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世界中で20万社以上からの信頼の実績
依存関係の作成と編集
タスクがお互いに関連し、特定の結果に従う必要がある場合があります。ガントチャート作成ツールでは、そのようなタスクのために4種類の依存関係を作成し、それらを編集、削除したり、必要に応じて依存関係にあるタスク間のタイムラグを調整したりすることができます。
重要タスクの特定
プロジェクトにおける重要タスクとは、これが遅延した場合にはプロジェクト全体の遅延が生じるようなタスクです。期限厳守プロジェクトの場合、ミスをする余裕はありません。オンラインのガントチャートソフトウェアでこれらの重要タスクを特定すれば、リソースを適切に計画し割り当てることができます。
スケジュールどおりに進める
オンラインのガントチャートクリエイターで基準線を設定し、期間の異なるプロジェクトの進捗状況を比較できます。基準線と実際の進捗状況を比較するだけでなく、2つの異なる基準線を一度に比較することもできます。終了日の分散は、手助けを必要とする遅延タスクの特定に役立ちます。一方、計画のずれは、すでに基準線の終了日を過ぎているにもかかわらずまだ開始していないタスクも管理します。
テンプレートによる時間の節約
業務によっては、類似したプロジェクトを適宜実行しなければならない場合があります。プロジェクトを最初からもう一度設定するのは、面倒なプロセスです。ガントチャートのテンプレートを作成したり、既存のプロジェクトをテンプレートに変換して、これらを利用した新しいプロジェクトを作成することができます。
詳細情報を正確に伝達
マイルストーンやタスクから依存関係や進捗率まで、すべての詳細情報が色分けされているため、見落とすことはありません。それぞれのタスクバーを好みの色にカスタマイズすることもできます。さらに、期日を過ぎた作業項目は赤色で強調表示され、ガントチャートを作成した場合は常に、祝日や休日が明確に区切られます。
I believe that Zoho Projects is the kind of tool that every company needs to get, because its cloud services and multi-platform support makes it the best management tool ever.
Victor Navarro MVA Engineering
プロジェクトチームにオンラインのガントチャート作成ツールが必要な理由
より優れた計画立案
プロジェクトがどれだけ単純であっても複雑であっても、要件変更を減らし、プロジェクトスケジュールを予定通り進めるためには、優れたプロジェクト計画を実行する必要があります。無料のオンラインガントチャートツールを使用すれば、プロジェクト全体を1か所で視覚化し、前もってタスクの計画と優先順位を決定して、リソースを適切に割り当てることができます。
可視性の強化
割り当てられたタスクの期日を厳守することよりも、プロジェクトが全体的にどのように進んでいるか確認する能力が非常に重要です。他のチームメンバーに割り当てられたタスクへの可視性を高めることにより、仕事がどのように割り振られているか、各メンバーがどのような作業をしているのか、プロジェクトを成功に導くために各メンバーがどのように貢献できるのかについて、チームの理解を深めることができます。
コミュニケーションの向上
可視性を高めることにより、コミュニケーションが向上します。プロジェクトにおけるエラーの大部分は、チームのリモートワークやチームリーダーの不在を理由とするコミュニケーションの欠如から生じます。そのようなエラーは、プロジェクト遅延の原因にもなります。しかし、必要な情報がすべて無料のオンラインガントチャートソフトウェアにあれば、全員が同じ認識を持つことができます。
柔軟性の向上
実施するプロジェクトスケジュールがどれほどよく考えられたものであっても、予期せぬ状況やリソースの不足により、プロジェクト計画を必要に応じて変更しなければならない場合があります。プロジェクト情報を1枚のページ上に表示し入手することができれば、変更作業はドラッグ＆ドロップ操作のように単純なものとなるため、心配する必要はありません。
ガントチャートとは
ガントチャートとは、プロジェクトスケジュールを視覚的に表したもので、これを使うと、チームが作業をより詳細に視覚化できます。ガントチャートは、その時点で計画されている作業に関して、特定の時間に実際に完了した作業を管理するのに役立ちます。さらに、今後のマイルストーン、作業間の依存関係、重要な作業、ベースラインも図示できます。
ガントチャートの歴史
ガントチャートは、多くの価値あるプロジェクトを管理するのに長年にわたって役立ってきた重要なツールです。第一次世界大戦の兵器生産管理のほか、世界的に有名なフーバーダムの建設にも貢献しました。
ガントチャートが登場した当初は、紙に描かなければなりませんでした。そして、小さな変更を反映させるために、何度も描き直されていました。その後、プロジェクトマネージャーたちは、必要に応じて動かせるように、複数の紙やブロックを使ってガントチャートを表すようになりました。現在では、無料のオンラインガントチャート作成ツールのような専用ソフトウェアでガントチャートを作成できるようになりました。
ガントチャートは誰が使うのか
ガントチャートは、そもそも工場での生産活動を計画するためのものでした。現在では、あらゆる業界のあらゆる規模の組織で使用されています。オンラインのガントチャートは、プロジェクト管理に欠かせません。また、プロジェクト管理と同様に、ガントチャートも多くの業種で仕事の管理に使われています。
ガントチャートを日常的に使用している人の中には、「ガントチャートは管理職だけが使うもの」という誤解があります。しかし実際には、関係者全員がガントチャートを使用します。各部署の責任者が仕事の割り当てや管理に使用したり、中堅や若手の社員が自分の進捗状況の確認や更新に使用したりと、役職を問わず役立つツールです。
ガントチャートの重要性
ここでは、ガントチャートがプロジェクト管理プロセスにおいて大切な役割を果たしている理由について、重要なものをご紹介します。
計画の原動力
計画段階では、プロジェクトのあらゆる側面に圧倒されてしまうことがあります。そのようなときに役立つのが、ガントチャート作成ツールです。ガントチャートは、プロジェクトのすべての単位に時間を割り当て、計画されたタイムライン内に収まるようにするのに役立ちます。
視覚的な補助
プロジェクトを時間の単位で視覚的に表現することで、プロジェクト全体の概要を一目で把握することができます。これは、調整するときやリアルタイムの進捗状況を管理するときにとても役立ちます。
関係管理機能
さまざまな作業項目間の依存関係は、プロジェクト全体の期日や進捗状況に影響を与えます。このような相互依存関係を手作業で管理するのは不可能です。オンラインのガントチャートはこの点で大きな助けとなります。
ガントチャートの作成方法
ガントチャートは、現在市販されているオンラインのプロジェクト管理ソフトウェアを使用してかんたんに作成できます。ガントチャートを作成する手順は次のとおりです。
仕事を定義する
ガントチャートをオンラインで作成する最初のステップは、プロジェクトの範囲と目的を定義することです。設定するリソースの制限も含まれます。
細分化する
目的が設定されたら、設定された目標を達成するために必要なタスクリスト、タスク、サブタスクに分解していきます。
作業を割り振る
細分化された作業項目を、スキルセットと可用性に基づいて、最も能力の高いリソースに割り当てます。
時間を配分する
プロジェクトの開始日と終了日を考慮して、すべてのタスクの時間を見積もり、配分します。
依存関係を定義する
作業にかかる時間を設定すると、ガントチャートが視覚化されます。ここでさまざまな作業項目間の依存関係を定義し、それに応じてタイムラインを調整します。
ガントチャートテンプレート
一部のガントチャートソフトウェアにはテンプレートが用意されています。組織の種類、プロジェクトの範囲と目的、関係する業界に基づいて、オンラインで利用可能なテンプレートがあります。Excelでもガントチャートを作成することができ、無料のテンプレートがいくつもあります。最も一般的なのは業界別のテンプレートで、特定分野に関する作業項目のサンプルがあらかじめ設定されています。
ガントチャート作成ツールとは？
ガントチャート作成ツールとは、ガントチャートの作成に役立つツールであり、プロジェクトスケジュールを視覚的に表示できます。ガントチャートはプロジェクトのタイムラインを表示するもので、各タスクがプロジェクトタイムラインに沿って横線で示されます。ガントチャート作成ツールは、プロジェクトマネージャーとチームによるプロジェクトの計画、監視、進捗管理に役立つツールです。
Excelよりもガントチャート作成ツールを使うメリット
- プロジェクトの状況を一目で把握
- 進捗状況をリアルタイムに追跡
- 最適なリソース配分を支援
- 相互依存関係を利用して、スケジュールの衝突を回避
- ボトルネックや遅延の特定に役立つ
- リスクや変更にリアルタイムで対応
ガントチャートの短所
- 大規模なプロジェクトになると、スケーリングが複雑になることがある
- 物理的なガントチャートは、変更に対応できないため、作業が極めて困難
- 設定に時間がかかることがある
- 進捗状況を反映するため、定期的な更新が必要
- バーはタスクに投入された労力を表さない
オンラインのガントチャートを利用するメリット
オンラインのガントチャート作成ツールを使うと、以下のメリットが得られます。
- コラボレーションがかんたんになります。ガントチャートツールには、どの作業モデルでも新しい作業をサポートする機能があります。
- 変更も可能です。ガントチャート作成ツールには、こうした変更をスマートに分析し、それに応じて計画を編集する機能が備えられています。
- 依存関係も考慮されます。オンラインガントチャートのさまざまな作業項目間に存在する相互依存関係をかんたんに示して、連動できます。
- タスク管理ツールとしても使えます。オンラインガントチャートは計画立案だけでなく、日常的なタスク管理にもかんたんにします。
- 遅延を特定して、修正します。ボトルネックによりプロジェクトに遅延が発生している場合には、無料のガントチャート作成ツールを使って、かんたんに特定し、修正できます。
ガントチャートの代替手段
- 01
PERT図
プログラム評価レビュー技法（Program Evaluation Review Technique）では、さまざまな活動間の依存関係をネットワーク図で表現したPERT図を使用します。この図を使用して、プロジェクトの範囲をマッピングし、クリティカルパスを算出します。
- 02
カンバンボード
作業項目のライフサイクルを最初から最後まで追跡する仮想的なボードです。追跡や操作がかんたんで、各ステータス下にあるタスクの数を追跡することでボトルネックを特定できます。
- 03
チェックリスト
単純なプロジェクトであれば、チェックリストを作成して、プロジェクトの未完了のタスクと完了したタスクをかんたんに管理できます。開始日と終了日を記録するためにも使用できますが、更新が面倒になることもあります。複雑なプロジェクトの場合、この方法ではうまくいかないかもしれません。
- 04
フローチャート
タスクのワークフローをマッピングするためにかんたんに描けるフローチャートは、プロジェクトのタイムラインと進捗状況を管理するもう一つの方法です。最初から最後まで、さまざまな段階や活動をフローチャートで計画し追跡できます。
- 05
カレンダー
共有カレンダーも役立つツールです。ガントチャートの場合と同じように、プロジェクトを時間の単位として正確に表現できます。期日、リソース、ミーティングなども、カレンダーを使用して管理できます。
ガントチャート作成ツールの料金は？
ガントチャート作成ツールには、お客さまのニーズとビジネス要件に応じて、あらゆる料金ポイントをご用意しています。まず、ビジネスに重要な機能、必要なソフトウェアタイプ、使いやすさとオンボーディングプロセス、顧客レビュー、発売からの年数、サポート体験、連携/拡張機能、1ユーザー当たりの料金の検討から始めて、すべてをつなぎあわせます。Zoho Projectsと同様に手頃な価格のツールが複数あります。各ツールとも便利な機能を豊富に備え、5ドル/ユーザー/月から開始できます。ツールに馴染めるよう、10日間の無料お試しもご利用いただけます。Zoho Projects料金のこのページには、各種プランの料金明細に関する詳細が記載されています。
Zoho Projectsが最適なガントチャート作成ツールである理由
Zoho Projectsは、把握と操作がかんたんで直感的なガントチャート作成機能を備えています。クリティカルパス、基準線、チャートスケーラー、4種類の依存関係、エクスポートオプションなどを備え、プロジェクトマネージャーにとって必須のツールです。Zoho Projectsのガントチャート作成ツールはそれ自体が本格的なタスク管理タブでもあり、ガントチャートビューアからタスクを計画、編集できます。また、時系列とマイルストーンの2種類のガントを用意しています。これ以外にも、グローバルなプロジェクトタイムラインのガントもあります。Zoho Projectsを使用してみませんか。無料のガントチャートに登録してお試しください。
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