Wanneer het CRM honderdduizenden records bevat en uw bedrijf steeds groter wordt, wordt het uitermate lastig om op dubbele records te controleren. Zoho CRM helpt u dubbele records te voorkomen, zelfs nog voordat ze kunnen worden gemaakt, met behulp van zogenaamde 'unieke velden'.

Wanneer u een veld als uniek markeert, zoekt CRM op basis van de waarde van dat veld naar dubbele records. Stel dat u E-mailadres als een uniek veld hebt gemarkeerd in de module Leads. Wanneer u een lead probeert te maken waarvan het e-mailadres hetzelfde is als van een bestaande lead, wordt hierover een waarschuwing weergegeven. Twee personen kunnen niet hetzelfde e-mailadres hebben.Dat geldt ook voor burgerservicenummers, paspoortnummers, productcodes en dergelijke. In Zoho CRM kunt u een veld uit elke module als uniek markeren. Velden die als uniek zijn gemarkeerd, spelen een belangrijke rol bij het voorkomen van dubbele records in Zoho CRM in tal van scenario's, zoals bij het handmatig maken van records en bij records die zijn gemaakt via importeren, API's en de conversie van leads/salesorders/offertes.

De beheerder of een gebruiker met de profielmachtiging Zoho CRM aanpassen kan een veld als uniek markeren. Zodra een veld in een module als uniek is gemarkeerd, kunt u voorkomen dat in die module dubbele records worden gemaakt via handmatige aanmaak, import, integraties, webformulieren, enzovoort.

Ook al is een veld als uniek gemarkeerd, toch kunt u na verloop van tijd merken dat uw account dubbele records bevat. In dat geval kunt u deze opruimen met de ontdubbelingstools van CRM.

Beschikbaarheid

Vereiste machtiging: alle gebruikers kunnen met deze functie werken zodra deze is ingeschakeld.

Een veld als uniek markeren

Met unieke velden wordt onderscheid gemaakt tussen records in het CRM. Als u een veld als uniek markeert, voorkomt u dat er dubbele records worden gemaakt.Vereiste machtiging: gebruikers met de machtiging Zoho CRM aanpassen in hun profiel hebben toegang tot deze functie.U moet deze functie apart inschakelen voor de module Leads en Contactpersonen. 

Klik op deze koppeling als u wilt weten hoe u een veld als uniek markeert en de bijbehorende opmerkingen wilt doornemen:Een veld als uniek markeren

Gebruik

Er zijn verschillende manieren om een record toe te voegen in Zoho CRM. U kunt het formulier voor leads/contactpersonen invullen, een record klonen, webformulieren gebruiken, records importeren, API gebruiken en nog tal van andere methoden gebruiken om records toe te voegen. Hieronder vindt u de verschillende scenario's voor het uitvoeren van een duplicatiecontrole voor e-mail.

• Records maken en bewerken: u ontvangt een melding en u kunt de record niet opslaan als het e-mailadres al in een andere record voorkomt.
   
• Gerelateerde lijsten: de duplicatiecontrole van het e-mailadres wordt ook uitgevoerd wanneer u contactpersonen maakt in Gerelateerde lijsten.
   
• Pop-upvenster voor opzoeken: bij het maken van leads/contactpersonen via het pop-upvenster van het opzoekveld wordt een duplicatiecontrole van het e-mailadres uitgevoerd.
   
• Webformulier: alleen voor records die uit web-to-lead-/contactformulieren afkomstig zijn, wordt de duplicatiecontrole voor e-mail uitgevoerd. Als er een duplicaat wordt gevonden, wordt dat automatisch ter goedkeuring verzonden, zelfs als de optie Goedkeuring lead/contactpersoon is uitgeschakeld. Pas nadat de records zijn gecontroleerd en goedgekeurd, worden ze in de module toegevoegd. Zie ook Records goedkeuren
   
• Klonen: bij het klonen van een record wordt de waarde voor E-mail automatisch verwijderd op de pagina Lead/contactpersoon klonen. U kunt een ander e-mailadres toevoegen en de record opslaan.
   
• Importeren: als de duplicatiecontrole voor e-mailadressen is ingeschakeld, wordt de optie Klonen uitgeschakeld. U kunt de optie Overslaan of Overschrijven kiezen als een actie-item voor dubbele items. Als u kiest voor overschrijven, kan de ID van de lead/contactpersoon niet worden toegewezen.
   
• Mobiele app: bij het toevoegen van een record via de mobiele app van Zoho CRM wordt een duplicatiecontrole uitgevoerd en kunt u geen dubbele leads of contactpersonen maken.
   
• Voor API-methoden: in de volgende scenario's is duplicatiecontrole van het e-mailadres ingeschakeld:
   
  • • API-methode insertRecord: als u met deze API-methode een record toevoegt met een e-mailadres dat al bestaat in het CRM-account, ontvangt u een bericht: <message>Record(s) bestaat al</message>. De record wordt niet toegevoegd.
       
    • API-methode updateRecord: als u het veld E-mail in een record met deze API-methode bijwerkt, wordt de duplicatiecontrole van het e-mailadres uitgevoerd. Als er al een soortgelijk e-mailadres bestaat in het CRM-account, wordt de record niet bijgewerkt. Tijdens het bijwerken van meerdere records wordt deze record overgeslagen.
       
    • API-methode convertLead: als u deze API-methode gebruikt, wordt de duplicatiecontrole van het e-mailadres uitgevoerd als u een lead converteert. Als er al een soortgelijk e-mailadres bestaat in het CRM-account, wordt de record niet geconverteerd.

Beperkingen

In de volgende scenario's wordt de duplicatiecontrole van e-mailadressen niet uitgevoerd:

• Records bijwerken of toevoegen via Zoho Sheet-weergave.
• Tijdens gegevensmigratie.
• Records herstellen vanuit de Prullenbak.
• Contactpersonen synchroniseren met de plug-in van Zoho CRM voor Microsoft Outlook, Google Contacts Sync-functies.