組織グループ - Zoho Mail

組織グループ

組織グループ: 

組織メールグループとは、組織の従業員から特定の部門や、組織内のユーザーからの要望に対応する役割を持つ従業員グループへの内部通信用のメールグループです。 

組織内のユーザーのみが、この組織メールアカウントにメールを送信できます。これは、システム管理者、給与管理、保守など同じ組織内の従業員のみとやり取りする必要のある部署に最適です。組織外で生成されるメールを承認または拒否するオプションがあります。

例:sysadmin@yourdomain.com、payroll@yourdomain.com。
メールは、従業員の正式なメールアドレス(user@yourdomain.comなど)を使用して従業員が送信してください。
グループのメンバーは、システム管理者または給与計算チームのメンバー等になります。

管理者は、従業員が個人用メールアカウントからメールを送信した場合に、ドメイン外からのメールを保留して承認することを選択できます。  そのため、会社のポリシーに基づいて、このような場合にメールをバウンスするか、モデレーターの承認を得るために保留するように設定できます。 

組織グループを作成する手順:

  1. 管理者/特権管理者としてwww.zoho.com/mailにサインインしてください。
  2. [設定]アイコン>>[コントロールパネル]>>[グループ]の順にクリックしてください。
  3. [グループを追加]を選択してください。
  4. アクセスレベルで[組織]を選択し、組織グループを作成してください。
  5. ストリームを使用してチームメンバー間のやりとりを有効にする場合は、[ストリームを有効にする]を選択してください。 
  6. [グループ名]、[グループメールアドレス]を入力し、ドロップダウンからドメインを選択してください。 
  7. グループの簡潔な[詳細]を入力してください。
  8. 必要に応じて[モデレーター]を指定できます。 
  9. モデレーターが選択されていない場合、管理者が設定に基づくグループメールの承認を担う必要があります。 

管理者は、組織外から送信されるメールのメール配信オプションをカスタマイズできます。初期設定では、モデレーターを指定しない場合、グループへのメールは送信者にバウンスされます。使用可能なオプションは、組織外からのメールを承認するためのもので、モデレーターまたは管理者はそのメールを確認し、[詳細設定]でそのようなメールを許可または拒否してください。 

組織外からのメールを拒否するように設定できます。この場合、外部メールアドレスからのメールは送信者にバウンスされます。グループの[詳細設定]で、外部メールのバウンスを選択できます。 

外部アカウントからのメールの配信を組織グループ向けにカスタマイズするには、次の手順を実行してください。

通常、組織グループは組織内のメンバーからのメールを直接許可してください。メールが組織外のメールアドレスから送信された場合、管理者は、グループの性質と組織の要件に基づいて、このようなメールを承認するか、バウンスするかを選択できます。

外部メールアカウントからのメールをバウンスする:

以下の手順は、外部メールアカウントから組織グループに送信されたメールバウンスしたり、拒否したりする際に役立ちます。組織グループメールアカウントへの重要なメールが外部(組織外)メールアカウントで生成されないことが確実な場合に、これを使用できます。

  1. [グループ]ページから設定を変更するグループを選択してください。
  2. [詳細設定]タブを選択して、メール配信設定を変更してください。
  3. [メールをバウンスする]を選択し、外部メールアカウントからのメールを拒否してください。 

外部メールアカウントからのメールを承認する

外部メンバーから組織グループに送信されるメールの承認を設定できます。管理者は、外部アカウントからのメールを、組織グループに送信される外部アカウントからのメールの「承認キュー」に入れることを選択できます。管理者は、このようなメールを確認して、メールを許可/拒否できる、グループのモデレーターを選択できます。 

  1. [グループ]ページから設定を変更するグループを選択してください。
  2. [詳細設定]タブをクリックして、メール配信設定を変更してください。
  3. 外部メンバーがグループにメールを送信する場合は、[モデレーターの承認のためにメールを保留する]を選択してください。 

このオプションを選択してモデレーターの承認のためにメールを保留する場合は、グループにモデレーターが追加されている必要があります。モデレーターがいない場合、管理者または特権管理者が承認でメールを確認し、処理する必要があります。 

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