข้อความ - ส่วนหัวของอีเมลประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับผู้ส่งและผู้รับ ข้อมูลที่พบบ่อยที่สุดในส่วนหัวของอีเมลจะแสดงอยู่ในตารางต่อไปนี้:
Information field Description เรื่อง แสดงเนื้อหาอีเมลแบบคร่าวๆ จาก แสดงอีเมลของผู้ส่ง ถึง แสดงอีเมลของผู้รับ วันที่และเวลา วันที่และเวลาที่ได้รับอีเมลจะเป็นไปตามเขตเวลาของผู้รับ ผู้รับ แสดงชื่อผู้รับ ตอบกลับ เมื่อผู้รับคลิกปุ่มตอบกลับในอีเมลที่ได้รับ ช่อง "ถึง" จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติตามอีเมลที่มีอยู่ในช่อง "ตอบกลับถึง" สำเนาถึง (Cc) ช่องนี้จะใช้เมื่อผู้ส่งต้องการส่งสำเนาอีเมลไปยังผู้ใช้รายอื่น สำเนาลับถึง (Bcc) อีเมลที่ป้อนในช่อง "สำเนาลับถึง" จะไม่ปรากฏแก่ผู้ใช้ที่ถูกเพิ่มในช่อง "ถึง" และ "สำเนาถึง" เอกสารแนบ ประกอบด้วยไฟล์ที่ผู้ส่งแนบมาเพื่อสนับสนุนเนื้อหาในอีเมล - -เนื้อหาข้อความ - สามารถดูเนื้อหาที่แท้จริงของอีเมลได้ในเนื้อหาข้อความ ซึ่งอาจรวมถึงข้อความ รูปภาพ หรือวิดีโอ ขึ้นอยู่กับไคลเอนต์อีเมล ซึ่งเนื้อหาของอีเมลอาจเป็นข้อความธรรมดาหรือ HTML (Hypertext Markup Language) สามารถรวมลายเซ็นและข้อจำกัดความรับผิดชอบขององค์กรไว้ที่ส่วนท้ายของเนื้อหาอีเมลตามนโยบายอีเมล
อีเมลทำงานอย่างไร?
ในฐานะผู้ใช้ สิ่งที่เรารู้ก็คือแต่ละบุคคลเขียนข้อความ ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับในช่อง ถึง จากนั้นคลิกปุ่มส่งจดหมาย ผู้รับจะเห็นว่าได้รับอีเมลในกล่องจดหมายแล้ว อย่างไรก็ตาม ในการส่งอีเมลมีหลายขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง:
- ผู้ใช้ส่งอีเมล
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP ขาออกจะตรวจสอบความถูกต้องของผู้ส่ง
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP ตรวจสอบรายละเอียดโดเมนในที่อยู่อีเมลของผู้รับ
- เซิร์ฟเวอร์ SMTP ส่งอีเมลไปยังเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับตาม บันทึก MX ที่พบ ในเซิร์ฟเวอร์ชื่อโดเมน (DNS) ของผู้รับ.
- เซิร์ฟเวอร์ผู้รับตรวจสอบที่อยู่อีเมลและส่งอีเมล
เมื่อคุณรู้พื้นฐานของอีเมลและวิธีการทำงานแล้ว คุณ สามารถสร้างที่อยู่อีเมลได้, สำหรับการใช้งานส่วนตัวหรือซื้อโดเมนใหม่สำหรับธุรกิจของคุณและ สร้างที่อยู่อีเมลขององค์กร.