各種設定

［各種設定］セクションでは、タブ固有のオプション、一般設定、項目のカスタマイズなど、Zoho Invoiceの組織設定を行えます。

一般設定

一般設定を行うには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動し、［一般設定］を選択します。

一般設定では、以下の各オプションを選択して、Zoho Invoiceアカウントをカスタマイズできます。

タブの有効化

Zoho Invoiceで有効にするタブにチェックを入れます。タブを有効にすると、Zoho Invoiceアカウントの左サイドバーに表示され、利用できるようになります。各タブへのアクセスや設定は、このページで有効にした場合にのみ可能です。

週の開始曜日

Zoho Invoiceでは、初期設定で週の開始曜日が日曜日に設定されています。週の開始曜日は、日曜日、月曜日、土曜日のいずれかに変更できます。

週の開始曜日を変更すると、カレンダーの曜日と日付もそれに応じて更新されます。これは、売上や仕入れの取引、その他のタブで日付を選択する際に役立ちます。

たとえば、週の開始曜日を月曜日に設定したとします。請求書を作成して請求日を選択すると、カレンダーは次のように表示されます。

こちらで選択した曜日は、Zoho Invoiceで作成するレポートにも反映されます。

PDFの添付

• ［請求書と見積書をメールで送信する際に、リンクとPDFファイルを添付しますか？］請求書と見積書を顧客にメールで送信する際、PDFを添付する場合は、このオプションにチェックを入れます。PDFファイルを添付しない場合は、チェックを外したままにします。

• ［送信するPDFファイルを暗号化する］：このオプションにチェックを入れると、ユーザーがPDFファイルを編集したり、他のファイル形式に変換したりできなくなります。

割引

顧客に割引を適用する場合、取引に適用する割引の単位を選択できます。取引に割引を適用する方法を選択します。

［割引を適用しない］：
顧客に割引を適用しない場合は、このオプションを選択します。

［商品単位］
請求書などの取引内で、商品ごとに個別に割引を適用します。

商品に税金を適用している場合、割引を税込または税抜のどちらで適用するかを選択できます。

［取引単位］
取引の合計金額に割引を適用します。

取引単位で割引を適用する場合、税引前または税引後のどちらで割引を適用するかも選択できます。

追加料金

こちらで有効にすると、請求書に配送料や調整額を追加できます。これらの追加料金は、請求書などの取引を作成する際に表示されます。

商品単価に対する税金

商品単価を税込または税抜のどちらにするかを選択します。

［税込］または［税抜］オプションを選択すると、取引の作成時に商品単価を税込にするかどうかを選択できます。

売上金額の端数処理

売上取引の合計金額を整数にする場合は、［合計を最も近い整数に丸める］オプションにチェックを入れます。このオプションを有効にすると、取引金額が最も近い整数に丸められます。売上金額を丸めない場合は、［端数処理なし］オプションにチェックを入れます。

営業担当者

組織内に各種の売上取引を管理する営業担当者がいる場合、Zoho Invoiceで請求書などの該当する取引に関連付けることができます。

組織で営業担当者を有効にするには、［営業担当者の項目を追加する］オプションにチェックを入れます。

組織内の営業担当者ごとの売上をすべて表示するには、［レポート］→［売上］→［営業担当者ごとの売上］に移動します。

請求対象の経費

顧客に代わって負担し、後で請求する経費が、請求対象の経費です。顧客に請求する一般的な方法は次の2つです。

• 実費の請求：$100の経費が発生した場合、顧客にも同じ金額を請求します。
• 上乗せ額の追加：$100の経費が発生した場合、その金額に上乗せして、顧客に$105を請求できます。この方法では、事業に5%の追加売上が発生します。

請求対象の経費に初期設定の上乗せ率を設定するには、上乗せ率を入力し、［保存］をクリックします。

これにより、経費で請求対象オプションを選択すると、［上乗せ率］項目に初期設定の上乗せ率があらかじめ入力されます。

週間サマリーレポート

組織のすべての管理者は、1週間に行われた事業取引の概要をメールで受信できます。Zoho Invoiceの組織をSlackと連携している場合は、Slackチャンネルでもレポートを受信できます。

週間サマリーレポートを有効にするには、［週間サマリーレポートを送信する］オプションにチェックを入れます。

組織の住所形式

すべての売上取引と仕入れ取引に表示される組織または事業所の住所形式を変更できます。

既存のプレースホルダーを並べ替えて形式を変更するか、［プレースホルダーを挿入］ドロップダウンをクリックして新しいプレースホルダーを追加します。こちらで設定した形式は、その取引のPDFにのみ表示されます。

［一般］セクションでの変更が完了したら、［保存］をクリックします。

ブランド表示設定

ブランドに合わせてZoho Invoiceアカウントをカスタマイズできます。

組織のロゴ

会社にブランドロゴがある場合は、［組織のロゴ］でアップロードできます。Zoho Invoiceから顧客に送信するすべての取引に、このロゴが表示されます。

テーマ

組織のテーマを変更するには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動し、［ブランド表示設定］を選択します。
• ［ブランド表示設定］ページで、次のオプションをカスタマイズします。
  • ［外観］：［ダークパネル］または［ライトパネル］を選択します。
  • ［強調色］：初期設定の色は［青］です。［緑］、［赤］、［黄］に変更できます。カスタム色を選択するには、［カスタム色］アイコンをクリックし、使用する色を選択するか16進数コードを入力して、［適用］をクリックします。

ポータル

顧客ポータルに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

顧客

顧客タブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

商品

商品タブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

見積書

見積書タブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

請求書

請求書タブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

繰り返し請求書

繰り返し請求書タブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

クレジットノート

クレジットノートタブに関する各種設定を行います。詳細はこちら。

納品書の設定

顧客に販売した商品を発送または配達する場合、こちらで納品書を設定できます。納品書には、荷物の内容、受取人が注文した商品、実際に発送された商品が記載されます。通常、納品書には納品する商品の説明と数量が記載されます。納品の証明として、受取人が納品書の控えに署名し、販売者または荷送人に返送する場合もあります。

納品書を設定するには、［設定］に移動し、［納品書］を選択します。

• ［ドキュメントのタイトル］：初期設定では、ドキュメントのタイトルは「納品書」です。この項目名は必要に応じて変更できます。

• ［取引番号］：特定の納品に関連する取引番号が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。

• ［日付項目］：初期設定では、日付を表示する項目は「日付項目」と表示されます。必要に応じてカスタマイズできます。

• ［商品］：納品する商品を表示する項目は、「商品」と表示されます。この項目名は必要に応じてカスタマイズできます。

• ［説明］：納品する商品の説明が表示される項目です。この項目名は必要に応じて変更できます。

• ［数量］：納品する商品の数量が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。

• ［参照項目］：納品書の参照番号またはコードが表示される項目です。初期設定では、この項目を納品書に表示する設定が選択されています。この項目の表示名を入力します。納品書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［請求先］：商品の請求先となる人物の名前が表示される項目です。初期設定では、この項目が選択されており、項目名を変更できます。納品書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［お届け先］：商品の届け先となる人物の名前を入力できます。初期設定では、この項目が選択されており、項目名を変更できます。納品書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［署名］：商品の受領証明として、納品書に顧客の署名が必要な場合、この項目を含めることができます。必要に応じて、この署名項目の名前を変更できます。納品書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［未払残高］：顧客の未払残高が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。納品書から除外するには、この項目のチェックを外します。

• ［顧客のメモを表示］：特定の納品書に関連する請求書の顧客メモを表示する場合は、このオプションを選択します。

• 設定が完了したら、［保存］をクリックします。

梱包明細書の設定

梱包明細書には、配達する荷物の内容に関する詳細が記載されます。梱包明細書は、配送業者、行政機関、顧客など、すべての関係者に配達中の荷物の内容を通知するために使用します。

梱包明細書を設定するには、［設定］に移動し、［梱包明細書］を選択します。

• ［ドキュメントのタイトル］：初期設定では、ドキュメントのタイトルは「梱包明細書」です。必要に応じて変更できます。

• ［取引番号］：特定の納品に関連する取引番号が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。

• ［日付項目］：初期設定では、日付を表示する項目は「日付項目」と表示されます。必要に応じて、この項目名をカスタマイズできます。

• ［商品］：荷物に含まれる商品が表示される項目で、「商品」と表示されます。必要に応じて、この項目名をカスタマイズできます。

• ［説明］：商品の説明が表示される項目です。必要に応じて変更できます。

• ［数量］：商品の数量が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。

• ［参照項目］：参照番号またはコードが表示される項目です。初期設定では、この項目を梱包明細書に表示する設定が選択されています。この項目の表示名を入力します。梱包明細書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［請求先］：商品の請求先となる人物の名前が表示される項目です。初期設定では、この項目が選択されており、項目名を変更できます。梱包明細書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［お届け先］：商品の届け先となる人物の名前を入力できます。初期設定では、この項目が選択されており、項目名を変更できます。梱包明細書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［署名］：注文商品の受領証明として、梱包明細書に顧客の署名が必要な場合、署名項目を含めることができます。必要に応じて、この署名項目の名前を変更できます。梱包明細書から除外するには、この項目の横にあるチェックボックスをオフにします。

• ［未払残高］：顧客の未払残高が表示される項目です。項目名は必要に応じて変更できます。梱包明細書から除外するには、この項目のチェックを外します。

• ［顧客のメモを表示］：特定の梱包明細書に関連する請求書の顧客メモを表示する場合は、このオプションを選択します。

• 設定が完了したら、［保存］をクリックします。

項目のカスタマイズ

Zoho Invoiceのすべてのタブには、あらゆる事業に共通する情報を取得するための初期設定の項目があります。カスタム項目を使用すると、事業固有の追加情報を保存できます。これらの項目には、顧客、商品、請求書、その他すべての取引に関する詳細情報を保存できます。

カスタム項目はどのような場合に使用しますか？
たとえば、子ども服を販売する事業を運営しているとします。この場合、服の色やサイズなど、より詳しい商品情報を記録したい場合があります。そのためには、商品タブに適切なラベルを付けたカスタム項目を作成します。

それでは、Zoho Invoiceでカスタム項目を作成、管理する方法を説明します。

• カスタム項目の作成
• カスタム項目の編集
• 項目を無効にする/Active
• カスタム項目の削除

カスタム項目の作成

新しいカスタム項目を作成するには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動します。
• カスタム項目を追加する対象のタブを選択します。
• ［項目のカスタマイズ］タブを選択します。
• ページ右上の［+ 新しいカスタム項目］ボタンをクリックします。

次の項目を入力します。

• ［表示名］：カスタム項目の名前を入力します。この項目は、対象のタブでデータを入力する際に表示されます。
• ［データの種類］：Zoho Invoiceで使用できるデータの種類は、最大100文字まで入力可能なテキストボックス（1行）です。
• ［ヘルプテキスト］：このカスタム項目の用途を説明する短いテキストを入力します。これは、対象のタブでこのカスタム項目を使用する際にヘルプテキストとして表示されます。
• ［データのプライバシー］：この項目に入力する情報に応じて、個人情報または電子的保護対象医療情報を選択します。
  • 入力する情報が機密情報で、個人の特定に使用できる場合は、［個人情報］（個人を特定できる情報）を選択します。機密性の高いデータは暗号化して保存し、機密性の低いデータは暗号化せずに保存できます。入力する情報の機密性に応じて、次のいずれかを選択します。
    • ［機密性の高いデータ。暗号化して保存します。］このデータを表示できるのは、管理者ユーザーのみです。
    • ［機密性の低いデータ。暗号化せずに保存します。］詳細を表示できるのは管理者ユーザーのみです。ただし、他のユーザーもこの項目を使用して詳細検索を実行できます。
  • 入力する情報が、患者の特定に使用できる機密性の高い医療データである場合は、［電子的保護対象医療情報］（電子形式の保護対象医療情報）を選択します。たとえば、顧客の医療保険番号は電子的保護対象医療情報に該当します。このデータは機密性の高いデータとして扱われ、暗号化して保存されます。この項目にアクセスできるのは管理者ユーザーのみで、他のユーザーはこの項目を使用して詳細検索を実行できません。
• ［初期値］：個人情報または電子的保護対象医療情報を含まない項目には、初期値を設定できます。こちらで入力した値が、この項目の初期値として表示されます。取引の作成時にいつでも変更できます。
• ［入力必須］：カスタム項目を空欄にできない入力必須の項目にする場合は、この設定を［はい］にします。
• ［取引の作成時に表示］：取引の作成時にこのカスタム項目を表示する場合は、この設定を［はい］にします。
• ［すべてのPDFに表示］：取引のPDFにカスタム項目を表示する場合は、この設定を［はい］にします。
• ［プレビュー］：取引の作成時にカスタム項目がどのように表示されるかを確認できます。

すべての詳細を入力したら、［保存］をクリックします。以降、対象のタブでデータを入力する際に、このカスタム項目が表示されます。

カスタム項目の編集

カスタム項目の詳細はいつでも変更できます。手順は次のとおりです。

• ［設定］に移動します。
• カスタム項目を編集する対象のタブを選択します。
• ［項目のカスタマイズ］タブを選択します。
• 編集するカスタム項目にカーソルを合わせます。
• ドロップダウンをクリックし、［編集］を選択します。
• 必要な変更を行います。
• ［保存］をクリックします。

項目の無効化/Active

カスタム項目の使用を一時的に停止するには、その項目を無効にします。

カスタム項目を無効にするには、次の手順を実行します。

• ［設定］に移動します。
• カスタム項目を無効にする対象のタブを選択します。
• ［項目のカスタマイズ］タブを選択します。
• 無効にするカスタム項目にカーソルを合わせます。
• ドロップダウンをクリックし、［無効にする］を選択します。

無効にしたカスタム項目を再度有効にするには、上記と同じ手順を実行し、［有効にする］を選択します。

カスタム項目の削除

Zoho Invoiceで作成したカスタム項目を削除できます。手順は次のとおりです。

• ［設定］に移動します。
• カスタム項目を削除する対象のタブを選択します。
• ［項目のカスタマイズ］タブを選択します。
• 有効にするカスタム項目にカーソルを合わせます。
• ドロップダウンをクリックし、［削除］を選択します。

取引に関連付けられたカスタム項目にデータを追加している場合、そのカスタム項目は削除できません。カスタム項目を削除するには、対応する取引を削除する必要があります。

または、カスタム項目を無効にすることもできます。