Bedrijfsinstellingen spamcontrole

Spamcontrole

In het gedeelte Spamcontrole vindt u opties voor het aanpassen van de spamcontrole, met aangepaste besturingselementen om e-mails te weigeren of in het quarantainegebied te plaatsen, waar de beheerder de e-mails kan goedkeuren of weigeren.

SPF-verificatie:

SPF-records (Sender Policy Framework) zijn de DNS-records die bepalen aan welke e-mailservers het is toegestaan om e-mails te verzenden op basis van het specifieke domein.  Voor inkomende e-mails is de SPF-validatie gebaseerd op de gepubliceerde SPF-record van het verzendende domein en de IP van waaruit de e-mails worden ontvangen. Als zich een conflict voordoet, retourneert de SPF-validatie zogenaamde ‘soft fails’ of ‘fails’ voor de e-mails. De beheerder kan voor de SPF Soft Fails en SPF Fails kiezen uit de volgende opties: 'Temporary Reject', 'Reject', 'Allow (Process further)' of 'Move the emails to Quarantine'

De SPF Soft Fails en SPF Fails zijn gebaseerd op de SPF-records die zijn ingesteld voor het domein. 

  • Permanent Reject: om de e-mails direct terug te sturen.
  • Temporary Reject: om e-mails tijdelijk te weigeren met 4xx-fouten. Bij nieuwe pogingen vindt nogmaals SPF-verificatie plaats en worden de e-mails geaccepteerd als de afzender de SPF-records heeft gecorrigeerd of bijgewerkt.
  • Allow: om de e-mails te verplaatsen naar verdere spamverwerking, zonder de e-mails te weigeren.
  • Quarantine: om de e-mails in de spam-quarantaine te plaatsen zodat de beheerder de e-mails kan beoordelen.

DKIM-verificatie:

Wanneer een inkomende e-mail een DKIM-handtekening heeft in de koptekst, vindt DKIM-validatie plaats voor de e-mail. Wanneer blijkt dat de DKIM niet geldig is, kan de beheerder kiezen uit een van de onderstaande handelingen voor dergelijke e-mails.  

  • Permanent Reject: om de e-mails direct terug te sturen als de DKIM-validatie mislukt. 
  • Temporary Reject: om de e-mails tijdelijk uit te stellen. 
  • Allow: om de e-mails te verplaatsen naar verdere spamverwerking, zonder de e-mails te weigeren.
  • Quarantine: om de e-mails in de spam-quarantaine te plaatsen zodat de beheerder de e-mails kan beoordelen.

Zwarte lijst van Zoho (DNSBL)

Zoho houdt een geconsolideerde zwarte lijst aan op basis van door gebruikers gemarkeerde spam, misbruikpatronen en bepaalde zwarte lijsten van derden waarop we geabonneerd zijn. Net als bij SPF en DKIM kan de beheerder van het bedrijf regels toevoegen om de uitvoering van de zwarte lijst van Zoho te controleren. De beheerder kan de aflevering van e-mails controleren op basis van de bedrijfsvereisten. 

  • Permanent Reject: om de e-mails direct terug te sturen, als het verzendende domein, e-mailadres of IP-adres voorkomt op de zwarte lijst van Zoho.
  • Temporary Reject: om de e-mails tijdelijk uit te stellen, als het verzendende domein, e-mailadres of IP-adres voorkomt op de zwarte lijst van Zoho.
  • Allow: om de e-mails te verplaatsen naar verdere spamverwerking, zonder de e-mails te weigeren. 
  • Quarantine: om de e-mails in de spam-quarantaine te plaatsen zodat de beheerder de e-mails kan beoordelen. 

DMARC-verificatie:

DMARC-beleid is een protocol voor e-mailverificatie, gebaseerd op de breed geïmplementeerde SPF- en DKIM-protocollen. Als zich een verificatiefout voordoet en het DMARC-beleid is ingesteld op quarantaine, kan de beheerder van het ontvangende domein één van de onderstaande acties uitvoeren voor de e-mails.

  • Allow: om de e-mails te verplaatsen naar verdere spamverwerking, zonder de e-mails te weigeren.
  • Move to Spam: om de e-mails te markeren als spam, zonder enige verdere controle.
  • Move to quarantine: om de e-mails te verplaatsen naar de spamquarantaine voor beoordeling door de beheerder.

Berichten in quarantaine plaatsen

De quarantaine is het gedeelte waar de e-mails die als spam worden beschouwd vanwege mislukte SPF/DKIM-validatie of op basis van de zwarte lijst van het bedrijf of van Zoho, eventueel naartoe worden verplaatst voor beoordeling door de beheerder, in het kader van het anti-spambeleid.

De beheerder kan in het quarantaine-gedeelte meerdere e-mails selecteren en klikken op Deliver om de e-mails af te leveren in het postvak IN van gebruikers. Als de beheerder de e-mails wil weigeren, moet deze de te weigeren e-mails selecteren en klikken op Delete. De beheerder kan op de e-mails klikken om de kopteksten van de e-mails te bekijken.

U kunt ook zoeken naar specifieke e-mails die in quarantaine zijn geplaatst, op basis van de beschikbare zoekcriteria. De zoekactie kan worden uitgevoerd op basis van criteria zoals onderwerp, afzender, aan of cc, e-mailinhoud, bijlagenaam, bijlage-inhoud of datum. Standaard wordt het gehele bericht doorzocht. 

Een e-mailmelding kan worden verzonden naar de ontvanger van de in quarantaine geplaatste e-mail en een geselecteerde beheerder, elke keer dat een e-mail in quarantaine wordt geplaatst. De beheerder kan in het quarantaine-gedeelte meerdere e-mails selecteren en klikken op Deliver om de e-mails af te leveren in het postvak IN van gebruikers. Als de beheerder de e-mails wil weigeren, moet deze de te weigeren e-mails selecteren en klikken op Delete. 

Quarantainemeldingen:

Wanneer een e-mail in quarantaine is geplaatst naar aanleiding van een van de spamcontroles, wordt een e-mailmelding geactiveerd. Deze e-mail wordt verzonden naar de ontvanger aan wie de in quarantaine geplaatste e-mail is gericht en een kopie wordt verzonden naar een van de geselecteerde beheerders.

Wanneer een e-mail die is verzonden naar een groep in quarantaine is geplaatst, wordt de e-mailmelding verzonden naar de moderator van de groep. Als de groep geen moderator heeft, wordt de melding verzonden naar de bedrijfsbeheerder. 

De e-mailmelding bevat gegevens zoals de afzender van de in quarantaine geplaatste e-mail, het onderwerp, de datum en tijd waarop de e-mail werd verzonden en de reden waarom deze in quarantaine is geplaatst.

 In het gedeelte Quarantine Notification kunt u kiezen of u een e-mailmelding wilt ontvangen of niet, de leden die moeten worden geïnformeerd en hoe vaak de melding kan worden verzonden.

In de vervolgkeuzelijst kunt u ook de frequentie instellen voor de controle op quarantaine-e-mails.

Notification by email - hier kunt u kiezen of u een e-mailmelding wilt ontvangen.

Check for new quarantined emails, once in - selecteer hoe vaak u een melding wilt ontvangen over de in quarantaine geplaatste e-mails.

Notification Email Address - selecteer het e-mailadres waarnaar de melding moet worden verzonden in de lijst met e-mailadressen van beheerders/hoofdbeheerders.

E-mails/domeinen van witte lijst:

U kunt algemene witte lijsten definiëren voor het hele bedrijf. De beheerders kunnen volledige domeinen of bepaalde e-mailadressen definiëren als domeinen en e-mailadressen van de witte lijst, om ervoor te zorgen dat de e-mails van het domein niet als spam worden gemarkeerd. Als een SPF-validatie echter mislukt, en er geen actie is ingesteld voor een mislukte SPF-validatie, krijgen domeinen en e-mails van de witte lijst niet de markering 'Not Spam'. Als de SPF-validatie mislukt, kan er sprake zijn van een vervalste e-mail, en dan wordt het e-mailadres/domein dat is toegevoegd aan de witte lijst genegeerd. 

De lijst met vertrouwde domeinen in de witte lijst hebben betrekking op de domeinen die geen spamverwerking hoeven te ondergaan. U kunt in dit gedeelte domeinen toevoegen waarvoor u niet wilt dat er spamverwerking plaatsvindt. E-mails van deze domeinen wordt direct afgeleverd in uw postvak. Als een domein dat u hebt toegevoegd aan de lijst met vertrouwde domeinen een vervalste e-mail verzendt, wordt deze eveneens afgeleverd in het desbetreffende postvak.

Dit is vooral handig wanneer u weet dat het verzendende domein onjuiste SPF/DKIM-instellingen heeft en u alleen deze domeinen wilt toestaan in uw verder strikte SPF/DKIM-beleidsregels voor spamcontrole.  

E-mails/domeinen van zwarte lijst:

U kunt ook algemene zwarte lijsten definiëren voor het hele bedrijf. De beheerders kunnen volledige domeinen, TLD's of specifieke e-mailadressen opgeven als domeinen of e-mailadressen van de zwarte lijst. In deze gevallen wordt, zelfs als het domein de SPF-test doorkomt, de e-mail van dat domein gemarkeerd als spam.

De beheerder kan de aflevering van e-mails controleren op basis van de bedrijfsvereisten. 

  • Allow Email: om toe te staan dat de e-mail het account van de ontvanger bereikt.
  • Reject: om de e-mails direct terug te sturen, als het verzendende domein/e-mailadres voorkomt op de door de beheerder gedefinieerde zwarte lijst.
  • Quarantine: om de e-mails in de spam-quarantaine te plaatsen zodat de beheerder de e-mails kan beoordelen. 

Let op:

U mag niet de TLD van uw domein opnemen op de zwarte lijst van uw bedrijf.

Instellingen spamcontrole:

In het configuratiescherm van uw bedrijf kunt u geavanceerde instellingen aanpassen die betrekking hebben op het spambeleid van uw bedrijf. Dit zijn onder andere opties voor het waarschuwen van de gebruiker op basis van de afzender van de e-mail, het uitvoeren van spamcontroles op e-mails na e-maillevering, en het uitvoeren van spamcontroles op basis van de e-mailinhoud en de HTML-tags die voorkomen in de e-mail.

Als u de instellingen voor spamcontrole wilt aanpassen voor uw bedrijf, meldt u zich aan in het configuratiescherm van Zoho Mail, gaat u naar het gedeelte Spam Control en navigeert u naar het tabblad Settings.

Op afzender gebaseerde waarschuwingen:

Op basis van de bron van de e-mail kunt u kiezen of u de ontvanger van de e-mail wilt waarschuwen. U kunt de optie instellen op basis van de verificatie van de e-mail, of de afzender een contactpersoon is en of de verzender afkomstig is uit uw bedrijf.

Unauthenticated - gebruiker wordt gewaarschuwd voor e-mails waarvan de SPF- of DKIM-verificatie is mislukt.

External mails - gebruiker wordt gewaarschuwd voor e-mails die zijn verzonden door externen die geen deel uitmaken van hun bedrijf.

Non-contact mails - gebruiker wordt gewaarschuwd als de e-mailafzender niet voorkomt in het adresboek.

Spamcontroles na aflevering:

Nadat de e-mails zijn afgeleverd aan het desbetreffende postvak, worden op de achtergrond nog steeds spamcontroles uitgevoerd om de e-mail te valideren. Tijdens deze achtergrondcontroles wordt de e-mail naar spam verplaatst als het IP-adres op de zwarte lijst staat of als er een virus wordt gedetecteerd in de e-mail. Dit kan worden uitgeschakeld of ingeschakeld voor alle e-mails, of alleen voor ongelezen e-mails. Als u niet wilt dat er na aflevering spamcontroles worden uitgevoerd voor de e-mails die u hebt gelezen, kunt u de optie instellen op 'Unread Mails alone'.

Op inhoud gebaseerde spaminstellingen:

U kunt instellen dat e-mails met bepaalde soorten inhoud als spam worden gemarkeerd. E-mails met macro's, webbugs, Javascript-codes of bulk e-mails kunnen worden verwerkt door spamfilters op basis van de inhoud.

HTML-tags:

De op HTML-tags gebaseerde spamcontrole dient om te controleren of e-mails bepaalde tags in de e-mailinhoud hebben. U kunt kiezen uit Frame-, Object-, Embed- en Form-tags. E-mails waarin de tags voorkomen die u hebt geselecteerd, worden geclassificeerd als spam.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com