ガントチャートを使用して進捗状況を視覚化

ガントチャートを使用すると、プロジェクトの当初の計画に対する現在の状況が視覚的に表示されるため、より良いプロジェクトの計画と管理ができます。Zoho Projectsでは、標準装備のガントチャートソフトウェアで単純なドラッグ&ドロップ操作で、かんたんに依存関係を設定したりタスクのスケジュール変更を行ったりできます。

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依存関係の作成と編集

タスクがお互いに関連し、特定の結果に従う必要がある場合があります。ガントチャートメーカーでは、そのようなタスクの依存関係の設定、編集、削除や、依存関係にあるタスク間のタイムラグを正しく調整できます。

重要タスクの特定

プロジェクトにおける重要タスクとは、これが遅延した場合にはプロジェクト全体の遅延が生じるようなタスクです。期限厳守プロジェクトの場合、ミスをする余裕はありません。オンラインのガントチャートソフトウェアでこれらの重要タスクを特定すれば、リソースを適切に計画し割り当てることができます。

スケジュールどおりに進める

オンラインのガントチャートクリエイターで基準線を設定し、期間の異なるプロジェクトの進捗状況を比較できます。終了日の分散は、手助けを必要とする遅延タスクの特定に役立ちます。一方、計画のずれは、すでに基準線の終了日を過ぎているにもかかわらずまだ開始していないタスクも管理します。

テンプレートによる時間の節約

業務によっては、類似したプロジェクトを適宜実行しなければならない場合があります。プロジェクトを最初からもう一度設定するのは、面倒なプロセスです。ガントチャートのテンプレートを作成したり、既存のプロジェクトをテンプレートに変換して、これらを利用した新しいプロジェクトを作成することができます。

詳細情報を正確に伝達

マイルストーンやタスクから依存関係や進捗率まで、すべての詳細情報が色分けされているため、見落とすことはありません。さらに、期日を過ぎた作業項目は赤色で強調表示され、ガントチャートを作成した場合は常に、祝日や休日が明確に区切られます。

ガントチャートが必要な理由

  • より優れた計画立案

    プロジェクトがどれだけ単純であっても複雑であっても、要件変更を減らし、プロジェクトスケジュールを予定通り進めるためには、優れたプロジェクト計画を実行する必要があります。ガントチャートを使用すれば、プロジェクト全体を1か所で視覚化し、先にタスクの計画と優先順位の決定を行い、リソースを適切に割り当てることができます。

  • 可視性の強化

    割り当てられたタスクの期日を厳守することよりも、プロジェクトが全体的にどのように進んでいるか確認する能力が非常に重要です。他のチームメンバーに割り当てられたタスクへの可視性を高めることにより、仕事がどのように割り振られているか、各メンバーがどのような作業をしているのか、プロジェクトを成功に導くために各メンバーがどのように貢献できるのかについて、チームの理解を深めることができます。

  • コミュニケーションの向上

    可視性を高めることにより、コミュニケーションが向上します。プロジェクトにおけるエラーの大部分は、チームのリモートワークやチームリーダーの不在を理由とするコミュニケーションの欠如から生じます。そのようなエラーは、プロジェクト遅延の原因にもなります。しかし、必要な情報がすべてガントチャートにある場合、全員が同じ認識を持つことができます。

  • 柔軟性の向上

    実施するプロジェクトスケジュールがどれほどよく考えられたものであっても、予期せぬ状況やリソースの不足により、プロジェクト計画を必要に応じて変更しなければならない場合があります。プロジェクト情報を1枚のページ上に表示し入手することができれば、変更作業はドラッグ&ドロップ操作のように単純なものとなるため、心配する必要はありません。

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Victor Navarro MVA Engineering