Afhankelijkheden maken en bewerken
Soms zijn er taken een elkaar gekoppeld en moeten ze een bepaalde volgorde volgen. Met de Gantt-grafiekmaker kunt u vier typen afhankelijkheden voor dergelijke taken maken, deze bewerken en verwijderen, of de vertraging tussen afhankelijke taken naar wens aanpassen.
Identificeer kritieke taken
De kritieke taken in een project zijn die taken die, als ze worden uitgesteld, het hele project zouden vertragen. Als u een strikte deadline voor het project hebt, is er geen ruimte voor fouten. Identificeer deze kritieke taken in onze online Gantt-grafieksoftware, zodat u de benodigde hulpmiddelen kunt inplannen en toewijzen.
Blijf op schema
Stel basislijnen op in de online Gantt-grafiekmaker om de voortgang van het project over verschillende tijdsperioden te vergelijken. Behalve dat u uw basislijn kunt vergelijken met de werkelijke voortgang, kunt u zelfs twee verschillende basisniveaus tegelijk vergelijken. Met eindvariantie kunt u de vertraagde taken identificeren die moeten worden uitgevoerd, terwijl met de ontsporingen taken worden bijgehouden die nog niet zijn gestart, maar die al zijn verschoven van de einddatum op de basislijn.
Bespaar tijd met sjablonen
Afhankelijk van het werk dat u doet, kan het zijn dat u van tijd tot tijd soortgelijke projecten moet uitvoeren. Het vanaf nul opzetten van projecten kan een vermoeiend proces zijn. Maak een Gantt-grafieksjabloon of converteer een bestaand project naar een sjabloon en gebruik deze bij het maken van een nieuw project.
Zorg voor de juiste gegevens
Van mijlpalen en taken tot afhankelijkheden en voortgangspercentages, elk detail is kleurgecodeerd, zodat niets aan uw aandacht ontsnapt. U kunt ook elke taakbalk op maat maken met de kleur van uw voorkeur. Bovendien worden achterstallige werkitems rood gemarkeerd, en wanneer u een Gantt-grafiekmaakt, worden vakanties en weekends duidelijk voor u gemarkeerd.
Ik denk dat Zoho Projects het soort hulpmiddel is dat elk bedrijf nodig heeft, omdat de cloudservices en de support voor meerdere platforms het de beste beheertool ooit maken.
Victor Navarro MVA Engineering
Waarom hebben projectteams de online Gantt-grafiekmaker nodig?
Betere planning
Hoe eenvoudig of complex uw project ook mag zijn, om de omvang van het project te beperken en op het projectschema te blijven, hebt u een goed projectplan nodig. De Gantt-grafiek helpt u uw hele project vanuit één plek te visualiseren, taken goed vooruit te plannen en te prioriteren en hulpmiddelen correct toe te wijzen.
Beter inzicht
Hoe snel een persoon ook is in het uitvoeren van zijn toegewezen taken, het is zeer belangrijk om te zien hoe het project zich als geheel ontwikkelt. Inzicht in de taken die aan andere teamleden zijn toegewezen helpt het team beter te begrijpen hoe de werklast wordt verdeeld, waar elke persoon aan werkt en hoe elke persoon kan bijdragen om van het project een succes te maken.
Verbeterde communicatie
Uit een verbeterd inzicht volgt een betere communicatie. De meeste fouten in een project ontstaan als gevolg van communicatieonderbrekingen, ofwel door teams die op afstand werken, ofwel door een niet-beschikbare teamleider. Zulke fouten leiden op zijn minst tot een vertraging van het project. Maar als alle benodigde informatie in de online Gantt-grafiekmaker staat, blijft iedereen op de hoogte.
Grotere flexibiliteit
Hoe goed een projectplanning ook is opgezet, onvoorziene omstandigheden of het beschikbaar zijn van middelen betekent dat u uw projectplanning dient te herzien. Omdat al uw projectinformatie zichtbaar en beschikbaar is op één pagina, en het opnieuw rangschikken van taken net zo eenvoudig is als slepen en neerzetten, hoeft u zich geen zorgen te maken.
Wat is een Gantt-grafiek?
De Gantt-grafiek is een grafiek waarmee u de tijdlijn van uw project kunt visualiseren. Dit helpt u bij het plannen en volgen van projecten, omdat hiermee gedurende de looptijd van uw projecten de geplande en werkelijke voortgang kan worden vergeleken.
Geschiedenis van Gantt-grafiek
Gantt-grafiek is een belangrijke tool die in de loop der tijd veel heeft bijgedragen aan het beheer van vele waardevolle projecten. Deze tool heeft geholpen de wapenproductie in de Eerste Wereldoorlog maar ook de bouw van de wereldberoemde Hoover-dam in goede banen te leiden.
Toen Gantt-grafieken voor het eerst werden geïntroduceerd, moesten ze op papier worden getekend. En deze werden heel vaak getekend en opnieuw getekend om elke kleine verandering te integreren. De projectmanagers gebruikten vervolgens stukjes papier of blokjes voor weergave van de Gantt-grafieken, zodat ze konden worden verplaatst wanneer dat nodig was. Nu hebben we verschillende soorten speciale software, zoals een online Gantt-grafiekmaker, die kan worden gebruikt om Gantt-grafieken te maken!
Wie gebruikt een Gantt-grafiek?
De oorspronkelijke bedoeling achter Gantt-grafieken was om productieactiviteiten in fabrieken te plannen. De grafiek wordt nu gebruikt in organisaties van elke grootte en in alle sectoren. Online Gantt-grafieken vormen een essentieel onderdeel van projectmanagement. En net zoals projectmanagement wordt gebruikt voor het beheren van werk in veel verticale sectoren, doen Gantt-grafieken dat ook.
Net zoals bij de mensen die dagelijks Gantt-grafieken gebruiken, bestaat het wijdverbreide misverstand dat deze alleen bruikbaar zijn voor managers. Maar in werkelijkheid heeft elke belanghebbende baat bij Gantt-grafieken. Dit is een tool die bruikbaar is voor alle functies, bijvoorbeeld voor de verschillende afdelingshoofden die de tool gebruiken voor toewijzing en tracking van werk, of voor werknemers op midden- of instapniveau om hun voortgang bij te houden en bij te werken.
Belang van Gantt-grafieken
Hier volgen enkele belangrijke redenen waarom Gantt-grafieken een belangrijk onderdeel vormen van uw projectmanagementproces:
Krachtpatser als het gaat om planning
Tijdens de planningsfase kan elk aspect van uw project er overweldigend uitzien. Hierbij kan een online Gantt-grafiek helpen. Met deze tool kunt u heel gemakkelijk tijd toewijzen aan alle units van uw project terwijl u ervoor zorgt dat u binnen de geplande tijdlijn blijft.
Visueel hulpmiddel
Een visuele weergave van uw project als tijdseenheid helpt u in één oogopslag een overzicht te krijgen van uw gehele project. Dit komt prima van pas om wijzigingen door te voeren en real-time voortgang bij te houden.
Relatiemanager
De afhankelijkheden tussen uw verschillende werkitems kunnen van invloed zijn op de deadlines en de voortgang van uw projecten in hun geheel. Het is niet mogelijk om deze onderlinge afhankelijkheden handmatig te traceren. Gantt-grafieken zijn hierbij een enorme hulp.
Hoe u een Gantt-grafiek maakt
Gantt-grafieken kunnen heel gemakkelijk worden gemaakt met online projectmanagementsoftware die momenteel verkrijgbaar is. Ga als volgt te werk om een Gantt-grafiek te maken:
Uw werk definiëren
De eerste stap bij het online maken van een Gantt-grafiek is het definiëren van de reikwijdte en doelstellingen van uw project. Dit geldt ook voor de limieten voor resources die u instelt.
Opsplitsen
Zodra de doelstelling is vastgesteld, kunt u deze opsplitsen in takenlijsten, taken en subtaken die nodig zijn om het gestelde doel te bereiken.
Werk toewijzen
Wijs het opgesplitste werk toe aan de meest capabele resources op basis van hun vaardigheden en beschikbaarheid.
Tijd toewijzen
Hier kunt u de tijd voor al uw taken inschatten en toewijzen, waarbij u rekening houdt met de begin- en einddatum van uw project.
Afhankelijkheden definiëren
Zodra u de tijd voor uw werk hebt ingesteld, wordt de Gantt-grafiek gevisualiseerd. U kunt nu de afhankelijkheden tussen de verschillende werkitems definiëren, zodat de tijdlijn dienovereenkomstig wordt aangepast.
Gantt-grafieksjablonen
Sjablonen zijn beschikbaar in diverse online Gantt-grafieken. Op basis van het type organisatie, de omvang en de doelstelling van het project en de betreffende tak zijn er online sjablonen beschikbaar. U kunt zelfs een Gantt-grafiek maken in Excel en er zijn diverse gratis sjablonen beschikbaar. De meest voorkomende typen zijn branchespecifieke typen die vooraf zijn ingevuld met voorbeelden van werkitems die betrekking hebben op een bepaald veld.
Wat is een Gantt-grafiekmaker?
De Gantt-grafiekmaker is een tool die wordt gebruikt om een Gantt-grafiek online visueel weer te geven. Deze helpt een projecttijdlijn schematisch weer te geven, waardoor de gebruikers gemakkelijk hun deadlines kunnen begrijpen en ermee werken. Omdat een Gantt-grafiekmaker een virtueel hulpmiddel is, zijn aanpassingen gemakkelijk door te voeren en daarom wordt deze tool wereldwijd veel gebruikt door projectmanagers.
Voordelen van het gebruik van Gantt-grafiekmaker versus Excel
- Een snel overzicht van de projectstatus
- Voert real-time voortgangscontrole uit
- Helpt bij een optimale toewijzing van resources
- Kan worden gebruikt om planningsconflicten te voorkomen door te werken met onderlinge afhankelijkheden
- Helpt bij het identificeren van knelpunten en vertragingen
- Biedt ruimte voor risico's en veranderingen in real-time
Nadelen van Gantt-grafieken
- Schalen kan ingewikkeld worden als het gaat om grotere projecten
- Fysieke Gantt-grafieken zijn tamelijk onmogelijk om mee te werken, omdat ze geen rekening kunnen houden met wijzigingen
- Kunnen veel tijd nodig hebben om in te stellen
- Regelmatige updates zijn vereist om de voortgang weer te geven
- Balken geven niet de inspanning aan die voor de taak is geleverd
Voordelen van het gebruik van online Gantt-grafieken
De voordelen van het gebruik van een online Gantt-grafiekmaker zijn:
- Samenwerken is eenvoudig. Een Gantt-grafiektool ondersteunt het nieuwe model van op elke plek kunnen werken.
- Veranderingen zijn geen probleem. Een Gantt-grafiekmaker heeft de mogelijkheden om zulke veranderingen slim te analyseren en het plan dienovereenkomstig aan te passen.
- Er wordt rekening gehouden met afhankelijkheden. In een online Gantt-grafiek is het eenvoudig om de onderlinge afhankelijkheid tussen verschillende werkitems weer te geven en te verwerken.
- Dient tevens als een taakbeheertool. Een Online Gantt-grafiek is meer dan alleen een planner en kan net zo gemakkelijk uw dagelijks taakbeheer uitvoeren.
- Vertragingen worden geïdentificeerd en opgelost. Als een knelpunt uw project ophoudt, kunt u het gemakkelijk identificeren en oplossen met een gratis Gantt-grafiekmaker.
Alternatieven voor Gantt-grafieken
- 01
PERT-grafiek
De Program Evaluation Review Technique omvat een PERT-grafiek waarin de afhankelijkheden tussen verschillende activiteiten worden weergegeven met behulp van een netwerkdiagram. Met dit diagram wordt het bereik van een project toegewezen en het kritieke pad berekend.
- 02
Kanban-borden
Dit zijn virtuele borden die de levenscyclus van uw werkitems van begin tot eind bijhouden. Hiermee werken en volgen gaat heel gemakkelijk en kunnen knelpunten worden geïdentificeerd door het aantal taken onder elke status bij te houden.
- 03
Checklists
Voor eenvoudige projecten kunt u checklists maken om op eenvoudig wijze de open en gesloten taken in uw project te volgen. Deze kunnen ook worden gebruikt om de begin- en einddatum vast te leggen, hoewel het bijwerken ervan een probleem kan zijn. Dit werkt mogelijk niet zo goed voor projecten die complexer zijn.
- 04
Flowcharts
Een flowchart die eenvoudig kan worden getekend om de workflow van uw taken in kaart te brengen, is een andere manier om de tijdlijn en voortgang van uw projecten te beheren. Van begin tot eind kunnen hiermee de verschillende fasen en activiteiten worden gepland en bijgehouden.
- 05
Agenda
Een gedeelde agenda is een andere efficiënte tool die u kan helpen. Deze biedt een nauwkeurige weergave van uw project als tijdseenheid, vergelijkbaar met de manier waarop u een Gantt-grafiek online gebruikt. Deadlines, resources en vergaderingen kunnen hiermee ook worden bijgehouden.
Wat kost een Gantt-grafiekmaker?
Gantt-grafiekmakers zijn beschikbaar in alle prijsklassen, afhankelijk van uw behoeften en zakelijke vereisten. U kunt beginnen met te kijken naar functies die belangrijk zijn voor uw bedrijf, het type software dat u nodig hebt, het gebruiksgemak en onboarding-proces, klantbeoordelingen en aantal jaren op de markt, ondersteuningservaring, integratie- en uitbreidingsmogelijkheden en het prijskaartje per gebruiker om alles aan elkaar te koppelen. Er zijn verschillende betaalbare tools zoals Zoho Projects, dat beschikbaar is vanaf slechts $5 per gebruiker per maand met een scala aan handige functies. Er is ook een gratis proefversie van 10 dagen beschikbaar, zodat u kunt kennismaken met de tool. Deze pagina over de prijzen van Zoho Projects bevat meer informatie over de prijsopbouw van de verschillende beschikbare plannen.
Waarom is Zoho Projects de beste Gantt-grafiekmaker?
Zoho Projects biedt een intuïtieve Gantt-grafiekmaker die eenvoudig te begrijpen is en waarmee u gemakkelijk kunt werken. Met functies als kritiek pad, basislijn, grafiekschaler, vier soorten afhankelijkheden en exportopties is dit een onmisbare tool voor projectmanagers. De Gantt-grafiekmaker in Zoho Projects is ook op zich een complete taakbeheermodule met de mogelijkheid om taken te plannen en te bewerken vanuit de Gantt-grafiekviewer. Ook worden twee verschillende Gantt-typen geboden: chronologisch en mijlpaal. Daarnaast is er ook een wereldwijde Gantt-projecttijdlijn beschikbaar. Bent u klaar om Zoho Projects uit te proberen? Meld u aan en probeer onze gratis Gantt-grafiek!
Bekijk video
