Personalização da política de e-mail

As políticas de e-mail ajudam aos administradores a controlar os parâmetros de envio e recebimento de e-mails da organização. No Zoho Mail, é possível definir políticas de e-mail e aplicá-las a diversos conjuntos de usuários e grupos. Você pode definir políticas de e-mail para restringir o acesso de e-mail de outros dispositivos, outras redes e também adicionar restrições de contas nas políticas de e-mail.

Isso também ajuda o administrador a definir e aplicar diferentes níveis de privilégios e restrições aos usuários e grupos com base em suas funções e permissões na organização. Os diferentes tipos de políticas que podem ser definidos usando a política de e-mail seguro do Zoho Mail podem ser classificados com base em e-mail e domínio, acesso, conta e restrições de encaminhamento de e-mail.

O Zoho Mail aplica a Política de Negócios padrão do Zoho Mail aos usuários e grupos na criação. É possível criar novas políticas com base nos requisitos da organização e aplicá-las a usuários e grupos específicos.

Etapas para definir nova política de e-mail:

1. Crie uma nova política de e-mail.
2. Configure as restrições gerais para a política.
3. Adicione um e-mail e uma restrição de domínio.
4. Adicione uma restrição de conta.
5. Adicione uma restrição de acesso.
6. Adicione uma restrição de encaminhamento de e-mail.
7. Aplique as restrições relevantes à política.
8. Aplique a política configurada a usuários e grupos.

Criar uma nova política de e-mail:

1. Faça login no Console do Zoho Mail Admin.
2. Vá para o menu Configurações de e-mail no painel esquerdo e selecione Política de e-mail.
3. Será mostrada a Política de negócios padrão do Zoho Mail listada.
4. Clique em Criar para criar uma nova política.
5. Insira um nome para a política que vai criar e clique em Criar.
6. Agora será preciso definir as restrições que gostaria de aplicar nesta política.

Restrições gerais:

1. Na guia Geral de uma política criada, é possível alterar o nome da política, se necessário.
2. Insira o tamanho máximo de e-mail de entrada e saída que deseja alocar para esta política. É permitido um máximo de 40MB.
3. Em seguida, insira o número de e-mails recebidos permitidos por minuto nesta política. É permitido um máximo de 100 e-mails por minuto.
4. É possível optar por ativar/desativar o acesso de delegação da caixa de entrada aos usuários aos quais a política está atribuída.

Restrições de e-mail

Nesta seção, você pode definir os domínios permitidos ou bloqueados, endereços de e-mail, tipos de anexo e o texto do assunto para e-mails de entrada e saída.

Etapas para definir novas restrições de e-mail:

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para a seção Restrições de E-mail .
3. Clique em Criar e insira um novo nome para a restrição.
4. É possível definir restrições para domínios, endereços de e-mail, anexos e assuntos de e-mail nesta seção.

Domínios

As opções disponíveis nas restrições de domínio são:

• Sem restrições
• Somente domínios da organização - para permitir e-mails somente dentro da organização
• Domínios bloqueados
• Domínios permitidos

É possível definir as restrições para e-mails de entrada, saída ou ambos. É possível permitir ou bloquear determinados domínios para e-mails de entrada e/ou de saída.

Permitir: ao especificar um domínio como um domínio de saída permitido, os usuários e grupos para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente para esses domínios. Quando enviarem e-mails para outros domínios, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: ao especificar um domínio como um domínio bloqueado, os e-mails podem ser enviados para todos os domínios, exceto para aqueles especificados como um domínio bloqueado.
Somente domínios organizacionais: Também é possível permitir o envio ou recebimento de e-mails somente nos domínios da organização. Quando essa restrição for aplicada, os e-mails não poderão ser enviados para domínios de fora da organização ou recebidos de contas externas.

Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de domínio.

Endereço de e-mail

As opções disponíveis nas restrições de endereço de e-mail são:

• Sem restrições
• Endereços de e-mail bloqueados
• Endereços de e-mail permitidos

É possível definir as restrições para e-mails de entrada, saída ou ambos. É possível permitir ou bloquear determinados endereços de e-mail para e-mails de entrada e/ou de saída.

Permitir: ao especificar um endereço de e-mail como um endereço de e-mail de saída permitido, os usuários e grupos para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente para esses endereços de e-mail. Quando enviarem e-mails para outros endereços de e-mail, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente. O mesmo pode ser aplicado aos e-mails recebidos. Quando a restrição for aplicada a e-mails recebidos, os e-mails recebidos serão entregues somente de endereços de e-mail permitidos. Qualquer e-mail de outros endereços de e-mail não especificado na lista será rejeitado (devolvido).
Bloquear: ao especificar um endereço de e-mail como endereço de e-mail bloqueado, os e-mails podem ser enviados para todos os endereços de e-mail, exceto aquele especificado nos endereços de e-mail bloqueados.

Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de endereço de e-mail.

Anexo

As opções disponíveis nas restrições de anexo são:

• Sem restrições
• Anexos bloqueados
• Anexos permitidos

Você pode definir restrições de tipos de anexo para entrada, saída ou ambos. É possível permitir ou bloquear determinados tipos de anexo para e-mails de entrada e/ou de saída.

Permitir: ao especificar tipos de anexo como tipos de anexo de saída permitido, os usuários e grupos para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente com o tipo de anexo especificado. Quando enviarem e-mails com outros tipos de anexo, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: ao especificar um tipo como tipo de anexo bloqueado, os e-mails podem ser enviados com qualquer outro anexo, exceto aqueles especificados no anexo bloqueado.

Você pode assegurar que anexos com nomes de arquivo específicos sejam bloqueados ou permitidos para e-mails de entrada e saída.

Por exemplo, se quiser especificar arquivos com a verificação de nome, siga as instruções abaixo:

1. Selecione se deseja aplicar condições de anexo para entrada ou saída.
2. Depois de clicar em mensagens recebidas ou enviadas, selecione a condição que deseja aplicar.
3. É possível não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de anexos.
4. Se escolher a opção Allowed ou Blocked, digite o nome do arquivo que deseja especificar.
5. Siga a convenção abaixo para mencionar os nomes de arquivo:
   • Mencione check se o arquivo pode conter o nome check
   • Mencione "check" se o nome do arquivo pode ser check
   • Mencione *check se o nome do arquivo pode terminar com check
   • Mencione check* se o nome do arquivo pode começar com check
6. A restrição será aplicada de acordo com as suas especificações.

Subject (Assunto)

As opções disponíveis nas restrições de assunto de e-mail são:

• Sem restrições
• Assuntos bloqueados
• Assuntos permitidos

Você pode definir as restrições para entrada, saída ou ambos. É possível permitir ou bloquear determinados assuntos para e-mails de entrada e/ou de saída.

Permitir: ao especificar alguns assuntos como assuntos de e-mail de saída permitidos, os usuários e grupos para quem a política é aplicada poderão enviar e-mails somente com esse assunto. Quando enviarem e-mails com outros assuntos, o servidor de saída os rejeitará e o e-mail será devolvido para o remetente.
Bloquear: ao especificar um assunto como assunto de e-mail bloqueado, os e-mails podem ser enviados com qualquer outro assunto, exceto aqueles especificados no assunto bloqueado.

Ex.: se especificar a palavra "farmácia" no assunto, isso bloqueará os e-mails, independentemente de onde a palavra apareça no assunto.
Você pode não escolher restrições para permitir o envio e recebimento de e-mails sem restrições de assuntos.

Restrições de contas

Você pode definir as restrições baseadas em conta nessa seção. Nessa seção, você pode fornecer permissões para adicionar contas externas como POP no Zoho e opções para personalizar suas assinaturas no Zoho Mail. Também é possível restringir a importação/exportação de e-mails por usuários e grupos.

Etapas para definir restrições de conta:

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para a seção Restrições de conta .
3. Clique em Criar e insira um novo nome para a restrição.
4. É possível definir restrições baseadas em contas, como acesso a contas externas, importação/exportação de e-mails, etc., nesta seção.

Acesso a contas externas

Por padrão, o Zoho Mail permite aos usuários configurar suas contas externas via POP ou IMAP. Como administrador, se não quiser que os usuários acessem suas outras contas via POP, você pode desativar isso nessa seção. Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão adicionar contas externas via POP.

Personalização de assinatura

O Zoho Mail permite que os usuários configurem e usem várias assinaturas para suas contas. Como administrador, você pode desativar esse recurso. Quando a opção é desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão personalizar a assinatura pelo console do webmail.

Importar/exportar e-mails

No webmail e no Console de Admin, os usuários e administradores têm um recurso para migrar e-mails no formato EML ou ZIP usando a opção Importar/Exportar e-mails. Para motivos de segurança e acesso, é possível desativar esse recurso para os usuários por meio da política de e-mail.

Quando desativado, os usuários não serão capazes de importar e-mails para o Zoho Mail ou exportar e-mails do Zoho Mail.

Adicionar à nuvem

Os usuários podem salvar anexos recebidos no Zoho Docs e também em outros serviços em nuvem, como Google Drive, Dropbox etc. No entanto, o administrador pode desativar a opção Adicionar à nuvem usando a política de e-mail para não permitir que os usuários salvem anexos no armazenamento em nuvem.

Anexar da nuvem

Os usuários podem anexar arquivos do Zoho Docs ou outros serviços em nuvem, como Google Drive, Dropbox etc., aos e-mails que estão enviando. No entanto, o administrador pode desativar a opção Anexar da nuvem usando a política de e-mail para não permitir que os usuários adicionem anexos a partir dos serviços em nuvem.

Exibir Cco

Ao redigir e-mails, os usuários terão a opção de enviar e-mails como cópia oculta (Cco). No entanto, o administrador pode desativar a opção Exibir Cco para garantir que os usuários não tenham a opção de enviar endereços de e-mail para Cco em seus e-mails.

Restrições de acesso

Você pode definir as restrições de acesso nessa seção. É possível fornecer permissões para acessar a conta via POP, IMAP e/ou ActiveSync. Além disso, você também pode decidir se o usuário pode configurar o encaminhamento de e-mail da conta ou não.

Etapas para definir novas restrições de e-mail:

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para a seção Restrições de acesso .
3. Clique em Criar e insira um novo nome para a restrição.
4. É possível definir restrições para domínios, endereços de e-mail, anexos e assuntos de e-mail nesta seção.

Acesso POP

O Zoho Mail permite que os usuários ativem seu acesso POP e recuperem e-mails via POP em clientes de e-mail como o Outlook, Thunderbird etc. Se deseja ativar alguma restrição de acesso, é possível desativar o acesso POP para o conjunto específico de usuários. Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via POP. Se eles tentarem habilitar o POP no webmail, receberão uma mensagem de erro.

Acesso IMAP

O Zoho Mail permite que os usuários habilitem seu acesso IMAP e recuperem e-mails via IMAP em clientes de e-mail, como Outlook, Thunderbird etc. Quando desativado, os usuários para os quais a política é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via IMAP em outros clientes, como iPhone, K9 etc.

ActiveSync

Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão acessar a conta Zoho via Active Sync em outros clientes, como iPad, Android etc.

Encaminhamento de e-mail

Quando desativada, os usuários para quem a política é aplicada não poderão configurar o encaminhamento de e-mail de contas Zoho para contas externas.

Exibir configurações de POP/IMAP

As opções de POP/IMAP serão visíveis para os usuários em suas páginas de configurações. No entanto, se os administradores desativarem a opção Exibir configurações POP&IMAP, os usuários não poderão alterar seu status POP/IMAP. Somente os administradores serão capazes de ativar/desativar o acesso POP/IMAP para contas de usuários.

Exibir configurações de encaminhamento de e-mail

As opções de encaminhamento de e-mail serão visíveis para os usuários em suas páginas de configurações. No entanto, se os administradores desativarem a opção Exibir configurações de encaminhamento de e-mail, os usuários não poderão alterar suas configurações de encaminhamento de e-mail. Somente os administradores serão capazes de adicionar ou remover o encaminhamento de e-mail para contas dos usuários.

Você também pode especificar as restrições do IP, se houver, para os usuários para quem a política é aplicada.

Contagem máxima de sessão

O número máximo de sessões abertas para uma conta de usuário específica pode ser definido. Ative a opção Max Session Count e especifique o limite necessário. Um limite mínimo de 1 e um limite máximo de 25 podem ser definidos. Depois que a definição do limite máximo for excedida, o usuário não será capaz de fazer login em sua conta em uma nova sessão. O usuário poderá fechar as sessões atuais e, em seguida, fazer login para uma nova.

Restrição de IP do Cliente de e-mail

Se tiver configurado uma Restrição de IP para seus usuários, poderá ativar a Restrição de IP do Cliente de e-mail para aplicar o intervalo de IP se clientes de e-mail externos estiverem sendo usados. Os usuários aos quais esta política foi aplicada poderão acessar sua caixa de correio somente a partir desse intervalo de IP, independentemente de estarem fazendo login a partir de webmail ou clientes de e-mail externos. Se um intervalo de IP não for definido, essa restrição de IP não entrará em vigor.

Endereços de IP Permitidos

Se quiser restringir os endereços IP dos quais os usuários podem fazer login em suas contas, é possível configurar o intervalo de IP na seção Endereços IP permitidos. Os usuários não poderão fazer login em suas contas fora desse intervalo de IPs.

Restrições de encaminhamento

Se quiser que todos os e-mails enviados pelos usuários aos quais esta política é aplicada sejam encaminhados para outro endereço de e-mail na organização, é possível configurá-la aqui.

Etapas para definir restrições de encaminhamento:

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para a seção Restrições de encaminhamento .
3. Clique em Criar e insira um novo nome para a restrição.
4. No campo Política de encaminhamento de e-mail de saída, digite o endereço de e-mail para o qual todos os e-mails de saída devem ser encaminhados.

Os e-mails de saída podem ser encaminhados somente para outra conta de organização, e não para qualquer conta externa.

Aplicar restrições à política:

Depois de criar todas as restrições necessárias, será preciso aplicá-las à política relevante.

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para Políticas e selecione a política à qual deseja associar as restrições.
3. No menu suspenso Restrições, selecione Restrição de e-mail.
4. No menu suspenso Restrição de e-mail aplicada, selecione a restrição que gostaria de associar a esta política.
5. Revise as configurações uma vez e clique em Alterar.
6. No menu suspenso Restrições, selecione Restrição de conta.
7. No menu suspenso Restrição de conta aplicada, selecione a restrição que gostaria de associar a esta política.
8. Revise as configurações uma vez e clique em Alterar.
9. No menu suspenso Restrições, selecione Restrição de acesso.
10. No menu suspenso Acesso Restrição aplicada , selecione a restrição que gostaria de associar a esta política.
11. Revise as configurações uma vez e clique em Alterar.
12. No menu suspenso Restrições, selecione Restrição de encaminhamento.
13. No menu suspenso Restrição de encaminhamento de e-mail aplicada, selecione a restrição que deseja associar a esta política.
14. Revise as configurações uma vez e clique em Alterar.

Agora, as restrições relevantes serão aplicadas à política que foi criada.

Associar política a usuários e grupos:

Em seguida, é preciso associar esta política aos respectivos usuários e grupos.

Etapas para associar a política a usuários e grupos:

1. No Console do Admin, vá para o menu Configurações de e-mail.
2. Vá para Políticas e selecione a política à qual gostaria de associar usuários e grupos.
3. Vá para a guia Usuários associados.
4. Clique em Adicionar para selecionar manualmente os usuários para esta política. Selecione os usuários que deseja adicionar e clique em Continuar.
5. Clique em Importar se quiser importar usuários para esta política usando um arquivo CSV. Procure e selecione o arquivo CSV que contém a lista de usuários e clique em Importar.
6. Da mesma forma, vá para a guia Grupos associados.
7. Clique em Adicionar para selecionar manualmente os grupos para esta política. Selecione os grupos que deseja adicionar e clique em Continuar.
8. Clique em Importar se quiser importar grupos para esta política usando um arquivo CSV. Procure e selecione o arquivo CSV que contém a lista de grupos e clique em Importar.
9. Também é possível alterar a política dos usuários nesta seção clicando no ícone Alterar política do respectivo usuário. Também é possível selecionar vários usuários, clicar no ícone Alterar política e selecionar a política que deseja aplicar a todos os usuários selecionados.

Também é possível aplicar a política de e-mail para usuários e grupos nas configurações específicas do usuário ou do grupo, ou até mesmo no momento da criação do usuário ou grupo.