共有メールアカウントの処理

共有メールアカウントの処理

共有メールアカウントには、チームのコミュニケーションを改善し、共同作業を効率化するためのさまざまな機能があります。これらの機能は、新規ユーザーの招待、チームメンバーへの共有メールのアクセス／管理の許可、提案／フィードバックへのコメント、メールを分類するタグの適用などが含まれます。さらに、共有メールアカウントのヘッダーで、メールアカウントをより整理されたビューで表示できます。共有メールアカウントの機能は以下のとおりです。

• コメント
• ユーザーの招待
• タグの適用

コメント

コメントや@メンションを利用することで提案を共有し、他のグループメンバーのフィードバックを受けることができます。左下のハートアイコンをクリックすると、グループメンバーはコメントに「いいね！」できます。

コメントを使用できる機能の一部は以下のとおりです。

• コメントの編集
• 自己通知または他のメンバーへの通知のためリマインダーを設定します。
• 内容のコピー
• コメントをCliqで共有します。
• 新規コメントとして編集します。
• より多くのグループと共有するには、パーマリンクを生成します。
• コメントを削除：ユーザーは自分のコメントを削除でき、グループ管理者はメンバーのコメントを削除できます。

コメントを追加するだけでなく、デスクトップやクラウドから添付ファイルを追加することもできます。

ユーザーへの招待

チームが特定のメールについてグループ外のメンバーから意見や提案が必要がある場合でも、そのメンバーを共有メールアカウントのグループに追加する必要はありません。グループ外のメンバーをゲストとして招待し、コメントを通じて意見を共有してもらうことができます。グループ管理者は、「ユーザーを招待する」機能が有効になっていることを確認する必要があります。

グループ以外のメンバーを招待するには、［招待者を追加／表示する］をクリックし、［招待者］にメールアドレスを入力して、［招待する］をクリックします。

タグの適用

受信するメールのカテゴリーに基づいて、メールにタグを付けることができます。これらのタグによって、特定のカテゴリーのメールをかんたんに確認するのに役立ちます。新しいタグを作成して、メールに追加することもできます。

また、メール一覧の右上にある「抽出」機能を使用して、特定のタグに基づいてメールを絞り込むこともできます。

グループタグ

共有メールアカウント内で全員が使用できるグループタグを作成し、メールを整理したり、特定のメールにかんたんにアクセスしたりすることができます。これらのタグを作成してメールへ適用できるのは、グループ管理者のみです。他のメンバーは、適用されたタグでメールを表示したり、フィルターを適用したりすることのみ可能です。タグを適用する際、グループタグと個人タスク（個人によって作成されたタグが適用されたタスク）の両方が表示されます。メールのプレビューまたは共有メールアカウントのメールの一覧からグループタグを追加できます。グループタグを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. グループ管理者として、Zoho Mailにログインします。
2. 画面左側で、グループタグを作成する共有メールアカウントに移動します。
3. グループ宛てメールの ［タグ］アイコンまたは［タグ設定］からグループタグを作成できます。
4. メール内のタグアイコンを使用して、グループタグを作成するには：
   1. メールアドレスの一覧から、グループタグを追加するメールに移動します。
   2. メールにカーソルを合わせて、［タグ］アイコンをクリックします。
   3. 検索欄で、目的のタグ名を入力し、色アイコンで色を選択して［グループのタグを作成する］をクリックして、タグを作成します。
      
5. タグ設定を使用して、グループのタグを作成するには：
   1. 右上にある［グループ管理］設定に移動します。
   2. メニューから［タグ設定］を選択します。
   3. 検索欄でタグ名を入力し、色アイコンをクリックして色を選択し、［作成する］をクリックしてタグを作成します。
      

グループタグが適用されると、グループアイコンで表示され、個人タグと区別されます。

［タグで抽出する］機能を使用すると、グループタグまたは個人タグが付けられたメールを表示し、タグに基づいて特定のメールを確認することもできます。

メールの割り当て

共有メールアカウントのメンバーにメールを割り当てると、割り当てられたメンバーはメールの所有権を持ち、関連するタスクや活動を管理することができるようになります。割り当てられたすべてのメールは、ヘッダーにある「割り当て済み」タブに一覧表示され、かんたんにアクセスできます。メールを割り当てることができるのは一度に一人のメンバーのみです。メンバーにメールを割り当てるには、以下の手順に従ってください。

1. メールアドレスの一覧で、割り当てるメールにカーソルを合わせます。
2. 「担当者を追加する」アイコンをクリックします。
   
3. メールを割り当てるメンバーは、検索するか、利用可能なメンバーの一覧から選択することができます。
4. メールを自分に割り当てる場合、［自分に割り当てる］をクリックします。
5. 割り当て後に必要に応じてメールの割り当てを解除できます。

メールが割り当てられると、［割り当て済み］タブからすべての割り当て済みメールをかんたんに検索することが可能です。

共有メールアカウントのヘッダー

メール管理を強化するため、より構造化され、整理されたビューで共有メールアカウントにアクセスできるようになりました。これにより、すべてのメールが効率的に分類され、かんたんに確認できるようになるため、時間と労力を節約できます。以下のように分類されます。

• 未読：開封していない未読のメールを確認できます。
• アーカイブ済み：すぐに対応する必要はないが、後で参照するメールが分類されます。
• ごみ箱：削除されたメールはすべてごみ箱に移動されます。

• 迷惑メール：迷惑メールに分類されたメールを確認できます。

  

連絡先カード

共有メールアカウントの連絡先カードを使用することで、関連する連絡先情報にすばやくアクセスすることができるため、より効率的な共同作業が可能です。共有メールアカウントでユーザー名をクリックすると、連絡先カードがポップアップ表示され、メールアドレス、連絡先への追加、そのユーザーから受信したメールなど、さまざまな情報が確認できます。連絡先カードを使用することで、チーム内だけでなくチーム外のコミュニケーションと共同作業もスムーズにできます。

その他の処理

共有メールアカウントからメールをプレビューすると、メールの内容をもとに別の処理を実行できます。［その他の処理］で利用できる機能の一部は以下のとおりです。

• 新しいメールとして編集
• メールの保存
• メールのヘッダーの表示
• 文字化けしたメッセージの解消
• メールの印刷
• アーカイブ
• 迷惑メールとして分類
• メールの削除

新しいメールとして編集

複数の受信者に異なる内容のメールを送信したい場合は、［新しいメールとして編集する］機能を使用して、既存のメールを基に新しいメールを作成することができます。これにより、最初からメールを作成することなく、以前の内容を再利用したり、修正したりできます。新しいメールとして編集するには、［その他の処理］アイコンをクリックし、［新しいメールとして編集する］を選択します。

メールの保存

今後の参照用に、HTMLまたはEML形式でメールを保存することができます。メールが表示されている際、［その他の処理］アイコンをクリックし、［名前を付けて保存する］を選択し、優先する保存形式を選択します。

メールをHTML形式で保存すると、メールの本文のみが保存されます。この場合、差出人／件名の詳細情報が必要な場合は、設定からエクスポート機能を使用します。ただし、メールをEML形式で保存すると、添付ファイルを含むメッセージ全体が保存されます。

ヘッダーの表示

メールヘッダーには、一意に識別できるメッセージID、送信者、受信者、件名などの情報が含まれています。また、迷惑メール判定、メッセージの経路、遅延などのさまざまな診断情報も確認できます。メールのヘッダーを表示するには、以下の手順に従ってください。

1. メールの右上の［その他の処理］アイコンをクリックし、［元のデータを表示する］を選択します。

   

2. メッセージのヘッダーが表示されます。ダウンロード、コピー、すべての内容を表示するという機能を利用できます。

   

3. ヘッダーをダウンロードする場合は、［すべての内容をダウンロードする］をクリックします。メッセージヘッダーがダウンロードされ、.txtファイルとしてシステムに保存されます。
4. ［クリップボードにコピーする］機能を使用すると、ヘッダーの内容をコピーすることもできます。
5. 最初は、リターンパス、認証の詳細情報などの、主要なヘッダーの詳細情報のみが表示されます。書式設定されたメールのHTMLソース全体を表示するには、［すべての内容を表示する］をクリックします。

通常、メールの送受信で問題が発生した場合は、メールのヘッダーを送信する必要があります。メールの表示方法に問題がある場合は、メールのソース全体を送信する必要があります。さまざまなメールクライアントからメールのヘッダーを取得する手順については、この外部サービスのヘルプリンクをご参照ください。

文字化けしたメールの解消

メールを受信した際、メールの内容には「エンコード」情報が含まれており、それをもとにメールがデコードされ、Zoho Mailで読み取り可能な形式で表示されます。UTF-8がユニバーサルなエンコード方式として採用されているため、異なるブラウザー間で複数の言語を表示してもメールは問題なく表示されます。

ただし、場合によっては、メールの内容に含まれる一部の文字エンコードが、メールで指定された「エンコード」の詳細でサポートされていないことがあります。その結果、メッセージを表示したときに、その内容が文字化けして表示される可能性があります。これは、同じスレッド内で異なる文字エンコードのメールが複数ある場合によく発生します。

解消するには、「文字化けを解消する」機能を使用できます。特定のメールを新しい画面で開き、ブラウザーから適切なエンコードを選択します。

1. 文字化けしていると思われるメールを開きます。

2. ［その他の処理］アイコンをクリックし、［文字化けを解消する］を選択します。メッセージが新しい画面で開きます。

   

3. ブラウザーツールバーの［表示］メニューから［エンコーディング］を選択します。
4. 一覧から、このメッセージが書かれていると思われる言語用のエンコーディングを選択します。
5. 適切なエンコーディングを選択すると、メッセージが正しく表示されます。
6. それでもメールの表示に問題がある場合は、メールヘッダー情報とともにZoho Mailのサポートまでお問い合わせください。

メールの印刷

メールが表示されている際、［その他の処理］アイコンをクリックします。［印刷する］を選択するとメールを印刷できます。

印刷可能な形式のメールが、新しいウィンドウで開きます。［印刷する］を再度クリックして、メールを印刷します。

アーカイブ

アーカイブ機能を使用すると、受信トレイから削除することなく、将来の参照用にメールを保存することができます。メールは、メールのプレビュー画面から直接アーカイブすることができます。共有メールアカウントの「管理者」または「グループ管理者」のみが、そのグループ内のメールをアーカイブする権限を持っています。メールをアーカイブするには： 

1. メールアドレスの一覧から削除するメールを選択します。
2. ［その他の処理］アイコンをクリックします。
3. 一覧から［アーカイブ］を選択します。
4. メールはヘッダーの ［アーカイブ済み］に移動します。

迷惑メールとして分類

［迷惑メールに分類する］機能を使用して、迷惑メールを自動的に抽出します。メールが迷惑メールに分類されると、メールのフィルターは今後、同じ差出人からの類似した内容のメールを認識し、それらを迷惑メールフォルダーに振り分けます。共有メールアカウントの管理者またはグループ管理者のみ、グループ内のメールを迷惑メールに分類する権限があります。迷惑メールに分類するには： 

1. メール一覧から削除するメールを選択します。
2. ［その他の処理］アイコンをクリックします。
3. リストから ［迷惑メールに分類する］を選択します。
4. メールは、ヘッダーで利用可能な「迷惑メール」フォルダーに移動されます。

メールの削除

共有メールアカウントの［管理者］または［グループ管理者］のみ、そのグループ宛てのメールを削除する権限があります。メールを削除するには； 

1. メール一覧から削除するメールを選択します。
2. ［その他の処理］アイコンをクリックします。
3. 一覧から［削除する］を選択します。
4. そのメールが［ごみ箱］フォルダーに移動されます。

履歴

各投稿について、活動の履歴を確認でき、その投稿の全体像を把握できます。タスクの場合、履歴では作成日時、担当者の変更、ステータスや期限の変更履歴など、重要事項が確認できます。これ以外にも、投稿にゲストを招待したユーザーと、投稿への招待日時に関する詳細も、タイムラインに表示されます。履歴はコメント欄の上に表示されます。

フィルターの作成

共有メールアカウントのフィルター機能によって、受信メールを目的や条件に合わせて自動で整理／管理できます。入力したパラメーターに一致するメールに対して、フォローアップ処理を設定できます。受信メールのフィルターを作成するには、以下の手順に従ってください。

1. 共有メールアカウントのヘッダーにある［グループを管理する］設定のアイコンをクリックします。
2. ［フィルター設定］に移動し、［新しいフィルター］アイコンをクリックします。
   
3. ［フィルターを作成する］ポップアップで、次の詳細を入力してください。
   1. フィルター名：フィルターを識別するための名前。
   2. 条件の種類：確認する必要のある条件の組み合わせの決定（OR、AND、すべての受信メール）。
   3. 条件：メールで満たす必要があるパラメーター。
   4. 処理：条件に一致するメールに対して実行される処理。
4. また、［条件に一致する他のフィルターを処理しない］チェックボックスにチェックを入れて、他のフィルターの実行を停止することもできます。
5. ［保存する］をクリックして、フィルターを作成します。

受信メール向けの作成されたフィルターは、フィルター設定ページに表示されます。