CRM/SFAツールでウェビナー施策はここまで変わる

このレッスンで学べること

このレッスンで、CRM（顧客管理）/SFA（営業支援）ツールを使うことでウェビナー施策全体をどのように効率的に運営し、成果をどう見える化できるのか、そのイメージを掴みましょう。これまでExcelや手作業で進めていた申込管理や参加者フォロー、営業連携、成果把握を、CRM/SFAツールに置き換えることで、業務の手間をどのように減らし、どんな情報が可視化されるのかを具体的に確認していきます。

Excelと比べてどこが変わる？

CRM/SFAツールを活用すると、ウェビナー施策の管理や分析、営業連携までがどれだけ便利になるのか、その全体像をイメージしてみましょう。

Excelでウェビナー施策の管理や分析を行う場合、「集客データの取り込み」「参加者情報の整理」「営業への共有」など、多くの作業を手作業で繰り返す必要があります。こうした煩雑な業務をCRM/SFAで一元化することで、施策全体をスムーズに進めやすい環境が整います。ここでは、特に変化が大きい3つのポイントを見ていきましょう。

情報の自動連携

ウェビナー施策では、申し込み情報や参加者履歴、視聴時間、アンケート回答、メールへの反応など、さまざまな顧客データを管理しなければなりません。

Excelで管理する場合、メールフォームやウェビナーツールから集めたデータを手作業でコピー＆ペーストし、リストを整形する必要があります。こうした作業は時間がかかるだけでなく、ミスや情報の取りこぼしのリスクも伴います。

例えば、ウェビナー後に「参加者の中で視聴時間が長く、アンケートにも回答した人をリストアップして営業に共有してほしい」と頼まれたとします。そのとき、フォームの申込データ、ウェビナーツールの視聴ログ、アンケート結果をそれぞれのファイルから集めてまとめ直す必要があります。忙しい業務の中で、この作業はかなりの負担になるはずです。

しかし、CRM/SFAツールを活用すれば、フォームやウェビナーツールとリアルタイムで連携でき、申込情報や参加履歴が自動的にCRM内へ取り込まれます。作業ミスや転記の手間がなくなり、正確で最新の情報をすぐに活用できる状態が整います。

データの集約

ウェビナー開催後、参加者リストやアンケート結果、営業連絡メモなどを、それぞれ別のExcelファイルやシートに分けて管理しているという担当者も多いのでしょう。データが分れていると、見たい情報を探すたびにファイルを開いたり閉じたりする必要があり、「あの情報、どこにあったっけ？」と探し回る時間や手間が発生しがちです。

例えば、営業会議で「先週のウェビナーで興味を示した参加者は誰ですか？」と聞かれたとします。この場合、参加者リストのファイルを開き、さらにアンケート結果のファイルを探し、営業メモのシートを確認し と、必要な情報を集めるだけで大きな手間がかかります。忙しい中でファイルを行き来する作業は、意外と負担が大きいものです。

CRM/SFAツールを活用すれば、申込情報、参加履歴、アンケート結果、営業対応履歴まで1画面でまとめて確認でき、集客からフォロー、商談、受注までの流れを一気に見渡せるようになり、次にどんなアクションを取るべきか、すぐに判断できるようになります。

フォローアップの抜け漏れ

Excelや手作業で管理していると、参加者へのフォローや営業への連携を人の記憶や対応任せにしてしまい、リマインド忘れや対応の遅れといったリスクがつきものです。

CRM/SFAツールには、特定の条件に応じたタスク登録や、メール送信を自動化する機能があります。事前にルールを設定しておけば、参加者や申込者へのフォローを人の手に頼らず自動的に進める仕組みを作れます。

例えば、ウェビナーが終わり、参加者のうち何人かがWebサイトの問い合わせフォームから質問を送ってきたとします。Excel管理の場合、まずそのメールを確認し、内容を営業チームに共有するためのタスクを手動でカレンダーに登録し、さらにフォローメールを個別に作成・送信する必要があります。これらはすべて人の手に頼る作業で、忙しいとつい後回しになりがちです。

一方、CRM/SFAツールを使えば、フォームからの問い合わせ情報が自動的にCRMに取り込まれ、事前に設定したルールに基づいて「営業タスクを自動で登録」「フォローメールを自動送信」といったアクションが即座に実行されます。

このように、フォローの抜け漏れやタイミングの遅れを防ぎ、確実に次のアクションにつなげる仕組みを作れるのがCRM/SFAツール活用の大きな強みです。

CRM/SFAツールを活用したウェビナー施策

ここからは、実際にCRM/SFAツールを活用したウェビナー施策の流れを見ていきましょう。申込管理、参加者情報の整理、営業連携といった業務が、CRM/SFAツールによって「自動化」「一元化」「スムーズな連携」をどのように実現できるのか、具体的にイメージを掴んでいきます。

集客・申込管理の自動化

ウェビナー施策において、最初の関門となるのが集客と申込管理の効率化です。特に参加者が多い場合や複数回開催する場合、申込データの管理作業が煩雑になり、マーケティング担当者にとって大きな負担となります。申し込み情報をExcelで手動管理していると、

• データ整理に手間がかかる
• 情報の抜け漏れやミスが起こりやすい
• チーム内での共有や進捗管理が難しい

といった課題が発生しやすくなります。

一般的にCRM/SFAツールでは、申込フォームやウェビナーツールと連携し、申込情報を自動で直接取り込む仕組みを作れ、リアルタイムに情報管理できます。これにより、手作業の負担が減り、申込状況をチーム全体で正確かつスムーズに共有できるようになります。さらに、申込データにはチャネル別やキャンペーン別のラベルが自動で付けられるため、どの経路からの申し込みかがすぐに分かり、後のフォローや分析にも役立ちます。

Zoho CRM でも同様に、申込フォームからの申込情報を自動で取り込み、リアルタイムに管理できます。Zoho CRM では、これらの申込データは [見込み客] タブで管理されます。[見込み客] タブとは、初回接触段階のリード（見込み客）の情報をまとめて管理する機能で、氏名、会社名、メールアドレス、担当者、付与されたタグなどの情報が一覧で表示されます。

この画面を見ることで、申込者の氏名、会社名、連絡先などが一目で確認できます。

このように、集客・申込管理を自動化することで、情報管理の手間を減らし、スムーズな施策を運用することができます。

参加者情報の整理と履歴の一元化

ウェビナーは、開催後にできるだけ多くのリードを営業部門にトスアップし、営業活動につなげていくことが重要です。そのため、申込時に得られる基本情報だけでなく、開催後に参加者がどのような行動を取ったのかというデータも適切に管理する必要があります。

例えば、管理すべきデータには以下があります。

• 実際に参加したかどうか（参加・未参加の状況）
• どのコンテンツに関心を示したか（視聴時間や注目度）
• アンケートでの回答内容や営業希望の有無
• フォローアップメールへの反応や資料請求の履歴

しかし、Excelや複数ファイルで分散管理していると、「必要な情報を探すのに時間がかかる」、「チームで情報を共有しにくい」、「フォローや次のアクションを見逃しやすい」などの課題が発生しがちです。

一般的にCRM/SFAツールでは、参加者一人ひとりの情報と行動データを、1画面でまとめて管理・確認できます。

Zoho CRM でも同様、リード（見込み客）ごとに

• 「ウェビナー申込」
• 「参加状況」
• 「アンケート回答」
• 「営業メモ」
• 「資料ダウンロード」

といった情報がひも付けられ、[見込み客] タブのそれぞれの見込み客の詳細画面でまとめて確認できます。

営業担当者は、この画面を確認することで、「この見込み客はどのコンテンツに関心を示したのか」、「アンケートでどのような回答をしたのか」、「詳細な連絡を希望しているのか」などを商談前に把握でき、そのニーズに合わせた質の高いアプローチが可能になります。

フォローや営業連携もスムーズに

ウェビナーの実施後は、営業と連携し、申込者や参加者に対してしっかりとフォローを行わないと成果は出ません。しかし、Excelや手作業による管理では、「誰にいつリードを引き渡したのか」「営業がその後どんなフォローをしたのか」「商談まで進展したのか」といった対応履歴や進捗状況を、時系列で正確に管理・把握するのは難しく、情報共有の遅れや対応漏れが発生しやすくなります。

一方、CRM/SFAツールでは、見込み客一人ひとりの情報に、営業への引き渡しの履歴、営業が行ったフォローの内容、そして商談や受注に至るまでの進捗状況をすべてひも付けて一元管理できます。さらに、ウェビナー参加者の「参加状況」、「アンケートへの回答」、「フォローメールへの反応」、「資料ダウンロード状況」と言った情報を基に、スコアを付与でき、付与されたスコアの点数によって、「この見込み客は温度感が高まっているのでフォローすべき」といったステータスの判定まで自動でできます。

加えて、CRM/SFAツールでは、こうしたスコアや営業希望の情報に応じてフォローアップのタスクや通知を自動で登録・共有する仕組み も構築できます。これにより、営業担当者が「誰に・いつ・どんなフォローをすべきか」を確実に把握でき、対応漏れや遅れを防げます。

例えば、ウェビナー施策におけるスコアリングルールを次のように設定し、見込み客の一人である山中 萌香さんが「ウェビナーに参加し、アンケートに回答し、関連資料をダウンロードした」場合を考えてみましょう。

この場合、山中さんのデータには合計30点のスコアが自動で付与され、営業担当者は見込み客詳細画面でこのスコアと行動履歴を確認し、基準に従って「優先的にアプローチすべき相手」かどうか判断できるようになります。

また、このスコアや営業希望の情報を基に、CRM/SFAツールではフォローアップのタスク登録や営業担当者への通知まで自動化できます。

具体的には、スコアが30点を超えた場合や、アンケートで営業希望を選んだリードには、フォロータスクを自動で登録し、資料請求をしたリードには「フォローメールを送るように」という通知を営業担当者に出す、という使い方などです。

下記は、Zoho CRM でスコアが30点を超えたときにフォロータスクを自動登録するワークフロー（自動処理ルール）を設定した例です。

タスクが自動で登録されると、見込み客の詳細画面にも内容が表示され、営業担当者は「次に何をすべきか」をすぐに確認して行動に移すことができます。

CRM/SFAツールで把握できるようになる指標

CRM/SFAツールを活用することで、これまでExcel管理では把握しきれなかった施策全体の成果やリード状況を「見える化」できるようになります。特に、

• どのチャネル・リストから集客できたのか
• 参加者の関心度や反応がどうだったのか
• その後、商談・受注につながったリードは誰なのか

といった視点で、ウェビナー施策の「質」と「成果」を明確に把握できるようになります。ここでは、CRM/SFAツールを活用することで把握できる3つの重要な指標や視点を見ていきましょう。

ハウスリスト／新規リストの構成比

ウェビナー施策の実施後は、「既存顧客との関係強化をどれだけ勧められたか」や「新規リード獲得の施策としてウェビナー施策はどれだけ有益か」を判断するために、既存リスト（ハウスリスト）と新規リストのどちらから参加を集められているかを把握することが重要です。

Excel管理では、こうしたリストごとの成果を正確に集計・分析するのは手間がかかりますが、CRM/SFAツールでは申込時に申込者ごとに流入経路やリード種別を自動でタグ付け・分類できるため、後から「今回のウェビナー参加者のうち、ハウスリストが何％、新規リストが何％か」を簡単にグラフで確認できます。

Zoho CRM でも同様に、見込み客に対して流入経路やリード種別をタグ付けして管理でき、レポートやダッシュボード機能を使って新規リストとハウスリストの構成比を自動集計・視覚化できます。実際の画面では、次のように構成比がグラフで表示できます。

このようなデータを活用することで、

• 既存リードの掘り起こし効果
  過去接点があったが停滞していた顧客が、今回のウェビナーで再活性化されたか
• 新規獲得の有効性
  広告や紹介など、ハウスリスト以外の施策からどれだけ新しいリードを創出できたか
• 今後の施策方針の決定
  既存深耕に重きを置くか、新規開拓を強化するかを判断する材料として活用

などの視点で施策の改善にも取り組めるようになります。ウェビナーの成果を「参加数」だけでなく「どんなリストから、どんな質のリードを獲得できたか」という視点で評価できるのも、CRM/SFAツールを使う大きなメリットです。

関心度やエンゲージメントの可視化

ウェビナー参加者全員に一律のフォローを行うのは、非効率的です。重要なのは「誰がどれだけ関心を示しているか」を見極め、優先順位をつけて対応することです。

CRM/SFAツールでは、以下のような参加者の行動データをリードごとに記録・整理することができます。

• ウェビナー参加・未参加のステータス
• アンケート回答内容（営業希望、課題、コメントなど）
• 資料ダウンロード履歴
• フォローメールへの反応状況

Zoho CRM では、見込み客の一覧画面やレポート機能を使って、自身が見たい軸で条件を絞ってターゲットリストを柔軟に抽出できます。

特に「ビュー」や「フィルター」といった機能を使えば、あらかじめ条件を設定しておくことで、見込み客リストを特定の条件に合致したデータだけに絞り込んで表示することが可能です。「ビュー」とは、例えば「営業希望ありの見込み客」「アンケート未回答の参加者」「資料請求済みのリード」など、条件を設定したリストの保存機能で、いつでもその条件に合うデータをすぐに呼び出して確認できる仕組みです。

例えば、以下のような切り口で参加者リストを分類できます。

• 営業からの連絡を希望した参加者のリスト
• ウェビナーに参加したがアンケートに未回答なリスト
• アンケート回答や資料ダウンロードの有無がひと目でわかるレポート

営業からの連絡を希望したリストはこのように表示されます。

ウェビナー参加済み・アンケート未回答のリストもこのように表示されます。

また、アンケート回答や資料ダウンロード有無をまとめたレポートも確認できます。

商談・受注につながったリードの把握

ウェビナー施策では「参加者数」や「アンケート回答率」といった表面的な数値だけに注目しがちですが、本当に見るべき指標は「どれだけ商談や受注につながったか」です。

参加者へのフォローや営業へのリードの引き渡しを行った結果、実際に商談が発生したのか、受注に至ったのかを把握・分析することで、次回以降の施策企画や改善ポイントを明確にすることができます。

多くのCRM/SFAツールには「キャンペーン管理」という機能があり、展示会やウェビナー、メール施策など特定のマーケティング施策ごとに、リード獲得から商談・受注までの進捗を一元管理・分析できます。商談やリード、受注情報に「どの施策（キャンペーン）から生まれた商談か」を紐づけることで、施策の成果を見える化し、次の改善や企画に役立てることが可能になります。

Zoho CRM でも同様に「キャンペーン管理」機能があり、[キャンペーン]タブで各施策ごとのキャンペーンを作成し、見込み客や商談情報を紐づけて管理できます。これにより、

• どのウェビナー施策から商談がいくつ生まれたか
• 受注につながったのはどの施策だったか
• などの分析がダッシュボードやレポートで簡単に行えるようになります。

実際に、Zoho CRM で商談情報とキャンペーン情報がどのように紐づいて管理されているのかを見てみましょう。

下記は [商談] タブの画面例です。この画面では、各商談に対して関連するキャンペーン、商談名、ステージ（進捗状況）、総額が一覧で確認でき、どの商談がどのウェビナー施策（キャンペーン）から生まれたものかが一目で分かります。

さらに、こうした商談データをもとに、キャンペーン（ウェビナー）ごとの受注件数や受注金額を自動で集計し、グラフやチャートで視覚的に把握することも可能で、どの施策が商談や受注にどれだけ貢献したのかを簡単に確認できます。

ウェビナー施策と商談・受注のデータを関連付けて管理・分析できるようになることで、

• 集客は多かったが商談化しなかったウェビナー
• 参加者は少なかったが受注につながったウェビナー

のような振り返りができるようになり、次回のウェビナー企画・ターゲティング・営業連携の最適化に役立ちます。

費用対効果（ROI）の把握

キャンペーン機能を使うと、商談や受注との関連付けに加え、施策ごとの 集客数、商談数、受注数、売上金額、設定した予算 などをひも付けて管理でき、費用対効果（ROI）を一目で確認できます。

Excelでも売上や費用を手入力で集計しROIを算出することは可能ですが、施策ごとに成果データを手作業で収集し、毎回集計表を作り直すのは大きな負担です。さらに、「どの施策から商談や受注が生まれたのか」をリード情報や商談データと一元的にひも付けて追跡・可視化するのは、Excelでは非常に困難です。

下記はZoho CRM の [キャンペーン] タブの詳細画面例です。この画面では、集客数、商談数、費用、売上金額、予算などが管理でき、今回のウェビナー施策にいくらかかり、どのくらい商談が発生し、どれだけの売上につながったか、といった情報を数値で明確に把握できます。

また、こうしたデータを基にレポートを作成し、グラフで簡単に可視化できます。例えば、下記のように各ウェビナー施策ごとの費用対効果（ROI）、売上の合計、実際の費用の合計を一目で比較でき、どの施策が最も費用対効果が高かったのかを分析することが可能です。