ウェビナーの成果を高めるフォローアップ戦略

ウェビナー後のフォローアップが重要な理由

ウェビナー終了後は、参加者のアクションを待つのではなく、こちらから積極的にフォローアップを行うことが重要です。特に終了直後は、参加者の理解度や関心が最も高まっているタイミングであるため、適切なアプローチを取ることで、商談や購買といった次のアクションにつなげやすくなります。

フォローアップを行う上で、特に意識すべくことは、「参加者の興味関心度を見極めること」と「申込者全員に漏れなくフォローすること」の2点です。

参加者の中には、すでに高い関心を示しているリードと、まだ検討段階にあるリードが混在しています。関心度の高いリードには、"鉄は熱いうちに打て"かの如く、ウェビナー直後に電話で個別相談の機会を提案するなど、直接的なアプローチを行うことで、商談の機会が得やすくなります。一方で、関心度がまだ低いリードには、段階的に情報を提供しながら関心を高め、次のステップへ導くフォローアップが求められます。

また、当日参加しなかった申し込み者に対してもフォローアップは有効です。参加できなかったとしても、申し込んだ時点で一定の関心を持っていた可能性が高いため、ウェビナーのアーカイブ動画や講演資料を送ることで接点を維持し、商談機会につなげることができます。

このように、すべてのリードに対して適切なフォローを行うことが重要ですが、やみくもに対応すると工数ばかりが増え、十分な成果が得られないこともあります。だからこそ、あらかじめ参加者の関心度を把握する仕組みを整え、CRM/SFAなどのツールを活用しながら、データに基づいて効率的にアプローチすることが重要です。次に、具体的なフォローアップ方法として以下3点について見ていきます。

• アンケートを活用したフィードバック収集
• フォローアップメールの活用
• CRM/SFAツールを活用してフォローアップを効率化

アンケートを活用したフィードバック収集

ウェビナー後のアンケートは、参加者の興味・関心度を把握し、効果的なフォローアップを行うための重要なツールです。

特に、アンケートに関心度を測る設問をあらかじめ組み込んでおくことで、参加者の状態に応じて、ホットリード・ウォームリード・コールドリードといった関心度に基づく分類が可能になり、リードごとの優先順位を明確にし、営業活動の効率を高めることができます。

この分類を正確に行うには、アンケート項目の設計が極めて重要です。どのような設問を用意し、どの回答を基にリードの関心度を判定するのかを、事前に明確にしておく必要があります。以下に、分類のポイントとあわせて、具体的な設問例を挙げます。

ホットリード抽出するためのアンケート設計ポイント

ウェビナー後に商談の可能性が高いリードを特定するためには、アンケートを活用して関心度や購買意欲を可視化することが重要です。営業担当者が優先的にアプローチすべきリードを見極めるために、ホットリードを抽出できる設問設計が求められます。アンケート設計では、以下の2つのポイントを意識して設計します。

• 商談の可能性を判断するBANT情報の取得
• 回答傾向からリードの優先度を分類できる設問構成

商談の可能性を判断する「BANT」の要素を含める

リードの商談化の可能性を見極めるために有効なフレームワークとして、「BANT」があります。これは、Budget（予算）・Authority（決裁権）・Need（ニーズ）・Timing（導入時期）の４要素を軸に、営業上の優先順位を判断する考え方です。ウェビナー後のアンケート設計に、この「BANT」の視点を反映させることで、ホットリードをより正確に抽出できます。

まずは「Budget（予算）」がすでに確保されているかを確認します。すでに予算が決まっている場合は、導入意欲が高く、優先度の高いリードと判断できます。

質問例：

次に参加者が導入に関する意思決定に関与しているかどうかを確認します。回答者が決裁者本人、または決済に強い影響力を持つ立場である場合、意思決定プロセスがスムーズに進む可能性が高く、優先度の高いリードとして見なすことができます。

質問例：

続いて、ニーズの確認です。リードが自社の課題を明確に認識し、製品やサービスに強い関心を示している場合、解決策を積極的に探している段階にあると考えられます。具体的な課題を解決するために製品を導入したいという背景も考えられるため、商談化の可能性が高いリードと判断できます。

質問例：

または下記のように、複数の選択肢を提示する質問項目も有効です。

最後に、購入時期の確認を行います。導入時期が明確に定まっている場合、具体的な検討段階にある可能性が高く、営業として早急にアプローチすべき対象となります。検討のタイミングによって営業活動の優先順位も変わるため、導入予定時期を把握することは、適切なフォローアップのタイミングを見極める上でも非常に重要です。

質問例：

これらの「BANT」要素を含む設問を通じて、各リードが商談化の可能性が高い段階にあるかどうかを見極め、その優先度を決定します。

回答率を高めるアンケート設計を意識する

アンケートを配布しても、参加者がアンケート内容に負担を感じてしまうと、回答率が低くなり、十分に情報を収集できない可能性があります。そのため、回答しやすい設計を意識し、ストレスなく入力できる環境を整えておく必要があります。以下のポイントを踏まえてアンケートを設計しましょう。

• 5分以内で回答できる設計にする
  設問数は必要最低限に絞り、全体として5分以内で完了できるボリュームにしましょう。アンケートが長すぎると、途中離脱や未回答の原因になりやすく、結果として精度の高いデータが得られにくくなります。
• 選択式の設問を中心に構成する
  自由記述よりも、ラジオボタンやプルダウンといった選択式の質問を多く取り入れることで、回答のハードルを下げられます。また、選択肢は具体的かつ網羅的に用意し、曖昧な回答を避ける工夫も有効です。
• 設問はシンプルに、1つの問いに絞る
  1つの設問に複数の要素を含めると、回答者が混乱する恐れがあります。例えば、「現在、予算が確保されているか、社内でどのように検討しているかを教えてください」といった複雑な質問は避けましょう。シンプルで1つの要素に焦点を絞った質問にすることが効果的です。

アンケート回答内容の活用法

アンケートで得られた回答結果を基に、リードを関心度に応じて「ホットリード」「ウォームリード」「コールドリード」の3つのカテゴリーに分類します。

この分類作業は手動でも行えますが、手動での作業は時間がかかり、効率的とは言えません。そのため、CRM/SFAツールを活用することが望ましいです。

CRM/SFAツールは、アンケートの回答結果に基づいて、リードがどのカテゴリに属するかを自動的に判別することができます。そのため、分類作業が大幅に効率化され、営業チームは適切なリードに迅速にアプローチできるようになり、営業活動のスピードアップと精度向上につながります。

アンケートの回答結果を基に、リードをどのように分類するかを具体例を交えて確認していきましょう。以下は、BANTの要素に基づいてリードをどの分類に振り分けるかの判断例です。

この分類基準を活用することで、営業チームは「ホットリード」を最優先でフォローし、「ウォームリード」に対しては段階的なナーチャリングを実施し、「コールドリード」には継続的な情報提供を行うなど、リードの状態に応じた具体的なアクションを明確にすることができます。

ただし、実際のアンケート回答にはさまざまなパターンがあり、すべてが表に示された通りに分類できるわけではありません。例えば、「3ヶ月以内に導入を検討している」というタイミングであっても、「予算が未確定」や「決裁者が関与していない」といったケースも存在します。

このように、BANTの各要素が異なるレベルで混在している場合には、「どの要素を重視するか」をあらかじめ定めた上で、総合的に判断することが重要です。例えば、予算と決裁権を重視する運用ルールであれば、タイミングが早くてもそれらが不足しているリードは「ウォームリード」として扱うといった判断が可能です。最終的には、商談化への道筋を明確にし、社内で柔軟にルールを設けましょう。

各リード分類毎のフォローアップの設計

アンケート情報を基にリードを分類した後は、それぞれの関心度に応じた適切なフォローアップやナーチャリングを行います。

なお、フォローアップの対象はウェビナーの参加者に限らず、申し込んだものの参加できなかった申し込み者も含まれます。こうした「不参加リード」にも丁寧にアプローチすることで、次のアクションにつなげる機会を逃さずに済みます。

ここでは、参加者・不参加者のそれぞれに対して、どのようなフォローアップが適切かを整理していきます。

参加者へのフォローアップ設計

ウェビナー参加者には、参加後の関心を維持し、商談化につなげるために、ホットリード、ウォームリード、コールドリードそれぞれに対して異なるフォローアップを行います。ここで、各リードに対する適切なフォローアップのポイントを見ていきましょう。

ホットリードへのフォローアップ

ホットリードは、すでに課題が明確で、短期間での導入を検討している可能性が高いリードです。タイミングを逃さず迅速にアプローチすることで、商談化の可能性が高まります。以下に、効果的なフォローアップ方法をまとめます。

• 営業による迅速なアプローチをする
  ウェビナー終了後24時間以内に、営業担当からメールまたは電話で個別相談を提案する
• 稟議・社内承認を支援する情報を提供する
  社内承認のハードルを下げるために、稟議書の作成に役立つテンプレートや支援資料を送付したり、導入後の利用イメージ（運用フロー、社内トレーニングなど）が掴める資料を提示したり、導入を促進する情報を提供する
• 無料トライアル・デモの案内をする
  意思決定を後押しするきっかけ作りとして、実際の使用感を体験できるように無料トライアルやデモの案内をし、導入後の具体的なイメージを持ってもらう

提供情報例：

• 成功事例・導入事例の紹介
• 具体的な営業資料
• 無料トライアル・デモの案内
• 個別相談・無料コンサルティングの案内

ウォームリードへのフォロー

ウォームリードへのフォローでは、関心を維持しながら、段階的に導入メリットを伝え、次のアクションにつなげることが重要になります。以下のようなフォローアップ施策を行い、ウォームリードをホットリードへと育成し、商談化の可能性を高めます。

• ウェビナー直後に関連情報を提供
  ウェビナー終了直後という関心の高まっているタイミングで、ウェビナーの録画データや講演資料を送付したり、ウェビナーでのQ&Aをまとめた資料など関連情報を提供し、検討を後押しする
• 課題に寄り添う形で情報提供
  導入後の具体的なイメージを持ってもらうために、「どのような業務課題がどのように解決されたのか」 という視点で導入事例や活用方法を紹介する

• 段階的なナーチャリングを実施
  すぐに商談には至らなくても、定期的に役立つ情報をシナリオメールを使って配信し、関心を維持する

  シナリオ配信メールの例
  → 1週目： 「ウェビナー参加者限定の限定資料の提供」
  → 2週目： 「他社事例の成功ポイント」
  → 3週目： 「簡易診断ツール・チェックリストの提供」
  → 4週目： 「無料相談会への招待」

提供情報例：

• ウェビナー録画・関連資料（振り返り用）
• Q&A集（ウェビナー中に寄せられた質問と回答を整理）
• 導入事例・活用方法の紹介
• 無料トライアル・個別相談の案内
• 関連するウェビナーの案内
• チェックリスト・簡易診断ツール（自社の課題を可視化するコンテンツ）

コールドリードへのフォロー

コールドリードへのフォローでは、今すぐの商談化を狙うのではなく、長期的に関心を維持し、適切なタイミングでウォームリードへと移行させる施策を実施することが重要 です。以下のフォローアップ方法を実施することで、リードの関心を引き出し、情報収集から検討段階へ進める機会を作ることができます。

• 業界情報や市場動向を定期的に提供する
  最新の業界レポートや市場トレンドを届けることで、興味・関心を刺激し、情報収集フェーズにおける信頼構築を図る
• 自社の課題と照らし合わせられる競合比較コンテンツを届ける
  「他社はどうしているのか？」という視点で、競合他社との比較資料や導入傾向データを共有し、検討材料としてもらう
• 別テーマのウェビナー案内で新たな関心を喚起する
  すでに参加したウェビナーとは異なる角度・テーマのウェビナーを案内することで、別の切り口から課題意識を引き出す
• お役立ちコンテンツの定期提供
  業界の成功事例や業務改善ノウハウなど、役立つ情報を定期的に届けることで、自社のサービスに対する理解と信頼を少しずつ高める

提供情報例：

• 業界トレンド・市場動向レポートの提供
• 競合比較・市場分析データ
• 新しい切り口のウェビナー案内
• 役立つお役立ちコンテンツ

不参加者へのフォローアップ設計

ウェビナーへの参加者だけではなく、申し込みはしたものの当日参加できなかった「不参加者」へのフォローも、重要な接点のひとつです。不参加の理由はさまざまで、単に予定が合わなかったケースもあれば、当初の関心が薄れてしまったケースも考えられます。そのため、「関心を維持するフォロー」と「次のアクションへ誘導するフォロー」の両面でアプローチすることが重要です。

• ウェビナー録画や要点をまとめた資料を提供
  参加できなかったリードにも内容をキャッチアップしてもらえるように、ウェビナーの録画データや要点をまとめた資料、参加者からのQ&Aをまとめたレポートなどを提供したり、録画を視聴した後に質問できる場として、個別相談会や問い合わせ先を案内したり、関心をつなぎ止める
• 簡易アンケートを実施し、不参加の理由を把握
  不参加の理由に応じた適切なフォローを実施するためにシンプルなアンケートを行い、「予定が合わなかった」リードには、録画の視聴案内と次回ウェビナーの情報を重点的に案内したり、「興味が薄れた」リードには、補足資料（導入事例、業界ニュース、比較資料など）を送付したり、関心を引き戻す

この時使用するアンケート例を下記に示します。

• 別の切り口でのウェビナー案内
  関連性のある別テーマのウェビナーを案内し、再度の関心喚起につなげる

• 不参加者向けのナーチャリングメールを実施する
  関心を失ったリードにも段階的に情報を届け、次の行動へ誘導する

  ナーチャリングメール例：
  → 1週間後：「ウェビナー要点を3分で振り返る！重要ポイントまとめ」
  → 2週間後：「業界の最新トレンド：今後の課題と解決策」
  → 3週間後：「次回ウェビナーのご案内と特典付き（事前登録で限定資料プレゼント）」

提供情報例：

• ウェビナー録画・要点をまとめたサマリー資料
• Q&A集（ウェビナーで寄せられた質問と回答を整理）
• 関連するウェビナーの案内（別の切り口で関心を高める）
• 業界レポート・導入事例

CRM/SFAツールを活用したフォローアップの効率化

ウォームリードやコールドリードに対しては、長期的なフォローアップが必要ですが、すべてのリードを手動でフォローし続けるのは非効率であり、適切なタイミングで適切な情報を提供することが難しくなります。

そこで、CRM/SFAツールのシナリオ配信機能を活用し、自動かつ継続的にフォローを行う効率的な仕組みを構築します。ここでは、ウォームリードとコールドリードに対するCRM/SFAツールを活用したシナリオ配信例を見ていきます。

ウォームリードへのシナリオ配信

ウォームリードに対しては、ウェビナー直後から短期間でのフォローアップが重要になります。関心を維持しながら、段階的に検討を進めてもらうために、以下のような配信シナリオを設計します。

ウォームリードへの配信では、「知識 → 共感 → 行動喚起」の流れを意識しながら、段階的に次のステップへとつなげていくことがポイントです。

コールドリードへのシナリオ配信

コールドリードは、ウォームリードと同様に、ウェビナー直後から2〜3週間後までの期間は、同じフォローアップのシナリオを適用します。しかし、コールドリードはウォームリードと比べて関心度が低く、具体的な検討段階に入るまでに時間がかかるため、より長期的な視点でのフォローアップが必要になります。そのため、2〜3週間後のナーチャリングに加えて、1ヶ月後、2ヶ月後といった中長期のタイミングを見据えた設計を行います。

また、コールドリードは自社の製品やサービスに対する課題意識がまだ明確でない場合が多いため、市場動向や業界の成功事例などの情報を継続的に提供し、「自社にも必要かもしれない」と感じてもらうようなアプローチが求められます。

リードスコアリングの活用

コールドリードに対して長期的なフォローを続けることで、リードが定期的に情報を受け取り、ある時点で「今のタイミングならサービスを検討してもよいかもしれない」と関心が高まる可能性があります。その変化の兆しを逃さずにアプローチするためには、CRM/SFAツールのリードスコアリング機能を活用することが効果的です。

スコアリング機能では、以下のようなリードの行動にスコアを加算し、温度感を可視化します。

• メールを開封・クリックした場合、スコアを加算
• ホワイトペーパーをダウンロードした場合、スコアを加算
• ウェビナーに再参加した場合、スコアを加算
• 個別相談会に申し込んだ場合、スコアを大きく加算

こうしたスコアの蓄積によって、一定のスコアに達したリードは関心が高まっていると判断できるため、ウォームリードまたはホットリードに昇格させ、営業に引き継ぐことで、適切なタイミングでのアプローチが可能になります。