Gebruikers van de uitbreiding Zoho Mail beheren
Hoe kan ik...
Met de uitbreiding Zoho Mail kunt u alle correspondentie met klanten beheren binnen uw Zoho CRM-account. Het helpt u bij het bijhouden van alle e-mailcommunicatie tussen de klanten en de CRM-gebruikers. Daarnaast beschikt u als beheerder over de volgende functies om de gebruikers van de uitbreiding Zoho Mail te beheren.
- Een back-up maken van de e-mailaccount van de gedeactiveerde gebruiker
- Configuraties van de mailuitbreiding vergrendelen
- Configuraties van de mailuitbreiding ontgrendelen
Deze functies zijn nuttig in situaties waarin een gebruiker die de uitbreiding Zoho Mail gebruikt, wordt gedeactiveerd in Zoho CRM. Wanneer een gebruiker wordt gedeactiveerd, gaan alle e-mailconversaties die de gebruiker met de klanten heeft, verloren. Om dit probleem te voorkomen, kunt u een back-up maken van de e-mailaccount van de gedeactiveerde gebruiker. Op deze manier worden de e-mails die aan de records in CRM zijn gekoppeld, hersteld en blijven deze beschikbaar voor de andere gebruikers (verkopers).
Let op:
- U kunt alleen een back-up maken van de POP3-e-mailaccounts. Er kan geen back-up worden gemaakt van IMAP-accounts.
- U kunt alleen een back-up maken van de e-mailaccounts van het type Record-Level Sharing en Complete Sharing. De beheerder kan ook de configuratie van de e-mailuitbreiding van de gebruikers vergrendelen, zodat zij hun e-mailaccountinstellingen niet kunnen wijzigen in een privéaccount voordat hun accounts worden gedeactiveerd.
- Het e-mailadresdomein van de account waarvan u een back-up wilt maken, moet overeenkomen met uw domein.
Beschikbaarheid
Profile Permission Required: gebruikers met een beheerdersprofiel hebben toegang tot deze functie.
Een back-up maken van e-mailaccount van gebruiker
U kunt alleen een back-up maken van de e-mailaccount van de gedeactiveerde gebruiker als het accounttype Record-Level Sharing of Complete Sharing is. Zodra u de back-up hebt gemaakt, zijn alle e-mails van de gebruiker die zijn gekoppeld aan de records in Zoho CRM beschikbaar.
Een gegevensback-up maken
- Ga naar Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
- Op de pagina Zoho Mail Add-on Users worden alle actieve en bevestigde gebruikers van de uitbreiding Zoho Mail weergegeven.
U kunt de Mailbox, het Account Type en de details voor alle gebruikers bekijken. Voor de gedeactiveerde gebruiker zijn ook Email Backup Details beschikbaar. - Klik op Back-up Data.
De back-up van de e-mails die aan de CRM-records zijn gekoppeld, wordt gestart. Zodra de back-up is gemaakt, verandert de Status in Completed.
De configuratie van de uitbreiding Zoho Mail vergrendelen
De configuraties voor de uitbreiding Zoho Mail kunnen alleen door de gebruikers zelf worden gewijzigd. U kunt de configuraties van de e-mailaccounts van andere gebruikers niet wijzigen, maar u kunt de configuraties wel vergrendelen als beheerder. Bij het vergrendelen kan de gebruiker de instellingen van de mailuitbreiding niet wijzigen, waaronder het wijzigen van het accounttype of het postvak.
Deze functie is handig wanneer u van plan bent een back-up te maken van de e-mailaccount van de gedeactiveerde gebruiker. U kunt een back-up maken voor accounttypen met alleen de opties Record-Level Sharing en Complete Sharing. Om te voorkomen dat de gebruiker het accounttype wijzigt naar de privé-modus, kunt u de e-mailconfiguratie vergrendelen.
Let op:
- Als er meer dan één beheerder in uw Zoho CRM-account is, kunt u uw eigen configuraties voor mailuitbreidingen niet vergrendelen of ontgrendelen. U kunt deze alleen vergrendelen voor andere beheerders.
- Als u de enige beheerder bent in uw Zoho CRM-account, kunt u uw eigen configuraties voor mailuitbreidingen vergrendelen of ontgrendelen.
- U kunt de configuratie van de mailuitbreiding van de gebruikers die hun account hebben ingesteld op Private niet vergrendelen.
Configuraties van mailuitbreidingen vergrendelen
- Ga naar Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
Alle actieve en bevestigde gebruikers die de uitbreiding Zoho Mail gebruiken, worden vermeld.
U kunt de Mailbox, het Account Type en de details voor alle gebruikers bekijken. Voor de gedeactiveerde gebruiker zijn ook Email Backup Details beschikbaar. - Klik op Lock Configuration voor de betreffende gebruiker.
De configuratie van de uitbreiding Zoho Mail ontgrendelen
Als beheerder kunt u altijd de configuratie van de mailuitbreiding voor de gebruikers vergrendelen, om te voorkomen dat ze de instellingen wijzigen en de configuraties ontgrendelen.
Let op:
- Als er meer dan één beheerder in uw Zoho CRM-account is, kunt u uw eigen configuraties voor mailuitbreidingen niet ontgrendelen. U kunt deze alleen vergrendelen voor andere beheerders.
- Als u de enige beheerder bent in uw Zoho CRM-account, kunt u uw eigen configuraties voor mailuitbreidingen ontgrendelen.
Configuraties van mailuitbreidingen ontgrendelen
- Ga naar Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
Alle actieve en bevestigde gebruikers die de uitbreiding Zoho Mail gebruiken, worden vermeld.
U kunt de Mailbox, het Account Type en de details voor alle gebruikers bekijken. Voor de gedeactiveerde gebruiker zijn ook Email Backup Details beschikbaar. - Klik op Unlock Configuration voor de betreffende gebruiker.
De nieuwste back-up gebruiken
Wanneer een gebruiker wordt gedeactiveerd, kan een back-up van de e-mailaccount van de gebruiker worden gemaakt. Het kan ook voorkomen dat de gebruiker zich bij het bedrijf aanmeldt en de CRM-account gebruikt om e-mails te verzenden. Als de gebruiker weer wordt gedeactiveerd, kunt u een back-up maken van de laatste e-mails die aan de CRM-account zijn gekoppeld.
Twee gevallen waarin het niet mogelijk is om de nieuwste back-up te gebruiken:
- Als de gebruiker de configuratie van de uitbreiding Zoho Mail niet opslaat nadat de beheerder deze heeft geactiveerd. De gebruiker moet zich aanmelden bij zijn account en de configuratie van de mailuitbreiding opslaan.
- Als de gebruiker de instelling wijzigt naar een privé-account, kan de beheerder geen back-up maken nadat de gebruiker opnieuw is gedeactiveerd.
De nieuwste back-up gebruiken
- Ga naar Setup > Users & Control > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
- Selecteer op de pagina Zoho Mail Add-on Users het selectievakje van de gedeactiveerde gebruiker.
- Klik op Latest backup.