Personalizar políticas de e-mail da organização - Zoho Mail

Personalizar políticas de e-mail 

As políticas de e-mail ajudam aos administradores a controlar os parâmetros de envio e recebimento de e-mails da organização. No Zoho Mail, você pode definir políticas de e-mail e aplicá-las a diversos conjuntos de usuários. Você pode definir políticas de e-mail para restringir o acesso de e-mail de outros dispositivos, outras redes e também adicionar restrições de contas nas políticas de e-mail.

Isso também ajuda o administrador a definir e aplicar diferentes níveis de privilégios e restrições aos usuários com base em suas funções e permissões na organização. As políticas que podem ser definidas usando a política de e-mail podem ser classificadas como segue:

Sumário

O Zoho Mail Suite aplica a política de e-mail padrão para os usuários na criação. Você pode criar novas políticas clicando no link Add Mail Policy na página Mail Policy. Ao criar uma nova política, a política criada será aplicada aos membros de sua organização por padrão.

Você pode criar qualquer número de políticas e aplicá-las a diferentes conjuntos de usuários. A qualquer momento, você pode aplicar somente uma política de e-mail para um determinado usuário.

Etapas para definir a nova política de e-mail:

  1. Faça login em http://mailadmin.zoho.com
  2. Clique em Control Panel, escolha Mail Policy e, em seguida, selecione Add New Policy
  3. Especifique um nome para a política e pressione Enter para salvar a política
  4. Clique em Mail e selecione Add new mail restriction no menu suspenso para definir novas restrições de e-mail.
  5. Você também pode selecionar qualquer restrição de e-mail predefinida na lista suspensa.
  6. Clique em Account e selecione Add new account restriction no menu suspenso para definir novas restrições de conta.
  7. Você também pode selecionar qualquer restrição de conta predefinida na lista suspensa.
  8. Clique em Conta e selecione Adicionar nova restrição de acesso no menu suspenso para definir novas restrições de acesso.
  9. Você também pode selecionar qualquer restrição de conta predefinida na lista suspensa.
  10. Clique em Encaminhamento de e-mail e selecione Adicionar nova restrição de encaminhamento de e-mail no menu suspenso para definir novas restrições de encaminhamento de e-mail.
  11. Você também pode selecionar qualquer Encaminhamento de e-mail predefinido na lista suspensa. 
  12. Depois de configurar as restrições, você pode continuar a aplicar a política de e-mail aos usuários

Restrições de e-mail

Nesta seção, você pode definir os domínios permitidos ou bloqueados, endereços de e-mail, tipos de anexo e o texto do assunto para e-mails de entrada e saída.

Etapas para definir novas restrições de e-mail:

  1. Selecione a política de e-mail para a qual deseja definir a nova restrição de e-mail
  2. Clique em E-mail e selecione Adicionar novo na lista suspensa
  3. Forneça um nome e pressione Enter
  4. Clique em Incoming/Outgoing sob o tipo de restrição (domínio/endereço de e-mail/assunto/anexo).
  5. Selecione as opções relevantes e forneça valores para os itens permitidos/bloqueados

Domínios

As opções disponíveis nas restrições de domínio são:

  • Sem restrições
  • Somente domínios da organização - para permitir e-mails somente dentro da organização
  • Domínios bloqueados
  • Domínios permitidos

Você pode definir as restrições para entrada, saída ou ambos.  Você pode permitir ou bloquear determinados domínios para e-mails de entrada e/ou de saída.

Permitir: quando você especifica um domínio como um domínio de saída permitido, os usuários para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente para esses domínios. Quando enviarem e-mails para outros domínios, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: quando você especifica um domínio como um domínio bloqueado, os e-mails podem ser enviados para todos os domínios, exceto para aqueles listados como um domínio bloqueado.
Apenas nos domínios da organização: você também pode permitir o envio/recebimento de e-mail apenas dentro de domínios da organização. Quando essa restrição for aplicada, os e-mails não poderão ser enviados para domínios de fora da organização ou recebidos de contas externas.

Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de domínio.

Endereço de e-mail

As opções disponíveis nas restrições de endereço de e-mail são:

  • Sem restrições
  • Endereços de e-mail bloqueados
  • Endereços de e-mail permitidos

Você pode definir as restrições para entrada, saída ou ambos.  Você pode permitir ou bloquear determinados endereços de e-mail para e-mails de entrada e/ou de saída.
Permitir: quando você especifica um endereço de e-mail como um endereço de e-mail de saída permitido, os usuários para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente para esses endereços de e-mail. Quando enviarem e-mails para outros endereços de e-mail, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente. O mesmo pode ser aplicado a mensagens recebidas. Quando a restrição for aplicada a e-mails recebidos, os e-mails recebidos serão entregues somente de endereços de e-mail permitidos. Qualquer e-mail de outros endereços de e-mail não especificado na lista será rejeitado (devolvido). 
Bloquear: quando você especifica um domínio como endereços de e-mail bloqueados, os e-mails podem ser enviados para todos os endereços de e-mail, exceto aqueles listados nos endereços de e-mail bloqueados.

Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de endereço de e-mail.

Anexo

As opções disponíveis nas restrições de endereço de e-mail são:

  • Sem restrições
  • Anexos bloqueados
  • Anexos permitidos

Você pode definir restrições de tipos de anexo para entrada, saída ou ambos. Você pode permitir ou bloquear determinados tipos de anexo para e-mails de entrada e/ou de saída.
Permitir: quando você especifica tipos de anexo como tipos de anexo de saída permitido, os usuários para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente com o anexo. Quando enviarem e-mails com outros tipos de anexo, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: quando você especifica tipos de anexo como tipos de anexo bloqueados, os e-mails podem ser enviados com todos os tipos de anexo, exceto para aqueles listados como um tipo de anexo bloqueado.

Você pode assegurar que anexos com nomes de arquivo específicos sejam bloqueados ou permitidos para e-mails de entrada e saída. 

Por exemplo, se você deseja especificar os arquivos com o nome check. siga as instruções abaixo:

  1. Selecione se deseja aplicar condições de anexo para entrada ou saída.
  2. Depois de clicar em mensagens recebidas ou enviadas, selecione a condição que deseja aplicar.
  3. Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de anexos.
  4. Se escolher a opção Allowed ou Blocked, digite o nome do arquivo que deseja especificar.
  5. Siga a convenção abaixo para mencionar os nomes de arquivo:
    • Mencione check se o arquivo pode conter o nome check
    • Mencione "check" se o nome do arquivo pode ser check
    • Mencione *check se o nome do arquivo pode terminar com check
    • Mencione check* se o nome do arquivo pode começar com check
  6. A restrição será aplicada de acordo com as suas especificações.

Assunto

As opções disponíveis nas restrições de endereço de e-mail são:

  • Sem restrições
  • Assuntos bloqueados
  • Assuntos permitidos

Você pode definir as restrições para entrada, saída ou ambos. Você pode permitir ou bloquear determinados assuntos para e-mails de entrada e/ou de saída.
Permitir: quando você especifica alguns assuntos como endereços de e-mail de saída permitidos, os usuários para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente com esse assunto. Quando enviarem e-mails com outros assuntos, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: quando você especifica um domínio como um assunto bloqueado, os e-mails podem ser enviados com qualquer outro assunto, exceto para aqueles listados como um assunto bloqueado.

Por exemplo: se você especificar a palavra "farmácia" no assunto, isso bloqueará os e-mails, independentemente de onde a palavra apareça no assunto. 

Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de assuntos.

Restrições de contas

Você pode definir as restrições baseadas em conta nessa seção. Nessa seção, você pode fornecer permissões para adicionar contas externas como POP no Zoho e opções para personalizar suas assinaturas no Zoho Mail. Você também pode restringir a importação/exportação de e-mails por usuários. As restrições definidas aqui serão aplicadas aos usuários para quem a política se aplica.

Acesso a contas externas

Por padrão, o Zoho Mail permite aos usuários configurar suas contas externas via POP. Como administrador, se não quiser que os usuários acessem suas outras contas via POP, você pode desativar isso nessa seção.  Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão adicionar contas externas via POP. 

Personalização de assinatura

O Zoho Mail permite que os usuários configurem e usem várias assinaturas para suas contas. Como administrador, você pode desativar esse recurso. Quando a opção é desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão personalizar a assinatura pelo console do webmail. 

Importar/exportar e-mails

No webmail, os usuários têm um recurso para migrar e-mails em formato eml ou zip usando Import/Export Emails. Para motivos de segurança e acesso, você pode desativar esse recurso para os usuários nas políticas de e-mail. 

Quando desativado, os usuários não serão capazes de importar e-mails para o Zoho Mail ou exportar e-mails do Zoho Mail. 

Anexar pela nuvem/adicionar à nuvem

Os usuários podem salvar os anexos recebidos no Zoho Docs e também em outros serviços em nuvem, como Google Drive/Dropbox etc. No entanto, o administrador pode desativar a opção usando a política de e-mail para não permitir que os usuários salvem anexos para armazenamento em nuvem e vice-versa. 

Etapas para definir restrições de conta:

  1. Selecione a política de e-mail para a qual deseja definir as restrições de conta
  2. Clique em Account e selecione Add New na lista suspensa
  3. Forneça um nome e pressione Enter
  4. Clique em On/Off para ativar ou desativar as opções relacionadas à conta correspondente

Restrições de acesso

Você pode definir as restrições de acesso nessa seção. Você pode fornecer permissões para acessar a conta via POP, IMAP e/ou Active Sync. Além disso, você também pode decidir se o usuário pode configurar o encaminhamento de e-mail da conta ou não. As restrições definidas aqui serão aplicadas aos usuários para quem a política se aplica.

Acesso POP

O Zoho Mail permite que os usuários ativem seu acesso POP e recuperem e-mails via POP em clientes de e-mail como o Outlook, Thunderbird etc. Se deseja ativar alguma restrição de acesso, você pode desativar o acesso POP para o conjunto específico de usuários. Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via POP. Se eles tentarem habilitar o POP no webmail, receberão uma mensagem de erro.

Acesso IMAP

Quando desativada, os usuários para quem a diretiva é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via IMAP em outros clientes, como iPhone, K9 etc. Depois de ativado, o acesso IMAP será ativado automaticamente para todos os usuários na organização.

Active Sync

Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via Active Sync em outros clientes, como iPad, Android etc.

Encaminhamento de e-mail

Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão configurar o encaminhamento de e-mail de contas Zoho para contas externas.

Exibir configurações de POP/IMAP

As opções de POP/IMAP serão visíveis para os usuários em suas páginas de configurações. No entanto, se os administradores desativarem a exibição na política de e-mail, os usuários não serão capazes de alterar seus status POP/IMAP. Somente os administradores serão capazes de ativar/desativar o acesso POP/IMAP para contas de usuários

Exibir configurações de encaminhamento de e-mail

As opções de encaminhamento de e-mail serão visíveis para os usuários em suas páginas de configurações. No entanto, se os administradores desativarem a exibição na política de e-mail, os usuários não serão capazes de alterar suas configurações de encaminhamento de e-mail. Somente os administradores serão capazes de adicionar ou remover o encaminhamento de e-mail para contas dos usuários.

Você também pode especificar as restrições do IP, se houver, para os usuários para quem a política é aplicada.

Contagem máxima de sessão

Nessa seção, pode ser definido o número máximo de sessões abertas para uma conta de usuário específica. Ative a opção Max Session Count e especifique o limite necessário. Um limite mínimo de 1 e um limite máximo de 25 podem ser definidos. Depois que a definição do limite máximo for excedida, o usuário não será capaz de fazer login em sua conta em uma nova sessão. O usuário poderá fechar as sessões atuais e, em seguida, fazer login para uma nova. 

Etapas para definir novas restrições de acesso:

  1. Selecione a política de e-mail para a qual deseja definir as restrições de acesso
  2. Clique em Access e selecione Add New na lista suspensa
  3. Forneça um nome e pressione Enter
  4. Clique em On/Off para ativar ou desativar as opções correspondentes
  5. Fornecer intervalos de endereço IP, se for o caso, para adicionar a restrição do IP às restrições de acesso

Ativar encaminhamento de e-mail de saída

Os e-mails de saída enviados pelos usuários para os quais a política é aplicada serão encaminhados para o endereço selecionado aqui. Os e-mails de saída podem ser encaminhados somente para outra conta de organização, e não para qualquer conta externa.

Etapas para ativar o encaminhamento de e-mail de saída:

  1. Selecione a política de e-mail para a qual deseja definir o encaminhamento de e-mail de saída
  2. Clique em Mail Forward e selecione Add New na lista suspensa
  3. Forneça um nome e pressione Enter
  4. Quando você começar a digitar algumas letras, a lista de endereços de e-mail da organização estará disponível em preenchimento automático.
  5. Clique para selecionar e adicionar endereços de e-mail para o qual os e-mails de saída devem ser encaminhados.

Associar política a usuários

Nessa seção, você adicionará os usuários para quem a política será aplicada.

Etapas para associar a política de e-mail aos usuários:

  1. Selecione a política de e-mail para a qual deseja associar usuários
  2. Clique em Users
  3. Na caixa de pesquisa, clique para pesquisar e adicionar usuários à política.

Você também pode aplicar a política para os usuários na seção de contas de e-mail. Selecione a lista de usuários para os quais a política precisa ser aplicada. Selecione Apply Policy e selecione a política a ser aplicada na lista de políticas.

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