Regras de atribuição ajudam a atribuir automaticamente os registros aos usuários do Zoho CRM. A regra de atribuição é aplicável somente a oportunidades, contatos, casos e registros nos módulos personalizados que são importados ou capturados por formulários da Web. Com base no processo de distribuição de registros por toda a organização ou processos "round-robin", você pode atribuir automaticamente o proprietário aos registros.

Disponibilidade

Permissão necessária: permissão Gerenciar Regras de Atribuição [de Módulo] no perfil.

 

Fluxo de trabalho de atribuição de registro

• Crie uma regra de atribuição e associe as entradas da regra à regra.
• Selecione a regra de atribuição na ferramenta de impostação de oportunidade/contato/caso ou formulário Web.
• Ao importar registros, primeiro, o registro é avaliado com base nos critérios de regra de atribuição e, em seguida, atribuído ao usuário do Zoho CRM.

Limitações

• Você pode associar até 25 critérios diferentes a cada entrada de regra.
• Embora você configure diversas regras, os usuários podem selecionar apenas uma regra por vez.
• As regras de atribuição podem ser usadas para os registros gerados somente pela ferramenta de importação e Web para formulário.
• Você não pode atribuir oportunidades/contatos aos usuários se estiver criando-os manualmente.

Para configurar uma regra de atribuição

1. Vá para Configuração > Automação > Regras deAtribuição.
2. Na página Regra de Atribuição, selecione um módulo na lista suspensa e clique em Criar Regra.
3. Na página Nova Regra, insira o nome da regra.
4. Clique em Salvar.
   
5. Na página Regra de Atribuição [de Módulo], clique em Criar Entrada de Regra.
6. Na página Entrada da Regra, faça o seguinte:
   • Critérios: insira os critérios para a regra.
     Proprietário do registro: escolha uma das opções para atribuir o proprietário ao registro.
     • Atribuira: selecione o usuário a ser atribuído como proprietário dos registros.
     • Atribuiraos usuários em "Round-robin": selecione Usuários, Funções ou Grupos na lista suspensa. Os registros serão atribuídos à lista de usuários selecionados.
       
   • Tarefa de fluxo de trabalho: selecione a tarefa de fluxo de trabalho a ser atribuída. Consulte também Tarefas de fluxo de trabalho 
   • Clique em Configurações > Configuração > Automação > Atribuição Regras
7. Clique em Salvar.

Exemplo de lógica de distribuição

Um registro por rodada é atribuído a cada usuário

Quando os registros são importados ou gerados por formulários da Web, elas são atribuídas aos usuários, de acordo com a ordem em que estão listados. As seguintes opções estão disponíveis para selecionar uma lista de usuários:

• Usuários - selecione os usuários para quem os registros devem ser atribuídos. Você pode reorganizar a ordem na qual os usuários são listados.
• Função - escolha uma função. Os usuários com a função selecionada serão listados. A ordem na qual os usuários são listados é baseada na data em que foram adicionados. Usuários adicionados recentemente serão listados primeiro. 
• Grupo -  escolha um grupo. Os usuários no grupo selecionado serão listados. A ordem na qual os usuários são listados é baseada na data em que foram adicionados. Usuários adicionados recentemente serão listados primeiro.

Os usuários são listados  na seguinte ordem na entrada da regra

• Patricia Boyle
• Fathima Yilmaz
• James Watsonhale

O sistema distribuirá os registros para os usuários na seguinte ordem:

• Patricia Boyle - Registro 1
• Fathima Yilmaz - Registro - 2
• James Watsonhale - Registro 3
• Patricia Boyle - Registro 4
• Fathima Yilmaz - Registro 5
• James Watsonhale - Registro 6, e assim por diante.