組織の迷惑メールの管理

組織の迷惑メールの管理

[迷惑メールの管理]セクションには、迷惑メールの管理をカスタマイズするためのオプションが用意されています。また、メールを拒否したり、管理者がメールを承認/拒否できる「検疫」エリアにメールを移動したりするカスタム管理機能もあります。

SPF認証:

SPFまたは送信者ポリシーフレームワークは、特定のドメインに基づいてメール送信を許可するメールサーバーを定義するDNSレコードです。  受信メールの場合、SPF認証は送信ドメインの公開済みSPFレコードと、メールの受信元IPに基づいて行われます。競合が発生した場合、SPF認証では、メールの一時的失敗または失敗となります。SPF認証の一時的失敗/失敗の場合に、管理者は[一時的拒否][拒否][許可(処理を進める)][メールを検疫エリアに移動]を選択できます。 

SPF認証の一時的失敗と失敗は、ドメインに設定されたドメインのSPFレコードに基づきます。 

  • 永続的な拒否:選択したオプションに基づいてSPF認証の失敗/一時的失敗の場合に、直接メールがバウンスされます。
  • 一時的な拒否:4xxエラーのメールを一時的に拒否してください。SPFの再試行が再度確認され、送信者がSPFレコードを修正または更新した場合に許可されます。
  • 許可:メールを拒否せずに、さらに迷惑メール処理を進めます。
  • 検疫:管理者が確認できるように、メールを迷惑メール検疫エリアに移動してください。

DKIM認証:

着信メールのヘッダーにDKIM署名があると、そのメールに対するDKIM認証が行われます。DKIMが無効であることが判明した場合、管理者はそのようなメールに対して以下のいずれかのアクションを選択できます。  

  • 永続的な拒否:メールのDKIM認証が失敗した場合に、メールを直接バウンスしてください。 
  • 一時的な拒否:メールを一時的に保留してください。 
  • 許可:メールを拒否せずに、さらに迷惑メール処理を進めます。
  • 検疫:管理者が確認できるように、メールを迷惑メール検疫エリアに移動してください。

Zohoブラックリスト(DNSBL)

Zohoは、ユーザーの迷惑メールマーク、不正使用パターン、当社が契約している外部サービスのブラックリストに基づいて、統合ブラックリストを管理しています。組織管理者は、SPFやDMIMと同様に、Zohoブラックリストの実行を管理するルールを追加できます。管理者は、組織の要件に基づいてメール配信を管理できます。 

  • 永続的な拒否:送信ドメイン/メールアドレスまたはIPアドレスがZohoブラックリストにある場合に、メールを直接バウンスしてください。
  • 一時的な拒否:送信ドメイン/メールアドレスまたはIPアドレスがZohoブラックリストにある場合に、一時的にメールを保留してください。
  • 許可:メールを拒否せずに、さらに迷惑メール処理を進めます。 
  • 検疫:管理者が確認できるように、メールを迷惑メール検疫エリアに移動します。 

DMARC認証:

DMARCポリシーは、広く導入されているSPFプロトコルやDMIMプロトコルに基づいて構築されたメール認証プロトコルです。認証エラーが発生し、DMARCポリシーが[検疫]に設定されている場合、受信者ドメインの管理者は、以下のいずれかのアクションをメールに対して実行できます。

  • 許可:メールを拒否せずに、さらに迷惑メール処理を進めます。
  • 迷惑メールに移動:メールを迷惑メールに登録し、今後確認しません。
  • 検疫へ移動:管理者が確認できるように、メールを迷惑メール検疫エリアに移動します。

メッセージの検疫

検疫とは、SPF認証/DKIM認証の失敗または組織やZohoのブラックリストに基づいて迷惑メールとみなされたメールを、管理者が迷惑メール対策に基づいて確認するために移動するセクションです。

管理者は検疫エリアから複数のメールを選択し、[配信]をクリックしてユーザーの受信トレイにメールを配信できます。同様に、メールを拒否するには、管理者が拒否するメールを選択し[削除]をクリックする必要があります。管理者は、メールをクリックして、メールのメッセージヘッダーを表示できます。

利用可能な条件に基づいて、検疫された特定のメールを検索することもできます。検索は、[件名][送信者][宛先またはCc][メールの内容][添付ファイル名][添付ファイルの内容][日付]などの条件で実行できます。初期設定では、メッセージ全体が検索されます。 

検疫されたメールの受信者と選択した管理者に、メールが検疫されるたびに通知メールを送信できます。管理者は検疫エリアから複数のメールを選択し、[配信]をクリックしてユーザーの受信トレイにメールを配信できます。同様に、メールを拒否するには、管理者が拒否するメールを選択し[削除]をクリックする必要があります。 

検疫通知:

迷惑メールチェックによってメールが検疫されると、通知メールが送信されます。この通知メールは、検疫されたメールの受信者に送信され、選択した管理者のいずれかにそのコピーが送信されます。

同様に、グループに送信されたメールが検疫されると、通知メールがグループのモデレーターに送信されます。グループにモデレーターがいない場合は、組織管理者に送信されます。 

通知メールには、検疫されたメールの送信者、メール件名、メール送信日時、検疫された理由などの詳細が含まれます。

 [検疫通知]セクションでは、メールで通知するかどうか、通知の必要なメンバー、通知の送信頻度を選択できます。

また、ドロップダウンリストから検疫メールの確認頻度を設定することもできます。

メール通知 - メール通知を行うかどうかを選択できます。

検疫された新規メールを確認する頻度 - 検疫されたメールに関する通知を受信する頻度を選択してください。

通知メールアドレス – 管理者/特権管理者メールアドレスのリストから、通知の送信先メールアドレスを選択してください。

ホワイトリストメール/ドメイン:

ホワイトリストは、組織共通で定義できます。管理者はドメイン全体や特定のメールアドレスをホワイトリストドメイン/メールアドレスとして定義し、ドメインからのメールが迷惑メールに登録されないようにできます。ただし、SPF認証に失敗し、それに対するアクションが設定されていない場合、ホワイトリストドメイン/メールは「迷惑メールではない」とマークされません。SPFで失敗した場合、そのメールは偽装されている可能性があるため、そのメールアドレス/ドメインがホワイトリストに追加されていても、この場合は有効ではありません。 

[ホワイトリスト]セクションの[信頼できるドメインリスト]は、迷惑メール処理をまったく必要としないドメインを示しています。このセクションに、迷惑メール処理を行わないドメインを追加できます。これらのドメインからのメールは、メールボックスに直接配信されます。[信頼できるドメインリスト]に追加したドメインから偽装メールが送信された場合は、それぞれのメールボックスにも送信されます。

これは、送信ドメインに誤ったSPF/DKIM設定があり、迷惑メールの管理のために厳格なSPF/DKIMポリシーに基づくドメインのみを許可したい場合に特に便利です。  

ブラックリストメール/ドメイン:

ブラックリストは、組織共通で定義することもできます。管理者は、ドメイン全体、TLD、特定のメールアドレスをブラックリストドメイン/ブラックリストメールアドレスとしてマークできます。このような場合、ドメインがSPF認証に合格しても、そのドメインからのメールは迷惑メールに登録されます。

管理者は、組織の要件に基づいてメール配信を管理できます。 

  • メールを許可:受信者のアカウントにメールを送信することを許可してください。
  • 拒否:管理者が定義したブラックリストに送信ドメイン/メールアドレスがある場合に、メールを直接バウンスします。
  • 検疫:管理者が確認できるように、メールを迷惑メール検疫エリアに移動します。 

注:

ドメインのTLDを組織のブラックリストに含めることはできません。

迷惑メールの管理設定:

組織のコントロールパネルで、組織の迷惑メールのポリシーに応じて詳細設定をカスタマイズできます。これには、メール送信者に基づいてユーザーに警告するオプション、メール受信後に迷惑メールチェックを実行するオプション、メールの内容に基づく迷惑メールチェック、メールに含まれるHTMLタグが含まれます。

組織の迷惑メールの管理設定をカスタマイズするには、Zoho Mailコントロールパネルにサインインし、[迷惑メールの管理]セクションの[設定]タブに移動してください。

送信者別通知:

メール送信元に基づいて、メール受信者に通知するかどうかを選択できます。このオプションは、送信者が連絡先であるか、組織メンバーであるかを問わず、メールの認証に基づいて設定できます。

未認証 - ユーザーは、SPF認証/DKIM認証失敗したメールを通知されます。

外部メール - ユーザーは、組織の一部ではないメンバーから送信されたメールを通知されます。

連絡先以外のメール - ユーザーは、メール送信者がアドレス帳にない場合に通知されます。

配信後の迷惑メールチェック:

メールがそれぞれのメールボックスに配信された後も、メール認証のためにバックグラウンドの迷惑メールチェックが行われます。このようなバックグラウンドチェックでは、IPがブラックリストに登録されているかどうか、メールでウイルスが検出されているかどうかがチェックされ、メールが迷惑メールに移動されます。すべてのメールまたは未読メールのみに対して、これを無効/有効にできます。配信後の迷惑メールチェックを既読メールに行わない場合は、[未読メールのみ]に設定できます。

コンテンツ基準の迷惑メール設定:

特定の種類のコンテンツを含むメールが迷惑メールに登録されるように設定できます。マクロ、Webバグ、JavaScriptコード、一斉メールを含むメールは、コンテンツに基づいて迷惑メールフィルターで処理できます。

HTMLタグ:

HTMLタグに基づく迷惑メールチェックでは、メールのコンテンツに特定のタグが付いているメールをチェックしてください。フレームタグ、オブジェクトタグ、埋め込みタグ、フォームタグの中から選択できます。選択したタグを含むメールは迷惑メールに分類されます。

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