Antwoord bij afwezigheid

Antwoord bij afwezigheid

Zoho Mail biedt u opties voor het configureren van een antwoord bij afwezigheid om gedurende een bepaalde tijdsduur automatische reacties naar inkomende e-mails te sturen. Zo laat u de afzenders laten weten dat u afwezig bent en beperkte of geen toegang tot uw postvak hebt. U kunt de geautomatiseerde antwoorden zo instellen dat ze worden verzonden aan 'Iedereen' of 'Alleen uw contactpersonen'. U kunt er ook voor kiezen om alleen automatische antwoorden te sturen aan mensen die geen contactpersoon zijn. U stuurt dan een standaardreactie aan hen en een persoonlijker reactie aan iedereen die wel contactpersoon van u is. Het interval voor automatisch beantwoorden geeft u zeggenschap over de frequentie van de automatische reacties aan dezelfde afzender. Als u afwezig bent vanwege een dienstreis/vakantie zorgt een automatisch antwoord ervoor dat de afzender wordt geïnformeerd over uw afwezigheid. Of u kunt deze functie gebruiken om de afzender te laten weten met wie die tijdens uw afwezigheid contact kan opnemen.

Stappen voor het configureren van een automatisch antwoord bij afwezigheid 

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Klik op het pictogram Instellingen.
  3. Ga naar Antwoord bij afwezigheid
  4. Klik op Antwoord bij afwezigheid toevoegen.
  5. Ga naar de sectie Account kiezen en selecteer de accounts waarvoor u een antwoord bij afwezigheid wilt instellen. Markeer de optie Toepassen op alle accounts als u hetzelfde antwoord voor alle accounts wilt configureren. 
  6. In het menu Antwoord bij afwezigheid inschakelen voor selecteert u één van de opties, 
    • Als u het antwoord bij afwezigheid alleen als reactie op afzenders in uw lijst met contactpersonen wilt sturen, selecteert u Contactpersonen.
    • Als u het antwoord bij afwezigheid echter alleen als reactie op e-mails van adressen die niet in uw lijst met contactpersonen staan wilt sturen, selecteert u Geen contactpersonen.
    • Als u het antwoord bij afwezigheid als reactie op alle afzenders wilt sturen, selecteert u Iedereen
  7. Voer de Begindatum en Einddatum en -tijd in waarvoor u het antwoord bij afwezigheid wilt configureren.
  8. Antwoorden bij afwezigheid worden standaard de gehele dag verzonden. Bij de optie Tijdsinterval selecteert u het tijdstip waarop u het antwoord bij afwezigheid wilt laten versturen. U kunt dit later Opnieuw instellen op de standaardoptie.
  9. Geef het onderwerp van uw geautomatiseerde e-mail op.
  10. In het algemeen is het Interval voor automatisch beantwoorden niet ingesteld. Dit betekent dat er slechts één antwoord wordt verzonden tijdens de gehele duur van uw afwezigheid.
  11. U kunt selectievakje Interval voor automatisch beantwoorden inschakelen om deze optie te bewerken. Zodra u de optie inschakelt, wordt het interval standaard ingesteld op 7 dagen. U kunt dit ook bewerken en het interval naar eigen wens instellen.
  12. Voer de inhoud van de e-mail in die u als reactie wilt verzenden terwijl u afwezig bent.
  13. Klik op Opslaan

Tijdens het configureren van een antwoord bij afwezigheid, kunt u ook uzelf markeren als 'Bezet' in de agenda door het desbetreffende selectievakje in te schakelen. 

U kunt uw antwoord bij afwezigheid ook wijzigen of verwijderen voor het geval u de datums of inhoud wilt aanpassen.

​​

 Interval voor automatisch beantwoorden

Door een interval voor automatisch beantwoorden in te stellen, kunt u de frequentie beheren waarin de automatische e-mails worden verzonden. Het interval voor automatisch beantwoorden is het minimum aantal dagen dat tussen twee geautomatiseerde antwoorden aan hetzelfde e-mailadres moet zitten.
Stel: u ontvangt dagelijks gemiddeld 10 e-mails van dezelfde afzender, waarbij u die dag dus ook 10 automatische antwoorden terugstuurt. Dit zou hun postvak overspoelen met uw afwezigheidsantwoorden. Als u het interval voor automatisch beantwoorden bijvoorbeeld instelt op 2 dagen, ontvangt dat specifieke e-mailadres uw afwezigheidsantwoord slechts eens per 2 dagen. Het antwoord bij afwezigheid wordt dan niet na iedere losse e-mail van dezelfde afzender verzonden.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com