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Como escrever um e-mail eficaz
Mesmo que existam vários modos de comunicação, o e-mail ainda é considerado o modo de comunicação mais confiável e formal. Ao contrário das plataformas de mídia social ou aplicativos de bate-papo, o e-mail é universal. Isso faz do e-mail uma das ferramentas de comunicação preferidas para o trabalho. Com cada vez mais organizações se adaptando ao modo híbrido, em que alguns funcionários trabalham de escritórios remotos distribuídos e alguns dos funcionários trabalham em suas casas, as conversas por e-mail aumentaram bastantes. Enquanto bate-papo, comentários em software de colaboração de equipe possam ser diretos e um pouco informais, o e-mail comercial ainda é considerado formal e elaborado. É um dos mais importantes modos assíncronos de comunicação. Os destinatários podem receber o e-mail, ler, compreender e responder.
Um e-mail bem elaborado com uma estrutura limpa oferece ao leitor uma compreensão do que você está tentando transmitir e dos detalhes necessários para a resposta. Enquanto escrever um e-mail é uma arte, ele pode ser aperfeiçoado com a prática. Algumas das melhores práticas na elaboração de um e-mail perfeito, aquele que o destinatário se mantém interessado. estão listadas abaixo:
- Use um endereço de e-mail comercial
- Tenha um assunto simples e claro
- Comece com uma saudação positiva
- Indique o contexto
- Informe o propósito principal
- Mencione o CTA
- Adicione observações finais
- Use assinaturas profissionais
- Execute uma verificação ortográfica/ gramatical/de conformidade
- Use Cc/Cco da maneira correta
- Formate o e-mail de forma consistente
- Programação o e-mail
- Configure lembretes para acompanhamento
1. Use um endereço de e-mail comercial
Imagine que você é um gerente de contratação e recebe os seguintes dois e-mails:
Um endereço é: teste@hmail.com &
O outro: e-mail_sebastian@hmail.com
Qual e-mail você tem mais probabilidade de abrir e ler e qual pessoa você consideraria contratar? Obviamente a segunda pessoa, considerando que todos os outros parâmetros são os mesmos. Envie e-mails não pessoais de um endereço de e-mail comercial. Quer esteja se candidatando a uma nova posição ou apenas entrando em contato com uma equipe de suporte para responder às suas perguntas, o endereço de e-mail que utiliza ajuda a criar a confiança de um novo destinatário.
É altamente recomendável usar um endereço de e-mail personalizado baseado em domínio ao enviar comunicação oficial ou enviar e-mails para os contatos comerciais. No entanto, se não tiver um, tenha um endereço de e-mail comercial com seu nome ou nome e-mail comercial.
2. Tenha um assunto simples e claro
O assunto do e-mail é a primeira coisa que alguém lê (vê?) em qualquer e-mail e é muitas vezes um dos fatores que influenciam o destinatário a abrir e ler o e-mail. O que quer que seja dito, a maioria dos leitores "julga" o e-mail pela linha "Assunto".
Na verdade, muitos destinatários decidem abrir um e-mail ou não com base no assunto quando recebem e-mails de não contatos ou estranhos. É o conteúdo mais preciso do e-mail, e a maioria das relações comerciais começam com excelentes linhas de assunto. A linha de assunto deve ser um pequeno resumo do e-mail e pode definir uma expetativa sobre a chamada para a ação necessária a partir do e-mail. Em suma, o assunto deve ser capaz de chamar a atenção do destinatário o suficiente para clicar no e-mail e ler.
Exemplos:
Assunto: Relatório trimestral de receitas | Inclui análise
Assunto: Nossa reunião em <evento> | Vamos lá!
Assunto: Solicite sua presença em <evento>
3. Comece com uma saudação positiva
Inicie o e-mail com uma mensagem positiva. Forneça uma saudação relevante para o destinatário, com base na região de onde ele é, na época do ano em que o e-mail é enviado ou apenas um simples "Bom dia...".
Quando o e-mail se transformar em um thread de e-mail ou conversas com muitas & respostas, você pode deixar de lado a saudação. No entanto, quando você está enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, a saudação dá uma vibração positiva para o leitor e você pode ter certeza de uma resposta em um tom positivo.
Exemplos:
Obrigado pelos grandes insights sobre <tópico de discussão> em <nome do evento>
Foi um prazer conhecer você em <>.
4. Indique o contexto
Se você estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, apresente-se e indique o contexto do e-mail. Você precisa indicar como conhece o destinatário e por que está enviando um e-mail para ele. Por exemplo, quando você está enviando um e-mail para alguém que conheceu em um evento ou um contato apresentado por um amigo, não se esqueça de mencionar o nome do evento ou o nome do amigo, juntamente com os detalhes sobre como você conhece o destinatário.
Exemplos:
Foi ótimo conversar com você sobre <>.
Estou enviando um e-mail para continuar nossa conversa <>.
Estou entrando em contato com você sobre <>.
5. Informe o propósito principal
Essa é a parte principal do e-mail em que você menciona o conteúdo principal ou a finalidade do e-mail. Escreva o conteúdo principal do e-mail em frases curtas claras. Evite jargões indesejados, ou termos muito técnicos/específicos do setor no primeiro e-mail, quando você não tem certeza sobre o conhecimento do destinatário nessas áreas. Se você estiver entrando em contato com base em pesquisas ou se alguém recomendou esse contato, certifique-se de mencionar isso no e-mail. Isso ajudará o leitor a entender melhor o contexto do e-mail. Se você tem muito a dizer, seria melhor comunicar os itens principais e importantes no primeiro e-mail e salvar o resto para mais tarde.
E-mails muito longos podem ser ignorados e você pode não obter a resposta tão necessária da outra pessoa.
6. Mencione o CTA
Cada e-mail é essencialmente uma lista de tarefas para alguém. Esse alguém espera uma resposta com alguns detalhes ou ação do destinatário. Em alguns casos, o destinatário pode ter que conectar você a alguém que possa agir a partir do e-mail. Em todos os casos, mencione claramente a ação esperada do destinatário no e-mail. Isso deve ser imediatamente após a parte principal do e-mail em que você indica o propósito do e-mail.
Exemplos:
Responda ao e-mail com os seguintes detalhes.
Podemos nos encontrar para um café e conversar mais.
Informe um horário adequado e detalhes de contato, para agendarmos uma conversa sobre o assunto.
7. Adicione observações finais
Além do CTA, adicione comentários de encerramento para dar um toque final ao e-mail. Use frases simples como na amostra abaixo, sem ser muito insistente.
Exemplos:
"Fico no aguardo de sua resposta positiva para seguirmos em frente".
"Espero que possamos desenvolver juntos o assunto".
"Fique à vontade para me contatar pelo #### se precisar de mais informações".
8. Use assinaturas profissionais
Não se esqueça de adicionar uma assinatura profissional ao final do e-mail. A assinatura ajuda você a estabelecer sua autenticidade, sua função, sua marca, juntamente com as informações de contato necessárias.
Quando você estiver enviando um e-mail para alguém pela primeira vez, use uma assinatura de e-mail que especifique seu nome completo, sua função e a empresa ou marca com a qual você está associado. Além disso, você pode incluir o site da empresa e links para as redes sociais. No entanto, use assinaturas simples quando o e-mail se transformar em uma conversa longa ou configure uma assinatura mais simples para respostas/encaminhamentos.
Assine o e-mail com "Atenciosamente"
Se estiver enviando um e-mail interno, você pode incluir seu departamento e função, mas ignore o site da empresa e as redes sociais. Você pode salvar 2 ou 3 modelos de assinatura e incluir os relevantes nos e-mails que enviar.
Exemplos:
Atenciosamente,
Bruna Sousa,
Gerente de Marketing,
Zylker Inc.
Atenciosamente,
Bruna Sousa
Tel: 234 234 2345
E-mail: brunasousa@zylker.com
Website: www.zylker.com
9. Execute uma verificação ortográfica/gramática/de conformidade
Depois de concluir a escrita do e-mail, leia-o novamente da perspectiva do destinatário e certifique-se de que faz sentido. Adicione anexos, se necessário. Use uma verificação ortográfica/gramatical para dar ao e-mail uma verificação ortográfica/gramatical/fraseada rápida. Você pode se surpreender com a forma como até mesmo especialistas se beneficiam com as verificações de ortografia e verificações de conformidade nos e-mails. Detecte erros devido a palavras comumente confusas, que também podem causar erros embaraçosos no e-mail.
10. Use Cc/Cco da maneira correta
Você pode incluir outros contatos relevantes no e-mail Cc/Cco para incluí-los na conversa. Por exemplo, quando você envia um e-mail para alguém que foi introduzido por outro amigo comum, é bom copiar esse amigo comum no Cc do e-mail, agradecê-lo pela introdução e continuar o e-mail.
Em geral, não é uma boa prática enviar uma cópia oculta para alguém sem o destinatário real saber, a menos que você pense que futuras conversas são irrelevantes para ele. Em alguns casos, você pode precisar adicionar um endereço de e-mail de conformidade em CCo para arquivar os e-mails separadamente.
11. Formate o e-mail de forma consistente
Um e-mail mal formatado não só deixa o leitor confuso, mas também afeta a legibilidade do e-mail. Certifique-se de que o e-mail tem uma fonte ou família de fontes consistentes. Use uma fonte "profissional" e "legível" para seus e-mails. Você pode usar a formatação "Negrito" ou "Sublinhado" para destacar partes do conteúdo de e-mail. A maioria dos serviços de e-mail fornece 'editores de rich text' com várias opções de formatação. Em alguns casos, o uso de tabelas em e-mails pode ajudar a reduzir muitos conteúdos indesejados presentes no e-mail.
Escolha "predefinições" para a família e tamanho padrão da fonte que correspondam às suas configurações de assinatura. Com isso, você pode ter certeza de que os e-mails estão formatados e serão apresentados aos destinatários.
12. Programe seu e-mail
Se você é uma coruja noturna ou trabalha com pessoas em fusos horários, o recurso de agendamento do e-mail garantirá que seu e-mail chegue aos destinatários na hora certa e chame a atenção deles. Embora as pessoas acordem com seus e-mails, é principalmente para verificar se há algo urgente ou muito importante que está esperando por eles. A maioria das pessoas responde a e-mails apenas mais tarde, quando chegam às mesas de trabalho. Portanto, agendar um e-mail para chegar ao destinatário durante o horário de trabalho de aumenta a chance de eles responderem imediatamente.
Faça uma pesquisa para verificar o fuso horário do destinatário e agendar o e-mail para ser enviado na hora certa, que corresponde à localização e fuso horário do destinatário.
13. Configure lembretes para acompanhamento
Mesmo depois de todo o trabalho duro, o destinatário pode ter lido o e-mail e falhado ou, às vezes, até mesmo esquecer de ler seu e-mail. Portanto, configure lembretes para os e-mails, para notificá-lo quando não houver resposta do destinatário dentro de um ou dois dias após o envio do e-mail.
Um e-mail de acompanhamento genuíno, lembrando o destinatário às vezes pode fazer maravilhas. Muitas pessoas que perdem o primeiro e-mail ou os ignoram intencionalmente, muitas vezes respondem ao e-mail de acompanhamento na mesma conversa em vez de um novo e-mail sobre o mesmo tópico. O e-mail de acompanhamento pode ser simples e pontual.
Exemplo:
Olá!
Você conseguiu ler o meu e-mail anterior? Entre em contato comigo se precisar de mais informações para dar andamento a esse processo.
A comunicação por e-mail é essencial para estabelecer contatos e construir relacionamentos. Escrever um e-mail pode ser simples se você vai direto ao ponto. Siga as regras de etiqueta de e-mail.