不在時の自動応答

不在時の自動応答

Zoho Mailには、指定した期間、受信メールに自動的に返信するための不在時の自動応答を設定するオプションが用意されています。これにより、送信者に自分が不在であることを通知したり、メールボックスへのアクセスが制限されている場合やアクセスできない場合に通知したりできます。自動返信を[全員]または[連絡先のみ]に送信するように設定できます。また、[連絡先以外]にのみ自動返信することもできます。この場合、テンプレート返信と、連絡先への個人的な返信を送信できます。[自動応答間隔]には、同じ送信者への自動応答の間隔を設定できるので便利です。不在時の自動応答を使用すると、出張/休暇で不在になる旨を送信者に通知したり、不在中の別の連絡先情報を連絡したりできます。

不在時の自動応答を設定する手順 

  1. Zoho Mailにサインインしてください。
  2. [設定]アイコンをクリックしてください。
  3. [不在時の自動応答]に移動してください。
  4. [不在時の自動応答を追加]をクリックしてください。
  5. [アカウントの選択]セクションで、不在時の自動応答を設定するアカウントを選択してください。すべてのアカウントに同じ応答を設定する場合は、[すべてのアカウントに適用]オプションをオンにしてください。 
  6. [次の不在時の自動応答を有効にする]メニューで、いずれかのオプションを選択してください。 
    • 不在時の自動応答を連絡先一覧にある送信者にのみ送信する場合は、[連絡先]を選択してください。
    • 逆に、連絡先一覧に含まれていない送信者のみに不在時の自動応答を送信する場合は、[連絡先以外]を選択してください。
    • 不在時の自動応答をすべての送信者に送信する場合は、[全員]を選択してください。 
  7. 不在時の自動応答を設定する開始/終了の日時を入力してください。
  8. 初期設定では、不在時の自動応答は受信時に常に送信されます。[時間の間隔]オプションで、不在時の自動応答を送信する時刻を選択してください。この時刻は、後で初期設定のオプションにリセットできます。
  9. 自動メールの件名を指定してください。
  10. 標準では[自動応答の間隔]は設定されていません。つまり、休暇中の全期間に送信される返信は1つのみです。
  11. [自動応答の間隔]チェックボックスを有効にすると、自動応答の間隔を編集できます。有効にすると、間隔は初期設定で7日に設定されます。また、必要に応じて編集したり、間隔を設定したりすることもできます。
  12. 不在時に返信として送信するメールの内容を入力してください。
  13. [保存]をクリックしてください。 

不在時の自動応答の設定中に、対応するチェックボックスをオンにして、予定表で自分自身を[ビジー]としてマークすることもできます。 

日付または内容を変更したい場合は、不在時の自動応答を編集または削除することもできます。

​​

 自動応答の間隔

送信間隔/自動応答の間隔では、自動メールを送信する間隔を設定できます。自動応答の間隔とは、同じメールアドレスに自動応答を複数回送信する場合の間隔です。
たとえば、ある日に同じ送信者から10通のメールを受信し、1日10通の自動応答を送信すると、不在時の自動応答でメールボックスがいっぱいになってしまいます。自動応答間隔を2日に指定すれば、そのメールアドレスには2日に1回しか不在時の自動応答が送信されません。これにより、同じ送信者からのすべてのメールに不在時の自動応答が逐一送信されることがなくなります。

この記事をシェアする : FacebookTwitter

必要な情報は見つかりましたか?

メールお問い合わせ窓口: support@zohomail.com