E-mailbeleid van het bedrijf aanpassen - Zoho Mail

E-mailbeleid aanpassen 

Met e-mailbeleid kunnen de beheerders de parameters van het bedrijf voor het verzenden en ontvangen van e-mail controleren. In Zoho Mail kunt u meerdere e-mailbeleidsregels definiëren en deze toepassen op verschillende groepen gebruikers. U kunt e-mailbeleidsregels definiëren om e-mailtoegang te beperken vanaf andere apparaten en andere netwerken, en ook accountbeperkingen toevoegen aan de e-mailbeleidsregels.

Bovendien kan de beheerder in beleidsregels verschillende rechtenniveaus en beperkingen definiëren en toepassen voor gebruikers op basis van hun rol, vereisten en bevoegdheden in het bedrijf. De beleidsregels die kunnen worden ingesteld met behulp van e-mailbeleid zijn als volgt te classificeren:

Inhoudsopgave

Zoho Mail Suite past het standaard-e-mailbeleid toe bij het maken van gebruikers. U kunt nieuwe beleidsregels maken door te klikken op de link Add Mail Policy op de pagina Mail Policy. Zodra u nieuw beleid maakt, wordt het gemaakte beleid standaard toegepast op de medewerkers van uw bedrijf.

U kunt een willekeurig aantal beleidsregels maken en deze toepassen op verschillende groepen gebruikers. U kunt gelijktijdig slechts één e-mailbeleid toepassen op een bepaalde gebruiker.

Stappen om nieuw e-mailbeleid te definiëren:

  1. Aanmelden bij http://mailadmin.zoho.com.
  2. Klik op Control Panel, kies Mail Policy en selecteer vervolgens Add New Policy.
  3. Geef een naam op voor het beleid en druk op Enter om het beleid op te slaan.
  4. Klik op Mail en selecteer Add new mail restriction in de vervolgkeuzelijst om nieuwe e-mailbeperkingen te definiëren.
  5. U kunt ook een vooraf gedefinieerde e-mailbeperking selecteren in de vervolgkeuzelijst.
  6. Klik op Account en selecteer Add new account restriction in de vervolgkeuzelijst om nieuwe accountbeperkingen te definiëren.
  7. U kunt ook een vooraf gedefinieerde accountbeperking selecteren in de vervolgkeuzelijst.
  8. Klik op Account en selecteer Add new access restriction in de vervolgkeuzelijst om nieuwe toegangsbeperkingen te definiëren.
  9. U kunt ook een vooraf gedefinieerde toegangsbeperking selecteren in de vervolgkeuzelijst.
  10. Klik op Mail Forward en selecteer Add new Mail Forward restriction in de vervolgkeuzelijst om nieuwe beperkingen te definiëren voor het doorsturen van e-mail.
  11. U kunt ook een vooraf gedefinieerde beperking voor het doorsturen van e-mail selecteren in de vervolgkeuzelijst. 
  12. Als u de beperkingen hebt ingesteld, kunt u doorgaan met het toepassen van het e-mailbeleid op de gebruikers

E-mailbeperkingen

In dit gedeelte kunt u de geblokkeerde of toegestane domeinen, e-mailadressen, typen bijlagen en de onderwerptekst voor inkomende en uitgaande e-mails definiëren.

Stappen om nieuwe e-mailbeperkingen te definiëren:

  1. Selecteer het e-mailbeleid waarvoor u een nieuwe e-mailbeperking wilt definiëren.
  2. Klik op Mail en selecteer Add New in de vervolgkeuzelijst.
  3. Geef een naam op en druk op Enter.
  4. Klik op Incoming/Outgoing onder het type beperking (Domain/Email Address/Attachment/Subject).
  5. Selecteer de relevante opties en geef waarden op voor Allowed/Blocked.

Domeinen

De beschikbare opties voor domeinbeperkingen zijn:

  • No restrictions
  • Org Domains only - om alleen e-mails binnen het bedrijf toe te staan
  • Blocked domains
  • Allowed

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide.  U kunt bepaalde domeinen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.

Allowed: wanneer u opgeeft dat een domein een toegestaan domein is voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen naar die domeinen. Wanneer ze e-mails versturen naar andere domeinen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Blocked: wanneer u opgeeft dat een domein een geblokkeerd domein is, kunnen de e-mails worden verzonden naar alle domeinen, behalve naar de domeinen die in de lijst met geblokkeerde domeinen staan.
Org Domains only: u kunt ook toestaan dat e-mail alleen binnen de bedrijfsdomeinen kunnen worden verzonden/ontvangen. Wanneer deze beperking wordt toegepast, kunnen e-mails niet worden verzonden buiten de bedrijfsdomeinen of worden ontvangen van externe accounts.

U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder domeinbeperkingen.

E-mailadres

De beschikbare opties voor e-mailadresbeperkingen zijn:

  • No restrictions
  • Blocked Email Addresses
  • Allowed Email Addresses

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide.  U kunt bepaalde e-mailadressen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.
Allowed: wanneer u opgeeft dat een e-mailadres een toegestaan e-mailadres is voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen naar die e-mailadressen. Wanneer ze e-mails versturen naar andere e-mailadressen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender. Hetzelfde kan ook worden toegepast op inkomende e-mails. Wanneer de beperking wordt toegepast op inkomende e-mails, worden deze alleen afgeleverd vanaf de toegestane e-mailadressen. E-mails van andere e-mailadressen die niet zijn vermeld in de lijst worden geweigerd (teruggestuurd). 
Blocked: wanneer u opgeeft dat een e-mailadres een geblokkeerd e-mailadres is, kunnen de e-mails worden verzonden naar alle e-mailadressen, behalve naar de e-mailadressen die in de lijst met geblokkeerde e-mailadressen staan.

U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder e-mailadresbeperkingen.

Bijlage

De beschikbare opties voor bijlagebeperkingen zijn:

  • No restrictions
  • Blocked Attachments
  • Allowed Attachments

U kunt de beperkingen voor type bijlage definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide. U kunt bepaalde typen bijlagen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.
Allowed: wanneer u opgeeft dat sommige typen bijlagen toegestane typen zijn voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen met dat type bijlage. Wanneer ze e-mails versturen met andere typen bijlagen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Blocked: wanneer u opgeeft dat een type een geblokkeerd type bijlage is, kunnen de e-mails worden verzonden met elk ander type bijlage, maar niet met het geblokkeerde type.

U kunt ervoor zorgen dat bijlagen met specifieke bestandsnamen worden geblokkeerd of toegestaan voor zowel de inkomende als de uitgaande e-mails. 

Als u bijvoorbeeld bestanden met de naam check. wilt opgeven volgt u de onderstaande instructies:

  1. Selecteer of u de bijlagevoorwaarden wilt toepassen op inkomende of uitgaande e-mail.
  2. Wanneer u klikt op Incoming of Outgoing selecteert u de voorwaarde die u wilt toepassen.
  3. U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder bijlagebeperkingen.
  4. Als u de optie Allowed of Blocked kiest, voert u de bestandsnaam in die u wilt opgeven.
  5. Volg de onderstaande conventie voor het opgeven van de bestandsnamen:
    • Geef check op als het bestand mogelijk de naam ‘check’ bevat.
    • Geef "check" op als de bestandsnaam misschien ‘check’ is.
    • Geef *check op als de bestandsnaam mogelijk eindigt op ‘check’.
    • Geef check* op als de bestandsnaam misschien begint met ‘check’.
  6. De beperking wordt toegepast volgens uw specificaties.

Onderwerp

De beschikbare opties voor onderwerpbeperkingen zijn:

  • No restrictions
  • Blocked Subjects
  • Allowed Subjects

U kunt de beperkingen definiëren voor inkomend, uitgaand of voor beide. U kunt bepaalde onderwerpen toestaan of blokkeren voor inkomende en/of uitgaande e-mails.
Allowed: wanneer u opgeeft dat sommige onderwerpen toegestane onderwerpen zijn voor uitgaande e-mail, kunnen de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast, alleen e-mails versturen met dat onderwerp. Wanneer ze e-mails versturen met andere onderwerpen, zal de uitgaande server ze weigeren en terugsturen naar de afzender.
Blocked: wanneer u opgeeft dat een onderwerp een geblokkeerd onderwerp is, kunnen de e-mails worden verzonden met elk ander onderwerp, maar niet met het geblokkeerde onderwerp.

Als u bijvoorbeeld het woord 'apotheek' opgeeft in het onderwerp, worden de e-mails geblokkeerd, ongeacht waar het woord verschijnt in het onderwerp. 

U kunt ook kiezen voor geen beperkingen zodat het verzenden en ontvangen van e-mails plaatsvindt zonder onderwerpbeperkingen.

Accountbeperkingen

U kunt de accountgebaseerde beperkingen opgeven in dit gedeelte. In dit gedeelte kunt u bevoegdheden opgeven om externe accounts toe te voegen zoals POP in Zoho en opties voor het aanpassen van hun handtekeningen in Zoho Mail. U kunt ook het importeren/exporteren van e-mails door de gebruikers beperken. De hier gedefinieerde beperkingen worden toegepast op de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast.

Toegang externe accounts

Standaard kunnen gebruikers in Zoho Mail hun externe accounts configureren via POP. Als u niet wilt dat gebruikers toegang hebben tot hun andere accounts via POP, kunt u als beheerder deze optie uitschakelen in dit gedeelte.  Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, de externe accounts niet toevoegen via POP. 

Handtekening aanpassen

In Zoho Mail kunnen gebruikers meerdere handtekeningen voor hun accounts configureren en gebruiken. Als beheerder kunt u de functie uitschakelen. Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, hun handtekeningen niet aanpassen vanuit de webmailconsole. 

E-mails importeren en exporteren

In de webmail kunnen de gebruikers e-mails migreren in eml- of zip-indeling met behulp van de functie Import/Export Emails. Uit het oogpunt van beveiliging en toegangsbeheer kunt u deze functie uitschakelen voor de gebruikers via e-mailbeleid. 

Als de functie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers geen e-mails importeren in Zoho Mail of e-mails exporteren uit Zoho Mail. 

Toevoegen vanuit cloud/toevoegen aan cloud

De gebruikers kunt u inkomende bijlagen opslaan in Zoho Docs en ook in andere cloudservices zoals Google Drive/Dropbox, enzovoort. De beheerder kan deze optie echter uitschakelen met behulp van e-mailbeleid om niet toe te staan dat gebruikers bijlagen opslaan in cloudopslag en vice versa. 

Stappen om nieuwe accountbeperkingen te definiëren:

  1. Selecteer het e-mailbeleid waarvoor u accountbeperkingen wilt definiëren.
  2. Klik op Account en selecteer Add New in de vervolgkeuzelijst.
  3. Geef een naam op en druk op Enter.
  4. Klik op On/Off om de bijbehorende accountgerelateerde opties in of uit te schakelen.

Toegangsbeperkingen

In dit gedeelte kunt u de toegangsbeperkingen definiëren. U kunt bevoegdheden opgeven voor toegang tot het account via POP, IMAP en/of Active Sync. Bovendien kunt u beslissen of de gebruiker het doorsturen van e-mail vanuit het account kan instellen of niet. De hier gedefinieerde beperkingen worden toegepast op de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast.

POP Access

In Zoho Mail kunnen gebruikers hun POP-toegang inschakelen en e-mails ophalen via POP in e-mailclients zoals Outlook, Thunderbird, enzovoort. Als u toegangsbeperkingen wilt instellen, kunt u de POP-toegang uitschakelen voor een specifieke groep gebruikers. Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers op wie het beleid is toegepast, geen toegang tot het Zoho-account via POP. Als ze proberen POP in te schakelen in webmail, ontvangen ze een foutmelding.

IMAP Access

Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers op wie het beleid is toegepast, geen toegang tot het Zoho-account via IMAP in andere clients zoals iPhone, K9, enzovoort. Eenmaal ingeschakeld, wordt de IMAP-toegang automatisch ingeschakeld voor alle gebruikers in het bedrijf.

Active Sync

Als deze optie is uitgeschakeld, hebben de gebruikers op wie het beleid is toegepast, geen toegang tot het Zoho-account via Active Sync in andere clients zoals iPad, Android, enzovoort.

Email Forwarding

Als deze optie is uitgeschakeld, kunnen de gebruikers op wie het beleid is toegepast, het doorsturen van e-mails vanuit de Zoho-accounts naar externe accounts niet configureren.

Display POP/IMAP Settings

De POP/IMAP-opties zijn zichtbaar voor de gebruikers op hun instellingenpagina. Als de beheerder deze optie echter uitschakelt in e-mailbeleid, kunnen de gebruikers hun POP/IMAP-status niet wijzigen. Alleen beheerders kunnen de POP/IMAP-toegang voor de gebruikersaccounts in- en uitschakelen.

Display Email forward Settings

De opties voor het doorsturen van e-mails zijn zichtbaar voor de gebruikers op hun instellingenpagina. Als de beheerder deze optie echter uitschakelt in e-mailbeleid, kunnen de gebruikers hun instellingen voor het doorsturen van e-mails niet wijzigen. Alleen beheerders kunnen het doorsturen van e-mails toevoegen of verwijderen voor de gebruikersaccounts.

U kunt ook eventuele IP-beperkingen opgeven voor de gebruikers op wie het beleid wordt toegepast.

Max Session Count

In dit gedeelte kan het maximum aantal open sessies voor een bepaalde gebruikersaccount worden ingesteld. Schakel de optie Max Session Count in en voer de gewenste limiet in. De minimale limiet is 1 en de maximale limiet is 25. Wanneer de maximale limiet is overschreden, kunnen gebruikers zich niet aanmelden bij hun account in een nieuwe sessie. Ze kunnen de huidige sessies afsluiten en zich aanmelden in een nieuwe sessie. 

Stappen om nieuwe toegangsbeperkingen te definiëren:

  1. Selecteer het e-mailbeleid waarvoor u toegangsbeperkingen wilt definiëren.
  2. Klik op Access en selecteer Add New in de vervolgkeuzelijst.
  3. Geef een naam op en druk op Enter.
  4. Klik op On/Off om de bijbehorende opties in of uit te schakelen.
  5. Geef eventuele IP-adresbereiken op om IP-beperking toe te voegen aan de toegangsbeperkingen.

Doorsturen van uitgaande e-mail inschakelen

De uitgaande e-mails die de gebruikers verzenden op wie het beleid wordt toegepast, worden doorgestuurd naar het hier gekozen adres. De uitgaande e-mails kunnen alleen worden doorgestuurd naar een ander bedrijfsaccount en niet naar een extern account.

Stappen om het doorsturen van uitgaande e-mail in te schakelen:

  1. Selecteer het e-mailbeleid waarvoor u het doorsturen van uitgaande e-mail wilt definiëren.
  2. Klik op Mail Forward en selecteer Add New in de vervolgkeuzelijst.
  3. Geef een naam op en druk op Enter.
  4. Zodra u een paar letters hebt getypt, komt de lijst met e-mailadressen van het bedrijf beschikbaar om automatisch in te vullen.
  5. Klik op de e-mailadressen waarnaar de uitgaande e-mails moeten worden doorgestuurd om ze te selecteren en toe te voegen.

Beleid koppelen aan gebruikers

In dit gedeelte voegt u de gebruikers toe op wie het beleid wordt toegepast.

Stappen om e-mailbeleid te koppelen aan gebruikers:

  1. Selecteer het e-mailbeleid waaraan u gebruikers wilt koppelen.
  2. Klik op Users.
  3. Klik in het zoekvak om gebruikers te zoeken en toe te voegen aan het beleid.

U kunt ook beleid toepassen op de gebruikers in het gedeelte met e-mail-accounts. Selecteer de lijst met gebruikers op wie het beleid moet worden toegepast. Selecteer Apply Policy en selecteer het toe te passen beleid in de lijst met beleidsregels.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com