販売状況を可視化する、
営業部門の「販売レポート」作り方

販売レポートの作成にかかるコストを正確に計算したことがあるでしょうか？
手動入力や紙ベースでのレポート作成業務は、それだけで数時間を要し、コア業務に投下すべきリソースを奪ってしまいます。販売レポートの多くは定期的に作成することが義務付けられているため、月単位・年単位で計算すると無駄の大きさに驚くかもしれません。

販売レポートは、経営の判断材料を提供することだけなく、営業部門全体への情報共有ツールとしての役割も担っています。しかし、部門全体に伝わらず、その内容を把握しているのは作成者と上長だけ、という事態に陥りがちです。販売レポートは、案件を担当する本人と上長だけでなく、部門内の人間がいつでも閲覧可能な状態で作成することが望ましいと言えるでしょう。

日々の営業活動から、顧客属性や顧客の反応、受注までにかかった日数、担当者別の成績などは、経営状態を把握するうえで大切なデータが収集できます。これらを蓄積して有効活用できれば、業務効率化やマネジメントなどに役立てられるでしょう。
しかし、アナログな手段で販売レポートを作成すると、基準や形式が担当者によって異なってしまい、重要なデータの蓄積・分析・可視化が進まず、ノウハウとして活用されにくいのです。つまり、KPIの設定や改善アクションの立案・実行に支障をきたすことになります。

現代の営業活動は、徐々に属人的な業務から脱し、営業活動のタイミングや条件に基づく行動選択が戦略的に行われる傾向があります。つまり、仮に営業成績に問題がある場合は、しっかりと営業フローに沿っているか、営業フローそのものに問題がないかなどを分析し、改善を重ねていくのです。一方、この活動管理が属人化されている場合、営業フローの共有や確認に手間がかかり、レポートの作成はもとより、戦略の改善も進みにくくなります。