Het converteren van leads, offertes of verkooporders kan worden geautomatiseerd met workflow-regels. Wanneer een record voldoet aan de criteria die zijn gedefinieerd in de workflow-regel, worden alle bijbehorende acties geactiveerd voor de record. Workflow-regels die zijn gemaakt voor leads, offertes en verkooporders hebben een extra actie om de record te converteren die aan de criteria voldoet. Als u bijvoorbeeld het proces wilt automatiseren voor het converteren van leads waarvan de status is gewijzigd in Gekwalificeerd, kunt u een workflow-regel maken met een actie om de record te converteren.

Een conversieactie toevoegen aan een workflow-regel

1. Ga naar Instellingen > Automatisering > Workflow > Routines
2. Klik op de pagina Workflow-regels op Regel maken.
   U kunt ook een bestaande regel bewerken en de conversieactie toevoegen als u rekening houdt met de bovengenoemde punten.
3. Geef de basisgegevens op, bijvoorbeeld Modulenaam, Regelnaam en Beschrijving, en klik op Volgende.
   
   Conversieactie is beschikbaar voor leads, offertes en verkooporders.
4. Selecteer voor de sectie Wanneer de optie Een record-actie.
   Dit is de regeltrigger.
5. Selecteer Bewerken of Veld bijwerken als triggeractie.
   Conversieactie via workflow is alleen van toepassing bij het bewerken of bijwerken van een veld in een record.
6. Geef voor de sectie Welk een regelcriterium op.
   Hiermee wordt bepaald op welke records de regel moet worden toegepast.
   Zorg ervoor dat het selectievakje Workflow uitvoeren wanneer aan deze voorwaarde wordt voldaan is uitgeschakeld. Conversie wordt NIET geactiveerd wanneer aan de criteria wordt voldaan.
7. Klik op Directe acties en selecteer Converteren.
   
8. Geef de volgende gegevens op om een conversieactie te maken.
   • Schakel het selectievakje Delen in als u een dealrecord wilt maken bij conversie van leads. Schakel in het geval van conversie van offertes het selectievakje Verkooporder of Factuur in.
     In een workflow-regel voor leads worden de dealvelden weergegeven. De verplichte velden worden vooraf ingevuld op basis van Conversion Mapping.
   • Vul de velden voor deals in. U kunt een waarde opgeven of samenvoegvelden gebruiken om een variabele toe te voegen voor de dealvelden.
     Voor offertes of verkooporderconversie hoeft u geen velden in te vullen.
     
   • Klik op de koppeling Wijzigen om één eigenaar te selecteren voor de contactpersonen, accounts of deals waarnaar de leads worden geconverteerd. Standaard worden alle geconverteerde contactpersonen, accounts, deals of verkooporders en facturen toegewezen aan de gebruikers die eigenaar zijn van de betreffende leads. Hetzelfde is het geval bij het converteren van offertes of verkooporders.
   • Klik op Gereed.
9. Klik op Opslaan.