「営業活動の効率化に取り組んだが、思うように営業成績や売り上げが伸びない」という悩みを抱える企業は少なくありません。
2019年4月1日より施行された働き方改革関連法の影響からか、ビジネス界隈では「営業活動の効率化」を重視する風潮が強まっています。
一方で、既存の業務プロセスを誤った解釈で変えた結果、かえって営業部門のパフォーマンスを落とす場合もあるようです。
営業活動の効率化は、単に「電子化」「コストカット」などを進めることではありません。
自社にとって適切な業務プロセスを実施することで、販売効率を高め、生産性向上を図ることができます。
ここでは、営業活動の効率化の対象となる業務や適切な施策について紹介します。

営業の業務効率化とは?

営業の業務効率化とは、端的に言えば「営業活動の業務プロセス全体においてムリ・ムダ・ムラを排除し、生産性と業績向上につなげる取り組み」です。しかし、業務のスリム化を強行するあまり、かえって生産性や業績に悪い影響を及ぼしてしまうケースも少なくありません。これでは、誤った業務効率化の解釈と言わざるを得ません。

  • 生産性向上との違い

    営業の業務効率化は生産性向上と混同されがちですが、両者は明確に異なります。生産性向上とは、「より少ないリソースで多くの成果をあげること」です。一方、営業の効率化は「生産性向上を目的として、業務に投下するリソースを下げるための施策」といえます。

  • 営業の業務効率化が
    うまくいかないケース

    営業部門において、会議は案件の進捗や顧客情報の共有を行う重要な場です。それだけに、時間だけを短縮してしまうと肝心の情報共有がおろそかになり、かえって生産性を落としかねません。新規顧客の開拓状況や顧客ごとの契約確度、商談のステータスなどが共有されず、契約率や売上が下がってしまうのでは、生産性が向上しているとはいえないでしょう。営業の業務効率化には「営業活動がそれまで以上にスムーズに進み、なおかつより多くの成果に結びつく」ことが求められるのです。

営業の業務効率化の
メリット

業務効率化が正しく行われれば、生産性向上以外にも次のようなメリットが発生します。

コスト低減

営業の業務効率化により、特定の業務に対するリソース投下量を下げるため、自然とコスト削減につながり、部門全体の利益率向上が期待できます。

ワークライフ
バランスの向上

営業の業務効率化によって雑務を減らすことができれば、労働時間の削減とワークライフバランスの向上につながります。ワークライフバランスの向上によって余暇が増えれば、離職率低下や社員のモチベーション改善も期待できます。

ケアレスミス
の減少

ケアレスミスの多発はミスの修正作業やチェック作業も伴うため、目に見えない負担を現場に強いている可能性があります。営業の業務効率化によって定型業務が簡素化され、アナログな作業が少なくなれば、ケアレスミスの削減につながるでしょう

営業部門で業務効率化の
対象とすべきは?

  • 受注角度の低い
    顧客への営業

    営業活動にかかるリソースは、顧客の受注確度に依存しないため、受注確度が低い顧客に多くのリソースを投下してしまうと、営業部門全体の生産性が落ちてしまいます。

  • 属人的な営業活動

    優秀な営業担当者が持つノウハウの中には他の人には真似できないものもあります。しかし、あまりにも属人的なノウハウ・資質に依存してしまうと、成果にばらつきが発生し、業績が安定しません。

  • 社内手続きに
    かかる時間

    見積書に適用する割引率、交通費、押印申請など、社内では上司の承認を必要とする場面が多々あります。紙申請書を扱っている場合や、承認のルールが定まっていない場合、上司の不在や多忙によって承認に時間を要します。

  • 手作業による
    営業報告書作成

    営業報告会議では、営業活動の進捗や目標達成度を示すため、さまざまな指標を使った報告書の作成が必須です。この報告書を全て手作業で作成していては、膨大な手間とコストがかかります。

営業活動の効率化を実現するZoho CRMの機能

スコアリング機能

CRM 営業効率化:スコアリング画面

スコアリング機能

顧客のWebサイトへのアクセス状況やメールへの反応などを追跡し、スコアリングします。このスコアによって顧客の興味関心レベルを測り、顧客の状態に応じたアプローチを自動化できるようになります。

Point!

やり取りの内容や顧客の行動履歴、過去の実績などを基にスコアリングを行うことで、受注確度の低い顧客への営業アプローチを効率的に行うことができます。

スコアリング機能について

ブループリント機能

CRM 営業効率化:ブループリントで営業フローを設定

ブループリント機能

商談のプロセスや見込み客のステータス管理などさまざまなプロセスを設計図として描きCRMに適用することができます。

Point!

営業フローの明確化と周知徹底を行うことで、属人的なノウハウ・資質による営業担当者の成果のばらつきを無くすことができます。

ブリープリント機能について

承認プロセスの自動化

CRM 営業効率化:承認プロセス設定画面

承認プロセスの自動化

上司や代表者の承認が必要な書類やアクションなどをCRMに事前登録できます。条件に該当する場合は、自動的に承認をリクエストし、承認の有無をデータに反映することができます。

Point!

承認プロセスのルールを事前に整理し、CRM上で承認申請、決裁してもらうことで、社内の承認プロセスをスピーディーに行えるようになります。

承認プロセス機能について

ワークフロー機能

CRM 営業効率化:ワークフローの設定画面

ワークフロー機能

日々のルーティンワークを自動化し、スピーディーかつ漏れのない顧客対応を行えるようになります。問い合わせ後の受付メールの送付、見積提出後の結果をヒアリングするタスクの追加など、業務のワークフローをCRMに設定し、処理を自動化することができます。

Point!

手作業で行なっている単調な業務も、自動化することで抜け漏れを無くすだけでなく、売上につながる営業アプローチなどの活動に注力することができます。

ワークフロー機能について

レポート・ダッシュボード機能

CRM 営業効率化:ダッシュボード画面CRM 営業効率化:ダッシュボード画面

レポート・ダッシュボード機能

Zoho CRM のレポート・ダッシュボード機能は、CRM に登録されたデータやあらかじめ定義した要件に該当するデータを一覧表示、集計、グラフ化することが可能です。

Point!

CRMのレポートやダッシュボード機能を活用することで、報告書作成の手間を削減しつつ、精緻でリアルタイムな営業報告が行えるようになります。

レポート・ダッシュボード機能について

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