販売レポートとは

営業活動では、活動状況を可視化するためにさまざまな報告書を作成します。

販売レポートの種類

売上報告レポート

売上報告レポートは、月もしくは年度単位で作成されます。営業エリア別や見込み客別の売上金額・利益率などを記載し、前月・前年度との差異をはっきりさせます。

訪問状況レポート

訪問状況レポートは、顧客訪問時の出来事を総括し、顧客の名前や訪問日時、目的、訪問時の状況と商談内容、今後の課題と対応策などを取りまとめます。部門内での情報共有手段はもとより、販売レポートの代用として活用されることも多いです。

ファネルレポート

マーケティング施策と営業活動の関連付けを行う「ファネル分析」の結果をまとめたレポートです。マーケティング活動や営業活動の枠を超え、リード獲得数、商談獲得数、受注率などを可視化できる点が特長です。マーケティング・営業の両部門の連携が必須とされる現代のビジネス環境において、特に重視されます。

販売レポートの重要性

企業の経営状態は財務諸表(主に損益計算書)によって可視化され、その内容は経営戦略の材料となります。この財務諸表は、営業・マーケティング 活動の結果が集約されたものであるため、販売レポートの質が高くなければ、正確な経営判断はできません。

販売レポートで視覚化すべき項目

経営判断の材料となり得る販売レポートには、一般的に、次のような情報が必要です。

  • 売上金額

    顧客へ商品・サービスを提供したときの対価で、損益計算の基本となる数字です。

  • 商談化率

    見込み客(リード)の数に対して、実際に商談に至った件数を割合で示した数字です。

  • 粗利(売上総利益)

    売上金額から原価を差し引いた値で、企業にとっては儲けの源泉ともいえる数字です。

  • 原価

    商品・サービスをつくるためにかかった費用を合算し、単位当たりいくらになるのかを計算した値です。

  • 受注率(営業成約率)

    商談に至った案件の数に対し、実際に契約や受注に至った件数を割合で示した数字です。

  • 受注単価(客単価)

    売上金額を受注の数で割った数字です。

  • 販売費および一般管理費

    いわゆる事業に必要な経費で、販管費とも呼ばれます。社員の給料や賞与、福利厚生費のほか、広告宣伝費や旅費交通費、接待費など、営業活動に必要な経費を項目別に集計した数字です。

「販売レポートの作成」で発生しがちな課題解決方法

販売レポートの作成には多くの労力が割かれており、ときにその労力がコア業務を圧迫していることがあります。
さらに、コストだけでなく営業活動の不透明さや非効率を助長しているケースもあります。

作成手段がアナログで無駄が多い

販売レポートの作成にかかるコストを正確に計算したことがあるでしょうか?
手動入力や紙ベースでのレポート作成業務は、それだけで数時間を要し、コア業務に投下すべきリソースを奪ってしまいます。販売レポートの多くは定期的に作成することが義務付けられているため、月単位・年単位で計算すると無駄の大きさに驚くかもしれません。

Zoho CRM なら、どうやって解決する?

日々の営業活動の中で管理する案件情報の中に顧客の基本情報と受注金額をはじめとした商談情報を記載することで、自動的に販売レポートを作成します。確度や粗利金額など、ステージや見積もりと商品の基本情報を基に自動で作成するため、作成の手間が大幅に削減されます。

情報共有の範囲が狭い

販売レポートは、経営の判断材料を提供することだけなく、営業部門全体への情報共有ツールとしての役割も担っています。しかし、部門全体に伝わらず、その内容を把握しているのは作成者と上長だけ、という事態に陥りがちです。販売レポートは、案件を担当する本人と上長だけでなく、部門内の人間がいつでも閲覧可能な状態で作成することが望ましいと言えるでしょう。

Zoho CRM なら、どうやって解決する?

作成されたレポートは担当者、チーム単位で共有できます。Zoho CRM に入力されたデータに基づき自動で更新されます。また、根拠となるデータにドリルダウンし、各案件の詳細をすぐに把握できます。

データが有効活用されていない

日々の営業活動から、顧客属性や顧客の反応、受注までにかかった日数、担当者別の成績などは、経営状態を把握するうえで大切なデータが収集できます。これらを蓄積して有効活用できれば、業務効率化やマネジメントなどに役立てられるでしょう。
しかし、アナログな手段で販売レポートを作成すると、基準や形式が担当者によって異なってしまい、重要なデータの蓄積・分析・可視化が進まず、ノウハウとして活用されにくいのです。つまり、KPIの設定や改善アクションの立案・実行に支障をきたすことになります。

Zoho CRM なら、どうやって解決する?

確度や粗利金額など、ステージや見積もりと商品の基本情報を基に自動で作成できるZoho CRM のレポート機能は、作成時間の削減はもとより、感覚値による情報の揺らぎも防止します。この自動記録の定義は項目のカスタマイズ画面から簡単に定義でき、状況に応じた定義の変更もご自身でさっと行えます。

営業フローに沿っているかを確認しにくい

現代の営業活動は、徐々に属人的な業務から脱し、営業活動のタイミングや条件に基づく行動選択が戦略的に行われる傾向があります。つまり、仮に営業成績に問題がある場合は、しっかりと営業フローに沿っているか、営業フローそのものに問題がないかなどを分析し、改善を重ねていくのです。一方、この活動管理が属人化されている場合、営業フローの共有や確認に手間がかかり、レポートの作成はもとより、戦略の改善も進みにくくなります。

Zoho CRM なら、どうやって解決する?

営業活動における販売プロセスと各工程で行われるべき対応や期限などをCRMシステムにセットすることが可能です。これにより、各担当者の行動コントロールはもとより、データに基づく活動の最適化もスムーズに行えるようになります。

販売レポートの作成に役立つ、
Zoho CRM 導入の4つのメリットと機能

メリット1レポートの作成コストの削減

CRMには、販売レポートに記載すべき項目の内容を自動で集計・抽出する機能があるため、個々の数値を計算したり、確認したりする手間を省くことができます。正確さや見やすさを向上させつつ、より少ない手間でレポートを作成できるのです。

メリット2リアルタイム性の向上

CRMのダッシュボード機能を使用すれば、販売レポートの中で特に重要な指標をリアルタイムに把握できるようになります。リアルタイム性が上がれば、柔軟かつ適切な経営判断を迅速に下せるようになります。

メリット3可視化の促進

CRMは数値を蓄積・集計するだけでなく、視覚的に判断しやすい状態で出力することもできます。条件指定したデータを表やグラフとして表現できれば、成績評価や改善施策の立案が容易になります。

メリット4KPI分析によるボトルネックの特定

ビジネス目標の達成度を計測するには、KPIの設定と分析が欠かせません。CRMを活用すれば、商談化率・受注率・受注単価といったKPIを使い、さまざまな角度から分析することが可能になります。

ダッシュボード機能

ファネル別、活動別に成果(KPI)を把握でき、費用対効果の低い活動を瞬時に特定できます。

 
CRM 販売レポート:ダッシュボード画面
レポート機能

関連するデータを組み合わせ、グラフ、表を含む販売レポートを半自動的に作成できます。

 
CRM 販売レポート:レポート画面
テリトリー管理機能

取引先別、商品別、エリア別などの販売テリトリーを定義し、さまざまな切り口でKPIを分析できます。

 
CRM 販売レポート:業界別の取引先数のグラフ画面

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